Document Management Systems

หลังจากความรู้ที่ถูกกลั่นกรองและคัดเลือกแล้วจะต้องมีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ไม่เช่นนั้นอาจจะเป็นดังภาพที่แสดงให้เห็น พบว่ามีกองเอกสารและความรู้ที่ชัดแจ้ง (Explicit Knowledge) มากมายเกือบจะกองมากมาย ดังสุภาษิตไทยว่า “ความรู้ท่วมหัว เอาตัวไม่รอด” ก็เป็นได้ เนื่องไม่ระบบการจัดเก็บความรู้เหล่านั้นอย่างเป็นระบบ ระเบียบ เมื่อต้องการใช้งานสามารถนำมาใช้ได้อย่างทันที และสิ่งที่สำคัญอีกประการหนึ่งควรจะต้องมีการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึง (สิทธิการเข้าถึงความรู้) ด้วย เพราะบางประเด็นอาจจะเป็นทรัพย์สินทางปัญญา (Intellectual Property: IP) ที่สำคัญขององค์กรที่ควรจะต้องรักษาไว้เป็นความลับความรู้ที่มีการอยู่เป็นจำนวนมากในองค์กรหากมีระบบการจัดเก็บไม่ดีอาจจะเป็นอุปสรรคในการนำไปใช้ ดังนั้นควรนำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ICT) เข้ามาช่วยจะเป็นประโยชน์อย่างมากในการจัดเก็บและการสืบค้นความรู้เหล่านั้น นอกจากนี้บางองค์กรได้มีการจัดหาความรู้อยู่ในรูปแบบของคู่มือ หรือเอกสารใช้ประกอบการทำงาน ควรที่จะต้องมีการกำหนดสถานที่จัดเก็บให้เหมาะสม เช่น มีห้องสมุด หรือมุมในการอ่านหนังสือ (Knowledge Conner) ให้แก่พนักงาน โดยสถานที่ควรจะกำหนดสิทธิ์ของผู้เข้าใช้ดังนี้·        ระดับสูง (High Security Access) เป็นความรู้ที่เป็นความลับด้านเทคโนโลยี ซึ่งเป็น Know-How ขององค์กรที่ไม่สามารถที่จะเผยแพร่ข้อมูลนั้นออกมาได้ ซึ่งอาจจะต้องจดสิทธิบัตรหรือลิขสิทธิ์เพื่อเป็นความลับทางการค้า·        ระดับกลาง (Middle Security Access) เป็นการกำหนดสิทธิ์ที่เป็นเรื่องของงานบางอย่างที่บุคลากรผู้ที่ทำหน้าที่ต้องรู้ (Specialist) เพื่อให้สามารถทำงานได้ ซึ่งผู้ที่ไม่ได้ปฏิบัติงานในหน้าที่นั้นไม่สามารถรู้ได้·        ระดับทั่วไป (General Access) เป็นความรู้ทั่วไปที่บุคลากรทุกคนสามารถเข้าไปใช้งานหรือหาความรู้ที่ตนเองสนใจได้