ทำเรื่องใหญ่ให้เป็นเรื่องเล็กด้วยเทคนิค “การแบ่งงาน” (Division of work)

 

       ถ้าคำกล่าวที่ว่า “แยกกันเดินรวมกันตี” เป็นหลักการแนวคิดที่เป็นกลยุทธ์หรือยุทธวิธีในการกระทำภารกิจต่อเป้าหมายหรือเป้าประสงค์หลักเดียวกัน ด้วยการแยกหรือแบ่งกำลังคนและทรัพยากรออกเป็นหลายส่วนหรือหลายทีม แต่ละส่วนหรือแต่ละทีมรับผิดชอบกระทำภารกิจต่อเป้าหมายที่ได้รับมอบหมาย เพื่อการบรรลุเป้าหมายหรือเป้าประสงค์หลักด้วยกัน การปฏิบัติภารกิจการทำงานกับเรื่องใหญ่ ๆ หรือเรื่องยาก ๆ ด้วยหลักการแนวคิดดังกล่าวจึงน่าจะเป็นกลยุทธ์หรือเทคนิควิธีการที่จะทำเรื่องใหญ่ให้เป็นเรื่องเล็กหรือทำเรื่องยากให้เป็นเรื่องง่ายได้ด้วยวิธีหนึ่ง

       ในการบริหารจัดการหรือปฏิบัติภารกิจหน้าที่การงานไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานหรือองค์การภาครัฐหรือเอกชนได้ให้ความสำคัญกับการบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล โดยภารกิจหน้าที่หรืองานที่ดำเนินการอาจจะมีทั้งเรื่องปกติธรรมดาทั่วไปและเรื่องใหญ่ ๆ หรือเรื่องยาก ๆ ที่มีความซับซ้อน ซึ่งการบริหารจัดการหรือการปฏิบัติการต่อภารกิจงานในลักษณะดังกล่าว จำเป็นต้องอาศัยกลยุทธ์หรือวิธีการทำงานที่แตกต่างเพิ่มขึ้น จากแนวคิด “แยกกันเดินรวมกันตี” จึงอาจนำหลักการแนวคิดทางด้านการบริหารจัดการเรื่อง “การแบ่งงาน” (Division of Work) มาประยุกต์ใช้เป็นกลยุทธ์การบริหารจัดการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อย่างหนึ่ง

       แนวคิดเรื่องการแบ่งงาน (Division of work) 

       อดัม สมิธ (Adam Smith) นักเศรษฐศาสตร์ชาวอังกฤษ (1776) ได้เสนอแนวคิดในเรื่องหลักการแบ่งงานกันทำ (Division of Labour) ในหนังสือชื่อ Wealth of Nations ความสำคัญของแนวคิด คือ ในการทำงานอย่างหนึ่งนั้น ถ้าแบ่งแยกงานออกเป็นส่วนๆ แล้วมอบให้คนทำแต่ละชนิดตามความถนัดและฝีมือในการทำงานนั้น ๆ แล้ว งานของส่วนรวมจะเสร็จรวดเร็วเรียบร้อย มีประสิทธิภาพดีกว่าการที่จะให้บุคคลหนึ่งบุคคลใดทำงานนั้นทั้งหมดแต่เพียงคนเดียว

       เฟรดเดอริก เทย์เลอร์ (Frederick Taylor) ได้นำเสนอแนวคิดการจัดการตามหลักวิทยาศาสตร์ (Scientific Management) โดยหลักการการแบ่งงานกันทำ (Division of Work) มีการแบ่งงานระหว่างผู้จัดการและผู้ปฏิบัติงาน เพื่อให้ผู้จัดการรับผิดชอบการวางแผน (Planning) การเตรียมงาน (Preparing Work) และรับผิดชอบการควบคุมดูแล (Supervising) ส่วนผู้ปฏิบัติงานก็มีหน้าที่ปฏิบัติงานของตนเองต่อไป

       อองรี ฟาโย (Henri Fayol) ได้นำเสนอแนวคิดหลักในการบริหารจัดการ 14 ประการ โดยหลักการแบ่งหน้าที่และการทำงาน (Division of Work) ให้มีการแบ่งงานให้ส่วนต่างๆ ทำตามทักษะและความชำนาญของแต่ละคน เพื่อให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด

       ความหมาย “การแบ่งงาน” (Division of work)

       “การแบ่งงาน” (Division of work) คือ การแบ่งการทำงานหรือการซอยงานที่เป็นภาระหน้าที่ออกเป็นส่วน  ๆ เพื่อแบ่งแยกการทำงานตามลักษณะเฉพาะ (Specialization) ของการทำงานและประกอบกันเป็นงานทั้งหมด 

       หลักการของการแบ่งงาน (The principle of division of work) คือ การแบ่งงานหรือซอยงานทั้งหมดหรืองานที่ซับซ้อนออกเป็นองค์ประกอบหรือส่วนย่อยต่าง ๆ เพื่อให้งานเสร็จได้ง่ายและมีประสิทธิภาพ โดยมีหลักการพื้นฐานอยู่บนแนวคิด 3 ประการ คือ

       1. ความเชี่ยวชาญ เป็นการแบ่งงานที่คำนึงถึงความเชี่ยวชาญของผู้ปฏิบัติงานเป็นสำคัญ โดยลักษณะงานที่จะมอบหมายให้กับบุคคลหรือทีมต่าง ๆ เป็นไปตามความเชี่ยวชาญของแต่ละคนหรือทีมนั้น ๆ 

       2. ประสิทธิภาพและประสิทธิผล เป็นการแบ่งงานโดยพิจารณาถึงผลการดำเนินงาน โดยคำนึงถึงคุณภาพของงาน (Quality) ปริมาณ (Quality) เวลา (Time) และค่าใช้จ่าย (Cost)  

       3. การกำหนดมาตรฐานและการควบคุมคุณภาพ เป็นหลักการสำคัญเพื่อให้หน่วยงานหรือองค์กรสามารถรักษาระดับขีดความสามารถและประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน

       รูปแบบของการแบ่งงาน (Form of Division of work) ได้มีการเสนอแนวคิดเกี่ยวกับรูปแบบไว้หลายลักษณะ ซึ่งอาจสรุปรูปแบบหรือแนวทางหลัก ๆ ได้ดังนี้ 

       1. การแบ่งตามลักษณะของงานหรือการแบ่งงานแบบง่าย (Occupational or Simple Division of work) 

       2. การแบ่งออกเป็นกระบวนงานที่สมบูรณ์ในตัวเองหรือครบองค์ประกอบของงาน (Complete processes or complex Division of work) 

       3. การแบ่งออกเป็นกระบวนงานย่อยหรือกระบวนงานที่ไม่สมบูรณ์ในตัวเอง (Sub-processes or incomplete processes) 

       4. การแบ่งตามลักษณะพื้นที่หรือลักษณะภูมิศาสตร์ (Territorial or geographical Division of work) 

       กระบวนการดำเนินการ 

       การดำเนินการตามแนวคิดการแบ่งงาน (Division of work) เพื่อทำให้งานที่เป็นเรื่องใหญ่ ๆ มีความยุ่งยากหรือมีความซับซ้อน ได้รับการแบ่งแยกซอยงานออกเป็นส่วน ๆ หรืองานย่อย ๆ ตามที่สามารถจะกระทำภารกิจที่ได้รับมอบหมายได้ โดยในการแยกซอยหรือแบ่งงานอออกเป็นส่วน ๆ จำเป็นต้องพิจารณาองค์ประกอบของงานหรือภารกิจงานที่มีลักษณะเฉพาะตามที่สามารถจะแบ่งแยกออกได้ และต้องมีบุคลากรผู้ปฏิบัติงาน ทรัพยากร งบประมาณ และการบริหารจัดการ รวมทั้งการพิจารณาถึงความเหมาะสมของขนาด ความยากง่าย ระยะเวลา และความคุ้มค่า เพื่อให้งานที่ถูกแบ่งซอยครบองค์ประกอบที่จะสามารถปฏิบัติงานต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจสรุปเป็นขั้นตอน ได้ดังนี้ 

       1. การศึกษาวิเคราะห์ รวบรวมรายละเอียดข้อมูล องค์ประกอบ ปัจจัย สภาพแวดล้อม และเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งรูปแบบ แนวคิด ทฤษฎี ตัวอย่าง หรือประสบการณ์ที่ประสบความสำเร็จที่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ 

       2. การแบ่งซอยงาน (Operation break down or Job break down) ด้วยการวิเคราะห์และแยกแยะภารกิจงานออกเป็นส่วนสำคัญ ๆ ให้เหมาะกับการปฏิบัติงานเป็นส่วน ๆ โดยพิจารณาภายใต้หลักการของขนาด ความยากง่าย เวลา และค่าใช้จ่าย สำหรับเทคนิคการแบ่งซอยงานอาจพิจารณาแนวทางจากการออกแบบการก่อสร้าง ซึ่งมีการแบ่งงานออกเป็นส่วน ๆ เป็นตัวอย่างได้

       3. การกำหนดรายละเอียดและขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Steps in the operation) รวมทั้ง ประเด็นหรือจุดเน้นที่สำคัญ (Key point) เพื่อเป็นเครื่องมือหรือแนวทางการปฏิบัติ (Guideline) ให้เป็นไปอย่างถูกต้อง

       4. การแบ่งงานออกเป็นส่วน ๆ การกำหนดโครงสร้าง ระบบงาน และการมอบหมายภารกิจ โดยการกำหนดแบ่งงานที่จะต้องปฏิบัติที่ครบถ้วนสำหรับงานระดับบุคคล ทีม หรือหน่วยงาน เพื่อมอบหมายความรับผิดชอบอย่างเป็นกิจลักษณะ

       ทั้งนี้ โดยการนำแนวคิดหรือเทคนิคการออกแบบงาน (Job Design) มาประกอบการดำเนินการ ได้แก่ การออกแบบองค์กร (Organization Design) การแสดงรายละเอียดงาน (Job Description) การระบุลักษณะเฉพาะของงาน (Job Specification) การกำหนดลำดับความสำคัญของงาน (Prioritization) การสร้างแผนผังการทำงาน (Work Flow Chart) การกำหนดเวลา (Scheduling) และการกำหนดมาตรฐานผลงาน (Performance standard) เป็นต้น

       ตัวอย่างตัวแบบ (Model) 

       ตัวแบบ (Model) รูปแบบลักษณะการแบ่งงาน จำนวน ลักษณะงาน กระบวนงาน และองค์ประกอบอื่นที่เกี่ยวข้อง เป็นตามความเหมาะสม โดยอาจจะมีรูปแบบตามตัวแบบ (Model) ดังตัวอย่าง

ส่วนที่ 1 (ทีมที่ 1) (งาน 1 ชื่อ...)

ลักษณะงาน (Job Specification)

คน

เงิน

วัสดุ

การจัดการ

ส่วนที่ 2 (ทีมที่ 2)  (งาน 2 ...)

ลักษณะงาน  (Job Specification)

คน

เงิน

วัสดุ

การจัดการ

ส่วนที่ ... (ทีมที่ ...)  (งาน ...)

ลักษณะงาน (Job Specification)

คน

เงิน

วัสดุ

การจัดการ

 

       สรุป 

       กลยุทธ์ในการเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน สำหรับภารกิจการทำงานที่อาจจะเป็นเรื่องใหญ่หรือเรื่องยากมีความซับซ้อน ด้วยการนำแนวคิดเทคนิคเรื่อง “การแบ่งงาน” (Division of work) ประกอบแนวคิดเทคนิคการออกแบบงาน (Job Design) มาประยุกต์ใช้จะทำให้หน่วยงานหรือองค์กรได้มีรูปแบบหรือแนวทางการบริหารจัดการในการกระทำภารกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพได้ทางหนึ่ง โดยจะทำให้ได้รูปแบบหรือตัวแบบ (Model) และแนวทางปฏิบัติ (Guideline) สำหรับการปฏิบัติงานตลอดกระบวนงาน ทำให้ผู้บริหารหรือผู้รับผิดชอบงาน มีแนวทางการปฏิบัติเพื่อการวางแผนการทำงาน การมอบหมาย สั่งการ ควบคุม ตรวจสอบ และประเมินผลการดำเนินงานต่อไป

 

                                    ..................................................