การบริหารความเสี่ยงและกำกับติดตามงานในองค์กร

องค์กร ควรมีปฏิทินอย่างชัดเจนว่า ในการประชุมเดือนใด จะมีการติดตามงานในเรื่องใดบ้าง กำหนดไว้เป็นรายปี ผู้เกี่ยวข้องต้องเตรียมความพร้อมและรายงานความก้าวหน้า ตามปฏิทิน เป็นระยะ ๆ

วันที่ 29 พ.ค.2551 ได้ไปร่วมประชุมจัดทำแผนการพัฒนาสาขาวิชาศึกษาศาสตร์(คณะศึกษาศาสตร์) ณ โรงแรมหัวหิน บีช รีสอร์ท อ.หัวหิน จ.ประจวบคีรีขันธ์ ในที่ประชุมได้มีการพูดถึง Comment ของ สมศ.ในการประเมินมหาวิทยาลัย รอบแรก(ปี 2547) โดยในครั้งนั้น คณะผู้ประเมินได้เสนอสิ่งที่ควรปรับปรุงประการหนึ่ง คือ ในเรื่อง การกำกับติดตามงาน และการปรับปรุงพัฒนางานอย่างต่อเนื่อง ควรมีการบริหารความเสี่ยงอย่างเป็นระบบ คำถามที่เกิดขึ้นในที่ประชุม คือ เราควรทำโครงการอะไร ที่สะท้อนว่าเราได้พยายามพัฒนาตามข้อเสนอของ สมศ. ผมได้เสนอว่า อาจไม่จำเป็นต้องร่างเป็นโครงการก็ได้กระมัง สิ่งที่จะสะท้อนว่าเราได้ดำเนินการในเรื่องนี้อย่างจริงจัง อาจออกมาในรูปของ “ปฏิทินการบริหารจัดการความเสี่ยงและการกำกับติดตามงานของสาขาวิชา” โดยมีการวิเคราะห์ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในระบบงานขององค์กร แล้วมีปฏิทินการกำกับ ติดตาม หรือกิจกรรมเพื่อลดปัญหา ในลักษณะของปฏิทินการกำกับติดตามงานตลอดปี

เราควรเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์ปัญหา เช่น

 

ประเด็นปัญหา/ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

มิถุนายน

       -ชุดวิชา ไม่แล้วเสร็จ

       -การส่งชุดวิชาให้นักศึกษาล่าช้า ไม่ทั่วถึง

       -นักศึกษาลืมลงทะเบียน

       -นักศึกษาไม่มีเงินลงทะเบียน

       -แผนการสัมมนาเสริม สัมมนาเข้ม ไม่เรียบร้อย

         ฯลฯ

กรกฎาคม

       -

       -

       -   

       หลังจากวิเคราะห์ปัญหา หรือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในช่วงเวลาต่าง ๆ แล้ว คณะ ควรจัดทำปฏิบัติการบริหารความเสี่ยง/การกำกับติดตามงาน

     ปฏิทินการกำกับติดตามงาน

พฤษภาคม

    1-7 พ.ค. 51 เวียนแจ้งทุกภาควิชา สำรวจรายการ ชุดวิชาที่จะเปิดในภาคเรียนที่ 1   พร้อมให้จัดทำรายงานสรุปสภาพความพร้อมในด้าน เอกสารประมวลสาระ และแผนกิจกรรมชุดวิชา

    8-15 พ.ค.51 จัดประชุมหัวหน้าภาควิชา เพื่อรายงานสภาพความพร้อมของชุดวิชา และการจัดการเรียนการสอนในภาคเรียนที่ 1

       ฯลฯ

หรืออีกทางเลือกหนึ่ง คือ ในวาระการประชุมคณะกรรมการบริหารคณะ(คณะกรรมการประจำสาขาวิชาฯ) ควรมีวาระ การกำกับติดตามงาน/เตรียมความพร้อมของงาน โดย มีการระบุเป็นปฏิทินอย่างชัดเจนว่า ในการประชุมเดือนใด จะมีการติดตามในเรื่องใดบ้าง กำหนดไว้เป็นรายปี ทุกภาควิชาต้องทราบล่วงหน้า ตลอดปี จะได้เตรียมความพร้อมและ เตรียมรายงานความก้าวหน้าในการเตรียมงาน  วาระ “กำกับติดตามงาน” น่าจะเป็นวาระต่อเนื่องจาก เรื่องแจ้งเพื่อทราบ(ปัจจุบัน วาระแบบนี้ มักจะไม่มีในการประชุม อาจมีบ้างก็เป็นเรื่องแทรกในวาระอื่น ๆ)

ถ้าองค์กร ได้ทำการวิเคราะห์ปัญหา/ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในการบริหารงานขององค์กร ตลอดปี แล้ว จัดทำเป็นวาระติดตามงานตามปกติไว้ในวาระการประชุม เป็นรายปี หลังจากนั้น มีการรายงานความก้าวหน้าของงาน เป็นระยะ ๆ ซึ่งจะปรากฏในรายงานการประชุมประจำเดือน....แค่นี้ ก็น่าจะเป็นหลักฐานชัดเจนแล้วว่า “องค์กรของเรามีการวิเคราะห์ความเสี่ยง มีการบริหารจัดการเพื่อป้องกันความเสี่ยง และมีการกำกับติดตามงานอย่างต่อเนื่อง”....แค่นี้ สมศ.ก็ไว้วางใจเราแล้วละครับ...แต่ สมศ.ไว้วางใจก็ไม่สำคัญเท่ากับ  “งานของเราเป็นไปอย่างราบรื่น ไร้ปัญหา คุณภาพงานเป็นเลิศ มีความพร้อมตลอดเวลา เกิดประโยชน์ต่อนักศึกษาหรือผู้รับบริการ อย่างแท้จริง”

 

......ผมคิดว่า ถึงเวลาที่เราจะต้อง วิจัยและพัฒนาระบบหรือรูปแบบการบริหารการประชุมที่มีประสิทธิภาพ  เพราะในรอบ 100 ปีที่ผ่านมา เรามักจะติดอยู่กับประเพณีปฏิบัติ( Traditional Approach) และเสียเวลาอย่างมากในการประชุมแบบเยิ่นเย้อ ยิ่งการประชุมทีมบริหารที่อาวุโสและเงินเดือนสูง ค่าตัวแต่ละคน นาทีละ 40 บาท เป็นอย่างต่ำ ถ้าคนเข้าประชุม 40 คน เราสูญเสียค่าเสียโอกาส นาทีละ 1600 บาท หรือ ชั้วโมงละ 96,000 บาท(เกือบแสนบาทน่ะ) หากประชุมแบบไร้ข้อสรุป ไร้ประสิทธิภาพ  องค์กรและประเทศจะเป็นอย่างไร

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน การพัฒนาคุณภาพการศึกษา/สถานศึกษา



ความเห็น (14)

เขียนเมื่อ 

สวัสดีครับอาจารย์ดร.สุพักตร์

              ขออนุญาตนำไปปรับใช้ในงานครับผม...อ่านแล้วเข้าใจง่ายครับ

                                             ขอบคุณครับ

สวัสดีครับ นายช่างใหญ่

  • ขอบคุณครับ ที่ติดตาม
  • เรื่องการบริหารความเสี่ยง เป็นเรื่องใหญ่ ในการทำงานยุคนี้นะครับ เราไม่ควรปล่อยให้เกิดปัญหา แล้วค่อยแก้(แบบวัวหาย แล้วล้อมคอก) เราต้องมีปฏิทินการป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้น เป็นการล่วงหน้าเสมอ เพื่อลดโอกาสในการสูญเสีย ในทุกกรณี
เขียนเมื่อ 

แวะมาเรียนรู้ครับ...ผมเป็นลูกศิษย์อบรมวิจัยกับอาจารย์บ่อยๆ...หนังสือของอาจารย์อยู่ที่ผมหลายเล่ม...มีประโยชน์มากครับ..ขอบคุณ..อนุโมทนา..ในวิทยาทานครับ

สวัสดีครับ ครูพิสูจน์

  • ขอบคุณครับที่เข้ามาติดตาม
  • ผมติดตาม ชื่นชมท่าน การทุ่มเทของท่านต่อลูกศิษย์ และผลงานของท่านบ่อยครั้งมาก ครับ โดยอ่าน ผ่าน G2K
  • หรือสึกภูมิใจและขอชื่นชมท่านอาจารย์ ด้วยความจริงใจครับ
เขียนเมื่อ 

* วันนี้ได้เทคนิค/แนวทางการกำกับติดตามโดยมีการวิเคราะห์ปัญหา/ความเสี่ยง เพื่อเฝ้าระวังตลอดแนว น่าจะเป็นตัวช่วยในการแก้ปัญหาเรื่อง check กับ act ในวงจร PDCAได้เป็นอย่างดี  ขอบคุณครับ
* เมื่อปีที่แล้วผมได้คุยกับ ผอ.สุวรรณ ร.ร.สตรีนนทบุรี และทีมงานบริหาร ตอนทำแผน "ผู้นำการเปลี่ยนแปลง" ผมเสนอแนะว่า ผู้บริหารน่าจะมีโครงการของตนเองสักโครงการหนึ่งคือ "การเฝ้าระวังติดตาม" ปรากฎว่าที่โรงเรียนนี้เกิดขึ้นแล้ว  โดย ผอ.มีแผนและปฎิทินร่วมกับทีมผู้บริหาร หัวหน้ากลุ่มสาระ และฝ่ายแผน(กรรมการกำกับติดตาม) ทุกวันพฤหับบดีจะจัดตารางว่างตรงกัน  มานั่งคุยกันที่ห้องวิทยบริการอย่างไม่เป็นทางการ คล้ายกับกินกาแฟ หรือ AAR คุยเรื่องการทำงานในรอบสัปดาห์กัน ในที่สุดปัจจัยเสี่ยงก็ถูกนำมาเปิดเผย และร่วมกันหาทางแก้และเตรียมรับมือ พร้อมทั้งเกิดตัวช่วยขึ้นมา  บางโครงการเมื่อคุยกันก็เกิดเห็นพ้องตัองกันที่จะปรับเปลี่ยนกิจกรรมให้ดีขึ้นก็มี 
     วันนี้ผมไปบรรยายให้ที่โรงเรียนนี้  ท่าน ผอ.สุวรรณ บอกกับผมว่า  ยังทำต่อเนื่อง แต่ย้ายเวลาเป็นภาคบ่ายวันพฤหัสบดีครับ

สวัสดีครับ อ.ธเนศ

  • รู้สึกว่า ช่องทาง G2K นี้ น่าจะเป็นช่องทางในการแลกเปลี่ยนหรือพบปะระหว่างผมกับ อ.ธเนศ ได้เป็นอย่างดี แบบรายวันเลยทีเดียว เป็นการประชุมกาแฟไปในตัว(ต่างคนต่างนั่งจิบกาแฟที่บ้านตนเอง วันหลังค่อยนัดเจอกัน แล้วจิบกาแฟ "ภาคพื้นดิน" นะครับ)
  • ถ้าสตรีนนท์ทำตามแนวนี้ ก็น่าจะเป็น Best Practice ในเรื่องการกำกับติดตามงานได้เป็นอย่างดร ยิ่งถ้ามี List รายการสิ่งที่ต้องกำกับติดตาม หรือกระตุ้นในแต่ละรอบสัปดาห์ แต่ละเดือน เป็นรายภาคเรียนและรายปี อย่างชัดเจน ไว้ล่วงหน้า ก็จะดียิ่ง โดยจะต้องประชาสัมพันธ์ ให้ หัวหน้ากลุ่มสาระและครูทราบด้วยว่า ในเดือนนั้น ๆ รายการสำคัญ ๆ ที่จะถูกติดตาม หรือกระตุ้น คืออะไรบ้าง(จะได้ทำงานให้อัฟเดท โดยไม่ผิดพลาด หรือล่าช้า)
ประถม ปิ่นพาน
IP: xxx.151.232.70
เขียนเมื่อ 

ขอบคุณครับ ผมเคยฟังอาจารย์ที่ สถาบันพัฒนาผู้บริหาร ฯ วัดไร่ขิง รู้สึกประทับใจ ในการแบ่งปันความรู้ให้แก่ผู้อื่นเพื่อเป็นวิทยาทาน และที่ปรึกษาให้ด้วย  ขอบคุณมากครับ

  • ขอบคุณ คุณประถม มากครับ ที่ติดตาม
  • คงจะมีโอกาสได้เจอกันอีกนะครับ
เขียนเมื่อ 

สวัสดีคะอาจารย์

  • มาราตรีสวัสดิ์คะ
  • ได้ข้อคิดดีๆ คะ บางครั้งการพัฒนางานเราไม่จำเป็นที่จะต้องคิด ใหญ่ๆ ตามแนวกระแส ขอมองให้ออกว่าเรากำลังทำอะไร เพื่ออะไร คนได้ผลประโยชน์ที่แท้จริง เป็น ผู้รับบริการหรือไม่
  • ขอบคุณมากคะ

สวัสดีครับ คุณก้ามปู

  • ครับ...ราตรีสวัสดิ์ ครับ(คนละคืนกัน)
  • ขอบคุณมากครับที่เข้ามาเยี่ยม
  • ตอนนี้ ผมขายความคิด ให้ทุกองค์กรวิเคราะห์ความเสี่ยงของงานในแต่ละรอบเดือน เรียกว่า ปฏิทินความเสี่ยง     เป็นการคิดแบบ "มีภูมิต้านทาน" ครับ
ครูปรียาภรณ์ แก้วน่วม
IP: xxx.47.60.243
เขียนเมื่อ 

สวัสดีค่ะอาจารย์ วันนี้อาจารย์มาบรรยายที่ โรงเรียนเบญจมเทพอุทิศจังหวัดเพชรบุรี ได้รับความรู้อย่างมากเลยค่ะ อาจารย์บรรยายสนุกมาก ไม่ง่วงเลย รู้สึกว่าเวลาผ่านไปเร็วมาก ...

ครูปรียาภรณ์ แก้วน่วม
IP: xxx.123.39.12
เขียนเมื่อ 

ถ้ามีโอกาส อาจารย์คงได้มาเติมเต็ม การยกระดับผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนอีกนะคะ

ครูปรียาภรณ์

  • ขอบคุณครับอาจารย์ จะแวะมาเยี่ยมครับ หากมีโอกาส

 

[email protected]_02ayahoo.co.th
IP: xxx.25.96.175
เขียนเมื่อ 

ครูมีลูกศิษกี่คน หนูขอสมัคเป็นลูกศิษครูได้เปล่า

หมายเลขบันทึก

185252

เขียน

30 May 2008 @ 10:02
()

แก้ไข

11 Jun 2012 @ 16:39
()

สัญญาอนุญาต

สงวนสิทธิ์ทุกประการ
ความเห็น: 14, อ่าน: คลิก