ส่งการบ้านคุณครู Handy : ความสำเร็จในการนำ KM เข้ามาใช้ในการดำเนินงานด้านประกันคุณภาพ ของคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

ขอบคุณคะที่เปิดโอกาสให้ร่วมแสดงความคิดเห็น

ความสำเร็จในการนำ KM เข้ามาใช้ในการดำเนินงานด้านประกันคุณภาพ ของคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

ชื่อผู้นำเสนอ นางรัตติยา เขียวแป้น บุคลากร 6 ระดับ 6 สังกัดหน่วยการเจ้าหน้าที่ คณะวิทยาศาสตร์

ตัวอย่างความสำเร็จในการใช้ KM ในหน่วยงาน :
การนำ KM เข้ามาใช้ในการดำเนินงานด้านประกันคุณภาพ : เน้นกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้และกระบวนการมีส่วนร่วม (sharing & participation)

ทุก ๆ ปี เมื่อถึงรอบของการจัดทำข้อมูลเพื่อรายงานผลการดำเนินงานด้านประกันคุณภาพ ผู้ที่เกี่ยวข้องในการให้ข้อมูลทั้งในระดับคณะและระดับภาควิชา ดูจะเบื่อหน่ายที่จะต้องให้ข้อมูลเพื่อใช้ประกอบการจัดทำรายงานฯ ดังกล่าว เสมือนว่าเป็นภาระงานเพิ่มนอกเหนือจากงานประจำ ทั้ง ๆ ที่ข้อมูลเหล่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานปกติ เพียงแต่เป็นการรายงานข้อมูลย้อนหลังเพื่อให้สอดคล้องกับกรอบเวลาที่ต้องรายงานเท่านั้น ถึงแม้คณะฯ จะมีการใช้วงจรคุณภาพ PDCA เป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานด้านประกันคุณภาพแล้วก็ตาม

แต่หากคณะฯ ไม่สามารถทำให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในข้อมูลเหล่านั้น ได้ตระหนัก หรือ ให้ความสำคัญว่า ในการรายงานข้อมูลเหล่านั้น ถือเป็นการดำเนินงานตามภารกิจที่เนียนในเนื้องานประจำ เกิดความรู้สึกมีส่วนร่วม จนเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมในการทำงาน การรายงานข้อมูลที่เน้นเฉพาะข้อมูลในเชิงตัวเลขเพียงอย่างเดียวแต่ขาดถึงพลังของกระบวนการมีส่วนร่วม ถึงแม้ผลการประเมินจะออกมาในระดับดีเยี่ยม ก็ตาม ก็ดูจะไร้ความหมายอย่างยิ่ง

คณะวิทยาศาสตร์ จึงใช้กระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้และกระบวนการมีส่วนร่วม เข้ามาใช้ในการดำเนินงานด้านประกันคุณภาพ ซึ่งถือเป็นหัวใจหลักสำคัญของการจัดการความรู้ ทั้งนี้ผู้ที่จะทำให้กระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้และกระบวนการมีส่วนร่วม เกิดผลในทางปฏิบัติ ได้แก่ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการจัดทำข้อมูลดังกล่าว ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นผู้ที่เกี่ยวข้องในระดับมหาวิทยาลัย ในระดับคณะฯ ระหว่างคณะฯ ตลอดจนในระดับภาควิชา/หน่วยงาน และระหว่างภาควิชา/หน่วยงาน

ผลจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ดังกล่าว ทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เปลี่ยนแปลงพฤติกรรมในการทำงานโดย

หันมาเปิดหู นั่นคือ ยอมรับฟังความคิดเห็นและข้อเสนอแนะของผู้อื่น

เปิดตา นั่นคือ หันมามองดูหน่วยงานอื่นที่เขามีผลการดำเนินงานหรือแนวปฏิบัติที่เป็นเลิศในเรื่องนั้น ๆ

เปิดใจ นั่นคือ หันมามองหน่วยงานตัวเอง ว่าเราเป็นอย่างไร เขาเป็นอย่างไร เราดีอย่างไร และเขาดีอย่างไร และเราจะทำให้ดีกว่า หรือดีเท่าเขาได้อย่างไร

ผสานมือร่วมกัน นั่นคือ เมื่อมีปัญหาแทนที่จะพยายามหาวิธีการแก้ปัญหาด้วยตัวเอง แต่ใช้วิธีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ยื่นมือมาช่วยเหลือกัน ปัญหาบางปัญหาของหน่วยงานเรา อาจจะเป็นปัญหาเดียวกันกับหน่วยงานอื่น ดังนั้น เมื่อได้มีการผสานมือร่วมกัน แนวทางในการแก้ไขปัญหาก็จะทำได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น

ทุกวันนี้ เมื่อถึงคราวจะต้องจัดทำข้อมูลให้หน่วยงานต่าง ๆ แทบจะไม่เกิดปัญหาเหมือนเช่นในอดีตที่ผ่านมา

นอกจากนี้คณะวิทยาศาสตร์ ยังได้เปิดโอกาสให้คณะ/หน่วยงานต่าง ๆ มา site visit เพื่อแลกเปลี่ยนแนวปฏิบัติที่เป็นเลิศ (Best Practices) ซึ่งในการ site visit ในครั้งนั้น เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (knowledge sharing) แบบ face to face ซึ่งผลที่เกิดขึ้นในครั้งนั้นคือ

1. มีการจัดทำคลังความรู้ knowledge assets ซึ่งเกิดจากการระดมความคิดจากผู้เข้าเยี่ยมชม มีการจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลได้ ในรูปแบบสื่อสิ่งพิมพ์ ตลอดจนมีการเผยแพร่ข้อมูลดังกล่าว ที่www.qa.psu.ac.th

2. มีการพบปะพูดคุย แลกเปลี่ยนความคิดเห็น เกี่ยวกับกระบวนการของผู้ปฏิบัติงาน หรือ ผู้สนใจในการปฎิบัติิงานด้านเดียวกัน ซึ่งอาจพัฒนาไปสู่ชุมชนนักปฏิบัติได้

3. บุคลากรของคณะ/หน่วยงาน ที่มาเยี่ยมชม สามารถเปรียบเทียบ หรือบูรณาการแนวปฏิบัติที่เป็นเลิศ และเลือกนำไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับบริบทของหน่วยงานตนเอง

4. ได้ร่วมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับผู้เยี่ยมชมเกี่ยวกับการพัฒนาแนวปฏิบัติที่เป็นเลิศ ซึ่งสามารถนำแนวคิดเหล่านั้นมาพัฒนากระบวนการปฏิบัติงานให้ดียิ่งขึ้นกว่าเดิม

บทบาทของ ICT รวมทั้งเรื่อง Blog ในการสนับสนุนให้เกิดความสำเร็จดังกล่าว ...

แน่นอนว่าเครื่องมือที่คณะวิทยาศาสตร์ใช้ในกระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และกระบวนการมีส่วนร่วม ย่อมหนีไม่พ้นที่จะต้องนำเครื่องมือทางเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามามีส่วนร่วม เนื่องจากเป็นการสื่อสารที่ลดต้นทุนในเรื่องระยะเวลาได้มากที่ สุด ซึ่งเครื่องมือดังกล่าวที่คณะฯ ใช้ มีดังนี้

1. ใช้การสื่อสารผ่านทาง loobs mails และผ่านทาง CoPs ประกันคุณภาพของมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ ซึ่งเป็นช่องทางให้คนทำงานด้านประกันคุณภาพใช้สื่อสาร โต้ตอบ ปัญหาต่าง ๆ เป็นการสื่อสารระหว่างคนทำงานด้านประกันคุณภาพด้วยกัน ภายในมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ http://km.psu.ac.th

2. ใช้การสื่อสารผ่านทาง Blog ผ่านทางชุมชนคนคุณภาพ เป็นการสื่อสารระหว่างคนทำงานด้านประกันคุณภาพด้วยกันภายนอกมหาวิทยาลัย http://gotoknow.org/blog/copqa

3. ใช้การสื่อสารผ่านทาง webboard หน่วยประกันคุณภาพภายในคณะวิทยาศาสตร์ ซึ่งเป็นการสื่อสารระหว่างคนทำงานด้านประกันคุณภาพ ภายในคณะวิทยาศาสตร์ นอกจากนี้ยังใช้เป็นช่องทางให้ภาควิชา/หน่วยงาน จัดส่งข้อมูลดังกล่าว เพื่อให้คณะฯ ตรวจสอบก่อนนำมาจัดทำข้อมูลในภาพรวมhttp://www.sc.psu.ac.th/units/qa/webboard/ASPBOARD.ASP

4. จัดทำ E-SAR เพื่อให้หน่วยงานต่าง ๆ ภายในคณะฯ ได้มีการรายงานข้อมูลผลการดำเนินงานผ่านทางระบบนี้ ทั้งนี้เพื่อความสะดวก รวดเร็ว และตรวจสอบข้อมูลได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้มหาวิทยาลัยยังสามารถดึงข้อมูลนี้ไปใช้ในระดับมหาวิทยาลัยได้ http://www.sc.psu.ac.th/units/qa/datasar49.asp

5. ออกแบบฐานข้อมูลระบบสารสนเทศคณะวิทยาศาสตร์ เพื่อสนับสนุนการรายงานข้อมูลในทุก ๆ ด้าน โดยเฉพาะเพื่อให้ผู้บริหารใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนในการบริหารจัดการ โดยนำเอาผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดเข้ามามีส่วนร่วมในการจัดทำ requirement ต่าง ๆ ร่วมกับโปรแกรมเมอร์ ซึ่งขณะนี้ ได้จัดทำฐานข้อมูลย่อยเสร็จแล้ว 3 ฐาน ดังนี้

ฐานข้อมูลงานวิจัยที่ได้รับการอ้างอิง (Citation)

ฐานข้อมูลงานวิจัยตีพิมพ์เผยแพร่

ฐานข้อมูลสารสนเทศบุคลากร

และอยู่ในระหว่างทดลองระบบอีกหลายฐาน

ปัญหาและแนวทางแก้ไข ในการนำ ICT ไปใช้สนับสนุนการจัดการความรู้ ... ( ปัญหาที่เกิดขึ้นแล้ว และวิธีการในการแก้ปัญหาเหล่านั้น )

สำหรับความคิดเห็นในข้อนี้ ดิฉันมีความเห็นว่า ไม่ว่าระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ จะสมบูรณ์ หรือมีความพร้อมแค่ไหนก็จะไม่มีประโยชน์ ถ้าหากเราไม่สามารถทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเกิดความศรัทธา เกิดความเชื่อมั่น ในการแบ่งปันกัน

เขียนใน GotoKnow โดย คุณ รัตติยา เขียวแป้น
ใน ชุมชนคนคุณภาพ

คำสำคัญ (Tags): #อ .handy#ความสำเร็จ#ประกันคุณภาพ#คณะวิทยาศาสตร์#มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

หมายเลขบันทึก: 120661เขียนเมื่อ 19 สิงหาคม 2007 18:56 น. ()แก้ไขเมื่อ 11 กุมภาพันธ์ 2012 19:58 น. ()สัญญาอนุญาต: จำนวนที่อ่าน