การพูดออกมาจากใจ ไม่ต้องกังวลถูกผิด เพราะเป็นการพูดจากการตีความของตัวเราเอง ไม่ต้องกังวลว่าจะตรงกับการตีความของผู้อื่นหรือไม่

ผู้เขียนพยายามหาช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพทุกรูปแบบ เพื่อนำนโยบายจากผู้บริหารสู่บุคลากร ในปีงบประมาณ 2551 จึงจัดเวทีผู้บริหารพบหัวหน้างาน โดยเริ่มต้นประชุมชี้แจง รวมทั้งรูปแบบการนำเสนอในเดือนตุลาคม 2550

                     ผู้เขียนมีความตั้งใจว่า เป็นการประชุมที่ผู้บริหารจะสื่อสารนโยบายต่างๆ ไปสู่หัวหน้างาน และหัวหน้างานนำไปสู่ผู้ปฏิบัติ รวมทั้งเป็นการนำเสนอผลการดำเนินงานของแต่ละงาน ซึ่งจะทำให้งานต่างๆ รับทราบการดำเนินงานซึ่งกันและกัน และทุกงานได้นำเสนอผลงาน แต่คณะของเรามีหัวหน้างาน 70 กว่าคน ถ้านำเสนอทุกงานคงต้องใช้เวลาอย่างน้อย 3 ชั่วโมงครึ่ง

                     ผลการประชุมปรึกษาหารือกันระหว่างผู้บริหาร และหัวหน้างาน ได้ข้อสรุปว่า ทุกงานส่งผลการดำเนินงานประจำเดือน มาที่ งานพัฒนาทรัพยากรบุคคล เป็น Power Point เพียง 1 แผ่น ซึ่งไม่ได้กำหนดรูปแบบ และวันประชุมจะใช้วิธีการสุ่มให้ออกมานำเสนอ และตกลงเวลากันไว้ 1 ชั่วโมง – 1 ชั่วโมงครึ่ง

                     เมื่อใกล้ถึงกำหนดประชุมเป็นทางการครั้งแรกในเดือน พฤศจิกายน 2550 งานพัฒนาทรัพยากรบุคคล ก็ได้รับคำถามมากมายว่าการนำเสนอมากกว่า  Power Point ได้หรือไม่ ผู้จัดก็หวังว่า แต่ละคนจะคิดสร้างสรรค์ในการนำเสนอผลงานของตนเอง และค่อย ๆ เรียนรู้ วิธีการของเพื่อน และค่อย ๆ ปรับตนเอง ซึ่งผู้เขียนก็ได้เห็นเทคนิคของบางงานที่อยากสรุปเนื้อหามาก ๆ ก็เพียงทำตัวอักษรให้เล็ก เท่านั้น

                     การประชุมเป็นรูปแบบ มีวาระแจ้งเพื่อทราบถึงนโยบายต่าง ๆ และการนำเสนอผลการดำเนินงาน เมื่อถึงเวลาให้สมัครใจออกมานำเสนอผลงาน ก็ยังมีอาสาสมัครน้อย จากนั้นท่านคณบดีจึงอยากเห็น (เป็นตัวชี้วัดเล็ก ๆ) ว่าหัวหน้างานต้องได้นำเสนอ 2 ครั้ง ในปีงบประมาณ เป็นการฝึกศักยภาพของหัวหน้างานไปในตัว ในการนำเสนอผลการดำเนินการดำเนินงานในเวทีนี้ ดังนั้นเวลาการจัดประชุมจึงเพิ่มขึ้นจาก 15.00 – 16.30 น. เป็น 14.30 – 16.30 น. และ 14.00 – 16.30 น. ในที่สุด

                     รวมทั้งผู้เขียน และทีมงานได้เข้าร่วมโครงการ IOCS (Intelligent Organization Coaching Service) ได้ทำแผนงานจะมีโครงการเรื่องเล่าความดี และโครงการเรื่องเล่าคนสำราญ งานสำเร็จ และได้ศึกษาจากหนังสือ (ติดตามรายละเอียดได้ใน การประชุมกับเรื่องเล่า) จึงบูรณาการอยู่ในการประชุมผู้บริหารพบหัวหน้างาน และเริ่มต้นในเดือนพฤษภาคม 2551 โดยมีวาระเรื่องเล่าความดี, เรื่องเล่าคนสำราญ ก่อนวาระแจ้งเพื่อทราบ และการนำเสนอผลการดำเนินงาน ซึ่งนำรูปแบบจากการประชุมคณะกรรมการอำนวยการโรงพยาบาลมหาวิทยาลัยนเรศวร ที่มีเรื่อง Success Story telling

                     ผู้เขียนมีแนวคิดว่าถ้าเราฟังเรื่องดี ๆ ก่อนการประชุมหัวใจเราจะอิ่มเอิบ เมื่อเข้าสู่วาระการประชุมปกติ เราจะได้ไม่เครียดจนเกินไป เพราะเริ่มต้นด้วยบรรยากาศที่เป็นบรรยากาศเชิงบวก ชื่นชมผลงานกัน

                    เมื่อดำเนินการประชุมเป็นทางการตั้งแต่พฤศจิกายน 2550 – กรกฎาคม 2551 ในเดือนกรกฎาคม ซึ่งใกล้ปิดปีงบประมาณ รวมทั้งอาจมีการปรับรูปแบบการประชุมใหม่ ท่านคณบดีได้เปิดโอกาสให้ทุกคนในที่ประชุมพูดถึงการประชุม ผู้เขียนตีความว่าเป็นการ After Action Review (AAR เป็นการพูดออกมาจากใจ ไม่ต้องกังวลถูกผิด เพราะเป็นการพูดจากการตีความของตัวเราเอง ไม่ต้องกังวลว่าจะตรงกับการตีความของผู้อื่นหรือไม่ อ้างจาก ศ.นพ.วิจารณ์ พานิช) เชิญติดตาม “พูดจากใจถึงการประชุม”