ลปรร.การจัดทำแผนและการบริหารแผนจัดซื้อจัดจ้าง ฉบับที 4

ต่อไปเป็นการบรรยาย แนวทางการจัดทำแผน โดย สตง    - คุณสมศรี บัณฑิต

 

                ได้กล่าวชมวิทยากรว่ามีการเตรียมการทำแผนดีมาก แต่ที่สำคัญคือคนคีย์เข้าระบบก็สำคัญไม่แพ้กัน ต้องรับผิดชอบให้มาก ๆ

วันนี้จะมาอธิบายเรื่อง เกี่ยวกับการจัดทำแผนฯ ซึ่งเกี่ยวข้องกับ เงินแผ่นดิน

เงินแผ่นดิน คือ เงินของประชาชนทั้งชาติ เพราะฉะนั้นก็เป็นเงินของเราเหมือนกัน ก็ต้องมีการใช้อย่างระมัดระวังเช่นกัน พระบรมราโชวาท “การควบคุมและตรวจสอบเงินแผ่นดิน...........”

ในการปฏิบัติภารกิจให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการโดยใช้ทรัพยากรที่น้อยกว่าที่ควรหรือใช้ทรัพยากรตามปกติ เช่น การสร้างสะพาน 10 ล้าน วิธีหนึ่งคือใช้ 10 ล้าน อีกวิธีหนึ่งใช้ 9 ล้าน ถ้าเราใช้วิธีที่ 2 ก็จะทำให้ งปม.เหลือ 1 ล้าน เกิดประสิทธิภาพ คือเราได้สะพานสำเร็จ แต่ใช้เงินน้อยกว่า แต่ถ้าใช้ 10 ล้าน ก็เกิดประสิทธิผล ประสิทธิผล คือบรรลุเป้าหมายเท่านั้น แต่ไม่เกิดประสิทธิภาพ จะเกิดประสิทธิภาพคือต้องประหยัดงบประมาณ วัสดุใช้เหมือนกันหมดแต่ประหยัดได้ 1 ล้าน เกิดประสิทธิภาพ คือ บรรลุวัตถุประสงค์และประหยัดด้วย ถึงเป้าหมายเหมือนกันหมด ได้ใช้งาน ได้เกิดประโยชน์คุ้มค่า

การทำแผนและบริหารแผนอย่างมีประสิทธิภาพ

มีตัวอย่างจากการสร้างอาคารเรียนของ สปช แบบ 103 คือ สร้างอาคาร 1 ชั้น 105 สร้าง 3 ชั้น สมมติสร้าง 3 ชั้น ใช้ 3 ล้าน 4 ชั้น ใช้ 4 ล้าน แต่ รร.แห่งหนึ่งได้งบสร้างทั้ง 3 ชั้น และ 4 ชั้น เขาก็ส่งเอกสารมาที่ สตง. แต่เอกสารที่ส่งมาสามารถสร้างได้ 4 ชั้น ก็ไปตรวจดู พบว่า ผอ. รร.นี้ของบไว้ 4 ล้าน สร้าง 4 ชั้น เนื่องจากบริเวณจำกัด ถ้าสร้าง 3 ชั้นจะไม่เพียงพอต่อการเรียน แต่ได้งบมา 3 ล้าน จะสร้าง 4 ชั้นก็ไม่ได้เงินไม่พอ ผอ.ก็ไปหาลูกศิษย์ที่เป็นเจ้าของร้านวัสดุแล้วให้ดูว่ามีเงิน 3 ล้าน จะสร้าง 4 ชั้นได้หรือไม่ ลูกศิษย์ก็ว่าได้แต่ต้องไปบอกหัวคิวในจังหวัดให้ด้วย หัวคิว คือ เขาจะได้จัดสรรกี่ร้อยรายเมื่อได้งานก็จะต้องแบ่งเปอร์เซ็นต์ให้หัวคิว ซึ่งเป็นกลไกของนักการเมืองคนหนึ่งซึ่งจะรู้ว่าจะมีงบลงที่ จ.ไหนเท่าไหร่ เราก็ไปดำเนินการต่อ เพราะในเอกสารงปม.ต้องสร้าง 3 ชั้น ถ้ารอจะไม่ทันเปิดการศึกษาหน้า ก็ไปบอกกับ ผอ.ว่าจะเปลี่ยนแปลงไม่ได้ เพราะงบบอก 3 ชั้นจะสร้าง 4 ชั้นได้อย่างไร ผอ.ก็ได้ไปเดินเรื่องเองไปขอที่กระทรวงขอสร้าง 4 ชั้น ได้มีผู้เสนอราคาในวงเงิน 4 ล้าน 4 ชั้น มีลูกศิษย์ก็เข้ามาเสนอด้วยในวงเงิน 3 ล้าน 4 ชั้น ได้อาคารที่ดีรูปแบบตรงตาม spec มีความตั้งใจที่จะทำ มีความจริงใจ จะเห็นว่าเนื่องจาก ผอ. มีการทำงานที่เกิดประสิทธิภาพ ได้งานที่คุ้มค่าเกิดผลดีต่อส่วนรวม คนในจังหวัดก็ได้ส่งลูกหลานเข้ามาเรียนเป็นจำนวนมาก มีการช่วยเหลือวัสดุกระเบื้อง ต่าง ๆ อีกมากมาย

เรื่องที่จะบรรยายเป็นประกาศคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน เรื่องการจัดทำแผนซื้อจ้าง และวงจรพัสดุ การตรวจพบของสตง.และจุดอ่อนของระบบการควบคุมภายใน

ประกาศของ กตง มีผลบังคับใช้ปี 46 จะเล่าเรื่องความเป็นมา วัตถุประสงค์ หน่วยที่ต้องปฏิบัติตามแผน เงื่อนไขในการจัดทำแผน การตรวจอสบ ติดตามผลการปฏิบัติตามแผน สภาพบังคับ กรณีฝ่าฝืนไม่ปฏิบัติตาม

ความเป็นมา ถือมติ ครม.2536 เนื่องจากรองนายกฯ บุญชู โรจน์เสถียร ได้ดูผลการตรวจของ สตง เห็นว่าการบริหารจัดการงปม.ของส่วนราชการ จะมาจัดซื้อจ้างมากช่วงปลายปีงบประมาณ มีการกันเงินเหลื่อมปีเป็นจำนวนมาก ทำให้เกิดปัญหาการใช้จ่ายเงิน จึงกำหนดแผนจัดซื้อจัดจ้างเป็นวงเงิน เป็นการซื้อจ้างงบลงทุนเกิน 1ล้านบาท จึงให้ส่วนราชการและรัฐวิสหกิจให้รายงานต่อหัวหน้าส่วนราชการ แล้วรายงานปัญหาต่อหัวหน้าส่วนราชการ พบว่าหัวหน้าไม่ให้ความร่วมมือเท่าไหร่ แต่ไม่สำเร็จเท่าที่ควร จึงให้รายงานเป็นรายไตรมาส

ปัญหาการจัดทำแผนตั้งแต่ปี 36-45 ผู้บริหารไม่ให้ความสนใจ การปฏิบัติไม่ตรงตามระเบียบ ต่อมา มีรัฐธรรมนูญมากำกับให้ปฏิบัติตามระเบียบพัสดุ จึงเห็นว่าการทำแผนไม่ work จึงได้ทำเป็นประกาศโดยอาศัยอำนาจตามรัรฐธรรมนูญ สตงจะมี คตง.ดูแล วางนโยบาย ออกประกาศ ออกระเบียบ อำนาจตาม พรบ.2542 มาตรา 5 ว่าด้วยการตรวจเงินแผ่นดิน เรื่อง การจัดทำแผนจัดซื้อจัดจ้าง มีผลบังคับตั้งแต่ 1 มีค.

วัตถุประสงค์ เพื่อให้การบริหารงบประมาณของหน่วยรับตรวจ (ห.ส่วนราชการ ก. ทบวง กรม) เกิดประสิทธิภาพ การซื้อ จ้าง การจัดหาวัสดุให้มีประสิทธิภาพ ให้มีการปฏิบัติตามกฎระเบียบจัดซื้อจ้าง เสริมประสิทธิภาพ ประหยัด คุ้มค่า เกิดประโยขน์

หน่วยงานที่ต้องปฏิบัติ หน่วยงานอิสระ อปท. เดิมจะไม่กำหนดเรื่องเงินกู้ เงินอุดหนุน แต่ปัจจุบันรวมหมด ทั้งหน่วยงานย่อย กรม ศูนย์ ต้องจัดทำแผนเช่นเดียวกัน รัฐวิสาหกิจ หน่วยงานอิสระ องค์กรมหาชน และหน่วยงานอื่น ที่ ครม.กำหนดไว้

หน่วยรับตรวจที่ใช้เงินงบประมาณ เงินรายได้ เงินกู้ ต้องจัดทำแผนหมด มีการกำหนดวงเงิน

ครุภัณฑ์ 1 แสน สิ่งก่อสร้าง 2 ล้าน ระยะเวลาในการจัดทำแผน ต้องจัดทำทุกสิ้นปีภายในวันที่ 15 ตค. และต้องส่ง สตง.ภายในสิ้นเดือน ตค. การกำหนดส่งแผนให้ สตง. ถ้าเป็นส่วนราชการส่ง ตผ. ต่างจังหวัดส่ง สตง.ภูมเภาค ผู้รับผิดชอบคือ หัวหน้าส่วนราชการ รูปแบบตามประกาศ การติดตามและตรวจสอบการปฏิบัติตามแผน ผู้ที่จะตรวจสอบและติดตามผลอยู่ในตำแหน่งใด เป็นอำนาจหัวหน้าส่วนราชการ เมื่อมีการติดตามแล้วต้องส่งรายงานการตรวจสอบให้ สตง.ตามรูปแบบที่กำหนดท้ายประกาศ ของ คตง. การส่งรายงานผล ต้องส่งทุกไตรมาส ๆ ละ 1 ครั้ง คือ ภายใน 30 วันของไตรมาส ให้ สตง. ต้องจัดทำแผนตามประกาศของ คตง.ปี 2546

สภาพบังคับ ถ้าไม่ปฏิบัติจะเกิดการตรวจสอบ และพิจารณาแล้วเห็นว่าเกิดความเสียหายมีความผิดตาม พรบ.การบริหารราชการแผ่นดิน ว่าด้วยวินัยการคลัง จะมีขั้นตอนการพิจารณาเป็นโทษที่นอกเหนือจากวินัย จะเข้าทางวินัยการคลังของ คตง. การทำแผนไม่ถูกต้อง หรือทำแผนแล้วเกิดความเสียหาย อยากให้ระมัดระวังและรับผิดชอบในการจัดทำแผน ผู้มีหน้าทีรับผิดชอบการคีย์ ต้องมีหลักฐานการเบิกจ่าย ถ้าคุณทำเรียบร้อยแล้วให้ยกเลิกมือได้ แต่ถ้ายังไม่ชัดเจนให้ทำมือตาม เป็นหลักฐานการเบิกจ่ายไว้ เป็นหลักฐานการจัดหาพัสดุ

สตง.จึงได้แจ้งเรื่องยกเลิกมติ คตง. ตั้งแต่ 15 กย.46 ทั้ง 3 ฉบับ

                หน่วยรับตรวจ คือ หัวหน้าส่วนราชการ หัวหน้าหน่วยงาน

                วงจรของพัสดุ

1.             การกำหนดความต้องการ

2.             การจัดหา

3.             แจกจ่าย

4.             การควบคุมการเก็บรักษา

5.             การจำหน่ายจ่ายออก

การกำหนดความต้องการ ดูตามแผนการทำงาน ว่าต้องการวัสดุเป็นจำนวนเท่าไหร่คุณภาพอย่างไร เพื่อนำมาจัดทำแผนว่าปีนี้จะซื้อวัสดุอะไรบ้าง แผนใดต้องส่ง คตง. ครุภัณฑ์รายการละ 1 แสนบาท ก่อสร้าง 2 ล้าน แต่วัสดุก็ต้องจัดทำ ดูแผนงานโครงการแล้วนำมาทำแผนว่าต้องซื้ออะไร ถ้ายังทำข้อมูลใน GF ไม่ครบถ้วน ก็ต้องทำมือด้วย ว่ามีวัสดุอะไรเหลือเท่าไหร่ ซึ่งในระเบียบกำหนดชัดเจน แต่เราไม่เคร่งครัดที่จะทำ ถ้าไม่ทำก็จะเข้าระเบียบสภาพบังคับ อยากให้คำนึงถึงการจัดหาพัสดุ เพื่อจัดทำแผนได้ถูกต้องใกล้เคียงกับความจริง และเกิดประสิทธิภาพในการจัดทำแผน

                ทุกอย่างจะสำเร็จได้ต้องขึ้นกับตัวเรา ต้องรับผิดชอบงานในหน้าที่

ระบบข้อมูล จากบัญชีว่ามีบันทึกรับจ่าย มีค้างอยู่เท่าไหร่ ไม่ต้องซื้อให้สิ้นเปลือง ความต้องการต้องเป็นความต้องการจริง ถ้าใช้ประโยชน์ไม่ได้ก็ไม่ต้องไปซื้อ อาจจะไม่ได้ประโยชน์ตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด ไม่ซื้อล่วงหน้าแล้วเกิดการเสื่อมสภาพ เป็นหลักสำคัญ ถ้าเราตั้งใจจะทำต้องคำนึงถึงด้วย

                การจัดหา ต้องปฏิบัติตามหลักนิติธรรม หลักคุณธรรม หลักความโปร่งใส  (มีกลนโยบาย โปร่งใส ตรวจสอบได้) หลักการมีส่วนร่วม (สอบถามความต้องการของประชาชน การมีประโยชน์ต่อสาธารณชน ซึ่งการจะนำมาซื้อวัสดุนั้น สมเหตุสมผลหรือไม่ มีความรับผิดชอบต่อตนเองที่จะส่งเสริมให้เกิดประโยชน์ต่อส่วนรวม) หลักความคุ้มค่า (...........)

                การแจกจ่าย ต้องทำหลักฐานการจ่าย ผู้มีอำนาจอนุมัติการจ่าย ไม่ใช่หยิบไปเฉย ๆ การเข้าออกต้องมีหลักฐานทุกชิ้น เพื่อเป็นแนวทางการควบคุม

                การบำรุงรักษา ของที่ได้มาก็ต้องช่วยกันดูแลรักษา ทำความสะอาด รู้วิธีใช้ เก็บในที่ปลอดภัย ให้มีอายุการใช้งานยาวนาน เป็นส่วนหนึ่งที่เราต้องช่วยกันดูแล ของหลวงก็เป็นเงินของเรา ต้องใช้ประโยชน์ให้คุ้มค่า

                คงพอจะรู้ว่าเราจะบริหารพัสดุอย่างไร จัดทำแผนอย่างไร มีความต้องการใช้จริงหรือไม่ ในบัญชียังมีคงเหลืออยู่แต่มีการซื้อมาอีกเคยตรวจพบ อันไหนไม่ใช้ก็ไม่ต้องจัดหามามาก อาจจะหาวิธีให้หน่วยงานอื่น ที่มีความจำเป็นต้องใช้

                ข้อตรวจพบ มีการจัดหามาแล้วไม่ใช้ประโยชน์ อย่างคอมจะเปลี่ยนแปลงเร็วมาก สถานะการณ์ปัจจุบันเปลี่ยนแปลงไป ใน คตง.บอกว่าปรับแผนได้ แต่ต้องส่งภายใน 15 วันหลังจากอนุมัติ แล้วส่ง สตง.ภายใน 30 วัน

                เคยพบกรณี การสร้างระบบประปา อาศัยไฟจากชาวบ้าน สร้างมา 5 เดือน ยังไม่ใช้เพราะไปขอหม้อแปลงช้า สร้างเสร็จแล้วก็ใช้ไม่ได้ ติดต่อกันเป็นเดือน แต่กรรมการตรวจรับแล้ว ถามว่าตรวจยังไง ก็ใช้ไฟจากชาวบ้าน ก็ท้วงไปว่าทำเสร็จแล้วไม่มีไฟใช้ไม่ได้ ก็ตรวจไม่ได้ เป็นความรับผิดชอบของผู้รับเหมาต้องไม่รับงานถือว่าใช้ไม่ได้ ต้องดูว่าในหมู่บ้านระบบ สาธารณูปโภคพร้อมหรือยัง ไม่ใช่ไปสร้างแล้วไม่ได้ใช้ อย่างเช่นปั๊มน้ำสนิมกินหมด

                ข้อสังเกตุ

                การจัดสร้างโดยวิธีพิเศษโดยไม่มีเหตุผลสนับสนุนเพียงพอ เช่นปลายปี งปม. มีการซื้อโต๊ะเข้าห้องประชุม ไม่มีเหตุผลที่จะต้องมารีบซื้อปลายปี คุณก็ทำเอกสารสอบราคา ประกวดราคา ก่อนได้ ถ้ายังไม่ได้รับอนุมัติก็ทำเอกสารไว้ก่อน จัดทำตามขั้นตอนของระเบียบไม่ใช่รอเงินอนุมัติแล้วทำแล้วมาใช้วิธีพิเศษ ไม่ถือเป็นการเร่งด่วน

                การคำนวณราคากลางไม่ถูกต้อง อย่างพอดูแบบแปลนพิมพ์เขียว กำหนดเข็ม 100 ต้น แต่จริง ๆ ทำ 50 ต้น ถ้าเราเป็นกรรมการกำหนดราคากลางก็ต้องดูรูปแบบว่ากำหนดไว้เท่าไหร่ คำนวนออกมาตรงกันหรือไม่

                ไม่มีการทำรายงานขอซื้อขอจ้าง ไม่มีเหตุผลความจำเป็น

                จัดซื้อพัสดุไม่ตรงตามข้อกำหนด เน้นเรื่องความโปร่งใส หลักคุณธรรม หลักนิติธรรม

                ทำสัญญาไม่รัดกุม จ่ายเงินล่วงหน้า 30% ให้ผู้รับเหมา ซึ่งระเบียบพัสดุไม่ให้จ่ายล่วงหน้า ถ้าจำเป็น ต้องจ่าย จ่ายได้ 15% เท่านั้น การจ่ายเงินงวด กำหนดไม่สัมพันธ์กับเนื้องาน เช่น งวด 2 เอาเนื้องานงวด 3 มาจ่าย มาบอกว่ากำหนดผิด งานสลับกัน อยากให้ระมัดระวังเรื่องนี้ด้วย

                กรรมการตรวจรักบารจ้างไม่ถูกต้องครบถ้วน ระบบประปา มีไฟแต่เป็นของเอกชน กรรมการไม่สังเกตุว่าหม้อแปลงยังไม่มีแล้วใช้งานได้อย่างไร

                ขั้นตอนการดำเนินการจัดหาไม่ถูกต้อง เช่น ให้ส่งไปให้ผู้มีอาชีพให้มากที่สุดก็ไม่ส่ง ให้ติดประกาศที่ สนง.ก็ไม่ติด

                ไม่ทำบัญชีรับจ่ายพัสดุ ทำให้ไม่รู้ปริมาณที่ต้องการ ไม่รู้ว่าตรงไม่ตรง เหมือนกับไม่ทำเลย ไม่ตรงก็ต้องหาเหตุ

                สถานที่เก็บไม่รัดกุม สูญหายง่าย

                สำรวจพัสดุประจำปี ไม่รายงานต่อหัวหน้าส่วนราชการเพื่อจำหน่ายจ่ายออก ไม่ตั้งกรรมการว่าซ่อมใช้ได้ หรือซื้อใหม่คุ้มกว่า

                จุดอ่อนของการจัดหาพัสดุ หรือระบบควบคุม มีการแทรกแซงจากทางการเมือง เช่น การจัดซื้อของกระทรวง ที่ไม่เป็นไปตาม Spec ต้องหยุดไป ต้องยึดหลักตามระเบียบ ผู้บริหารสนับสนุน การปฏิบัติไม่ถูกต้องก็ต้องลงโทษตามควร

                ยึดหลักความรับผิดชอบของเรา ต้องรู้กิจกรรมการจัดหาพัสดุมีความเสียงตรงไหน มีผู้ควบคุม

                การแต่งตั้งผู้รับผิดชอบ อาจตั้งให้ผู้ไม่มีความรู้ความชำนาญมาเป็นผู้ควบคุม ไม่เลื่อนผู้มีความสามารถ

                ความซื่อสัตย์สุจริตเป็นสิ่งสำคัญ ต้องรักษาไว้ให้ดี อย่าให้บกพร่อง

                ถ้าไม่ทำแผนก็จะไม่รู้ว่แผนที่จะจัดหาในรอบปีมีอะไร ปริมาณหรือเวลาที่ต้องการหรือเวลาที่จะทำจะไม่มีหลักยึดเพราะจะทำให้งานเดินไมได้ดีเท่าที่ควร ไม่เกิดประสิทธิภาพ

                ไม่มีการติดตามรายงนผล ตามแนวปฏิบัติที่กำหนด

                สิ่งสำคัญที่เราควรจะปฏิบัติให้มีประสิทธิภาพคือ การทำงานร่วมกัน การพูดคุยกัน การสนับสนุนจากผู้บริหาร

[เพื่อนร่วมทาง]

• สรุปดีจัง
• สิ่งสำคัญที่เราควรจะปฏิบัติให้มีประสิทธิภาพคือ "การทำงานร่วมกัน การพูดคุยกัน การสนับสนุนจากผู้บริหาร"
• เพราะว่า ถ้าแผนไม่ยืดหยุ่นตามสถานการณ์จริง ผลงานก็คงไม่เป็นเลิศนะคะ

[pannee]

การแบ่งปัน การแลกเปลี่ยน การเกื้อกูล การ

มีส่วนร่วม ถือเป็นการทำงานร่วมกัน เวลามีปัญหา ก็พูดคุยกัน ว่ามันจะสำเร็จได้อย่างไร ทุกอย่างจะง่าย แก้ปัญหาได้ ด้วย storytelling นั่นเอง .....ง