ก่อนอื่นมาทราบความหมายของ Knowledge Sharing กันก่อนดังนี้
Sharing คือ การสื่อสารแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างบุคคล ทั้งเป็นทางการและไม่เป็นทางการเช่น การพุดคุยกับเพื่อนพนักงาน เพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ซึ่งจะสามารถสื่อความรู้และประสบการณ์ที่แฝงอยู่ภายในตัวบุคคล ( Tacit )
จะขอยกตัวอย่างจากการทำงานในบริษัทของผมให้เป็นตัวอย่าง ที่เกี่ยวกับการ sharing ดังนี้ฝ่ายการตลาดรับงานจากลูกค้าแล้วทำกการเสนอราคา โดยก่อนการเสนอราคา ฝ่ายประเมินต้องประมาณราคาก่อน แต่มีบางงานที่เป้นงานใหม่ๆ จำเป็นต้องมีการประชุมกับฝ่ายที่เกี่ยวข้องเช่นฝ่ายผลิต ฝ่ายออกแบบ เพื่อให้มีการแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงาน เนื่องจากการแลกเปลี่ยนความรู้มีประโยชน์ โดยแต่ละคนสามารถนำความรูที่ตัวเองมีออกมานำเสนอ ซึ่งฝ่ายประเมินราคาก็จะสามารถนำข้อมูลที่ได้รับไปใช้ในการเสนอราคา ในส่วนของการทำงานเพื่อการเลือก วัสดุที่เหมาะสม ทุนที่ต่ำ รวมถึงการส่งมอบที่มีประสิทธิภาพที่จะตามมา
ส่วนที่เกี่ยวข้องกับ knowledge tranfer คือการสื่อสารที่ชัดเจนจากฝ่ายประเมินราคาจะใช้รูปแบของการพูดคุยโดยวาจา การเขียนแบบร่างของงาน และการใช้แบบงาน ในการส่งผ่านข้อมูลให้กับฝ่ายต่างๆ ที่เกียวข้อง โดยผลการถ่ายทอดข้อมูลจะถูกยืนยันความถูกต้องด้วยการ ยืนยันความมั่นใจจากการสรุปแผนงานในแต่ละงานเช่นรูปแบบของแผนการทำงาน หรือ chart และมีการสรุปส่งให้กับฝ่ายที่เกี่ยวข้องภายหลังมีการประชุม เป็นต้น
ในการทำงานใดๆ เราไม่สามารถแยกความสัมพันธ์ระหว่าง knowledge tranfer & knowlede sharingจากกันได้ เนื่องจากการ Sharing จำเป็นต้องมีการ tranfer ที่มีประสิทธฺภาพและถูกต้องร่วมด้วยเสมอ หากมีการ tranfer และ sharing ที่ไม่ถูกต้องและไม่สมบูรณ์แล้วก็อาจจะก็ให้เกิดปัญหาที่จะตามมาดังนี้
1 เกิดความขัดแย้งด้านความคิด
2 ขาดการร่วมมือในการแก้ไขปัญหาเนื่องจากมีเป้าหมายที่แตกต่างกัน
3 คนที่มีความรู้ไม่ได้แสดงออกอย่างเต็มที่ ความคิดสร้างสรรค์จะมีน้อย
4 เกิดการไม่พยายามที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ถ้าเขาไม่สามารถที่จะถ่ายทอดและร่วมแบ่งปันให้กับคนอื่นได้
สำหรับผู้บริหารเองก็มีปัญหาด้าน knowledge tranfer & knowlede sharing ได้เช่นเดียวหากการประกาศนโยบายที่ไม่ชัดเจนหรือใช้ภาษาทางวิชาการมากเกินไป เนื่องจากพนักงานในองค์การมีหลายระดับ ดังนั้นการรับรู้และการแสดงความคิดเห็นในเรื่องจึงต้องกระทำอย่างเหมาะสม ดังนั้นการที่จะตรวจสอบว่าพนักงานมีความเข้าใจถูกต้องหรือไม่สามารถทำได้หลายวิธีเช่น การพูกคุยอย่างไมเป็นทางการ การจัดกิจกรรมให้พนักงานมีส่วนร่วม การอบรม สัมมนา และการจัดกิจกรรมคุณภาพเช่น QCC , 5 ส , tpm,kaizen , เป็นต้น
กิจกรรมดังกล่าวล้วนเป็นการส่งเสริมให้พนักงานมีการทำ knowledge tranfer & knowlede sharing และผลที่เกิดขึ้นก็จะมีกับพนักงานระดับล่างอย่างแท้จริง สุดท้ายก็จะทำให้องค์กรมีความเข้มแข็งด้าน knowledge อย่างแท้จริง