ทบทวนบทเรียนในบทบาทของผู้ประสาน : การจัดอบรมคอมพิวเตอร์ Microsoft Project

ต้องใช้แรงใจในการบันทึกอีกครั้ง...ด้วยบันทึกเสร็จแล้ว net ขัดข้องทำให้ข้อมูลหายไป...สู้ๆ คะ

ด้วยวันนี้ได้รับบทบาทการเป็นผู้ประสานการจัดอบรมคอมพิวเตอร์ : Microsoft Project หนึ่งในกิจกรรมอบรม ในหลักสูตร "ภาวะผู้นำ" ที่มีทั้งหมด 5 หลักสูตร นี้เป็นหลักสูตรที่ 3 ที่เราจัดให้กับผู้บริหาร หัวหน้าส่วนงาน พนักงานของมหาวิทยาลัย ด้วยภารกิจช่วงเดือนเมษายน-พฤษาคม 2550 มีมากจริงๆ (ข้ออ้างคะ) ทำให้ดิฉันละเลยรายละเอียดการเตรียมพร้อมการจัดอบรมครั้งนี้ไปบางประการทำให้ผู้เข้าร่วมอบรมขาดการอบรมไปเกือบ 10 ท่านนั้นหมายถึงค่าใช้จ่ายที่เสียไปคะ สำหรับแนวทางการประสานการจัดอบรมที่ดีในครั้งหน้าที่จะนำมาปรับรุงคือ

1. การยืนยันการเข้าร่วมอบรมกับผู้เข้าร่วมอบรมก่อนหน้า 2-3 วัน ที่ผ่านใช้วิธีการส่งอิเล็กทรอนิกส์ mail / ส่งข่าวทาง Intranet / phone2phone/ และวิธีการที่ดีที่สุดคือ Face2Face พร้อมจดหมายนัดหมายการเตรียมความพร้อมคะเนื่องจากเราจะได้ยืนยันพร้อมสอบถามความคาดหวังของผู้เข้าร่วมอบรมครั้งนี้ด้วย
2. การปรับยอดจำนวนผู้เข้าร่วมอบรมกับจำนวนอาหารว่าง เอกสารประกอบการอบรม
3. การเตรียมการอบรม ทั้งสถานที่/ Program ที่ต้องใชในการอบรม/ใบลงทะเบียนที่ถูกต้อง /เอการที่ถูกต้อง ครบถ้วน สอดคล้องกับการบรรยาย น่าสนใจ น่าอ่าน/ การอัดวีดีโอสำหรับการศึกษาเรียนรู้ด้วยตนเองภายหลัง

สิ่งที่ได้รับจากการจัดอบรมครั้งนี้

1. ทำให้เราตระหนังถึงบทบบาทหน้าที่ในการจัดอบรม ว่าอย่าละเลยและมองข้าม...ต้องทำให้ดีที่สุดเพื่อประโยชน์แก่พนักงานและมหาวิทยาลัยคะ
2. ความต้องการ คำแนะนำของผู้เข้าร่วมอบรมทำให้เราได้แนวทางการจัดอบรมที่ดี "ดังนั้นเราต้องเปิดใจ รับฟัง" เพื่อนำมาพิจารณาและปรับปรุงพัฒนา
3. ทำให้เราได้ความรู้ในการใช้โปรแกรมMicrosoft Project และทำให้รู้ว่าการที่เราจะนำเครื่องมืออะไรมาใช้ในองค์กรจำเป็นมากที่เราจะต้องรู้จักเครื่องมือนั้นว่ามีประโยชน์อะไร อย่างไร สำหรับการจัดอบรม Microsoft Project ครั้งนี้ทำให้เรารู้ว่าก่อนจะอบรมโปรแกรมนี้ควรให้ความรู้เกี่ยวกับหลักการบริหารจัดการโครงการที่ดีก่อน เนื่องจากตนเองเห็นว่าโปรแกรม Microsoft Project เป็นเพียงตัวช่วยในการบันทึกงาน ติดตามงาน แต่หลักการบริหารจัดการโครงการที่ดีน่าจะเป็นปัจจัยสำคัญที่จะนำไปสู่ความสำเร็จในโครงการแต่ละโครงการ