ความสำเร็จของโครงการ คือความสำเร็จ ความก้าวหน้า และการพัฒนาขององค์กร

จากที่ได้เคยอธิบายไว้ในเรื่อง โครงการคืออะไร จะเห็นได้ว่าเนื่องจากโครงการมีลักษณะเฉพาะ แตกต่างกันออกไปตามวัตถุประสงค์ของโครงการ และเนื่องจากองค์กรจะกำหนดโครงการเพื่อตอบสนอง หรือแก้ปัญหาเฉพาะเรื่อง   ดังนั้นจึงยังไม่ได้มีการกำหนดผู้รับผิดชอบโครงการไว้ก่อน โดยมากจะกำหนดว่าให้หน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งเป็นผู้รับผิดชอบ หรือผู้บริหารคนใดคนหนึ่งเป็นผู้รับผิดชอบโครงการ ประกอบกับเป็นโครงการที่ไม่เคยทำมาก่อน ดังนั้น 1. รายละเอียดงานที่จะต้องทำในโครงการก็ยังไม่ชัดเจน    2. เครื่องมือ เครื่องจักร อุปกรณ์ที่ใช้จะเป็นอะไรบ้าง ก็ยังไม่รู้   3. ใครจะเป็นผู้ดำเนินการ ใครจะเป็นผู้มีอำนาจรับผิดชอบในโครงการบ้าง และ 4. จะดำเนินการงานต่างๆ ในโครงการเมื่อใด ก็ยังไม่ได้กำหนดขึ้น

โดยสรุปแล้วก็คือ การบริหารโครงการ จะตอบคำถาม

  1. What's need to be done and why? จะต้องทำงานอะไรบ้างในโครงการ เพราะอะไร

  2. How to do these tasks? งานเหล่านั้นใช้วิธิการอะไร ใช้เครื่องมือเครื่องจักรอะไรบ้าง

  3. Who are responsible? ใครบ้างที่เป็นผู้รับผิดชอบงานต่างๆ และ

  4. When to do these tasks? จะทำงานในโครงการเหล่านี้เมื่อใด

นอกจากนั้นแล้ว การบริหารโครงการอย่างเป็นระบบ อย่างมีบูรณาการ (Integration management) จะทำให้ขอบเขตของโครงการ (Scope) มีความชัดเจน สามารถกำหนดงานที่ต้องดำเนินการได้ไม่ขาดไม่เกิน 

เมื่อทราบงานที่ต้องทำ มีการกำหนดขั้นตอน ผู้รับผิดชอบและวิธีการ (ได้แผนงานได้แล้วนั่นเอง!) ซึ่งจะทำให้สามารถ

  • ตรวจสอบความสำเร็จหรือสัมฤทธิ์ผลของโครงการ (Project performance) ได้

  • บริหารเวลา (Time management) ได้

  • บริหารงบประมาณ (Cost management) ได้

  • บริหารความเสี่ยงของโครงการ (Risk management) ได้  และ

  • บริหารความรู้ของโครงการ (Knowledge management) สำหรับนำไปใช้ในโครงการอื่นๆ หรือในการดำเนินงานต่อๆ ไปได้

จะเห็นได้ว่า การบริหารโครงการนั้นมีความจำเป็น เพราะหากไม่ได้บริหารโครงการอย่างเป็นระบบแล้ว โครงการอาจจะไม่ประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ ซึ่งก็จะทำให้เป้าประสงค์ขององค์กรเสียไปด้วย

ด้วยเหตุผลข้างต้นนี้เองที่จำเป็นต้องมีการบริหารโครงการเป็นอย่างยิ่ง เพราะโครงการไม่ใช่งานประจำที่มีผู้ดำเนินการอยู่แล้ว และมีขั้นตอน งบประมาณและผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน อยู่แล้ว และความสำเร็จของโครงการยังเป็นความสำเร็จ ความก้าวหน้า และการพัฒนาองค์กรให้ขึ้นไปอีกระดับหนึ่งด้วย\

ตอนต่อภาค ๒ เหตุใดจึงต้องมีการบริหารโครงการ (2)