CVO ประชุมกับทีมงานของสำนักงานสภามหาวิทยาลัย
วันที่ ๑๒ มิ.ย. ๕๑ ผมนัดทีมงานของสำนักงานสภามหาวิทยาลัย ประชุมเพื่อให้บริการ coaching แก่ทีมงาน ให้ทีมงานเรียนรู้วิธีทำงานที่ตนเองก็ได้เรียนรู้ ได้ฝึกฝนตนเอง และได้มีผลงานที่มีคุณภาพสูงเป็นที่ชื่นชมของกรรมการสภาฯ และผู้เกี่ยวข้อง และสภามหาวิทยาลัยก็ทำงานดีขึ้น คุณภาพสูงขึ้น กรรมการผู้ทรงคุณวุฒิรู้สึกสนุกในการทำหน้าที่
เมื่อประชุมเสร็จ วันรุ่งขึ้นคุณลูกหว้า หรือโสภาพรรณ สุริยะมณี ก็แสดงฝีมือในการทำงานอย่างรวดเร็ว เอาสรุปการประชุมให้ผมตรวจทันที ผมแก้นิดๆ หน่อยๆ ก็ใช้ได้ดี จึงขอเอามาอวด
รายงานการประชุมเพื่อเตรียมการก่อนการประชุมสภามหาวิทยาลัยมหิดลครั้งที่ ๒/๒๕๕๑
วันพฤหัสบดีที่ ๑๒ มิถุนายน 2551 เวลา ๑๐.๐๐ น.
ณ ห้องประชุม ๕๑๖ สำนักงานอธิการบดี
ผู้มาประชุม
๑. ศาสตราจารย์ นายแพทย์วิจารณ์ พานิช ประธาน
๒.รองศาสตราจารย์พาสน์ศิริ นิสาลักษณ์ รองอธิการบดีฝ่ายบริหารและสภา มหาวิทยาลัย
๓. นางนภามาศ นวพันธุ์พิพัฒน์ หัวหน้าสำนักงานอธิการบดี
๔. นางสาวมยุรี แย้มศรี ฝ่ายเลขานุการกิจสำนักงานสภามหาวิทยาลัย
๕. นายศุภโชค อินทจักร์ ฝ่ายเลขานุการกิจสำนักงานสภามหาวิทยาลัย
๖. นายสถิตย์ กองตรี ฝ่ายเลขานุการกิจสำนักงานสภามหาวิทยาลัย
๗. นางโสภาพรรณ สุริยะมณี เลขานุการนายกสภามหาวิทยาลัย
เริ่มประชุมเวลา ๑๐.๐๐ น.
ศาสตราจารย์ นายแพทย์วิจารณ์ พานิช นายกสภามหาวิทยาลัย ทำหน้าที่ประธานในการประชุม กล่าวว่าเป้าหมายหลักของการประชุมในวันนี้คือ ๑. เพื่อการเตรียมเอกสารและข้อมูลสำหรับการประชุมสภามหาวิทยาลัยมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ๒. เพื่อหาวิธีหรือเพื่อฝึกวิธีการจดรายงานการประชุมให้กระชับและได้ใจความยิ่งขึ้น
โดยสำหรับข้อ ๒. การหาวิธีหรือฝึกวิธีการจดรายงานการประชุมให้กระชับและได้ใจความยิ่งขึ้นนั้น ประธานกล่าวถึงทักษะในการจดรายงานการประชุมสรุปได้ดังนี้
- เมื่อการประชุมเสร็จสิ้นรายงานการประชุมควรจะเสร็จด้วย ซึ่งในทางปฏิบัติยังทำไม่ได้ ดังนั้นสิ่งที่ดีที่สุดก็คือการฝึกให้เร็วขึ้นโดยหาวิธีการช่วย เช่นจัดทำร่างรายงานการประชุมไว้ก่อนมีการประชุมจริง การที่จะทำได้จะต้องศึกษาและเข้าใจความสำคัญของเรื่องแต่ละเรื่องที่นำเข้าสู่การประชุม และมีความสามารถในการคาดเดาได้พอสมควรว่าน่าจะมีประเด็นใดเกิดขึ้นบ้างหลังการประชุม ผู้จดรายงานควรมีการจับเวลาในการจดแต่ละวาระโดยมีการพัฒนาในเรื่องของเวลาให้เร็วมากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งเป็นการฝึกฝนได้อย่างดี
- นอกจากจัดการในเรื่องของเวลาแล้วต้องคำนึงถึงคุณภาพของงานเป็นหลักด้วย
- มีการสรุปเอกสารประกอบการประชุม หากมีการอ้างถึงเอกสารนั้นโดยมีการสรุปประเด็นประมาณ ๒-๓ บรรทัด เพื่อให้เข้าใจได้พอสมควรโดยไม่ต้องตามไปอ่านเอกสารประกอบทุกครั้งไป
- ควรคำนึงถึงประเด็นที่ทำให้เกิดสิ่งที่สร้างความภาคภูมิใจต่อบุคคล และต่อองค์กรด้วย อาทิ การใส่ชื่อบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นสิ่งที่ดี ไม่จำเป็นจะต้องใส่เพียงตำแหน่งอย่างเดียว
- หากมีการอ้างถึงเรื่องเดิมให้มีการสรุปใจความของเรื่องเดิมมาด้วย โดยอย่าคาดเดาว่ากรรมการจำเรื่องเดิมได้ทั้งหมด
รองอธิการบดีฝ่ายบริหารฯ แจ้งว่าได้มีการพัฒนาให้รายงานการประชุมมีเลขบรรทัดกำกับไว้ด้านหลังบรรทัด ซึ่งช่วยในการแก้ไขหรืออ้างถึง และทุกครั้งที่มีการแก้ไขรายงานการประชุมแล้วเสร็จให้นำส่งให้นายกสภามหาวิทยาลัยทราบด้วย และหารือในเรื่องของการเผยแพร่รายงานการประชุมทางเว็บไซต์ว่าควรเผยแพร่หรือไม่ ประธานกล่าวว่าไม่ขัดข้องที่จะนำรายงานการประชุมเผยแพร่ทางเว็บไซต์เพราะเป็นรายงานที่สรุปประเด็นมิใช่รายงานที่มาจากการถอดเทปหรืออ้างถึงปัจเจกบุคคล เแต่ขอให้รองอธิการบดีฝ่ายบริหารฯ นำเรื่องนี้หารือกับอธิการบดีอีกครั้ง
สำหรับข้อ ๑. เพื่อการเตรียมเอกสารและข้อมูลสำหรับการประชุมสภามหาวิทยาลัยมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น คุณมยุรี แย้มศรี แจ้งว่า ปัจจุบันยังมีปัญหาเรื่องของการเตรียมการด้านเอกสารประกอบการประชุม เช่นได้รับเอกสารไม่ทันกับการจัดทำแฟ้มตามกำหนดเวลาที่ได้แจ้งไว้ล่วงหน้าแล้ว การได้รับเอกสารกระชั้นชิดมากทำให้ไม่มีเวลาพิจารณาในเรื่องของการสรุปสาระได้ถี่ถ้วน หรือไม่ได้รับเอกสารได้รับทราบแต่หัวข้อที่บรรจุวาระเท่านั้น เป็นต้น ประธานจึงเห็นว่าควรมีการจัด Workshop โดยการนำผู้มีหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับการจัดส่ง และจัดทำเอกสารประกอบการประชุมสภามหาวิทยาลัยมาพบและปรึกษาหารือร่วมกัน โดยหลักของการจัดทำเอกสารให้ครบถ้วนสมบูรณ์และทันเวลานั้น จะเกิดประโยชน์อย่างยิ่งต่อการประชุมสภามหาวิทยาลัยมหิดล เพราะเป็นสิ่งหนึ่งที่ทำให้กรรมการสภามหาวิทยาลัยเกิดความพึงพอใจในการเตรียมความพร้อมที่สมบูรณ์ของการประชุม ทำให้เกิดบรรยากาศของการประชุมที่น่าสนใจเพราะการประชุมมีความพร้อมสูง ดังนั้น หากยังคงมีเอกสารที่ไม่พร้อมสำหรับการประชุม ก็ควรจะให้แจ้งผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบโดยทั่วกันว่าจะนำเอกสารที่ไม่ครบถ้วนในการประชุมครั้งนี้ ไปพิจารณาในคราวต่อไป
หัวหน้าสำนักงานอธิการบดีได้เสนอให้มีการแจ้งเรื่องการจัดส่งและเตรียมการสำหรับเอกสารสำหรับการประชุมสภามหาวิทยาลัยให้เป็นแนวปฏิบัติเดียวกันต่อที่ประชุมปฏิบัติการ เพื่อให้มีการดำเนินการที่เป็นบรรทัดฐานเดียวกันว่าหากเอกสารไม่ครบถ้วนตามเวลาที่ได้กำหนดซึ่งแจ้งล่วงหน้าให้ทราบแล้ว จะนำเรื่องนั้นไปพิจารณาในคราวต่อไป เป็นต้น
รองอธิการบดีฝ่ายบริหารแจ้งเพิ่มเติมว่าเรื่องของการส่งมติการประชุมต้องการให้สำนักงานสภามหาวิทยาลัยดำเนินการให้แล้วเสร็จในวันศุกร์ของสัปดาห์ที่มีการประชุม
ส่วนในเรื่องของการเชิญคณบดี และผู้อำนวยการเข้าร่วมประชุมสภามหาวิทยาลัยด้วยทุกครั้งโดยเริ่มตั้งแต่การประชุมสภามหาวิทยาลัยในเดือนมิถุนายน ๒๕๕๑ นี้นั้น หัวหน้าสำนักงานอธิการบดีได้เสนอว่าเพื่อให้เกิดปัญหาน้อยที่สุดในการเตรียมการสำหรับการประชุมสภามหาวิทยาลัยในส่วนของการเตรียมการประชุมสำหรับคณบดีและผู้อำนวยการ สำนักงานสภาฯควรนำเรื่องการเรียนเชิญคณบดีและผู้อำนวยการเข้าร่วมประชุมสภามหาวิทยาลัย แจ้งต่อที่ประชุมคณบดีว่าหากท่านใดประสงค์จะเข้าร่วมประชุมครั้งใดให้แจ้งมายังสำนักงานสภามหาวิทยาลัย ในส่วนที่กรรมการสภามหาวิทยาลัยบางท่านเสนอว่าควรพิจารณาให้ถี่ถ้วนว่าเรื่องใดควรให้ผู้อื่นนอกจากกรรมการสภาฯเข้าร่วมประชุมด้วย นั้น ประธานเสนอว่าหากจะไม่ให้ผู้อื่นเข้าร่วมด้วยนอกจากกรรมการสภามหาวิทยาลัย ก็ให้จัดทำเป็นวาระลับเพื่อที่จะไม่เกิดปัญหาดังกล่าว
หลังจากนั้นรองอธิการบดีฝ่ายบริหารและสภามหาวิทยาลัยได้นำเสนอวาระสำหรับการประชุมสภามหาวิทยาลัยคราวหน้า วันที่ ๑๘ มิถุนายน ๒๕๕๑ ต่อนายกสภามหาวิทยาลัย
จบการประชุม ๑๒.๐๐ น.
ผู้จดรายงานการประชุม ผู้ตรวจรายงานการประชุม
นางโสภาพรรณ สุริยะมณี ศ.นพ.วิจารณ์ พานิช
เลขานุการนายกสภามหาวิทยาลัย นายกสภามหาวิทยาลัยมหิดล
เราหวังว่า การมี coaching session เช่นนี้ไปสักระยะหนึ่ง จะช่วยการเรียนรู้และการพัฒนาตนเองของทีมงานทุกคน แล้วหลังจากนั้น การ coach ก็อาจเปลี่ยนประเด็น ไปยังเรื่องที่ยากขึ้น หรือเกิดความต้องการใหม่ๆ ที่ทีมงานจะต้องเรียนรู้โดยจำเป็นต้องมีผู้ช่วยเหลือให้คำแนะนำ
เป็นความพยายามเล็กๆ ที่จะทำให้สภาฯ มี value add แก่ความก้าวหน้าของมหาวิทยาลัยมหิดล
วิจารณ์ พานิช
๑๖ มิ.ย. ๕๑
ความเห็น (1)
ขอชื่นชมมากครับ
ท่านอาจารย์ไม่เคยละเลยสิ่งที่ควรค่าแก่การสร้างมูลค่าให้กับคนและงานเลยครับ