เรียนรู้จากการทำหน้าที่นายกสภา สบช. 26. ภารกิจของสำนักงานสภาสถาบัน (๒) ทำงานเป็น

 

สำนักงานสภาสถาบันมีหน้าที่หลักคือ สนับสนุนและอำนวยความสะดวกต่อการทำหน้าที่กำกับดูแลองค์กร โดยคณะกรรมการสภา    ซึ่งทำหน้าที่กำกับดูแลใน ๓ มิติไปพร้อมๆ กัน คือ fiduciary mode, strategic mode, และ generative mode    โดยมีรายละเอียดในเอกสาร กลไกกำกับดูแลสถาบันอุดมศึกษา (๒๕๕๑)    ที่ผู้ทำงานในสำนักงานสภาสถาบันต้องอ่านและทำความเข้าใจ

เอกสารอื่นๆ ได้แนะนำไว้ในตอนที่ ๒๕  และเดี๋ยวนี้สามารถค้นเพิ่มเติมทางอินเทอร์เน็ตได้โดยง่าย

จะเห็นชัดเจนว่า   สภาสถาบันทำงานกำกับดูแลสถาบันผ่านคณะกรรมการย่อยเป็นส่วนใหญ่  ทำงานเองเป็นส่วนน้อย    สำนักงานสภาฯ จึงต้องรู้วิธีทำงานสนับสนุนคณะกรรมการย่อยเหล่านั้น    โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การมีข้อมูลสนับสนุนการทำงานอย่างครบถ้วน    ทั้งที่เป็นกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ    และที่เป็นหลักการกำกับดูแลและการทำงานโดยทั่วไป    รวมทั้งวัฒนธรรมประเพณีของสถาบันที่เป็นอยู่ และที่จะต้องเปลี่ยนแปลง

ความยากในการทำงานของสำนักงานสภา สบช. อยู่ที่ สบช. อยู่ในระบบราชการของกระทรวงสาธารณสุขมาช้านาน    ผู้คนจึงติดวัฒนธรรมราชการ    เมื่อเปลี่ยนเป็นสถาบันอุดมศึกษา ที่ต้องทำงานในอีกวัฒนธรรมหนึ่ง คือวัฒนธรรมอุดมศึกษา    ที่เน้นความสัมพันธ์แนวราบ (horizontal relationship)   เน้นการกำกับตนเอง (autonomy)   เน้นความสร้างสรรค์ (creativity)    เจ้าหน้าที่ของสำนักงานสภาฯ จึงสับสน

และยิ่งสับสนยิ่งขึ้น เมื่อกรรมการสภา (โดยเฉพาะอย่างยิ่งนายกสภา)   กับฝ่ายบริหารของสถาบันมีความคิด และพฤติกรรมแตกต่างกัน   

ที่สำคัญยิ่งคือ สนง. สภา สบช. ต้องทำหน้าที่เป็นกลไกสร้างความโปร่งใสให้แก่ระบบกำกับดูแลสถาบัน    ให้คนใน สบช. และคนไทยทั้งมวล เข้ามาตรวจสอบการทำงานของ สภา สบช. ได้   ทำอย่างไร ทีมงานของ สนง. สภาฯ ควรช่วยกันคิดและเสนอ   

ผมตีความว่า ต้องโปร่งใสสองทาง   คือขาเข้าและขาออก   ขาเข้าคือข้อมูลที่กรรมการสภาควรรู้ (relevant information) จากภายนอก สบช.  และจากภายใน สบช. เอง    ที่จะช่วยให้กรรมการสภาฯ ทำงานในสภาพรู้ข้อมูลครบถ้วน/ครบด้าน  หรือมี สมมาตรด้านข้อมูล (skin in the game)     

ทีมงานของ สนง. สภาฯ ต้องร่วมกันออกแบบวิธีทำงานเพื่อเอื้อและสนับสนุนความโปร่งใสสองทางนี้     เพื่อเป็นกลไกให้สภาฯ ทำหน้าที่ได้อย่างมีคุณภาพสูง    และสะท้อนภาพ “ทำงานเป็น” ของ สนง. สภาฯ

ความโปร่งใสเมื่อมองจากภายนอกสภาฯ คือพลังสำคัญของความเจริญก้าวหน้าของ สบช.  เพราะนี่คือรากฐานสู่ “ความไว้วางใจซึ่งกันและกัน” (mutual trust) ของสมาชิก สบช. ทั้งฝ่ายปฏิบัติการ  ฝ่ายบริหาร  และฝ่ายกำกับดูแล     ที่เป็นพลังแฝงสำคัญยิ่ง ในการหนุนให้สมาชิกของ สบช. มีกำลังใจในการทำงาน   

สนง. สภาฯ จะแสดงบทบาท เป็นกลไกสร้าง ความไว้วางใจซึ่งกันและกัน ใน สบช. ได้อย่างไร    นี่คือโจทย์ของทีมงาน สนง. สภาฯ  

ผมคิดว่า สภาพความไว้วางใจซึ่งกันและกัน ภายใน สบช. เป็นเรื่องท้าทายยิ่งในปัจจุบัน    และในหลายเหตุการณ์ (ตอนปลายปี ๒๕๖๕) ฝ่ายบริหารเป็นผู้สร้างเหตุการณ์สั่นคลอนโดยไม่จำเป็น

นำสู่ความท้าทายด้านการได้รับความไว้วางใจจากภายนอก

ในบรรยากาศของ สบช. ในปัจจุบัน    สิ่งที่ต้องการอย่างยิ่งคือ “ระบบนิเวศเชิงบวก” (positive ecology)    ที่เกิดจากจิตวิทยาเชิงบวก (positive psychology)  ที่ทุกฝ่ายของ สบช. ต้องช่วยกันสร้าง   รวมทั้ง สนง. สภาฯ    นี่คือ soft power  หรือ soft energy ที่องค์กรที่แข็งแรงมีอยู่เป็นพลังภายใน    และหากองค์กรใดโชคร้าย มี negative energy เข้าครอง    องค์กรนั้นก็จะเสื่อมและอ่อนแอ   เราต้องช่วยกันป้องกันไม่ให้ สบช. หลุดเข้าบ่วงกรรมนั้น   

ทำงานเป็น ในมิติที่ตรงไปตรงมาที่สุด คือจัดการประชุมสภาฯ เป็น    ทำให้การประชุมสภาฯ มีบรรยากาศฮึกเหิม สร้างสรรค์    กรรมการเข้าประชุมแล้วออกไปด้วยความสุขสดชื่น    ไม่ใช่ออกไปด้วยความรู้สึกมึนงงสับสน หรืออึดอัดใจ

แค่เรื่องจัดการประชุมสภาฯ ก็มีสารพัดมิติที่ต้องทำความเข้าใจ และหาทางพัฒนา    หลักการสำคัญคือ ทีมงาน สนง. สภาฯ ต้องทำความเข้าใจแต่ละวาระของการประชุม ในระดับที่ทั้งลึกและเชื่อมโยง   และเตรียมเอกสารข้อมูลประกอบการประชุมให้ครบถ้วน   ซึ่งในหลายกรณีมีความเกี่ยวพันกับมติของสภาครั้งก่อนๆ ก็ต้องนำมาเสนอไว้ด้วย   

มีตัวอย่าง แฟ้มเอกสารการประชุมสภาฯ ครั้งที่ ๑๐/๒๕๖๕ วันที่ ๘ ธันวาคม ๒๕๖๕    มีวาระที่ ๕.๔ ขออนุมัติหลักการ และขออนุมัติหลักสูตร...   ที่ไม่ตรงกับมติของสภาฯ ครั้งก่อนๆ ว่า   ไม่มีนโยบายเปิดคณะและหลักสูตรใหม่ที่ไม่มีหลักฐานชัดเจนว่าเป็นความต้องการของประเทศ    จึงกำหนดให้การขออนุมัติเปิดหลักสูตรใหม่ต้องเสนอสภา ๒ ขั้นตอน   ขั้นตอนที่ ๑ เพื่อตรวจสอบความจำเป็นหรือความต้องการของประเทศ     แต่เอกสารวาระที่ ๕.๔ ยังเป็นแบบเดิมๆ    นี่คือข้อที่ สนง. สภาฯ ต้องพิจารณาตนเองในด้าน “ทำงานเป็น”              

ข้อท้าทายอย่างยิ่ง ต่อทีม สนง. สภา สบช. คือความสามารถในการเขียนรายงานการประชุม และเอกสารอื่นๆ     ที่กระชับ เข้าใจง่าย ชัดเจน ครบถ้วน    ที่ต้องได้รับการฝึกฝน   ผมแปลกใจที่ผู้บริหารสมัยนี้ไม่คิดว่าเป็นหน้าที่ของตนที่จะต้องช่วยฝึกหรือหาคนช่วยฝึก    และที่ยิ่งกว่านั้นคือ ไม่รู้ว่ารายงานการประชุม และเอกสารการประชุมที่ดีเป็นอย่างไร 

 เมื่อเป็นเช่นนี้ จึงจำเป็นที่จะต้องส่งทีมงานของ สนง. สภาฯ ไปฝึกจากการปฏิบัติงานจริง ใน สนง. สภาฯ ของสถาบันที่มีชื่อเสียงว่าทำงานเป็น ได้ผลดี และมีการพัฒนาต่อเนื่องมาเป็นเวลานาน   หากไม่ลงทุนเรื่องนี้ ก็หวังยากว่า สนง. สภา สบช. จะทำหน้าที่เป็นพลังหนุนให้สภาสถาบันทำหน้าที่ได้อย่างเข้มแข็ง    หากผมมองว่าความหวังนี้ไม่มีทางเป็นจริงได้   ผมก็คงจะไม่ทนทำงานที่รู้ล่วงหน้าว่าจะล้มเหลว โดยลู่ทางป้องกันล่วงหน้า หรือลู่ทางพัฒนา ถูกปิดกั้นหมด 

ผมก็ต้องฝึกการทำงานเป็นเหมือนกัน         

วิจารณ์ พานิช

๔ ธ.ค. ๖๕