องค์กร ควรมีปฏิทินอย่างชัดเจนว่า ในการประชุมเดือนใด จะมีการติดตามงานในเรื่องใดบ้าง กำหนดไว้เป็นรายปี ผู้เกี่ยวข้องต้องเตรียมความพร้อมและรายงานความก้าวหน้า ตามปฏิทิน เป็นระยะ ๆ

วันที่ 29 พ.ค.2551 ได้ไปร่วมประชุมจัดทำแผนการพัฒนาสาขาวิชาศึกษาศาสตร์(คณะศึกษาศาสตร์) ณ โรงแรมหัวหิน บีช รีสอร์ท อ.หัวหิน จ.ประจวบคีรีขันธ์ ในที่ประชุมได้มีการพูดถึง Comment ของ สมศ.ในการประเมินมหาวิทยาลัย รอบแรก(ปี 2547) โดยในครั้งนั้น คณะผู้ประเมินได้เสนอสิ่งที่ควรปรับปรุงประการหนึ่ง คือ ในเรื่อง การกำกับติดตามงาน และการปรับปรุงพัฒนางานอย่างต่อเนื่อง ควรมีการบริหารความเสี่ยงอย่างเป็นระบบ คำถามที่เกิดขึ้นในที่ประชุม คือ เราควรทำโครงการอะไร ที่สะท้อนว่าเราได้พยายามพัฒนาตามข้อเสนอของ สมศ. ผมได้เสนอว่า อาจไม่จำเป็นต้องร่างเป็นโครงการก็ได้กระมัง สิ่งที่จะสะท้อนว่าเราได้ดำเนินการในเรื่องนี้อย่างจริงจัง อาจออกมาในรูปของ “ปฏิทินการบริหารจัดการความเสี่ยงและการกำกับติดตามงานของสาขาวิชา” โดยมีการวิเคราะห์ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระบบงานขององค์กร แล้วมีปฏิทินการกำกับ ติดตาม หรือกิจกรรมเพื่อลดปัญหา ในลักษณะของปฏิทินการกำกับติดตามงานตลอดปี

เราควรเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์ปัญหา เช่น

 

ประเด็นปัญหา/ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

มิถุนายน

       -ชุดวิชา ไม่แล้วเสร็จ

       -การส่งชุดวิชาให้นักศึกษาล่าช้า ไม่ทั่วถึง

       -นักศึกษาลืมลงทะเบียน

       -นักศึกษาไม่มีเงินลงทะเบียน

       -แผนการสัมมนาเสริม สัมมนาเข้ม ไม่เรียบร้อย

         ฯลฯ

กรกฎาคม

       -

       -

       -   

       หลังจากวิเคราะห์ปัญหา หรือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในช่วงเวลาต่าง ๆ แล้ว คณะ ควรจัดทำปฏิบัติการบริหารความเสี่ยง/การกำกับติดตามงาน

     ปฏิทินการกำกับติดตามงาน

พฤษภาคม

    1-7 พ.ค. 51 เวียนแจ้งทุกภาควิชา สำรวจรายการ ชุดวิชาที่จะเปิดในภาคเรียนที่ 1   พร้อมให้จัดทำรายงานสรุปสภาพความพร้อมในด้าน เอกสารประมวลสาระ และแผนกิจกรรมชุดวิชา

    8-15 พ.ค.51 จัดประชุมหัวหน้าภาควิชา เพื่อรายงานสภาพความพร้อมของชุดวิชา และการจัดการเรียนการสอนในภาคเรียนที่ 1

       ฯลฯ

หรืออีกทางเลือกหนึ่ง คือ ในวาระการประชุมคณะกรรมการบริหารคณะ(คณะกรรมการประจำสาขาวิชาฯ) ควรมีวาระ การกำกับติดตามงาน/เตรียมความพร้อมของงาน โดย มีการระบุเป็นปฏิทินอย่างชัดเจนว่า ในการประชุมเดือนใด จะมีการติดตามในเรื่องใดบ้าง กำหนดไว้เป็นรายปี ทุกภาควิชาต้องทราบล่วงหน้า ตลอดปี จะได้เตรียมความพร้อมและ เตรียมรายงานความก้าวหน้าในการเตรียมงาน  วาระ “กำกับติดตามงาน” น่าจะเป็นวาระต่อเนื่องจาก เรื่องแจ้งเพื่อทราบ(ปัจจุบัน วาระแบบนี้ มักจะไม่มีในการประชุม อาจมีบ้างก็เป็นเรื่องแทรกในวาระอื่น ๆ)

ถ้าองค์กร ได้ทำการวิเคราะห์ปัญหา/ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในการบริหารงานขององค์กร ตลอดปี แล้ว จัดทำเป็นวาระติดตามงานตามปกติไว้ในวาระการประชุม เป็นรายปี หลังจากนั้น มีการรายงานความก้าวหน้าของงาน เป็นระยะ ๆ ซึ่งจะปรากฏในรายงานการประชุมประจำเดือน....แค่นี้ ก็น่าจะเป็นหลักฐานชัดเจนแล้วว่า “องค์กรของเรามีการวิเคราะห์ความเสี่ยง มีการบริหารจัดการเพื่อป้องกันความเสี่ยง และมีการกำกับติดตามงานอย่างต่อเนื่อง”....แค่นี้ สมศ.ก็ไว้วางใจเราแล้วละครับ...แต่ สมศ.ไว้วางใจก็ไม่สำคัญเท่ากับ  “งานของเราเป็นไปอย่างราบรื่น ไร้ปัญหา คุณภาพงานเป็นเลิศ มีความพร้อมตลอดเวลา เกิดประโยชน์ต่อนักศึกษาหรือผู้รับบริการ อย่างแท้จริง”

 

......ผมคิดว่า ถึงเวลาที่เราจะต้อง วิจัยและพัฒนาระบบหรือรูปแบบการบริหารการประชุมที่มีประสิทธิภาพ  เพราะในรอบ 100 ปีที่ผ่านมา เรามักจะติดอยู่กับประเพณีปฏิบัติ(Traditional Approach) และเสียเวลาอย่างมากในการประชุมแบบเยิ่นเย้อ ยิ่งการประชุมทีมบริหารที่อาวุโสและเงินเดือนสูง ค่าตัวแต่ละคน นาทีละ 40 บาท เป็นอย่างต่ำ ถ้าคนเข้าประชุม 40 คน เราสูญเสียค่าเสียโอกาส นาทีละ 1600 บาท หรือ ชั้วโมงละ 96,000 บาท(เกือบแสนบาทน่ะ) หากประชุมแบบไร้ข้อสรุป ไร้ประสิทธิภาพ  องค์กรและประเทศจะเป็นอย่างไร