ลปรร. มสช. กับกรมอนามัย (6) ประสบการณ์ AAR คุณอ้วน

 

คุณอ้วน ฉัตรลดา ค่ะ ... สังคมอุดมปัญญา 1 ใน KM Team กรมอนามัย ซึ่งตอนนี้ออกแนะนำตัวให้ชาวกรมอนามัยได้รู้จักกันแล้วมากมายหลายเวที มาเล่าประสบการณ์ AAR เล่าสู่กันฟังค่ะว่า

• ก่อนที่จะใช้เครื่องมืออะไร ต้องมีที่มาที่ไป ไม่ใช่อยู่ๆ จะใช้เครื่องมือตัวนี้เลย
• มันเหมือนตัวจัดการความรู้ คือ หลักการจริงๆ คือ ทำอย่างไรให้คนมีความรู้ดีขึ้น ได้ประโยชน์ และไปใช้ในการทำงานได้ นี่คือ concept
• เพราะฉะนั้น ตัวเครื่องมือหรือะไรก็ตามที่เราจะนำออกมาใช้ ต้องทำให้คนได้เกิดการเรียนรู้ มีความสุข และเกิดการพัฒนา
• ตัว AAR ก็เหมือนกัน ถ้าเราจะใช้ ทีมเราต้องมีการคุยกันก่อน ว่าจะใช้เครื่องมือตัวนี้เพื่อพัฒนางาน และทำให้คนมีความสุข ทำให้คนมีใจในการทำงานกับทีมนั้น ก่อนที่จะใช้เครื่องมือนี้ คือ เราจะ clear กันก่อน
• แล้ววิธีการทำ AAR ไม่ใช่เป็นวิธีการ Feedback โดยไม่มีข้อเสนอแนะ ก็คือ จะต้องมีกระบวนการที่จะหล่อหลอม หรือเปิดใจกันก่อน คุยกับทีมก่อนว่า ไม่ได้ถือว่าเป็นการ defend ขอให้ทุกคนได้บอก ไม่ได้พุ่งเป้าไปที่งานของคนคนนี้ แต่มองในภาพของเป้าหมายขององค์กรเป็นหลัก
• ... และทุกคนก็ถอดหมวก และทำจิตให้ว่างว่า ขณะนี้ก็คืองานของเราด้วยกัน ทุกคนเป็นทีมงานเดียวกัน ไม่ใช่งานของนาย ก นาย ข ไม่งั้นคนๆ นั้นจะมีความรู้สึกว่า โดนโจมตี ว่า ไม่ได้เตรียมงานตามที่ plan ไว้ คนนั้นไม่ดีสิ คนนี้ไม่ดีสิ คนนั้นก็จะถูกโจมตี ก็ไม่สบายใจ ว่า ฉันเตรียมอย่างดี ทำอย่างดีแล้ว มันจะเกิดกลายเป็นการ Defend
• เพราะฉะนั้น เรามาคิดกันว่า ติดข้ออะไรที่ทำให้ไม่เป็นไปตามความคาดหวัง ก็จะเป็นกลางๆ ไม่ต้องไป blame คนที่ทำ มันไม่เป็นตรงนี้เพราะอะไร อะไรที่มันเกินคาด อะไรที่ขาด และเราจะพัฒนาต่ออย่างไร คือ การใช้กลุ่มเพื่อการพัฒนา
• ตอนแรกก็จะเป็นอย่างนี้ละค่ะ มาว่าคนที่เป็นเจ้าของโครงการเกิด conflict กัน
• เพราะฉะนั้น พี่ก็ให้ความสำคัญกับการ clear และทีมก็ต้องสร้างสัมพันธภาพกันก่อน ไม่ใช่ว่า อยู่ๆ ไม่รู้จักกันเลย
• และมาใช้กิจกรรมนี้ มันก็จะยาก เพราะว่าก่อนจะใช้กิจกรรมนี้ ตลอดทั้งวัน และมาทำ AAR นี่ คนก็เริ่มคุยกันนะ และก็มีกิจกรรมหลากหลายมาก่อน ถ้าไม่รู้จักกันแล้วมาทำ AAR คงตีกันแน่

อีกเรื่องหนึ่งของ AAR คุณอ้วนบอกว่า

• คำถามยอดฮิตของ AAR ก็จะมีว่า
• ... AAR นี่เห็นแต่ชื่นชมกันเน๊าะ มาบอกว่า ทำ AAR เพื่อพัฒนางาน ก็มีแต่ชมกันอยู่อย่างนั้นละ Microsuccess อย่างนั้นอย่างนี้ แล้วมันจะพัฒนางานกันอย่างไร
• ก็บอกว่า
• ภายใต้สิ่งที่ดี ที่มันเกิดขึ้น ก่อนที่คุณจะมาดีอย่างนั้นได้ มันต้องผ่านอะไร
• มันเปรียบเหมือนกับการถอดบทเรียนเล็กๆ คือ ระหว่างทางเดินที่พาเราไปสู่ความสำเร็จนี้ ตรงนั้น สิ่งที่คุณต้องเก็บมา คือ มันผ่านขวากหนามอะไร และคุณจัดการมาได้อย่างไร จนมาถึงวันนี้ และส่วนหนึ่งที่ยังจัดการไม่ได้ คุณจะไปทำอย่างไรต่อ เพื่อให้ขวากหนามนั้นลดลง
• แต่ว่าข้อจุดอ่อนของเรา ของกรมฯ เองก็ยังมี อย่างที่บอกว่า AAR กันแล้วว่าจะทำอย่างนี้ Note taker ก็จดไป พอจดไปแล้ว ออกจากห้องประชุมก็จบ พอโครงการใหม่มา มันผิดซ้ำซาก ไม่ได้เอาผลบทเรียนนั้นมาใช้
• อันนี้เป็นจุดที่ทุกคนต้องมาถกกัน ให้เห็นความสำคัญตรงนี้ ต้องมีระบบการติดตาม และการถอดบทเรียน คือไม่ใช่จากทำผิดซ้ำซาก เราต้อง clear กันตั้งแต่แรกในเรื่องต้องพัฒนางาน
• ประเด็นที่เราได้จากการประชุมที่เราต้องพัฒนาตรงนั้นตรงนี้
• ... เราต้องเอาตรงนั้นมาทำ Action plan ต่อ เพื่อที่จะบอกว่า ครั้งต่อไปที่เราจัดประชุมแบบนี้ คนเข้าประชุมไม่เคยตรง มาทีไรมาแทนกันบ้าง มาครึ่งวันหายไปบ้าง เราก็จะเจอแบบนี้
• ... บทเรียนที่เกิดขึ้น และเราต้องการเป้าหมายให้ได้ งวดหน้าเราจะทำอย่างไร
• ... เพราะฉะนั้นการประชุมคราวหน้า ต้องนำที่ถอดไว้นี้มาใช้คือ การ BAR อีกรอบ มันก็จะเป็นการเกลียวกัน ระหว่าง AAR – BAR – AAR – BAR ไปเรื่อยๆ
• แต่ที่ว่าเกิดไม่เกิด ก็เกิดจากความมุ่งมั่นขององค์กรเหมือนกันว่า บางคนทำๆ หยุดๆ อันนี้ก็ต้องเสริมแรงกันไป
• เป็นธรรมชาติค่ะ บางทีงานเยอะ ทำไม่ไหว ขอเอากองไว้ก่อนได้มั๊ย ก็คงต้องมีผู้นำกลุ่มที่ต้องตาม คอยเป็นแกน ต้องมีการมอบหมายด้วย