ลปรร.การจัดทำแผนและการบริหารแผนจัดซื้อจัดจ้าง ฉบับที 6
จบจากกรณีศึกษา เราก็เริ่มการประชุมกลุ่ม โดยเจ้าภาพได้แบ่งจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมออกเป็น 3 กลุ่ม ชื่อกลุ่มคือ ใจซื่อ มือสะอาด และฉลาดซื้อ ได้ยินแค่ชื่อกลุ่มก็อยากเข้าร่วมแล้วล่ะคะ คนทำงานพัสดุจะมีอะไรน้อยไปกว่า ใจซื่อ มือสะอาด และฉลาดซื้อล่ะคะ เพราะทำงานทุกวันนี้ขาข้างหนึ่งก็เข้าไปอยู่ในคุกแล้ว ใคร ๆ ก็รู้......
ผู้เขียนได้อยู่กลุ่ม มือสะอาด (ก่อนเข้ากลุ่มเขาไล่ให้ไปล้างมือทุกคน เด๋วไม่สมกับชื่อกลุ่ม.....แหะ แหะ ล้อเล่น)
กลุ่มนี้ ส่วนใหญ่เป็นเด็กเพิ่งเข้ามาทำงานพัสดุ ที่เด็กสุดคือ มีอายุงานแค่ 1 เดือน ที่อายุงานมากสุดก็มีผู้เขียนกับคุณสุกัญญา จากกรมวิทยาศาสตร์การแพทย์ อายุงานกว่า 17 ปี เด็ก ๆ เขาก็เล่าเรื่องการเข้ามาทำงานพัสดุ แต่ไม่รู้จักแผน เพิ่งเคยเห็นหน้าตาของแผนจากกองคลัง กรมอนามัย เวียนให้ทำ ตอนแรกก็งง ไม่รู้จะถามใคร (ก็ต้องถามเจ้าของหนังสือเวียนสิคะ..) พี่ ๆ เขาทิ้งงานไว้ให้ก็กำลังสะสางอยู่ เลยยังไม่รู้ว่าประทับใจอะไรในเรื่องแผน
เราก็ได้เวียนกันเล่า จนถึงผู้เขียนซึ่งรับหน้าที่เป็น notetaker ร่วมกับคุณศรีสุดา เลยต้องวางมือจาก note มาเล่าเอง ของกองคลัง กรมอนามัย เรามีการจัดทำแผนไว้แล้วโดยคุณพรรณี เรามีการทำงานที่เป็นระบบมาก ๆ เพราะจะทำแผนได้ ต้องมีการสอบถามความต้องการไปยังฝ่ายต่าง ๆ โดยใช้รายการตามบัญชีวัสดุทั้งหมด ให้ฝ่ายเขากรอกข้อมูลว่าเขามีความต้องการอะไร เท่าไหร่ ในแต่ละไตรมาส ต้องการใช้อะไร เท่าไหร่ เสร็จแล้วก็รวบรวมมาตรวจสอบกับเอกสารการเบิกของปีก่อน ว่ามีการขอเพิ่มหรือลดลง ต่างจากเดิมมากหรือน้อย ถ้ามาก มากขึ้นเพราะอะไร บางฝ่ายก็จะบอกเหตุผลว่า มีจำนวนเจ้าหน้าที่เพิ่ม หรือมีโครงการต้องใช้เพิ่มขึ้น เราก็จะจดบันทึกไว้ ส่วนที่มีการขอน้อยลง ก็จะต้องมีเหตุผลว่าทำไมน้อยลง แล้วจะพอใช้หรือ เราไม่อยากจะจัดซื้อบ่อย ๆ บางฝ่ายก็บอกว่า มีการเก็บไว้ในสต๊อคฝ่ายบ้างแล้ว ปีก่อนยังไม่ได้ใช้ หรือมีการใช้น้อยลง ปีนี้เลยขอน้อยลง เราก็บันทึกไว้เช่นกัน
จากนั้นเราก็นำตัวเลขที่ได้มาคำนวนเป็นตัวเงินกรอกใส่ในแบบฟอร์ม excel เพื่อให้สามารถคำนวณได้ด้วย โดยจัดเป็นกรุ๊ปใหญ่ ๆ เช่น ปากกา ดินสอ ยางลบ เราก็จัดเข้าวัสดุสำนักงาน ผงหมึก ดรัม ก็จัดเข้าวัสดุคอมพิวเตอร์ ฯลฯ ใส่งบประมาณที่ต้องการใช้ เสร็จแล้วก็นัดกรรมการจัดทำแผนกองคลังเพื่อตรวจสอบการจัดทำแผนของเรา ถ้ากรรมการเห็นด้วย เราก็ทำบันทึกเสนอ ผอ. เพื่ออนุมัติการใช้แผนจัดซื้อจัดจ้างที่เสนอไป
มาถึงขั้นตอนการบริหารแผนฯ เวลาที่เรามีการจัดซื้อจัดจ้างในแต่ละเดือน ก็จะมีการกรอกข้อมูลในโปรแกรม เพื่อหักลบกับวงเงินที่ตั้งไว้ คอยตรวจสอบกับฝ่ายงบประมาณ ว่าเม็ดเงินมีเหลือเท่ากับแผนที่ทำไว้หรือไม่ ตอนนี้เหลือเงินพอกับแผนที่วางไว้หรือเปล่า ถ้าใกล้จะหมดงบที่ตั้งไว้ ก็จะต้องทำแผนปรับปรุง ผ่านคณะกรรมการ ขออนุมัติ ผอ. เพื่อปรับแผน เพื่อไม่ให้เกิดการซื้อจ้างปลายปี
ของกองคลัง กรมอนามัย จะมีเจ้าหน้าที่พัสดุคอยดูแลเรื่องแผนการจัดซื้อวัสดุ 3 คน แบ่งหน้าที่เป็น จัดซื้อ คุมบัญชีวัสดุ และคุมคลังวัสดุ ซึ่งจะต้องคอยประสานงานกันว่า ตอนนี้วัสดุในคลัง กับบัญชีตรงกันหรือไม่ มีปริมาณเพียงพอสำหรับการใช้งานในช่วงเวลาที่เหลือหรือไม่ หากต้องจัดซื้อ ยังอยู่ในแผนหรือเปล่า ถ้าเงินในแผนใกล้หมด ก็ต้องปรับแผนก่อนการจัดซื้อ
การจัดทำแผน ทำให้เราสามารถควบคุมการทำงานให้เป็นระบบ ให้รู้ว่าช่วงเวลาไหนต้องทำอะไร ทำให้ควบคุมการใช้งบประมาณได้มาก
ทุกงานต้องประสานงานกันเป็นอย่างดีเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ และประสิทธิผลอย่างที่ สตง.ได้บรรยายไว้
ขอจบการ ลปรร.การจัดทำแผนการจัดซื้อจัดจ้างเพียงเท่านี้ ได้เวลานอนแล้วค่ะ ยังไม่อยากเป็นช่วง ๆ
ความเห็น (5)
- ดีจัง ลปรร. เรื่องการทำงานแบบนี้
- กลับไป คนทำงานได้แนวทางไป อื้อ เลย
- ขอบคุณ ประเทศไทย นะคะ ... เออ โยงให้เกี่ยวหน่อยนะจ้ะ
เห็นฝีมือน้องปุ๊ก ดังคำชมของพี่เปี๊ยกไหมละ คุณลิขิต กองคลัง แน่มากๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆ
km plan กระจายเป็นพลุเลย ขอปรบมือให้ 100 ครั้ง
- โอ้ โห เจ๊เปี๊ยกลงทุน
- ปรบมือให้น้องปุ๊กกี้ เป็น 100 ครั้งเลยละ
- เยี่ยมจริงๆ
- เราปรบให้ตลอดกาลเลยจ้ะ
สวัสดีปีใหม่น้องปุ๊ก สงกรานต์ปี 2551 ไปเที่ยวไหนเอ่ย พี่อยู่บ้านเลี้ยงคุณยายทุกวัน แต่มีน้องๆๆๆๆมาขอให้รดน้ำขอพร จากแม่ทุกวัน รู้สึกสนุก มีความสุข แทนคนแก่ไปด้วยกันทั้งบ้าน
แต่น้องเดียว และแพรวสนุกที่สุด เพราะไปเล่นสงกรานต์ที่สีลม ไปหรือเปล่าคะ เห็นในทีวี คนหนาแน่นมาก ประปารวย คนเป็นสุข หนีร้อน เย็นชุ่มช่ำทั่วฟ้าแดนสยามไปเล้ยๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆ ขอชาวไทยจงเป็นสุขๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆๆ เถิด
สวัสดี คุณปุ๊ก ขอให้ส่ง ไฟล์ sop. การจัดซื้อ/จ้าง มาให้ตรวจหน่อย
โทร แล้ว เงียบไป คะ