“อยากให้หัวหน้างาน หัวหน้าฝ่าย หัวหน้าภาค เข้าประชุมเป็นไปในทิศทางเดียวกัน”

                    การประชุมผู้บริหารพบหัวหน้างานประจำเดือนกรกฎาคม 2551 คณบดีให้ทุกคนในที่ประชุมพูดถึงการประชุม ผู้เขียนเปรียบเหมือนการทำ After Action Review ผู้เขียนขอสรุปเท่าที่บันทึกนะคะ

                     ความเห็นของหัวหน้างาน

                     “เป็นช่องทางที่ดี เพราะคณะมีโครงสร้างที่ใหญ่ ทำให้ได้รับทราบข่าวสารร่วมกัน, งานใดมีปัญหา หาแนวทางร่วมกัน”

                     “เข้าประชุมทุกครั้ง แต่พอถึงขั้นตอนนำเสนอผลงานทุกคนจะค่อย ๆ ออกจากห้อง อยากให้กำชับเวลา”

                     “ไม่รู้สึกเครียด การได้พบปะหัวหน้างานต่าง ๆ เป็นเวทีในการประชาสัมพันธ์ ชอบเวทีการ “เล่าเรื่องความดี” กลับไปก็แจ้งบุคลากรในงาน และให้น้องหัดบันทึก ถ้าปรับการประชุมแล้วจะดีขึ้นหรือไม่ เพราะเราไม่ได้สรุปประเด็นมีคนออกก่อน จึงออกไปเล่าไม่เหมือนกัน ให้ส่งวาระแจ้งล่วงหน้า, ให้เวทีพูดคุยมากขึ้น”

                     “อยู่ในตำแหน่งรักษาการในตำแหน่งมาหลายปี บุคลากรในหน่วยมีศักยภาพ อยากให้สลับกันมาเป็นหัวหน้างานบ้าง เพราะมีความสามารถใกล้เคียงกัน การโชว์ สถิติผู้เข้าร่วมประชุม เป็นการแสดงว่าหัวหน้างานปฏิบัติตามหน้าที่ของตนเอง สะท้อนให้เห็นมีการ Record เป็นกำลังใจในการสะท้อนนี้ เพราะลูกน้องชอบบอกไปประชุมอีกแล้ว ควรมีวาระการประชุมล่วงหน้า ถ้าเป็นเป้าหมายเดียวกัน ไม่ให้ซ้ำซ้อนกัน”

                     “เข้าได้ไม่กี่ครั้ง เพราะพึ่งเป็นหัวหน้าใหม่ การประชุมผู้บริหารพบหัวหน้างาน ก็เล่าให้น้อง ๆ ฟัง ให้รับรู้เรื่องราวที่หัวหน้าเข้าประชุม จะพยายามพัฒนาในส่วนที่บกพร่อง”

                     “ทำให้รู้หน่วยงานอื่นทำงานอะไรบ้าง ได้รู้จักคนมากขึ้น”

                     “บางงานต้องการความร่วมมือ ได้รับความร่วมมือช่วยเร่งรัดการเบิกจ่ายด้วย”

                     “บรรยากาศก็ OK เพิ่มช่องทางเวทีปัญหาอุปสรรค เล่าเรื่องดี ๆ ดีอยู่แล้ว ให้เพิ่มปัญหาอุปสรรคเพื่อเป็นเวทีในการแก้ปัญหาไปด้วย

                     “พยายามเข้าครบทุกครั้ง หัวหน้าฝ่ายไม่ค่อยอยู่ บรรยากาศก็ดี ถือว่าปกติ”

                     “เข้าทุกครั้ง เป็นช่องทางให้หัวหน้างานได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็น ให้คงเวทีประชุมหัวหน้างานต่อไป ขอเพิ่มสรุปผลการประชุม”

                     “หัวหน้างานมีประโยชน์น้อยในรูปแบบการจัดประชุมครั้งสุดท้ายก่อนเปลี่ยนเป็นประชุม SMU หัวหน้างานน่าจะมี Action ติดตามมากกว่านี้ อยากให้พูดปัญหาในการดำเนินงาน เช่น รายรับ รายจ่าย ค่าวัสดุ อุปกรณ์สูงมาก ประหยัดค่าใช้จ่าย ส่วนใดได้ เช่น ประหยัดค่าไฟ และต้องนำไปปฏิบัติจริง”

                     “ยังไม่ใช่การประชุมในฝัน ชอบการประชุมที่มีการตอบโต้ให้ข้อคิดเห็นมากกว่านี้ เรื่องเดิม ๆ ผู้บริหารที่เข้าก็คนเดิม ๆ”

                     “อยากให้ประชุมตาม SMU คนน้อยกว่า”

                     “เป็นช่องทางหนึ่งให้หัวหน้างานกลับไปบอกผู้ปฏิบัติเป็นช่องทางหนึ่งที่นำนโยบายจากผู้บริหารสู่ผู้ปฏิบัติ ใครมีปัญหา น่าจะนำเรื่องของตัวเองเข้าวาระ เรื่องอื่น ๆ ก็ดี ได้รู้จักคนมากขึ้น”

                     “เป็นเวทีในการพบปะระหว่างหน่วยงาน เป็นช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพช่องทางหนึ่ง อยากให้ปรับรูปแบบตามความคาดหวัง โดยให้หัวหน้างานรายงานผลเป็นวาระแรก ถ้ากลุ่มใหญ่ ประชุมเดือนละ 1 ครั้ง ให้ SMU ประชุมย่อยมาก่อน”

                     “เป็นช่องทางที่ดีในการประชุม แต่ไม่มีประโยชน์ วัตถุประสงค์มีประโยชน์ แต่ประโยชน์ได้ไม่ครบ รูปแบบก็ได้ถึงแม้ไม่มีใครพูด เวลาการประชุมไม่พอ ควรขยายเวลาเป็น 13.00 น. และควบคุมไปตามวาระ เพราะบางคนกลับรถตู้ และรับลูก ขอเสนอให้กำชับเรื่องเวลา ถ้าเรื่องเยอะก็จะไม่ได้อะไร”

                     “เป็นการนำเสนอทางบวกก็ได้ วัตถุประสงค์การประชุมน่าจะเป็นรับทราบ, ประชาสัมพันธ์, ระดมสมองต่อ ของตัวเองครั้งแรกไม่ได้นำเสนอ ครั้งที่ 2 ติดภารกิจครั้งที่สามไม่ได้เข้า เมื่อเราจะสรุปแผนการดำเนินงาน เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เกิดประโยชน์ให้กับตัวเอง ขึ้น Web ก็ไม่มีคนอ่าน อยากนำเสนอมากกว่า คิดว่าช่องทางประชาสัมพันธ์ในคณะ Work สุด ๆ มีทั้งแผ่นพับ Web site, ประชุมหัวหน้างาน ต่อไปประชุมหัวหน้า SMU จะเป็นสิ่งที่ดี”

                     “ขอบคุณโอกาสในการพูดครั้งนี้ โดยส่วนตัวคาดหวังแผน ตอนนี้เราอยู่ตรงไหน HA ขาดอะไร นำอุปสรรคมาแก้ได้อย่างไร เราจะขยายตัวอย่างไร ต้อง Support อย่างไร อยากได้คำตอบเป็นอย่างไร มิเช่นนั้น จะใช้ประสบการณ์ในการ make อยากรู้เราต้องสำรองวัสดุอย่างไร ณ วันนี้เราอยู่ตรงไหน”

                     “ชอบการจัดประชุมหัวหน้างาน ควรยกประเด็นสำคัญหลัก ๆ และให้หัวหน้างานช่วยแก้ปัญหา เห็นด้วยกับเพื่อนที่ออกจากประชุมไปแล้ว ไม่รู้ได้อะไร คาดหวังได้รับการแก้ปัญหา เช่นมีปัญหาการเงิน หัวหน้างานช่วยแก้ได้อย่างไร”

                     “คิดว่าเวทีนี้เป็นการบ้านผู้บริหารระดับสูง คนเข้า คือ ผู้บริหารระดับรอง เวทีสำคัญในการดูความชัดเจนในการบริหาร ถ้ามีเวทีที่ค่อนข้างดี จะซื้อใจกับผู้บริหารระดับต้นได้ขนาดไหน”

                     “พยายามเข้าร่วมทุกครั้ง ถึงแม้ไม่ได้พูด แต่ได้ฟังข้อมูลของหน่วยงานอื่น การเข้าประชุมกันช้า คิดว่าเป็นค่านิยมไปแล้ว ถ้านัด 14.00 น. เริ่มได้เลย”

                     “ชอบเข้าประชุม มีอะไรที่ได้เรียนรู้อีกเยอะ สงสารผู้บริหาร ขอบคุณที่มีเวทีนี้”

                     “เป็นการประชุมที่ดี 2 ชั่วโมงครึ่งต่อเดือน ที่จะเจอผู้บริหาร แล้วนำนโยบายไปสานต่อ เช่น นโยบายช่วยกันประหยัดอย่างไร, การนำกระดาษ Reuse มาใช้ในการประชาสัมพันธ์ คณบดีคณะอื่นชม และยังประหยัดกระดาษได้ 1 รีม ยังควรมีอยู่ แต่ปรับรูปแบบ”

                     “ในฐานะช่วยจัดประชุม รูปแบบมันเพี้ยน ตั้งใจให้เป็นการประชุมถ่ายทอดนโยบายผู้บริหารสู่ผู้ปฏิบัติ และหัวหน้างานนำเสนอ บรรยากาศผู้เข้าร่วมเดิม คนอยู่เย็นคนเดิม คนไม่เข้าก็ไม่เข้า อยากให้บอก Vision Mission สถานะการเงิน การนำเสนอผลงานของหน่วยงาน เสนอตามแผนปฏิบัติ เป้าหมาย ตัวชี้วัด รูปแบบนี้ไม่รู้แผนใหญ่จะไปถึงหรือไม่ ถ้าเติมรูปแบบทั้งวัน ควรนำเสนอตามแผนปฏิบัติการของหน่วย”

                     ความเห็นของบุคลากรที่เข้าแทนหัวหน้างาน

                     “ไม่ทราบว่าหัวหน้าคุยอะไร แต่ในงานจะได้รับข่าวสาร”

                     “หัวหน้าได้นำไปถ่ายทอด ได้รู้บรรยากาศการประชุมครั้งแรก”

                     “ไม่เข้าใจที่หัวหน้าไปประชุม แต่พอมาแทนครั้งนี้ ทำให้ทราบความคาดหวังของผู้บริหารกับหัวหน้างาน เมื่อเป็นตัวแทนเข้าประชุม เข้าใจมากขึ้น ก็ทำให้เป็นตัวประสานได้ดีขึ้น”

                     “มาแทนหัวหน้าบ่อยครั้ง เพราะหัวหน้างานมาก ลูกน้องเน้นหน้างานมากกว่า”

                     “รับรู้บรรยากาศการประชุม นำไปบอกต่อแต่ไม่ครบเท่าที่ประชุม”

                     “เข้าใจหัวหน้าไปสั่งงานเรา เป็นส่วนหนึ่งของนโยบายของโรงพยาบาล งานของหัวหน้า คือนโยบายของโรงพยาบาล”

                     “เคยเข้าร่วม 2 ครั้ง ไม่ชอบบรรยากาศประชุม หัวหน้าของตนเองดี ถ้าเรื่องซีเรียสมาก ๆ จะไม่บอก ไม่เข้าใจว่าทำไมหัวหน้างานจึงเครียด พอมาแทนจึงเข้าใจหัวหน้างาน”

                     “มาแทนหัวหน้า ชอบปฏิบัติงานมากกว่าบรรยากาศเครียด ไม่ค่อยเข้าใจงานบริหาร ไม่อยากเข้าประชุมแทน”

                     “หัวหน้ามาประชุม และให้ทำงานส่งตรงตามกำหนด หัวหน้ากระตุ้นให้ทำงานเล็ก ๆ น้อย ๆ

                     “เข้าแทนหัวหน้า 2 ครั้ง เข้าใจบรรยากาศ ผู้บริหารคิดอย่างไร ลำบากแค่ไหน”

                     “อยากให้หัวหน้างาน หัวหน้าฝ่าย หัวหน้าภาค เข้าประชุมเป็นไปในทิศทางเดียวกัน”

                       ผู้เขียนขอย้ำอีกครั้ง การ After Action Review เป็นการพูดออกมาจากใจ ไม่ต้องกังวลถูกผิด และไม่ต้องกังวลว่าจะไม่เหมือนใคร ทุกอย่าง ๆ เป็นการเรียนรู้ซึ่งกันและกัน ผู้เขียนต้องบันทึกไว้ จะได้กลับมาอ่านหลาย ๆ รอบ และตีความ เพื่อจะได้จัดการประชุมเป็นการประชุมในฝันของทุกคน มิใช่อยู่แต่ในฝัน เลยไม่จริงซักที

                        ขอเชิญชวนหัวหน้างาน/ หัวหน้าฝ่ายคณะแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยนเรศวร ที่ติดภารกิจในวันประชุมร่วมแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติมนะคะ