ก่อนจะถึงวันจัดโครงการฯ เฮ้อ...

 

ได้ฤกษ์ดีมีชัย วันที่ 9-10 กุมภาพันธ์ 2551 แล้วนะคะที่พวกเราชาว DSS@MSU จะสร้างทายาทในการผลิตสื่อเพื่อเพื่อนอีกค่ะ

วันนี้ขอ BAR ไว้เพื่อเตือนตัวเองนะคะ  เนื่องจากครั้งนี้มีการตีกลับเพื่อปรับงบประมาณตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม การจัดงานและการจัดประชุมระหว่างประเทศ พ.ศ. 2549  เพราะเดิมที่จะใช้ระเบียบเงินรายได้ของการจัดกิจกรรมนิสิต มาตลอดค่ะ  แต่ทางงานคลังของมหาวิทยาลัย  แจ้งมาว่าบางรายการเบิกไม่ได้  ( แม้ว่าทางกองกิจการนิสิต จะอนุมัติแล้ว  แต่ถ้าไม่เข้าระเบียบไหนก็จ่ายไม่ได้ค่ะ )

ต้องขอขอบพระคุณคุณปวริศา และคุณอินทิรา งานการเงินมากๆเลยนะคะ   โดยเฉพาะคุณปวริศา แม้ว่าจะไม่ได้ร่วมงานกันเหมือนเดิมแต่ยังมีความห่วงใยและปรารถนาดีให้กันเสมอๆ ขอบคุณจ้าน้องตุ๋ย

 

เพื่อจะเป็นประโยชน์กับการจัดโครงการต่างๆนะคะ  อิอิ

 ด้านเอกสาร

  1. ตรวจสอบการอนุมัติเปิดใช้เงิน  เนื่องจากหมวดเงินของ DSS@MSU เป็นหมวดงบประมาณแผ่นดินที่แยกต่างหากจากงบประมาณอื่นๆของกองกิจการนิสิต 
  2. เสนอโครงการ ขออนุมัติ
  3. บันทึกขออนุมัติโครงการผลิตสื่อ
  4. บันทึกขอลงนามคำสั่งคณะกรรมการผลิตสื่อ
  5. คำสั่งกรรมการผลิตสื่อ
  6. บันทึกขอลงนามคำสั่งปฏิบัติงานนอกเวลาราชการผลิตสื่อ
  7. คำสั่งปฏิบัติงานนอกเวลาราชการผลิตสื่อ
  8. บันทึกขออนุมัติค่าปฏิบัติงานนอกเวลาราชการผลิตสื่อ
  9. บันทึกขอลงนามหนังสือเชิญ อ.รักศักดิ์
  10. หนังสือเชิญ อ.รักศักดิ์  ชัยรัญจวนสกุล โรงเรียนสอนคนตาบอดกรุงเทพฯ  ( เป็นผู้มองไม่เห็น )
  11. บันทึกขอลงนามหนังสือเชิญ อ.เฉลิมพร
  12. หนังสือเชิญ อ.เฉลิมพร  นันตาเรือน โรงเรียนการศึกษาคนตาบอดร้อยเอ็ด  ( เป็นผู้ที่มองไม่เห็นเช่นกัน )
  13. ขอห้องพักรับรองสำหรับวิทยากร

 เมื่ออนุมัติออกมาแล้ว

  1. ยืมเงินทดรองจ่าย
  2. แผ่นปลิวประชาสัมพันธ์และลงข่าวเวบ
  3. ส่งหนังสือเชิญทางไปรษณีย์
  4. ทำเกียรติบัตร
  5. ออกหนังสือเชิญประชุมทั้งคณะกรรมการและ ชมรมเพื่อนแก้ว
  6. สั่งซื้อวัสดุจากศูนย์หนังสือ
  7. สั่งอาหารและอาหารว่าง จากหน่วยโภชนบริการ
  8. สั่งทำป้ายผ้าประชาสัมพันธ์จากน้องงานอาคารฯ
  9. เชิญอาจารย์ปริญดา  ภาคหลักสูตรและการสอน
  10. เตรียมแฟ้มเอกสารประกอบการอบรม
  11. แจ้งนิสิตพิการทางสายตาและอาสาสมัครที่เกี่ยวข้อง
  12. เตรียมเอกสารสำคัญสำหรับการเบิกจ่าย  แยกเป็นรายหมวดตามงบประมาณในโครงการ

 

จากนั้นโทรศัพท์

1.      ประสานกับวิทยากรและส่งหนังสือเชิญ pdf  ไปก่อนทางe-mail หรือ msn 

2.      ประสานการเดินทางกับวิทยากร

3.      มอบหมายการต้อนรับวิทยากร  การรับรองด้วย

 

การเตรียมความพร้อมของเครื่องคอมพิวเตอร์และสถานที่

1.     แบบฟอร์มขอใช้สถานที่  ( ห้องประชุมกองกิจการนิสิต)

2.     ขอยืมโปรเจคเตอร์

3.     เตรียมsoftware ต่างๆที่ใช้ในการฝึกอบรม

4.     เตรียม  hardware เช่น  เครื่องปริ้นท์อักษรเบรลล์ทั้งสองตัว  เครื่อง PTR II

 

มีอะไรอีกน๊า.....

ติ๊กต่อกๆ ...

 

ลืมไปๆ  ( ครั้งที่ 1 )

  1. หนังสือเชิญประธานพิธีเปิด
  2. คำกล่าวรายงาน
  3. คำกล่าวเปิด

 

ลป..ลืมไป (ครั้งที่ 2)

เตือนตัวเองไว้อีกนิด 

เรื่องการยืมเงินทดรองจ่ายในการจัดกิจกรรมนะคะ   เนื่องจากงบประมาณของ DSS@MSU เป็นงบประมาณเงินแผ่นดิน  ซึ่งมีระเบียบและขั้นตอนมาก  จึงใช้เวลามากกว่างบประมาณเงินรายได้ ประมาณ 3-5 วันทำการปกติ  นับจากกองคลังรับเรื่องแบบไม่มีการแก้ไขปรับปรุง

ดังนั้นการเตรียมการณ์และติดตามเรื่องระบบการเงินต้องเกาะติดนะคะ  เผื่อว่ามีอะไร  ที่ไม่คาดฝัน  จะได้ดำเนินการแก้ไขได้ทัน  เช่น  ครั้งนี้แม้เราจะทำการตามกำหนด  คือส่งตั้งแต่วันจันทร์  แต่เนื่องจากช่วงนี้ทางกองคลังต้องออกรับการรายงานตัวนิสิตใหม่  ที่อาคารพลศึกษา  จึงทำให้เกิดในลักษณะของขั้นตอนเวลาไม่เหมือนทำการปกติ

โชคดีที่ได้รับความเมตตาและคำแนะนำจากผู้ใหญ่หลายๆท่าน ให้ทำเรื่องยืมเงินเข้าไปใหม่ (หาคนยืมใหม่ด้วย) เป็นลักษณะการยืมเงินทดรองของเงินรายได้มหาวิทยาลัยก่อน  (ซึ่งดำเนินการได้รวดเร็วกว่า)แล้วเมื่อเงินยืมทดรองจ่ายของเงินแผ่นดินออก  จึงนำมาทดแทนกันค่ะ

ขอบพระคุณค่ะ

 

ยังมีอีกคือ ( ครั้งที่ 3 )

  • ปกติการจัดจ้าง ผู้ให้บริการ อาหารและอาหารว่าง  นั้นงบประมาณแผ่นดินจะต้องใช้บริการของหน่วยงานของมหาวิทยาลัย  คือ หน่วยโภชนบริการ  เท่านั้น

แต่ครั้งนี้เนื่องจากตรงกับวันดี ( อิอิ ใครๆก็จัดกิจกรรมเนอะ  ขนาดกองกิจการนิสิตเองยัง ชนกันกับงานใหญ่ ระดับเครือข่ายของกลุ่มงานกิจกรรมนิสิตเลย ) หน่วยโภชนบริการ  ติดงานกีฬาส่งเสริมการศึกษา  จึงไม่สามารถรับงานจัดเลี้ยง-อบรม ได้ 

ฝ่ายเลขาฯ (เรานี่แหละ )จึงต้องทำบันทึกขออนุมัติจัดจ้างร้านอาหารเอกชน  โดยชี้แจงเหตุผลดังกล่าวก่อน  เพื่อเป็นเอกสารประกอบการเบิกจ่ายหมวดค่าอาหารและอาหารว่าง นะคะ

  • เกี่ยวกับเอกสารประกอบการอบรม  เนื่องจากครั้งนี้เป็นโปรแกรมใหม่  คู่มือจึงมีรายละเอียดมาก เล่มแรก 85 หน้า เล่มที่สอง 54 หน้า  และการติดตามขอไฟล์จากวิทยากรล่าช้า  การทำเอกสารและเข้าเล่มจึงไม่สามารถใช้บริการของศูนย์หนังสือมหาวิทยาลัยได้ทันตามเวลา  เพราะใช้ 55 ชุด

จึงต้องทำบันทึกของอนุมัติจ้างเข้าเล่มเอกสารจากร้านเอกชน  ด้วยนะคะ  ทั้งนี้ทั้งนั้น  ต้องกันงบจากงบส่วนค่าวัสดุอุปกรณ์ในการจัดโครงการ  ครั้งนี้เราจึงตัดการสั่งซื้อหมึกปรินท์ออก  เพื่อกันไว้เป็นค่างจ้างเข้าเล่มค่ะ

และจากการได้พูดคุยกับวิทยากร  ได้รับคำแนะนำว่า  "ทำไมพี่หนิงไม่ทำเป็น CD แจกเลยหละครับ  ประหยัดกว่าตั้งเยอะ ไม่ต้องใช้กระดาษ" 

เออ...เนอะ  ทำไมพี่ลืม  555 

ขอบพระคุณค่ะ