ก่อนจะเป็น สพท.แกนนำการจัดการความรู้

ทำไมต้อง..ใช้การจัดการความรู้...อย่างอื่น ๆ เป็นอย่างไร

ขึ้นต้นก็งง ๆ...กันแล้ว p'กา..เอาอะไร..มาพูดนะ..ที่นี้ต้องการความผ่อนคลายน่ะ...ไหน ๆ ก็ยุ่งเรื่องงานจะตายอยู่แล้ว...เอาวิชาการมาพูดทำไร๊...ม่ายเข้าใจ้...เลยนิ๊
         ที่เอามาพูด ก็จะมาบอกว่า การจัดการความรู้ ไม่ใช่เรื่องยาก อะไร ๆ ในที่นี้ก็เป็นการจัดการความรู้ได้ทั้งนั้นแหล๊ะ...ขอแต่เพียงมีสิ่งสำคัญประการเดียว คือ การเปิดใจ...และยอมรับกับสิ่งใหม่ ๆ
ที่เรายังไม่รู้
         เหมือนงานสารบรรณที่ คุณน้องหนูเร ฯ ทำ และทำอยู่ โดยบอก (กระซิบให้ทราบว่า เพื่อไอ้งานนี้นะ มันเป็นงานล่าง ที่คนอื่น ๆ เค้าไม่เอา เค้าดูถูกว่าเป็นงานระดับจิ๊บ ๆ )  p'กา บอกบอก..ว่าคุณ ๆ
ทั้งหลายเข้าใจผิด อย่างใหญ่หลวง คุณเห็นใช่ไหมว่ารถทั้งคัน มันมีส่วนประกอบตั้งหลาย ๆ อย่างเป็นตัวรถ...หากรถขาดล้อ (ซึ่งถือเป็นส่วนที่ติดพื้นดิน..ซึ่งคิดว่าต่ำ) มันจะวิ่งได้ไหมคะคุณน้องขา p'กา
ต่อให้ว่าภายในติดระบบ ทันสมัยหลายล้านบาท ก็ไม่แน่จริงหรอกหากขาดล้อ รถคันนั้นอาจจะเหลือไม่กี่บาท เพื่อใช้ปลูกต้นไม้ วัชพืชไปแทน   ซึ่งก็เหมือนกับผู้รับผิดชอบงานสารบรรณ ถือเป็นงานสำคัญที่เป็นหน้าตาของสำนักงาน ซึ่งเป็นตัววัดคุณภาพการให้บริการเสียด้วยซ้ำไป เพราะเราต้องเป็นผู้ต้อนรับและพบกับผู้ใช้บริการเป็นด่านแรก
           แล้วงานสารบรรณ เป็นงานที่จำเจ ใคร ๆ ก็ทำได้  คะไม่เถียงจริง ๆ ใคร ๆ ก็ทำได้  แต่ใครล่ะที่ทำได้อย่างมีคุณภาพ เกิดประสิทธิภาพต่อองค์กร ทั้งในเรื่อง
           1. ความรวดเร็ว ฉับไว
           2. ความสะดวก สืบค้น อย่างแม่นยำ
หากเราใช้ระบบเดิม ๆ ก็จะถือว่าจำเจ  แต่หากเราร่วมกันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ช่วยกันหาวิธีการ ทดลองทำอย่างถูกต้อง ก็จะเกิดเป็นนวัตกรรมใหม่ในการบริหารจัดการงานสารบรรณ  ซึ่งกระบวนการนี้เองแหละที่เรียกว่า การจัดการความรู้   เอ้าเถียง ๆ  เถียงอีกล่ะ  ลองมาดูขั้นตอนกัน
          1. น้องเร  ผู้มีความชำชองเรื่องการรับหนังสือ สามารถแยกแยะ จัดสรรประเภทหนังสือได้ อยากให้งานรวดเร็วกว่าที่นั่งลงทะเบียนรับ เดินไปส่ง    นำเรื่องนี้ไปปรึกษากับ พี่ปราโมทย์ และ
พี่ทวีรัตน์ ผู้มีความเก่ง ถนัดด้านสื่อเทคโนโลยี
          2. พี่ปราโมทย์ และพี่ทวีรัตน์ เริ่มสืบค้น หาข้อมูลในระบบ Internet และสอบถามการทำงานของเพื่อฝูง สพท.อื่น ๆ ที่ดำเนินการงานสารบรรณได้มีประสิทธิภาพ   พบว่าน่าจะเอาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ไร้กระดาษมาใช้ในการทำงานแทนของเดิม
          3. นำระบบของ สพท. หรือ หน่วยงานอื่น ๆ ที่ใช้ประสบความสำเร็จ มาติดตั้งและทดรองใช้ในศูนย์ ICT โดยให้ผู้เกี่ยวข้อง(งานสารบรรณ) มาทดลองใช้ หาจุดบกพร่อง เพิ่มจุดเด่น ปรับปรุงพัฒนาจนเป็นระบบที่เหมาะสมกับการดำเนินงานของ สพท.สงขลา เขต 2   ก็นำเสนอผู้บริหาร ให้ความเห็นชอบ
           4. ประกาศทดลองใช้ในทุกกลุ่ม/หน่วย   
           5.  ประชุมร่วมหารือกันของผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง เพื่อประเมินผล หาจุดเด่น จุดด้อย ร่วมกันพิจารณาปรับปรุงให้เกิดความเหมาะสม แล้วนำมาใช้ใหม่
           6. จนระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-office) เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ กลายเป็นสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ ที่ไม่พึงกระดาษ ไม่เสียเวลาในการจัดส่งเอกสารระหว่างกลุ่ม รวดเร็ว บริการฉับไวถูกใจแก่ผู้ใช้บริการและผู้เกี่ยวข้อง
           7. สิ่งนี้ถือเป็นนวัตกรรมเด่นของ สพท.สงขลาเขต 2 เราก็นำออกเผยแพร่ เล่าสู่กันฟัง หากหน่วยงานไหนสนใจ อยากใช้ระบบ ก็เข้ามาศึกษาดูงาน เหมือนอย่างเช่น สพท.นราธิวาส เขต 3 แล้วก็นำกลับไปปรับปรุงพัฒนาให้เหมาะสมกับองค์กร และประกาศใช้ต่อไป
           กลายเป็นวัฏจักร วงล้อแห่งการเรียนรู้... สิ่งนี้คือ การจัดการความรู้ 
ยากไหม...ไม่ยากเลย
            ซึ่งนี้เป็นแค่ชิ้นงานเล็ก ๆ ที่ สพท.สงขลา เขต 2 เราเริ่มดำเนินการ ยังมีหลากหลายชิ้นงาน จนทำให้มีผลงานเด่นเป็นที่ประจักษ์  จนได้รับคัดเลือกเป็น "สพท.แกนนำการจัดการความรู้" จาก สพฐ.
เอ้าทุกคน...ตบมือให้กับความสำเร็จของตนเองหน่อย
            วันนี้...ขอไว้แค่นี้ก่อนนะ....เพราะยังไม่ได้ทำงานบ้านเลย คิดถึงเลยแอบแว็บ..เข้ามาพูดคุย
แต่วันนี้ขอที่มีสาระหน่อยเท่านั้นเอง
 หวัดดี...

[เรณู หนูอุไร]

สวัสดี..พี่กา

ขอบคุณมากที่เข้าใจ และทำให้หนูมีกำลังใจขึ้นมากในการทำงาน งานจะสำเร็จได้ก็ต้องทำเป็นทีม (โชคดีมากที่พี่ๆ ให้การดูแล)

" งานธุรการ งานสารบรรณ เป็นงานที่ไม่ยาก แต่ต้องใช้ความรับผิดชอบสูง "

[เพ็ญแข]

ช่าย ตอนนี้ ระบบ e-officeของสำนักงานเขต ดีมากเลยค่ะ สะดวกรวดเร็วทันใจ ขอชื่นชมด้วยคนค่ะ