กระบวนการจัดทำ KM ของกรมส่งเสริมการเกษตร

          จากประสบการณ์การจัดการความรู้ของกรมส่งเสริมการเกษตร 1 ปีที่ผ่านมา ทำให้ดิฉันได้ตกผลึก หรือเห็นภาพของกระบวนการจัดการความรู้ หรือการจัดทำ KM ว่าควรจะมีแนวทางหรือกระบวนการในการจัดทำอย่างไร จึงจะนำไปสู่การปฏิบัติที่เป็นรูปธรรม ซึ่งคิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์สำหรับผู้ที่ยังไม่เคยทำมาก่อนเลย และเพื่อการ ลปรร. สำหรับผู้ที่เคยทำมาแล้ว อาจจะมีรูปแบบที่เหมือนหรือแตกต่างก็ได้นะค่ะ     ในที่นี้   ดิฉันมองภาพกระบวนการจัดทำ KM ในฐานะผู้ประสานงานที่อยู่ในส่วนกลาง    พอสรุป กระบวนการจัดทำ KM  ของกรมส่งเสริมการเกษตร  ดังนี้ 

            1. การสร้างทีมงาน    นับเป็นปัจจัยสำคัญข้อแรกของการทำ KM  เลยค่ะ การทำ KM  ทำคนเดียวไม่ได้  ต้องทำเป็นทีม  หาแนวร่วม  โดยคัดเลือกจากคนที่มีใจก่อน   มีศรัทธา มีความกระตือรือร้นที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ  มีความคิดเชิงบวก เข้ามาร่วมทีม  และทีมงาน KM ต้องมีการประชุม ลปรร. สื่อสารกันตลอดเวลา  และมีการแต่งตั้งทีมงาน KM อย่างเป็นทางการ เพื่อให้มีการรับผิดชอบและผลักดันการดำเนินงาน KM ขององค์กรให้ประสบผลสำเร็จและต่อเนื่อง

            2. การสร้างความรู้ความเข้าใจ   เมื่อได้ทีมงานแล้ว ควรมีการสื่อสารเพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับแนวคิด กระบวนการ เครื่องมือ KM ให้แก่ผู้บริหาร ทีมงาน KM และบุคลากรทุกคนในองค์กร  ให้มีความรู้ความเข้าใจ เพื่อปูพื้นฐานเรื่อง KM  ก่อนที่จะลงมือปฏิบัติในขั้นตอนต่อไป  โดยอาจจะใช้วิธีการจัดอบรม/สัมมนา    การนำเข้าชี้แจงในที่ประชุมหน่วยงาน  หรือ การประชาสัมพันธ์ ผ่านสื่อต่างๆ  เช่น เว็บไซด์ของหน่วยงาน  วารสารต่างๆของหน่วยงาน จัดทำโปสเตอร์ติดบอร์ด  เป็นต้น

             3. การวางแนวทางการดำเนินงาน  เมื่อสร้างความรู้ความเข้าใจแล้ว ทีมงาน KM จะต้องประชุมร่วมกัน เพื่อทำการออกแบบระบบงาน หรือวางแนวทางการดำเนินงาน เพื่อเป็นกรอบแนวทางการดำเนินงาน ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นแนวทางการบริหารจัดการ  เช่น การเลือกพื้นที่ในการดำเนินการ การจัดสรรงบประมาณ การสนับสนุนติดตามงาน การรายงานผลการดำเนินงาน เป็นต้น

            4. การวางแผนการปฎิบัติงานประจำปี   เมื่อออกแบบระบบงาน หรือวางแนวทางการบริหารจัดการโครงการเรียบร้อยแล้ว ต้องมีการจัดทำแผนปฏิบัติงานร่วมกัน  เพื่อกำหนดกิจกรรม  กรอบระยะเวลา ทรัพยากรที่ต้องใช้ และผู้รับผิดชอบในแต่ละกิจกรรม                

            5. การจัดทำ KV (Knowledge Vision )  " หัวปลา " คือ การจัดทำเป้าหมายของการจัดการความรู้ ว่าทำจะทำ KM ไปเพื่ออะไร  ต้องกำหนด KV ให้ชัดเจน พอเหมาะพอดี ไม่ใหญ่เกินไป หรือเล็กเกินไป (ไม่ใช่ใหญ่เป็นปลาวาฬ  หรือเล็กเป็นปลาซิว )  

             6. การจัดทำ KS (Knowledge Sharing) "กลางตัวปลา"   คือ การจัดทำกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ โดยใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น การจัดเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ , Best Practice  , ชุมชนนักปฏิบัติ (Community of Practices)  เป็นต้น

             7. การจัดทำ KA (Knowledge Asset)   "หางปลา"  คือ การจัดทำขุมความรู้ เป็นการสกัดความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวผู้ปฏิบัติที่เกิดจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้  ทำการจดบันทึกเป็นคลังความรู้

             8. การจัดเก็บความรู้ให้เป็นระบบ   ออกแบบระบบคลังความรู้ เพื่อจัดเก็บความรู้ให้เป็นระบบ เพื่อสะดวกในการเข้าถึง  และเผยแพร่องค์ความรู้

             9. การสรุปบทเรียนการดำเนินงาน  เพื่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์การดำเนินงานระหว่างผู้ปฎิบัติงาน  และเพื่อวางแผนการดำเนินงานต่อยอด ในปีต่อไป   

              ที่กล่าวมาทั้งหมด เป็นกระบวนการจัดทำ KM ของกรมส่งเสริมการเกษตร ที่ดิฉันพอจะสกัดมาได้ ซึ่งท่านอื่นๆ ในทีมงาน อาจจะมีอะไรเพิ่มเติมก็เชิญเลยนะคะ .......