เป็นเรื่องที่ไม่ง่ายในการนำ KM ไปใช้ในงานวิชาการ เช่น งานอนามัยการเจริญพันธุ์นะคะ แต่พี่อู๊ด ปิ๊งแว่บในเครื่องมือ KM หลายตัว ที่นำไปเนียนเข้ากับเนื้องานของ กองอนามัยการเจริญพันธุ์ได้ เรื่องนี้พี่อู๊ดมาเล่าให้น้องๆ มสช. ฟังค่ะว่า
- เวลาที่เรามีประชุมใหญ่ หรือว่าวันสุดท้ายของการประชุมใหญ่ เราต้องการฟังเสียงสะท้อนจากคนเข้ามาประชุม ว่าเขามีความรู้สึกอย่างไร มีข้อเสนอแนะอย่างไรไหม
- ... ถ้ามองในเชิงของการประเมินผล วิธีการใช้ดั้งเดิมของเราก็คือ การใช้แบบฟอร์มประเมินผล ว่า session นี้ชอบมั๊ย session นี้ควรจะต้องปรับปรุงอะไรอย่างไร อาหารชอบมั๊ย การต้อนรับ การลงทะเบียนเป็นอย่างไร อันนั้นก็เป็นแหล่งข้อมูลที่เราสามารถได้มา เพื่อทำให้การจัดกิจกรรมอย่างนั้นต่อมาเราจะดีขึ้นมั๊ย
- ... หรือว่าเราจะใช้วิธีที่ว่า คนที่เป็น Focal point ในการจัดประชุมครั้งนั้น มาถามเป็นการอภิปรายใน session ทั่วไป ให้คนเข้ามาประชุม Feedback ว่าเป็นอย่างไรบ้าง
- ... อันนั้นก็เป็นการที่จะได้ข้อมูลมาว่า เขาได้ตามคาดหวังที่เขามาประชุมหรือไม่
- แล้วกอง อพ. ทำอย่างไร ที่เรียกว่า AAR (After action review)
- ทำไมกอง อพ. จึงได้ใช้ AAR
- ชื่อนี้ก็ตรงไปตรงมา คือ หลังจากทำไปแล้ว มานั่งทบทวนว่า สิ่งที่เราทำไปแล้วนั้นเป็นอย่างไรบ้าง
- ... นอกเหนือจากเป็นการประเมินผลแล้ว ก็เป็นเทคนิคอย่างหนึ่งของ KM ด้วย
- ... สิ่งที่เป็นประโยชน์อีกอันหนึ่งของ AAR ก็คือ เป็นการหาแนวทางในการลดความผิดพลาด ที่เกิดขึ้น ถ้าหากเราจะจัดกิจกรรมทำนองนี้ต่อไป
- ... และนอกเหนือจากนั้น ยังสามารถที่จะเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราทำงานเป็นทีมได้ดีขึ้น
- ... ช่วยให้ output ผลผลิตของการดำเนินการดีขึ้น
- เริ่มแรกเลย เราในฐานะของกองวิชาการก็งงเหมือนกันว่า
- ... เราจะใช้เทคนิค KM อันไหนมาใช้ดี
- ... และเรามองว่า เราเป็นกองวิชาการ คงต้องเอาเทคนิคต่างๆ ของ KM มาใช้ในโครงการต่างๆ ที่เรามีอยู่
- ... เพราะฉะนั้น เราจึงเน้นไปที่ 2 เทคนิค คือ Storytelling และ AAR
- ... ทั้ง 2 เทคนิคนี้สามารถที่จะบูรณาการเข้าไปในกิจกรรมของโครงการได้เลย
- อย่างเช่น โครงการหนึ่งที่ต้องมีการจัดประชุม และการประชุมนั้นเป็นการประชุมเพื่อติดตามความก้าวหน้า การประเมินผล หรือเพื่อให้มีการ ลปรร.
- ... เดิมเราเชิญรูปแบบที่ประสบความสำเร็จมานั่งขึ้นอภิปราย 4-5 ท่าน มี Moderator ท่านหนึ่ง และถาม สมมติมีการประชุม 100 ท่าน 50 ท่านก็จะไม่ค่อยมีโอกาสได้ฟัง ก็จะคุยกัน ก็ไม่ได้ในสิ่งที่ผู้จัดประชุมได้ ชัดเจนมาก
- ... พอเราปรับเปลี่ยนเอา Storytelling มาจับปั๊บ เท่ากับว่า ทุกคนมีโอกาสได้ share ได้ ลปรร. กันมากขึ้น
- AAR เราทำอะไร
- ... เรามองที่คนของเรา ที่รับผิดชอบโครงการนั้น มีกี่คน สมมติว่ามี 3-4 ท่าน ประกอบด้วย นวก. และเจ้าหน้าที่ อาจเป็นลูกจ้าง หรืออื่นๆ ก็แล้วแต่
- ... ก่อนที่เราจะทำกิจกรรมนั้น ก่อนการจัดประชุม หรืออบรม อะไรก็แล้วแต่ เราจะนัดคุยกัน (BAR ละค่ะเนี่ยะ) เพื่อวางแผนการทำงานร่วมกัน รู้เป้าหมายการทำงานร่วมกัน โดยปกติ 2-3 ครั้ง ก่อนการจัดประชุม หรืออบรม
- ... พอช่วงของการประชุม หรืออบรม จะมีแบบฟอร์มประเมินผลตามปกติที่ใช้กัน ประเมินว่า session นี้ดีมั๊ย ต้องปรับปรุงอย่างไร
- แต่พอเสร็จประชุม หรือเสร็จอบรม หลังจากที่เรากลับมาที่หน่วยงานของเรา 3-4 คน มานั่งคุยกัน และตอบโจทย์ 4 ประการ
- ... ข้อแรก เราตอบว่า เราบรรลรุวัตถุประสงค์ที่เราคาดหวังไว้หรือเปล่า
- ... ข้อที่ 2 ก็คือว่า
- ... ที่ได้หรือไม่ได้นั้นมันเกิดอะไรขึ้น ส่วนแตกต่างคืออะไร
- ... และประเด็นสำคัญก็คือว่า ถ้าเราจะทำให้ดีขึ้นแล้ว เราต้องทำอย่างไร เราจะต้องปรับปรุงแก้ไขตรงไหน
- 3-4 คนนี้ต้องสรุป โดยที่ข้อมูลจะมาจากหลายแหล่ง เช่น ตัวเองได้รับ Feedback โดยตรงมา หรือว่าตัวเองอาจไม่ได้มีการ Feedback โดยตรงจากผู้ที่เข้ามาร่วมประชุม แต่อาจจะได้มาจากแบบสอบถามที่เราประเมินมา
- เสร็จเรียบร้อยก็ต้องมานั่งคุยกันว่า แล้วเราจะปรับปรุงอะไรได้บ้าง อันนี้เป็นสิ่งที่เราทำกันอยู่ ให้เป็นปกติในทุกกิจกรรมของโครงการ
- และผลที่เกิดขึ้น ก็เห็นชัดเจนว่า ทีมงานของเรานอกจากจะมีการ ลปรร. กันในระหว่างทำกิจกรรมโครงการ คือ รู้กิจกรรมโครงการชัดเจนมากขึ้น รู้เป้าหมายมากขึ้น สมัยก่อนระหว่าง นวก. เอง กับน้องที่มาช่วย ก็อาจจะไม่ค่อยมีการสื่อสารกัน เพราะว่าเป็นการสั่งการกันมากกว่า
- แต่ว่าพอเราทำ AAR ก็จะรู้ได้เลย น้องเขาจะรู้เป้าหมายว่า พี่ต้องการอย่างนี้ คือ มองกันเหมือนกับว่า มองหน้าก็รู้ใจกันมากขึ้น
- อันนี้คือ ถือว่าเป็นสิ่งที่เราทำ แล้วชื่นใจ เพราะว่าน้องถือว่าได้รับการพัฒนา และเขารู้สึกว่า โครงการนี้เป็นโครงการของเขามากยิ่งขึ้น
คุณศรีวิภาขอสรุปส่งท้ายว่า
- พี่อู๊ดจะใช้ 3 เรื่อง คือ BAR, Storytelling และสุดท้ายคือ AAR
- แต่ที่พี่ประทับใจมากที่สุด คือ AAR เพราะทุกครั้งของคนที่ดูงาน พี่ยุพาจะชงในเรื่องของ AAR จากเดิมที่เคยใช้จัดประชุม
- ถามว่า ไม่เคยใช้หรือ BAR ก็คงคล้ายๆ ทุกท่านค่ะ ว่า บางทีเราใช้แบบสอบถาม หรือเขียนโครงการเลย โดยที่ไม่ได้สนใจความรู้สึกต่างๆ หรือให้ความสนใจในรายละเอียดว่า ถ้าจะเชิญคนให้มาพูด ประเด็นไหนที่เป็น Practical knowledge ที่คนจะต้องรู้ ส่วนใหญ่เรารู้ว่าคนนี้เก่ง ก็เอาคนนี้มาพูดเลย แต่ถามว่า
- พอคนฟังเสร็จแล้ว ถามว่าเขาได้อะไร บางทีเขาก็ได้ในสิ่งที่เขาพอรู้แล้ว แต่แท้จริงแล้ว ความสำเร็จมี Microsuccess เล็กๆ ที่อยู่ภายใต้ Practical knowledge เหล่านั้น อันนั้นคือ ความละเอียดที่เพิ่มขึ้นจากการใช้เครื่องมือ KM
- เพราะฉะนั้นเวลาที่เราจะเชิญใครมา ในการจัดประชุม หรือทำงานอะไรสักอย่างหนึ่ง เราจะเริ่มให้ความสำคัญกับเกลียวตัวนี้มากขึ้น เราจะเริ่มฟังมากขึ้น
- พอในส่วนของ Storytelling ก็เป็นเครื่องมือที่จะต้องให้ทุกคนมาเล่า
- ... เวลาเล่า เราก็เชื่อว่า ความสำเร็จของเนื้องานนี้ มันไม่ได้สำเร็จโดยผ่านขั้นตอนของความสุขมาอย่างเดียว มันผ่านความทุกข์มาด้วย
- ... ขณะเดียวกัน เราอาจจะพบว่า ในการทำงานแต่ละอย่าง ทิศทางที่ต้องใช้วิธีการซิกแซก
- เพราะฉะนั้น เราก็จะ clear กับคนเล่าด้วยว่า ขอให้เล่า tactic ต่างๆ ไม่ได้เล่าในเรื่องของ Explicit ไม่อย่างนั้นก็กลายเป็นคนเดิมๆ ที่เข้ามาอภิปรายแบบผู้เชี่ยวชาญ แล้วก็จะมีตำรามาเยอะๆ หรือเป็น Explicit เสียส่วนใหญ่ ซึ่งบางส่วนเรารู้หมดแล้ว
- ... แต่อะไรคือ tactic เล็กๆ น้อยๆ แพรวพราว ที่ทำได้
- ... นี่คือรายละเอียดที่เพิ่มเติมขึ้น
- พอกลับมาที่ AAR ก็จะเป็นเครื่องมือตัวหนึ่งที่ทำให้เรารู้สึกว่า เราได้ใจคนเพิ่มขึ้น จากเดิมที่เราใช้แบบประเมินปกติ เราก็จะถามว่า อาหารเป็นยังไง ที่พักเป็นยังไง การคมนาคมสะดวกดีไหม
- มันก็เปลี่ยนไปว่า คาดหวังอะไรจากการมาครั้งนี้ เราก็จะรู้วิธีคิดของคน ว่า ได้ตามเป้าหมายมั๊ย อะไรที่ได้มาก และอะไรที่ได้น้อยกว่า พวกนี้จะเป็นบทเรียนทำให้องค์กรนั้นดีขึ้น
- ขณะเดียวกันในการใช้ AAR มันไม่แข็งด้วยกระดาษ แต่ได้ด้วยวาจา ที่ทุกคนพูดออกมา
- และพี่กับน้องก็เหมือนเป็นเพื่อนแล้ว แทนที่จะเดินแจกแบบสอบถาม หน้าที่ของน้องมีหน้าที่ประเมินอย่างเดียว
- ต่อไปนี้ ทางกอง อพ. ก็ฟังเสียงน้องเยอะขึ้น
- น้องเองซึ่งอยู่ในจุดเล็กๆ ก็มีโอกาสได้พูด
- เมื่อไรที่คนอยู่ในมุมที่ต่างกัน ได้พูดกัน ความรู้สึกไว้วางใจจะมีขึ้น ดีขึ้น ต่อไปคือ การทำงานก็จะดีขึ้น
- พี่อู๊ดยังได้เอา KM ไปช่วยในการประเมินผล ในงานวิจัย ซึ่งแต่เดิมจะใช้วิธีการใช้แบบสอบถาม ในตอนหลังให้ครู เพราะว่างานอนามัยการเจริญพันธุ์มีหน้าที่ไปสอนให้ครู ไปสอนนักเรียนในเรื่องการวางแผนครอบครัว แต่ครูเอาความสำเร็จที่ไปช่วยให้เด็ก 1 คน ได้รอดพ้นจากมือพ่อมาได้ save sex ได้ และมาเล่าให้ฟัง
- อันนั้นเป็น tactic ที่ได้สร้างวิธีคิดในการทำงาน ว่า ณ ปัจจุบันเราได้ให้ความรู้แบบ Explicit รู้แต่เรื่องอวัยวะสืบพันธุ์ มันไม่พอแล้วละ มนุษย์มีวิธีการสืบพันธุ์ที่น่ากลัวต่างๆ นานา นั่นคือ สิ่งที่ได้เรียนรู้จากที่เราเจอในการใช้ KM
สุดท้ายพี่อู๊ด ขอเสริมว่า ... "ขออ้างถึง อ.วิจารณ์ ที่เล่าว่า วันนั้นเป็นวันจันทร์ และเดินผ่านห้องหนึ่ง ก็ได้ยินเสียงหัวเราะกันคิกคักๆ ท่านก็สงสัยว่า ลูกน้องทำอะไรกันอยู่ ชะโงกหน้าเข้าไป ปรากฎว่า กำลังทำ AAR เพราะฉะนั้น AAR ก็เป็นเครื่องมือแห่งความสุขได้ และก็สามารถช่วยให้มีการทำงานเป็นทีม และได้ output ด้วย"
ไม่มีความเห็น