สิ่งที่ประชาสัมพันธ์ต้องเตรียมเมื่อเชิญสื่อมวลชนเข้ามาถ่ายทำข่าวในหน่วยงาน คือ ข่าวแจก นอกจากจะเป็นการอำนวยความสะดวกด้านข้อมูล ยังสามารถป้องกันการผิดพลาดของข้อมูลได้

          ความที่ตนเองวนเวียน  อยู่กับการเขียนข่าวจนเห็นเรื่องปกติปฏิบัติ  ลืมนึกไปว่าสำหรับผู้ที่ไม่ได้ปฏิบัติงานด้านประชาสัมพันธ์จะนึกภาพการทำงานไม่ออก  และได้รับการสอบถามเกี่ยวกับการเขียนข่าว  การเตรียมตัวเมื่อต้องเชิญสื่อมวลชนมาทำข่าวในหน่วยงานเสมอ ๆ เลยคิดว่าหากจะบันทึกเรื่องราวดังกล่าวไว้สักนิดก็คงจะดี                               

          ในยุคที่มีการแข่งขันทางด้านประชาสัมพันธ์สูงเช่นในปัจจุบัน  ทุกหน่วยงานต้องการเผยแพร่ข่าวสาร  กิจกรรมของตนเองออกสู่สาธารณชนได้รับทราบความเคลื่อนไหว  ความก้าวหน้า  และเป็นการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับหน่วยงาน  และแน่นอนที่สุดหลายหน่วยงานมีการเชิญสื่อมวลชนเข้าถ่ายทำข่าวกิจกรรมในโอกาสต่าง ๆ  แต่สิ่งที่ประชาสัมพันธ์ของหน่วยงานจะต้องจัดเตรียมนอกเหนือจากการเตรียมข้อมูลให้ผู้บริหารก่อนการแถลงข่าว  จัดเตรียมสถานที่  เอกสารเพิ่มเติมต่าง ๆ แล้ว  ควรเตรียมข่าวแจกซึ่งเป็นเนื้อหาเรื่องราวเกี่ยวกับกิจกรรมที่จัดขึ้นเตรียมไว้ให้สื่อมวลชนด้วย                               

          หลายท่านบอกว่าเตรียมเป็นข้อมูลคำกล่าวเปิด  คำกล่าวรายงาน  โครงการไว้ให้  เพื่อที่ผู้สื่อข่าวจักได้นำไปเขียนเอง  สิ่งเหล่านั้นสามารถจัดเตรียมไว้ให้ได้เช่นกันเพื่อเป็นข้อมูลเสริม  แต่สิ่งควรมีคือข่าวแจก  เพราะสามารถป้องกันข้อมูลข่าวสารที่ผิดพลาดได้  

          มีหลายครั้งที่ผู้สื่อข่าวที่เข้ามาทำข่าวในหน่วยงานป้าเม้ามักจะกล่าวกันว่า  “ดีจังเลย  พี่เตรียมไว้ให้ผมพร้อมเลย  ผมไม่ต้องไปนั่งเขียนอีก”  (ไม่ทราบว่าป้อนลูกยอกันหรือเปล่า  แต่ก็ยินดีรับเพราะเป็นคนชอบยอ อิอิอิ)                                

          ดังที่ป้าเม้าได้เคยบันทึกไว้ในตอนเขียนอย่างไรให้เป็นข่าว และเขียนข่าวนั้นไม่ยาก...แต่ที่ยาก...    อ่านได้ที่นี่ www.gotoknow.org/blog/333999/130790 

และที่นี่  www.gotoknow.org/blog/333999/58595  อีกด้วยค่ะ