ก่อนที่เราจะได้รู้ในเรื่องของ mis เราก็ต้องรู้ถึงการไหลของสารสนเทศในการบริหารจัดการองค์กรก่อน เพราะการบริหารในแต่ละระดับต้องการสนเทศที่แตกต่างกัน ผู้บริหารระดับสูงต้องการสารสนเทศที่สรุปจากเงื่อนไขต่างๆ ทางธุรกิจ และต้องการสนเทศจากภายนอกองค์กรอีกด้วย เนื่องจากการบริหารระดับสูงต้องพยากรณ์วางแผนสำหรับเหตุการณ์ต่างๆ ในระยะยาว ดังนั้น ผู้บริหารระดับกลางต้องการสารสนเทศที่สรุปเป็นรายเดือนเพื่อพัฒนางบประมาณโครงการต่างๆ และประเมินผลการทำงานของหัวหน้างาน และในระดับหัวหน้างาน ต้องการสารสนเทศที่มีรายละเอียดที่เป็นปัจจุบันแบบวันต่อวัน หรือทันทีทันใด เพื่อให้การปฏิบัติงานในฝ่ายเป็นไปอย่างสะดวกและรวดเร็ว ดังที่กล่าวมาดังนั้น จะสรุปการไหลของข้อมูลได้ดังต่อไปนี้
- ผู้บริหารระดับสูง สารสนเทศภายในองค์กรทั้งแนวตั้งและแนวนอน ผู้บริหารระดับสูงต้องการสารสนเทศจากระดับล่างจากทุกฝ่ายและต้องการสารสนเทศจากภายนอกองค์กรมาช่วยในการตัดสินใจ
- สำหรับผู้บริหารระดับกลาง สารสนเทศจะไหลในแนวตั้งและแนวนอน ข้ามสายงานต่างๆ ตามบทบาทหน้าที่ของฝ่ายต่างๆ ภายในองค์กร
- สำหรับหัวหน้างาน สารสนเทศส่วนใหญ่จะไหลในแนวตั้งเป็นหลัก เนื่องจากหัวหน้างานต้องติดต่อสื่อสารกับผู้บริหารระดับกลาง และบุคลากรซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุมและบังคับบัญชา
เมื่อทราบในส่วนของการไหลของสารสนเทศภายในองค์การแล้ว ต่อไปเราจะต้องเข้าใจประเภทของระบบสารสนเทศที่ใช้ในการทำงาน ซึ่งนั่นหมายถึง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการด้วย (mis) ดังนั้นเรามารู้เรื่อง ระบบการจัดการสารสนเทศได้ดังต่อไปนี้
เป็นระบบที่ทำหน้าที่นำข้อมูลจากระบบประมวลผลรายการ (TPS) มาสรุปให้เป็นรายงานสำหรับผู้บริหารระดับกลาง เช่น รายงานสรุปยอดขายรายสัปดาห์ รายงานตารางการผลิตเป็นต้น
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
เป็นระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ทำงาน ผลิตรายงานสรุปที่มีรูปแบบและมีโครงสร้างที่เป็นมาตรฐาน ใช้สนับสนุนผู้บริหารระดับกลาง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการเป็นการใช้ฐานข้อมูลจากระบบของ TPS ที่ได้บันทึกข้อมูลในฐานข้อมูลไว้ก่อนแล้วระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการนำข้อมูลจากฐานข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ในการผลิตรายงานตามรูปแบบที่ได้กำหนดไว้แล้วล่วงหน้า โดยมีเนื้อหาที่แตกต่างกันไป ตามลักษณะธุรกิจ
สวัสดีครับ..... คุณแสงเทียนครับ....ผมสนใจเรื่องการไหลเวียนของข้อมูล .....อยากจะถามว่าสามารถปรับมาใช้ในองค์กรของผมได้หรือเปล่า เพราะทำเรื่องชุมชน แผนแม่บท และวิสาหกิจชุมชน ต้องการระบบการจัดเก็บข้อมูล และการนำข้อมูลมาใช้ กรุณาแนะนำด้วยครับ
ขอเสนอข้อมูเกี่ยวกับ ระบบสาระสนเทศเพื่อการบริหารเพิ่มเติม..
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร
สารสนเทศเพื่อการบริการ (Management Information System)หรือ MIS คือระบบบริหารที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องกา เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้งสารสนเทศจากภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งที่คาดว่าจะเป็นอนาคต นอกจากนี้ระบบเอ็มไฟเอสจะต้องให้สารสนเทศภายในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง
แม้ว่าผู้บริหารที่ได้รับประโยชน์จากระบบเอ็มไอเอสสูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบเอ็มไอเอสแล้ว จะเป็นระบบที่สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ผู้บริหารทั้ง 3 ระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยระบบเอ็มไอเอสจะให้รายงานที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้มและภาพรวมขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งสามารถควบคุมและตรวจสอบผลงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดี ขอบเขตของรายงานจะขึ้นอยู่กับลักษณะของสารสนเทศและจุดประสงค์ในการใช้งาน โดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบระยะเวลา รายงาตตามต้องการ หรือรายงานตามสภาวการณ์หรือเหตุปกติ ตัวอย่างรายงานที่ออกโดยระบบ MIS เช่น การวิเคราะห์การขายแยกตามพื้นที่ การวิเคราะห์ต้นทุน งบประมาณประจำปี การวิเคราะห์การลงทุน และตารางการผลิต เป็นต้น
คุณสมบัติของระบบเอ็มไอเอส
ลักษณะระบบของเอ็มไอเอสที่ดีสามารถสรุปได้ดังนี้
ระบบเอ็มไอเอส จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน
ระบบเอ็มไอเอส จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่างๆ ในองค์กร
ระบบเอ็มไอเอส จะช่วยให้ผู้บรหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ
ระบบเอ็มไอเอส จะมีความยืดหยุ่น และสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร
ระบบเอ็มไอเอส ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และกำจัดการใช้งานของบุคคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
ความแตกต่างของเอ็มไอเอสและ ดีพี
การใช้ระบบฐานข้อมูลร่วมกันของเอ็มไอเอส แทนการใช้ระบบแฟ้มข้อมูลแบบแยกกันของระบบดีพี ทำให้มีความยืดหยุ่นพอที่จะให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ
ระบบเอ็มไอเอสจะรวบรวมเก็บข้อมูลจากฝ่ายทำงานต่างๆ ขณะที่ระบบดีพีมีการใช้งานแยกจากกันในแต่ละฝ่าย
ระบบเอ็มไอเอส จะให้สารสนเทศสำหรับผู้บริหารทุกระดับ ในขณะที่ระบบดีพีจะให้ระดับปฏิบัติการเท่านั้น
สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ ส่วนมากจะได้รับการตอบสนองทันทีจากระบบเอ็มไอเอส ในขณะที่ระบบดีพีจะต้องรอให้ถึงเวลาสรุป (จากรายงาน)
ระบบการสนับสนุนการตัดสินใจ
ระบบการตัดสินใจ ( Decision Support Systems)หรือ DSS เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นจากระบบอ็มไอเอสอีกระบบหนึ่ง เนื่องจากผู้ที่มีหน้าที่ในการตัดสินใจจะสามารถใช้ประสบการณ์หรือใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้วในระบบเอ็มไอเอสของระบริษัท สำหรับการตักสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพในงานปกติ แต่บ่อยครั้งที่ผู้ตัดสินใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้บริหารระดับวางแผนบริหารและวางแผนยุทธศาสตร์ และเผชิญกับการตัดสินใจที่ประกอบด้วยปัจจัยที่ซับซ้อนเกินกว่าความสามารถของมนุษย์ที่จะประมวลผลเข้าด้วยกันได้อย่างถูกต้อง จึงทำให้เกิดการสนับสนุนการตัดสินใจ ซึ่งเป็นระบบที่สนับสนุนความต้องการเฉพาะของผู้บริหารแต่ละคน (made by order)
ในหลาย ๆ สถานะการณ์ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจมีหน้าที่ช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปได้อย่างสะดวก โดยอาจจะช่วยผู้ตัดสินใจในการเลือกทางเลือก หรืออาจมีการจัดอันดับให้ทางเลือกต่าง ๆ ตามวิธีที่ผู้ตัดสินใจจะเป็นระบบสารสนเทศแบบโต้ตอบได้ ซึ่งจะใช้ชุดเครื่องมือที่ประกอบขึ้นจากทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ เพื่อช่วยให้ผู้ตัดสินใจสามารถใช้งานได้ง่ายที่สุด เช่น การแสดงกราฟฟิกแบบต่าง ๆ หรือใช้ระบบจัดการฐานข้อมูล () เป็นต้น นอกจากนี้ ยังมีการใช้โมเดลการวางแผนการทำนาย รวมทั้งการใช้ภาษาในการซักถามที่ใกล้เคียงกับภาษามนุษย์ หรือแม้แต่ระบบปัญญาประดิษฐ์ เพื่อให้บริหารสามารถเรียกใช้สารสนเทศที่ต้องการได้ โดยไม่จำเป็นต้องขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญเลย
คุณสมบัติของระบบดีเอสเอส
ลักษณะของระบบดีเอสเอสที่ดีสามารถสรุปได้ดังนี้
ระบบดีเอสเอสจะต้องช่วยผู้บริหารในกระบวนการตัดสินใจ
ระบบดีเอสเอสจะถูกออกแบบมาสามารถเรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบกึ่งโครงสร้างและแบบไม่มีโครงสร้างแน่นอนได้
ระบบดีเอสเอสจะต้องสามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ทุกระดับแต่จะเน้นที่ระดับวางแผนบริหารและวางแผนยุทธสาสตร์
ระบบดีเอสเอสจะมีรูปแบบการใช้งานเอนกประสงค์ มีความสามารถในการจำลองสถานการณ์ และมีเครื่องมือในการวิเคราห์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำการตัดสินใจ
ระบบดีเอสเอสจะต้องมีระบบโต้ตอบกับผู้ใช้ได้ สามารถใช้งานได้ง่าย ผู้บริหารต้องสามารถใช้งานโดยพึ่งความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญน้อยที่สุดหรือไม่ต้องพึ่งเลย
ระบบดีเอสเอสสามารถปรับตัวให้เข้ากับข่าวสารในสภาพการณ์ต่างๆ
ระบบดีเอสเอสต้องมีระบบกลไกช่วยให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
ระบบดีเอสเอสต้องสามารถติดต่อกับฐานข้อมูลองค์กรได้
ระบบดีเอสเอสต้องทำโดยไม่ขึ้นกับระบบทำงานตามตารางเวลาขององค์กร
ระบบดีเอสเอสต้องมีความยืดหยุ่นพอที่จะรองรับรูปแบบการบริหารต่างๆ
ความแตกต่างของระบบดีเอสเอสและเอ็มไอเอส
ระบบเอ็มไอเอส จะถูกออกแบบเพื่อจัดการเฉพะกับผู้ที่มีปัญหาที่มีโครงสร้างเท่านั้น ในขณะที่ระบบดีเอสเอถูกออกแบบให้สามารถจัดการกับปัญหาแบบกึ่งมีโครงสร้าง หรือแบบไม่มีโครงสร้างแน่นอน
ระบบเอ็มไอเอส จะถูกออกแบบและสร้างขึ้นเพื่อสนับสนุนงานที่แน่นอน เช่น ระบบบัญชี การควบคุมสินค้าคงคลัง
ระบบเอ็มไอเอสจะให้รายงานหรือสารสนเทศที่สรุปออกมากับผู้ใช้ ในขณะที่ระบบดีเอสเอสจะโต้ตอบโดยทันที
ในระบบไอเอ็มเอส ผู้ใช้ไม่สามารถขอให้ระบบสนับสนุนสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจที่ต้องการเป็นการเฉพาะ หรือในรูปแบบที่เฉพาะตัว แต่ในระบบดีเอสเอส ผู้ใช้สามารถกำหนดได้เอง
ระบบเอ็มไอเอศจะให้สารสนเทศที่เป็นประโยชน์สูงกับผู้บริหารระดับกลาง ในขณะที่ระบบดีเอสเอสจะให้สารสนเทศที่เหมาะกับทั้งผู้บริหารระดับกลางและระดับสูง