AHS : การควบคุมภายใน

    เมื่อวันที่ 18 มิถุนายน ที่ผ่านมา หัวหน้าหน่วยตรวจสอบภายใน ได้มาชี้แจงผลการตรวจสอบภายในให้กับผู้บริหารของคณะฯ ได้ทราบ ตอนแรกผมเชิญผู้เข้าร่วมเฉพาะเจ้าหน้าที่การเงิน และเจ้าหน้าที่พัสดุเข้าร่วมรับฟัง แต่ท่านคณบดี (รศ.มาลินี ธนารุณ) แจ้งผมว่าให้คณะกรรมการควบคุมภายในทุกคนมาเข้าร่วมรับฟังด้วย      การชี้แจงของหัวหน้าหน่วยตรวจสอบภายใน (คุณจิระพงษ์  นิมิตพงศ์ประเสริฐ) เริ่มเวลาบ่ายโมงเศษ ผมมักคุ้นปากเรียกคุณจิระพงษ์ ว่า คุณหนุ่ย เพราะผมรู้จักคุณหนุ่ยตั้งแต่แรกที่คุณหนุ่ยเข้ามาปฏิบัติงานในมน. จะคุ้นเคยกันดี

      ตอนที่มาตรวจสอบภายในคณะสหเวชศาสตร์ คุณหนุ่ยไม่ได้มาด้วยตนเอง ให้ลูกน้องมา แต่ตอนสรุปงาน คุณหนุ่ยซึ่งเป็นหัวหน้าหน่วยตรวจสอบภายในมาด้วยตนเอง คุณหนุ่ยได้เริ่มจากเรื่องที่ทางคณะฯ ทำได้ดีคือ การควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุ และการควบคุมครุภัณฑ์ สำหรับเรื่องทางด้านบัญชีและการเงินมีสิ่งที่ทางคณะจะต้องปรับปรุง ตามที่หน่วยตรวจสอบภายในได้ให้คำแนะนำ บรรยากาศเป็นไปตามสไตล์คุณหนุ่ย คือ ช้า ๆ ช้าได้พร้าเล่มงาม 

      หลังจากที่คุณหนุ่ยได้เข้ามาชี้แจงเรื่อง ผลการตรวจสอบภายในให้คณะทราบแล้วเมื่อวาน วันนี้มีเรื่องแจ้งผลการตรวจสอบภายในลงนามโดยท่านอธิการบดีส่งมาที่คณะฯ เลย นับว่าเป็นการทำงานที่รวดเร็ว และทางคณะฯ จะนำเรื่องแจ้งให้ที่ประชุมคณะกรรมการประจำคณะทราบ

      สำหรับในส่วนที่ต้องปรับปรุง ท่านคณบดีได้มอบหมายให้ผู้เกี่ยวข้องดำเนินการแก้ไขปรับปรุงต่อไป

      การควบคุมภายในที่ผมทราบความจริง ไม่ได้เกี่ยวข้องเฉพาะด้านการเงินหรือพัสดุ แต่ครอบคลุมถึงเรื่อง การบริหารจัดการต่าง ๆ ด้วย แต่เรื่องที่เป็นความเสี่ยงจริง ๆ คงหนีไม่พ้นงานด้านการเงินและพัสดุ
การควบคุมภายในเป็นเพียงกระบวนการ (Process)  ที่หน่วยงานจัดให้มีขึ้น เพื่อความมั่นใจในการดำเนินงานว่าจะป้องกันความผิดพลาด ความเสียหาย และการทุจริต ที่สำคัญข้อดีคือ กระบวนการดังกล่าวไม่ได้ถูกกำหนดว่าจะควบคุมอย่างไร เพียงแต่กระบวนการปฏิบัติงานที่หน่วยงานดำเนินการอยู่นั้นต้องมั่นใจได้

      วงจรของการควบคุมภายใน ที่ได้ปฏิบัติอยู่มีดังนี้ครับ

• มีการประเมินความเสี่ยง (ส่วนใหญ่จะประเมินจากแบบสอบถาม)
  ที่สำคัญในคณะฯ มีหน่วยตรวจสอบภายในของมหาวิทยาลัยมาช่วยประเมินความเสี่ยงให้ด้วย ซึ่งเรียกว่า การตรวจสอบภายใน
• มีการกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจน โดยให้เป็นไปตามกฎ ระเบียบ ในด้านต่าง ๆ และทุกคนในหน่วยงานรับทราบ
• นำสิ่งที่กำหนดไว้ของหน่วยงานมาปฏิบัติ (ต้องลงมือปฏิบัติให้เป็นไปตามกติกาที่ตั้งไว้ ซึ่งเป็นกติกาที่มั่นใจว่าจะไม่เกิดความผิดพลาด ความเสียหาย และการทุจริต)
• เมื่อทำไปได้ระยะหนึ่งอาจจะ 3 เดือน 6 เดือน ลองมาประเมินดูว่าจากกฎ ระเบียบที่วางไว้ มีประสิทธิภาพแค่ไหน ซึ่งบางทีมีกฎ ระเบียบ แต่คนไม่ปฏิบัติตามระเบียบ ต้องมาค้นหาสาเหตุต่อไปว่าเพราะอะไร..
• หาแนวทางปรับปรุงแก้ไขการวางระบบการควบคุมภายในต่อ และรายงานให้หน่วยตรวจสอบภายในทราบ
  
  
  การควบคุมภายใน เป็นเรื่องภายในของหน่วยงาน ที่เราคิดวางระบบเอง ทำเอง และแก้ปัญหาเอง  มีหน่วยตรวจสอบภายในมาช่วยเป็นผู้ที่มาช่วยตรวจสอบกระบวนการภายในของหน่วยงาน
  ไม่ให้มีรอยรั่วเกิดขึ้นจากการดำเนินงาน
                  
                                                                       บอย สหเวช
                                                                 บันทึกเมื่อ 19 มิ.ย. 50