มานั่งจิบกาแฟคุยเรื่อง KM กันดีกว่า
ผมเป็นคนหนึ่งที่ชอบดื่มกาแฟ..ผมเชื่อว่า ผมได้อะไรหลายๆ อย่างจากการดื่มกาแฟ โดยเฉพาะการนั่งดื่มกาแฟตามร้านกาแฟ ร้านขายเบเกอรี่ที่เปิดกันเกลื่อนเมืองในเวลานี้ แต่ทว่า ผมก็ไม่ค่อยเปลี่ยนใจจากร้านสนิทที่คุ้นเคยที่ผมนั่งเป็นเป็นประจำ คือ ร้านโอม เบคเฮาส์ (ขออนุญาติโฆษณาให้นิดนึ่งนะครับ) ตรงข้ามกับสวนหนังสือครับ นอกจากจะได้อรรถรสจากการดื่มกาแฟที่โปดปรานแล้ว ผมยังได้ใช้เวลาตรงนั้นอ่านหนังสือ นิตยสารต่างๆ ซึ่งบางวันไม่ค่อยได้บริโภคข้อมูลข่าวสารเหล่านั้น อันเนื่องมาจากการเรียนที่มีงานส่งเยอะเหลือเกิน
ผมได้รับการถ่ายทอดความรู้จากกลุ่มเพื่อนๆ ซึ่งบางครั้งที่แวะมาในที่ๆ เดียวกันโดยมิได้นัดหมาย มีการแลกเปลี่ยนความรู้กันในหลายๆ เรื่อง ทั้งเรื่องเหตุการณ์บ้านเมือง สารทุกข์สุกดิบ ชีวิตประจำวัน สิ่งที่คาดคิดในอนาคต หรือ เรื่องต่างๆ ที่เพื่อนๆ ได้รับทราบมา ถือว่ามีคนช่วยหาความรู้มาให้ถึงที่เลยทีเดียว ดังนั้น ในการดื่มกาแฟแต่ละครั้ง จะมีความรู้ใหม่ๆ เกิดขึ้นเสมอ ได้ทั้งอาหารสมอง อาหารตา อาหารใจ .. มีเครื่องเคียงต่าง ๆ ให้เราได้รับอย่างเต็มที่ ...
บางคนคิดว่าการนั่งดื่มกาแฟ ถือว่าเป็นการเสียเวลา แต่อันนี้ นานาจิตตังนะครับ..
ผมคิดว่า บางครั้ง ความรู้เก่าๆ เมื่อมาเจอกับความรู้เก่าๆ ของคนละแหล่งข้อมูล เมื่อมารวมกัน ก็จะกลายเป็นความรู้ใหม่ๆ เกิดขึ้น และร้านกาแฟนี่แหละที่ผมถือว่า เป็นสถานที่ที่มีการพบปะกัน เป็นสถานที่ที่นำเอาคนที่มีแนวความคิดแตกต่างกัน มาพูดคุยกัน และสามารถใช้แก้ปัญหาเดียวกันได้ ความรู้ยิ่งพอกพูน ถ้ามีแหล่งความรู้ดีๆ ให้เราพบปะกัน
วันนี้ผมได้มาหาความรู้เพิ่มเติม และได้เจอบทความนึง ขออนุญาตินำมาเผยแพร่เพื่อเป็นความรู้สำหรับหลายๆ คน นะครับ
แนวคิดKnowledge Management (KM) กับการจัด Mobile office
การจัดการความรู้ในองค์กรต่าง ๆ จะเริ่มที่พนักงาน ซึ่งแต่ละคนจะมีทักษะความสามารถที่เป็นความรู้ซ่อนอยู่ภายใน (Tacit Knowledge) ของแต่ละบุคคล โดยที่เจ้าตัวอาจจะทราบหรือไม่ทราบก็ได้ และ Tacit Knowledge นี้จะปรากฎออกมาเมื่อพนักงานเริ่มปฎิบัติงาน และเมื่อมีการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มก็จะเกิดการเรียนรู้แลกเปลี่ยน Tacit Knowledge หรือความรู้ในรูปแบบของ ทักษะ และประสบการณ์ระหว่างพนักงานด้วยกัน ซึ่งทำให้พนักงานมี Tacit Knowledge ใหม่ ๆ เพิ่มพูนมากขึ้น และเมื่อมีนักวิชาการได้นำ Tacit Knowledge ดังกล่าวมาศึกษาวิเคราะห์ และสรุปออกมาเป็นความรู้ที่แสดงถึงแนวทาง ขั้นตอน กฎระเบียบ และอาจจะปรุงแต่งตามหลักวิชาการจนเป็นทฤษฎี ในการปฏิบัติงาน ความรู้ในลักษณะนี้เป็นความรู้ที่เปิดเผย (Explicit Knowledge) ปรากฎให้เห็นในเอกสาร ตำรา ในอินเทอร์เน็ต หรือสื่อต่าง ๆ พร้อมที่จะให้ผู้คนทั่วไปได้นำไปศึกษาเพิ่มพูนความรู้ได้ตามความต้องการ และเมื่อ Explicit Knowledge นี้ได้มีการนำไปศึกษา และฝึกปฎิบัติเป็นประจำแล้ว ความรู้นี้จะถูกสะสมในตัวผู้ปฏิบัติและจะเกิดกระบวนการเปลี่ยนแปลงจาก Explicit Knowledge เป็น Tacit Knowledge โดยอัตโนมัติ ความรู้ทั้ง2 ประเภทนี้จะปรับเปลี่ยนและหมุนเวียนเป็นวัฏจักรของความรู้ หากจะเปรียบให้เห็นภาพพจน์ก็ขอปรียบเทียบกับภาพของ หยิน และ หยาง ตามปรัชญาจีน ซึ่งผู้เขียนจะเปรียบหยิน เป็น Tacit Knowledge และหยาง เป็น Explicit Knowledge การหมุนเวียนเปลี่ยนแปลงของความรู้ทั้ง 2 นี้ จะก่อให้เกิดความรู้ใหม่ๆเพิ่มขึ้น ซึ่ง Prof. Nonaka ได้เรียก การเปลี่ยนแปลงนี้ว่า เกลียวความรู้ (Knowledge Spiral) และหากเกลียวความรู้นี้เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องตลอดเวลาภายในองค์กรใด องค์กรนั้น ๆ ก็จะเกิดความรู้ใหม ่ๆ และมีผลผลิตที่เพิ่มขึ้น ซึ่งสิ่งนี้จะเป็นความคิดพื้นฐานที่คุณ Ushioda นำไปวางรูปแบบของ Mobile Office โดยในช่วงเริ่มต้นเขาได้ตั้ง concept ของการดำเนินการว่า “Creation by Cross Culture” ซึ่งมีความหมายว่าความรู้ใหม่ในองค์กร จะเกิดขึ้นได้จากการประสานงาน และปรึกษาหารืองานร่วมกันของพนักงานที่มีระดับความรู้ความสามารถ และมีข่าวสารข้อมูลที่เหมือนกัน และแตกต่างกัน ดังนั้น แผนผัง (layout) ของMobile office ที่ได้จากการระดมความคิดร่วมกันของคุณ Ushioda และพนักงาน 1,600 คนของสำนักงาน CMH บริษัท NTT DoCoMo จีงมีรูปแบบของสำนักงานที่ส่งเสริมให้พนักงานทั้งหมดขององค์กร ซึ่งมีภูมิหลังด้านความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ที่อาจจะต่างกันหรือคลายคลึงกัน ได้มีโอกาสพบปะแลกเปลี่ยนความรู้ และมีการประสานงานร่วมกันอย่างสม่ำเสมอ จนเกิดเกลียวความรู้ หรือความรู้ใหม่ในองค์กร
รูปแบบของ Mobile Office
Mobile office ของคุณ Ushioda ที่อาศัยหลักการ KM เป็นแนวคิดนั้นจะมีรูปลักษณ์ที่แตกต่างจากสำนักงานทั่ว ๆ ไปในปัจจุบันนี้ ที่จัดโต๊ะทำงานให้พนักงานนั่งครอบครองเป็นเจ้าของคนละตัว และบางแห่ง ก็จะแบ่งเขตแดนของแต่ละบุคคลด้วยผนังถาวร หรือผนังที่เคลื่อนย้ายได้ (Partition) หรืออาจจะจัดเป็นห้องทำงานมีประตูเปิดปิดอย่างมิดชิดสำหรับบุคลากรระดับผู้บริหาร ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะไม่พบเห็นในรูปแบบของ Mobile Office และรูปแบบของสำนักงานตามแนวคิดใหม่นี้ จะมีรูปแบบโดยทั่วไปสรุปได้ดังนี้
1. ห้องทำงานจะเปิดโล่ง ไม่มีผนังกั้นเป็นห้องเล็กห้องน้อย ผู้บริหารสำนักงานสามารถมองเห็นได้ทุกซอกทุกมุมในสำนักงาน
2. โต๊ะทำงานของพนักงานจะเป็นโต๊ะขนาดใหญ่ 4 ที่นั่ง พนักงานจะมานั่งทำงานร่วมกันในโต๊ะเดียวกัน ไม่มีใครเป็นเจ้าของโต๊ะโดยถาวร และพนักงานสามารถเปลี่ยนที่นั่ง โดยจะเลือกไปนั่งกับใครก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับภาระงานแต่ละวันที่จะต้องไปทำงานประสานกับเพื่อนร่วมงาน คนใดคนหนึ่งในช่วงเวลานั้น
3. พนักงานทุกคนจะมี Notebook และโทรศัพท์มือถือ ใช้เป็นเครื่องมือ ในการปฎิบัติงานที่โต๊ะทำงาน และบนโต๊ะจะมีเอกสารเฉพาะ เท่าที่จำเป็นต้องใช้งานในขณะนั้น ๆ เอกสารส่วนใหญ่ได้จัดเก็บในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เก็บไว้ในเครื่องแม่ข่าย (Server) พนักงานสามารถ เรียกใช้งานได้ตลอดเวลา และสำนักงานนี้จะลดการใช้กระดาษให้มีการใช้น้อยที่สุด (Paperless office)
4. ทางบริษัทได้เตรียมตู้เก็บของ (Locker) ให้พนักงานได้เก็บงานและทรัพย์สินส่วนตัว และสำนักงานได้จัดวางตู้ locker ให้เป็นแนวตรง เพื่อกั้นขอบเขตของสำนักงาน กับทางเดินรอบนอกของสำนักงานด้วย
5. ภายในบริเวณของสำนักงานจะมีต้นไม้กระถางประดับตามมุมห้อง ทางเดิน หรืออาจจะวางเรียงกั้นเป็นส่วนของห้องประชุมขนาดเล็ก ๆ
ยังมีรายละเอียดที่น่าสนใจให้อ่านอีก มากมาย เข้าไปชมได้ที่ http://www.moe.go.th/main2/mobile_office/mobileoffice_index.htm
