วันนี้ได้อ่านบล็อกของ รศ.ดร.สุพักตร์ พิบูลย์ อาจารย์และนักการศึกษาที่ผมคุ้นเคยและศรัทธาคนหนึ่ง ท่านเสนอเทคนิคการประชุมคณะกรรมการที่ได้สาระและน่าสนใจมาก เลยขออนุญาตตัดตอนนำมาฝาก (เผื่อบางท่านไม่ได้อ่าน) ครับ...
1) เรื่องแจ้งเพื่อทราบควรเรียบเรียงรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษรให้ชัดเจนที่สุด ซึ่งประธานในที่ประชุมสามารถแจ้งให้ที่ประชุมศึกษารายละเอียดพร้อมกัน ในเวลา 9-12 นาที โดยไม่ต้องแจ้งด้วยวาจาเป็นเรื่องๆ
ประธานเพียงพูดว่า “ต่อไปเป็นวาระเรื่องแจ้งเพื่อทราบ วันนี้มี 13 เรื่อง โปรดอ่าน 13 นาที่ ...เชิญครับ” แล้วประธานก็นั่งดื่มกาแฟ 13 นาที เมื่อครบ 13 นาที ค่อยถามว่า “กรรมการท่านใดมีข้อซักถามหรือข้อสังเกตใด ๆ ไหมครับ ถ้าไม่มีขอจบวาระเรื่องแจ้งเพื่อทราบนะครับ”
2) ในวาระ “รับรองรายงานการประชุม” ประธาน อาจพูดกับสมาชิกว่า “ต่อไปเป็นวาระ รับรองรายงานการประชุม เชื่อว่าสมาชิกคงอ่านมาแล้ว ในกรณีการพิมพ์ผิด หรือตกหล่น หรือใช้ คำ และหรือ ต่อ แต่ ไม่ถูกต้องขออนุญาตไม่ต้องนำเสนอต่อที่ประชุมนะครับ ให้บันทึกส่งฝ่ายเลขานุการได้เลยขอให้เสนอหรือท้วงติงเฉพาะที่เห็นว่ามีการบันทึกมติที่ประชุมผิดพลาดนะครับ......เชิญครับ ในกรณีเช่นนี้ จะสามารลดเวลาในเรื่องการทักท้วง พิมพ์ผิด ถูก หรือ การตกหล่น ได้มากครับ
3) ในวาระเรื่องเสนอเพื่อพิจารณาหรือเรื่องหารือ ควรแจ้งประเด็น/รายละเอียดให้กรรมการรับทราบล่วงหน้า เพื่อจะได้ศึกษาและเตรียมข้อคิดหรือข้อเสนอแนะมาล่วงหน้า จะช่วยลดเวลาในการคิดในที่ประชุม รวมทั้งจะช่วยให้ได้ข้อคิดที่คมชัด สมเหตุสมผล เป็นประโยชน์ต่อการนำไปปฏิบัติ ไม่ใช่การคิดในช่วงเวลาสั้น ๆ ที่มีข้อจำกัดเรื่องเวลา
ประธานที่ให้ความสำคัญกับการพัฒนางานพัฒนาองค์กร จะให้ความสำคัญในวาระนี้สูงมากและให้เน้นการระดมสมอง โดยให้ทุกคนได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็น ดังบรรยากาศการประชุมต่อไปนี้
ประธาน : วันนี้มีเรื่องหารือทั้งหมด 5 เรื่องนะครับ เรามีเวลาเพื่อการหารือรวมประมาณ 150 นาที หรือ 2 ชั่วโมงครึ่ง ดังนั้น แต่ละเรื่องจะต้องสรุปให้ได้ภายใน 25 นาที นะครับ ผมขอหารือเรื่องที่ 1 เลยนะครับ คือ.(ประธานอ่านประเด็นให้สมาชิกฟัง) ขอให้คิดภายใน 2 นาที่ นะครับ แล้ว เดี๋ยวผมจะเวียนถามทีละคนครับ(เจอแบบนี้ สมาชิก จะคุยเล่นกันไม่ได้แล้วครับ ต้องรีบคิด อย่างจริงจัง) เมื่อครบ 2 นาที่ประธานจะถามความคิดเห็นทีละคน โดยทุกคนต้องให้ความเห็นอย่างกระชับ ไม่เกินคนละ 1 นาที หลังจากนั้น ถ้าสมาชิกเห็นคล้อยตามกัน ก็สรุปเป็นมติเลยทันที แต่ถ้าความเห็นแตกต่างเป็นหลายแนว อาจวนถามเป็นรอบที่ 2-3 แล้วค่อยสรุป
ประธานที่ดี อย่าลืม...เวียนถามความเห็นทีละคนนะครับ(อาจกำหนดเวลาให้คนละเท่า ๆ กัน) ดร.สุพักตร์ เคยเจอวิธีการนี้ จากการประชุมร่วมกับศาสตราจารย์ ดร.พจน์ หลายครั้ง .ท่านเชื่อหรือไม่ เราต้องคอยตั้งใจฟัง(เพราะจะรู้สึกอาย หรือไม่สบายใจ ในกรณีที่เราจะต้องตอบแบบคลุมเครือ) กรรมการก็ควรจะศึกษาประเด็นหารือล่วงหน้า และเตรียมคำตอบไว้ก่อน โดยจัดพิมพ์ไว้อย่างดี เพื่อตอนตอบต่อที่ประชุมจะได้ตอบอย่างกระชับ ได้ใจความชัดเจน.....
4) ลดเวลาในการประชุมในวาระแจ้งเพื่อทราบ และใช้เวลาส่วนใหญ่เพื่อเรื่องหารือ/เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
5) เปิดห้องสนทนา/ปรึกษาหารือผ่านเว็บไซด์(ห้อง V.I.P) กำหนด Log in เข้าได้เฉพาะกรรมการเท่านั้นซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการหารืองานล่วงหน้า หรือในบางเรื่องก็สามารถหาข้อยุติได้โดยไม่ต้องหารือในห้องประชุมปกติอีก
6) ตกลงและจัดทำกำหนดการประชุมเป็นรายปี จะประชุม กี่ครั้ง วันใดบ้าง ทั้งนี้ สถานที่ อาจเวียนไปตามโรงเรียนต่าง ๆ (ในกรณีที่เป็นกรรมการเขตพื้นที่การศึกษา) จะได้ถือโอกาสเยี่ยมชม หรือเยี่ยมนิเทศโรงเรียนไปในตัวด้วย
ขอบคุณมากครับ นับว่าเป้นประโยชน์มากทีเดียว และประสบการณ์ของผม ก็เห็นการประชุมที่ใช้เวลาไปกับเรื่องเพื่อทราบเยอะเลย วิธีการที่อาจารย์สรุปมาขออนุญาตนำไปใช้บ้างนะครับ
ต้องขอโทษ ดร.สุพักตร์ด้วยที่หยิบฉวย/คว้ามาเผยแพร่ในบล็อกตนเอง เพราะโดนใจตนเอง ก็เลยอยากกระจายแบ่งปันให้คนอื่นด้วย ซึ่งเรื่องนี้เป็นปัญหายิ่งใหญ่มาก ดังที่ผมเคยเขียนบทความเรื่อง "บรรยากาศการประชุม" ไว้นานแล้ว ถ้าเราได้ประธานเก่งๆการประชุมก็จะได้สาระ/ประโยชน์อย่างมากทีเดียว
เ ป็ น ตั ว อย่ า ง ที่ ดี มา ก น ะ ค ะ ดิ ฉัน จ ะ ข อ นำ มา เ ป็ น แ บ บ อ ย่ า ง บ้ า ง ข อ ข อ บ คุณ ค ะ ที่ ไ ด้ กรุ ณ า นำ ม า เ ผ ย แ พ ร่
ผมนำเรื่องนี้ไปเล่าต่อตอนสอนวิชานิเทศการศึกษา ได้รับความสนใจอย่างมากจากนักศึกษาที่ส่วนใหญ่เป็นผู้บริหาร ผมคิดว่าถ้าการประชุมมีความหมายและได้สาระ การปฏิบัติงานก็จะมีคุณภาพไปด้วย
สนใจที่จะวิจัยการพัฒนารูปแบบการบริหารหลักสูตรในสถานศึกษาขั้นพื้นฐาน อยากขอคำแนะนำด้วยค่ะ
มีตัวอย่างงานวิจัยเกี่ยวกับเรื่องนี้เยอะมาก ของคณะศึกษาศาสตร์ คณะครุศาสตร์ ลองไปค้นอ่านดู น่าจะดีกว่าข้อเสนอแนะของผมนะ
เคยได้อ่านบทความของอาจารย์หลายเรื่อง อยากขอแนวคิดหรือตัวอย่างวิจัยเชิงคุณภาพของศน.บ้าง จะเป็นพระคุณยิ่งค่ะ