การจัดการายกรณีเป็นวิธีการจัดการระบบบริการที่เน้นการประสานและความร่วมมือในระบบบริการการให้ความช่วยเหลือปัจเจกบุคคลในระดับครอบครัวซึ่งต้องระบุความเปราะบางของผู้ใช้บริการเช่นเด็ก ผู้หญิงหรือผู้พิการฯลฯ ประเมินปัญหาทั้งระดับบุคคลและครอบครัวพร้อมทั้งศักยภาพความเข้มแข็งแล้ววางแผนส่งต่อผู้ใช้บริการให้กับผู้ให้บริการในชุมชน รวมทั้งการทบทวนติดตามการให้บริการและผลหรือการเปลี่ยนแปลงให้เป็นไปตามเป้าหมายของระบบบริการ การที่องค์กรหรือหน่วยงานจะจัดการจัดการรายกรณีได้นั้นควรต้องพิจารณาศักยภาพของหน่วยงานว่ามีองค์ประกอบของการจัดการรายกรณีซึ่งระบบการจัดการรายกรณี (Case Management System) จะต้องประกอบด้วย 6 องค์ประกอบที่สำคัญ และต่อเนื่องเชื่อมโยงกันดังนี้
1.กฎหมาย กฎ ระเบียบ นโยบาย (Policies) ที่เกี่ยวข้องกับประเด็นที่หน่วยงานต้องการจัดระบบการจัดการรายกรณี เช่นกรณีการคุ้มครองเด็ก สตรีหรือผู้ถูกกระทำความรุนแรง องค์กรต้องมีกฎ ระเบียบของหน่วยงานหรือศูนย์ที่ให้บริการรองรับการทำงานในรูปแบบการจัดการรายกรณี
2.โครงสร้าง (Structures) มีโครงสร้างขององค์กรหรือหน่วยที่ทำหน้าที่การจัดการายกรณีที่สอดคล้องตามระเบียบขององค์กรหรือ กฎหมาย มีการกำหนดหน้าที่ของผู้ปฏิบัติงานหรือทีมการจัดการรายกรณี
3.ความสามารถหรือศักยภาพ (Capacities) ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่มีบทบาทหน้าในการจัดการายกรณีต้องได้รับการอบรมให้มีศักยภาพและความสามารถในการทำงานเกี่ยวกับประเด็นที่เป็นสาระหลักของหน่วยงานเช่นความรุนแรง นอกจากนี้องค์กรต้องมีศักยภาพด้านการเงินที่สนับสนุนระบบการปฏิบัติงานของทีม การติดต่อสื่อสารการคนาคมที่จะเข้าให้การช่วยเหลือผู้ใช้บริการหรือผู้ถูกกระทำความรุนแรงหรือกลุ่มเสี่ยงเป็นต้น
4.ความต่อเนื่อง (Continuum) ระบบการให้บริการหรือการให้การช่วยเหลือดูแลผู้ใช้บริการต้องมีการออกแบบให้มีความต่อเนื่องของบริการ มิใช่เพียงการทำงานของหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งที่ขาดการประสานส่งต่อและติดตาม องค์กรควรต้องมีการระบุอย่างชัดเจนว่าระบบการช่วยเหลือแบบการจัดการายกรณีขององค์กรนี้เป็นการป้องกันหรือเป็นการตอบสนองต่อปัญหาที่เกิดขึ้นแล้ว และจะสามารถสร้างความเข้มแข็งให้กับระบบการป้องกันหรือแก้ไขได้อย่างไรในอนาคตเพื่อให้เป็นการช่วยเหลือต่อเนื่องจนผู้ใช้บริการสามารถช่วยตนเองได้
5.กระบวนการ (Process of care) องค์กรต้องมีการระบุกระบวนการดูแลผู้ใช้บริการหรือถูกกระทำความรุนแรงหรือกลุ่มเสี่ยงที่ชัดเจน โดยมีแผนผังกระบวนการและผู้ที่รับผิดชอบให้บริการแก่เด็กและผู้หญิงให้บริการที่ดี มีประสิทธิภาพอย่างไร มีกระบวนการรับรองหรือตรวจสอบมาตรฐานการปฏิบัติงานที่ชัดเจนและตอบสนองต่อความต้องการจำเป็นของผู้ใช้บริการเช่นเด็กและสตรีได้อย่างสอดคล้องกับสถานการณ์ปัญหา
6.ความน่าเชื่อและความรับผิดชอบ (Accountability) ระบบการจัดการรายกรณีต้องสร้างความน่าเชื่อถือและแสดงความรับผิดชอบต่อกระบวนการให้บริการ ถ้ามีหน่วยงานหรือผู้ปฏิบัติงานที่ทำงานป้องกันเด็กได้ไม่ดีหรือมีข้อพกพร่อง ครอบครัวของเด็กจะแจ้งข่าวหรือตำหนิการให้บริการไปที่องค์กรใดได้อย่างไร ฉะนั้นการจัดการายกณีต้องมีระบบการจดบันทึกที่ได้ให้ความคิดเห็นหรือความช่วยเหลือ มีระบบมีการกำกับติดตามและประเมินการทำงานของระบบผู้ให้บริการอื่นๆ แสดงให้เป็นที่ประจักษ์
