Inbox ก็เปรียบเสมือนตู้ไปรษณีย์หน้าบ้านท่านนั่นเอง ท่านต้องจัดการกับมันทุกวัน เพื่อจะรองรับไปรษณีย์ใหม่ที่จะเข้ามา ถ้า Inbox ของท่านว่าง ก็งายในการที่จะจัดการกับอีเมล์ที่เข้ามาในแต่ละวัน
เป็นยังไงกันบ้างครับ คราวที่แล้วเราได้พูดกันไปถึงการเพิมประสิทธิภาพการทำงานด้วยการจำกัดการเข้าไปเช็คอีเมล์ โดยการกำหนดเวลาที่แน่นอนในแต่ละวันไว้สำหรับการจัดการกับอีเมล์ ซึ่งผมคิดว่าถ้าท่านได้ลองนำไปปฏิบัติดูคงได้ผลบ้างไม่มากก็น้อย 

วันนี้ผมจะได้เล่าต่อเกี่ยวการจัดการกับกล่องจดหมายเข้า หรือที่เรียกกันว่า Inbox นั่นแหละครับ ก่อนอื่นลองเปิดอีเมล์ของคุณขึ้นมาสิครับแล้วลองดูว่าใน Inbox ของคุณมีอีเมล์อยู่กี่ฉบับ มีเกินหนึ่งพันฉบับ หรือหลายร้อย หรือหลายสิบ หรือเฉพาะของวันนี้ หรือไม่มีเลย ใครที่มีเฉพาะอีเมล์ของวันนี้หรือไม่มีอีเมล์ค้างใน Inbox เลย ผมขอแสดงความยินดีด้วยครับ เพราะคิดว่าคุณคงรู้วิธีจัดการกับอีเมล์กันบ้างแล้ว

ต่อไปเราลองมาดูกันสิครับว่าจะมีวิธีจัดการกับอีเมล์แต่ละฉบับที่กองกันอยู่ใน Inbox ของเราได้อย่างไรบ้าง
 
ก่อนอื่นผมขอให้ท่านระลึกไว้เสมอว่าทุกครั้้งที่ท่านเช็คอีเมล์ เมื่อท่านเปิด Inbox ขึ้นมา ท่านจะต้องตัดสินใจที่จะกระทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่ออีเมล์ที่อยู่ในนั้นเสมอ สิ่งที่ท่านจะตัดสินใจกระทำต่ออีเมล์แต่ละฉบับคือ

1. ลบทิ้ง (delete it)
2. จัดเก็บเข้าโฟลเดอร์ตามหมวดหมู่ (archive it)
3. จัดเก็บลงโฟลเดอร์สำหรับตอบภายหลัง ถ้าเป็นอีเมล์ที่ต้องตอบแต่ยังไม่ต้องตอบในขณะนี้ (defer it)
4. ส่งไปยังโฟลเดอร์ปฏิบัติการ (generate action from it)
4. ตอบทันที ถ้าเป็นอีเมล์เร่งด่วนหรือสามารถตอบได้ในเวลาไม่เกินสองนาที (respond to it immediately)

เมื่อท่านกำจัดอีเมล์ออกจาก Inbox ของท่านโดยใช้การตัดสินใจอย่างใดอย่างหนึ่งจากทั้งสี่แบบแล้ว สิ่งที่ท่านจะต้องทำต่อไปก็คือ เมื่อท่านมีเวลาว่างให้เข้าไปจัดการกับอีเมล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์สำหรับตอบภายหลังแล้วจัดการตอบอีเมล์เหล่านั้น หรือกำหนดงานที่ต้องทำ (to-do, next action) จากอีเมล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ปฏิบัติการ เมื่อท่านได้ปฏิบัติการต่ออีเมล์เหล่านั้นเรียบร้อยแล้วก็จัดเก็บเข้าโฟลเดอร์ตามหมวดหมู่เพื่อไว้อ้างอิงต่อไป

เมื่อท่านทำได้ดังที่ว่ามานี้ Inbox ของท่านก็จะไม่เป็นที่กองสุมของอีเมล์หลากหลายชนิดอีกต่อไป อย่าลิมว่า Inbox ก็เปรียบเสมือนตู้ไปรษณีย์หน้าบ้านท่านนั่นเอง ท่านต้องจัดการกับมันทุกวัน เพื่อรองรับไปรษณีย์ใหม่ๆ ที่จะเข้ามา ถ้า Inbox ของท่านว่าง ก็งายในการที่จะจัดการกับอีเมล์ที่เข้ามาในแต่ละวัน และการที่ท่านได้จัดการให้ Inbox ของท่านว่างในแต่ละวัน ก็เท่ากับเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับท่านแล้ว เพราะอย่างน้อยท่านก็ได้ปฏิบัติการอย่างเหมาะสมต่ออีเมล์ทุกฉบับที่ส่งมาถึงท่าน ไม่ต้องมานั่งปวดหัวกับสรรพอีเมล์อีกต่อไป

แล้วพบกันใหม่คราวหน้านะครับ