วันนี้มีกรรมการกี่ท่านตอบรับการเข้าประชุม จะมาเข้าประชุมสายกี่ท่าน จะออกจากประชุมก่อนเวลากี่ท่าน ใครบ้างวันนี้ต้องการประเด็นจากที่ประชุม 1.........2..........3.........4........

งานประชุม บุคคสำคัญคือกรรมการผู้ทรงคุณวุฒิทั้งหลาย ที่มาของกรรมการชุดต่างๆมักตั้งต้นจากมีงานที่ต้องทำออกแบบการทำงาน มอบหมายประธานฯมองหาคนที่จะมาช่วยงานมอบหมายผู้รับผิดชอบงานโดยตรงหรือหาฝ่ายเลขานุการ

        สำหรับงานเลขานุการแล้ว ขั้นตอนต่างๆที่จากการทำอยู่มีดังนี้
        ขั้นตอนที่ 1 หาวันที่เหมาะสมกำหนดจากประธานกรรมการฯ และกรรมการอีก ส่วนใหญ่  
       ขั้นตอนที่ 2 นั้นออกหนังสือเชิญประชุมโดยไม่ลืมมีแบบตอบรับต่อท้ายการประชุมให้คณะกรรมการแจ้งยืนยันการเข้าร่วมประชุมมาให้ฝ่ายเลขาฯ ทราบ 
จากนั้นรอกำหนดวันประชุม
        ขั้นตอนที่ 3 ทั้งนี้ก่อนการประชุม 1 วันจะมีการสุ่มกรรมการเพื่อยืนยันการประชุมว่าไม่ลืมนะคะยิ่งมีการนัดล่วงหน้านานๆ โดยเฉพาะกับกรรมการที่ไม่มีเลขาส่วนตัวคอยจัดตารางให้
         นี่เป็นการประชุมเล็กๆ นะคะ หากเป็นการประชุมสำคัญเป็น บอร์ดระดับผู้บริหารต้องส่งวาระส่งเอกสารประกอบการประชุมล่วงหน้าก็จะมี procedure ที่ซับซ้อนกว่านี้ ถึงวันประชุมสิ่งที่ต้องทำประมวลเรียนประธานทราบโดยไม่ต้องให้ประธานถามหลักๆ คือมีกรรมการกี่ท่านตอบรับการเข้าประชุม ใครบ้างจะเข้าประชุมสาย ใครบ้างจะออกจากประชุมก่อนเวลา วันนี้ต้องการประเด็นจากที่ประชุม 1.........2..........3  มีจุดอะไรที่ควรระวังในการประชุม...เป็นต้น...อาจมีรายละเอียดเสริมคือไม่ได้จัดอาหารไว้เนื่องจากคิดว่าวาระการประชุมน่าจะเสร็จเร็วก่อนกลางวัน .หรือจัดอาหารกลางวันไว้ด้วยเนื่องจากมีกรรมการมาจากต่างจังหวัด

สัปดาห์ที่แล้วมีประชุมคณะกรรมการชุดหนึ่งที่ต้องดูแลเป็นกรรมการลักษณะโปรเจคเฉพาะกิจซึ่งกว่าจะหากรรมการมาร่วมงานได้ก็อ่วมอรทัยมีกรรมการ 9 ท่าน ต่างสาขาวิชาชีพ นัดหมายการประชุมถูกกำหนดล่วงหน้าเป็นเดือนเนื่องจากกรรมการต่างสาขาวิชาชีพและนัดยากถึงเวลาประชุมประธานฯเข้ามาพร้อมส่งสายตาแปลกใจ"กรรมการส่วนใหญ่ยังไม่มา" เลขานุการฯตก "ที่นั่งร้อน" นั่งไม่ติดเช็คกรรมการให้วุ่น ความรู้สึกขณะนั้นคือเกรงใจกรรมการท่านที่มานั่งรอ สำหรับประธานฯเป็นเจ้านายสายตรงเคียร์กันได้แต่กระนั้นก็ต้องทำอะไรเพื่อสักอย่างแทนการนั่งรออย่างไม่มีอนาคตสิ่งที่ฝ่ายเลขาฯต้องทำคือทำสิ่งที่เป็นประโยชน์แก่กรรมการที่นั่งรอ พร้อมๆกันนั้นต้องหาคำตอบมาให้ได้ในเดี๋ยวนั้นว่า...ทำไม..อีกนานเท่าไหร่จะมีกรรมการมาและพร้อมประชุม"บรรยากาศอย่างนั้นไม่บอกก็น่าจะเดาถูกนะคะว่าไม่ดีเลย"
หลังการประชุมดิฉั้นทบทวนตัวเอง..ดิฉั้นอยู่ระหว่างลาศึกษาโดยมีข้อตกลงว่ามีงานด่วนงานประชุมจะต้องเข้าไปประชุมหรือเคียร์สะสางปัญหาในงานได้ตลอดเวลาสิ่งหนึ่งมาจากดิฉั้นมักทำงานทาง internet เป็นประจำจึงเกิดความเข้าใจว่าดิฉั้นจะประสานงานกรรมการเองแม้ไม่อยู่ในสำนักงาน ดังนั้นการเพียงเห็นแบบตอบรับการประชุมซึ่งส่งล่วงหน้ามาเป็นเดือนตอบรับเข้าประชุมได้จึงวางใจไม่เช็คก่อนการประชุม1วันดั่งเคยปฏิบัติ ผลคือวันนั้นเสียเวลาไป 1 ชั่วโมงดิฉั้นรู้สึกผิดเหตุเกิดจากความไม่ใส่ใจในขั้นตอนปฏิบัติของตัวเองจึงทำให้เสียเวลา ตลอดจนความเป็นมืออาชีพที่หมั่นสร้างสม ลดทอนลง ยังอาจส่งผลถึงการนัดประชุมครั้งต่อไป...ดิฉั้นเข้าใจสายตาท่านประธานฯท่านสื่อสารโดยไม่ต้องพูด"คราวหลังอย่าให้เกิดอีก...นะคุณ.."