เลิกการประชุมอย่างบ้าคลั่ง

เลิกการประชุมอย่างบ้าคลั่ง

Stop the Meeting Madness

พันเอก มารวย  ส่งทานินทร์

[email protected]

17 กรกฎาคม 2560

บทความเรื่อง เลิกการประชุมอย่างบ้าคลั่ง (Stop the Meeting Madness) ประพันธ์โดย Leslie A. Perlow, Constance Noonan Hadley, และ Eunice Eunจากบทความในวารสาร Harvard Business Review, July-August 2017

ผู้ที่สนใจเอกสารนี้แบบ PowerPoint (PDF file) สามารถ Download ได้ที่ https://www.slideshare.net/maruay/stop-the-meeting-madness

บทสรุปสำหรับผู้บริหาร

• ผู้บริหารหลายคนรู้สึกไม่ยินดีกับการประชุมเท่าใดนัก และไม่ต้องสงสัยเลยว่า โดยเฉลี่ยแล้ว พวกเขาใช้เวลาเกือบ 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการประชุม ในขณะที่ในช่วงทศวรรษ 1960 ใช้เวลาน้อยกว่า 10 ชั่วโมง
• ยิ่งไปกว่านั้น การประชุมมักจะกำหนดเวลาไว้ไม่ดี ดำเนินการไม่ดี หรือทั้งสองอย่าง
• ผู้ประพันธ์พบว่า การปรับปรุงที่แท้จริงจำเป็นต้องเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ระบบ ไม่ใช่การแก้ไขแบบเฉพาะหน้า พวกเขาอธิบายวิธีการห้าขั้นตอน พร้อมกับการวินิจฉัยที่ต้องทำล่วงหน้า

ความคิดโดยย่อ

• ความท้าทาย: การประชุมควรใช้ในการปรับปรุงความคิดสร้างสรรค์และการผลิต แต่มักเป็นสิ่งที่ตรงกันข้ามกัน เมื่อประชุมมากเกินไป กำหนดเวลาไม่ดี ดำเนินการไม่ดี หรือทั้งสามอย่าง ปัญหาเหล่านี้จะส่งผลต่อทั้งองค์กร ทำให้ต้องมีการแก้ไขอย่างเป็นระบบ
• การแก้ปัญหา: กลุ่มต้องค้นหาการเสียเวลา ว่าเป็นของกลุ่ม บุคคล หรือทั้งสองอย่าง จากนั้นทำตามห้าขั้นตอนสำหรับการเปลี่ยนแปลง คือ

(1) รวบรวมข้อคิดเห็นจากสมาชิกแต่ละคน

(2) แปลความหมายเหล่านี้ร่วมกัน

(3) เลือกเป้าหมายในการปรับปรุงการประชุม ที่มีส่วนเกี่ยวข้องและสร้างแรงจูงใจ

(4) วัดความคืบหน้า

(5) ตรวจประเมินอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนไม่ได้ย้อนกลับไปใช้รูปแบบเก่า

เกริ่นนำ

• เวลาเป็นเงินเป็นทอง ทุกๆ นาทีที่ใช้ในการประชุมที่เสียเวลา กินเวลาที่จำเป็นสำหรับความคิดสร้างสรรค์และประสิทธิภาพ
• การเข้าประชุม อาจเป็นการขัดจังหวะความคิดดี ๆ ทำให้คนต้องมาทำงานเช้าขึ้นและเลิกดึก หรือต้องใช้วันหยุดสุดสัปดาห์เพื่อหาเวลาที่เงียบสงบ
• การประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ ทำให้ส่วนแบ่งตลาด นวัตกรรม และความมั่นคงในการทำงานลดลง

การประชุมเป็นสิ่งจำเป็น

• การประชุมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับ การทำงานร่วมกัน ความคิดสร้างสรรค์ นวัตกรรม ส่งเสริมความสัมพันธ์ และมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เหมาะสม (นี่คือประโยชน์ที่แท้จริงของการประชุม)
• แต่ทำไมทุกคนยังปกป้องการประชุมที่มากเกินไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งในขณะที่ไม่มีใครชอบการประชุมมากนัก?
• เนื่องจากผู้บริหารต้องการเป็นเช่นทหารที่ดี เมื่อพวกเขาเสียสละเวลาและความเป็นอยู่ที่ดีเพื่อการประชุม พวกเขาคิดว่า พวกเขากำลังทำสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจ พวกเขาไม่เห็นค่าใช้จ่ายขององค์กร พวกเขามองข้ามความสำคัญของการผลิต การมุ่งเน้น และการมีส่วนร่วม

กระบวนการห้าขั้นตอน

• กระบวนการห้าขั้นตอนพร้อมกับการวินิจฉัยที่ต้องทำล่วงหน้า ทำให้ผลลัพธ์เป็นเรื่องที่น่าทึ่ง และขยายผลไปไกลกว่าห้องประชุม
• จากการสำรวจแสดงให้เห็นว่า พนักงานมีการปรับปรุงอย่างมีนัยสำคัญในการทำงานร่วมกัน (เพิ่มขึ้น 42%) ความปลอดภัยทางด้านจิตใจในการพูดและแสดงความคิดเห็น (เพิ่มขึ้น 32%) และประสิทธิภาพของทีม (เพิ่มขึ้น 28%)
• ด้านอื่น ๆ ขององค์กรก็ดีขึ้น คะแนนความพึงพอใจต่อความสมดุลของการทำงานและชีวิต เพิ่มขึ้นจาก 62% เป็น 92%

กลุ่มคุณเสี่ยงที่จะเสียเวลาโดยใช่เหตุหรือไม่?

• ปัญหาได้เกิดขึ้น เมื่อการประชุมมีกำหนดการและดำเนินการ โดยไม่คำนึงถึงผลกระทบต่อเวลาของกลุ่ม และของบุคคล
• บ่อยครั้งที่กลุ่มต้องเสียสละความต้องการโดยรวม หรือของแต่ละบุคคล หรือทั้งสองอย่างโดยปริยาย
• การปรับสมดุลความต้องการเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพคืออุดมคติ แต่องค์กรเพียงไม่กี่แห่งเท่านั้นที่ทำเช่นนั้นได้

การเสียเวลาของกลุ่ม

• บางองค์กรมีการประชุมค่อนข้างน้อย แต่ดำเนินการได้ไม่ดี เป็นผลให้บุคคลมีเวลาเพียงพอสำหรับงานที่ทำคนเดียว และความคิดที่ลึกซึ้ง แต่การทำงานเป็นกลุ่มและความร่วมมือลดลง เนื่องจากการประชุมแต่ละครั้งไม่มีประสิทธิภาพ
• ประมาณ 16% ของผู้บริหารในกลุ่มตัวอย่างกล่าวว่า นี่เป็นความจริงที่พวกเขาทำงานอยู่
• เมื่อคนไม่ได้มีส่วนร่วมในการอภิปราย หรือใส่ใจกับสิ่งที่กำลังพูดอยู่ ทีมงานไม่สามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ทั้งหมดของการประชุมได้ และการประชุมจะทำให้ทุกคนเสียเวลา

การเสียเวลาของแต่ละบุคคล

• บางครั้ง การประชุมมีคุณภาพสูงและเทคนิคในการใช้เวลาในกลุ่มได้ดี แต่เวลาของแต่ละบุคคลจะหายไป เนื่องจากจำนวนการประชุมมากเกิน ทำให้การทำงานคนเดียวลดลง และการจัดตารางเวลาที่ไม่ดี จะขัดขวางความคิดที่สำคัญอย่างลึกซึ้ง
• ในการสำรวจผู้บริหาร 13% กล่าวว่าองค์กรของพวกเขาต้องต่อสู้กับปัญหานี้
• การประชุมมากจนเกินไป ทำให้ผู้คนต้องแลกกับความสำคัญของวิธีการและเวลา ที่จะบรรลุผลงานเดี่ยวของพวกเขา

การเสียเวลาทั้งกลุ่มและบุคคล

• องค์กรหลายแห่งต้องทนทุกข์ทรมานกับการประชุมทั้งสามอย่างคือ (1) บ่อยครั้งมาก (2) กำหนดเวลาที่ไม่ดี และ (3) ดำเนินการไม่ดี
• ส่งผลให้เกิดการสูญเสีย ประสิทธิภาพ การทำงานร่วมกัน และความเป็นอยู่ที่ดีทั้งกลุ่มและบุคคล นี่เป็นสถานการณ์ที่แย่ที่สุดและพบบ่อยมากที่สุด
• ผู้ตอบแบบสำรวจส่วนใหญ่ถึง 54% กล่าวว่าการประชุมของพวกเขาอยู่ในหมวดหมู่นี้
• ในสถานการณ์เช่นนี้ เวลาของกลุ่มจะสูญเปล่า และเวลาของแต่ละบุคคลจะหายไปด้วย

ทำให้สมดุล

• เนื่องจากมีคนจำนวนมากที่มีส่วนร่วมในการจัดกำหนดการและจัดการประชุม จึงต้องใช้ความพยายามร่วมกันในการแก้ไขปัญหาดังกล่าว คือ
• 1. รวบรวมข้อมูลจากแต่ละคน (Collect data from each person)
• 2. ตีความข้อมูลร่วมกัน (Interpret the data together)
• 3. ยอมรับร่วมกัน ในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายของแต่ละบุคคล (Agree on a collective, personally relevant goal)
• 4. ตั้งเป้าหมายและติดตามความคืบหน้า (Set milestones and monitor progress)
• 5. การทบทวนเป็นกลุ่มอย่างสม่ำเสมอ (Regularly debrief as a group)

ข้อที่ 1. รวบรวมข้อมูลจากแต่ละคน

• เพื่อให้ได้มุมมองที่ชัดเจนว่า การประชุมมีผลต่อกลุ่มของคุณอย่างไร ให้ใช้การสำรวจหรือการสัมภาษณ์ เพื่อรวบรวมข้อมูลและการแสดงผลจากทุกคน
• ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถรู้ปัญหาได้เต็มที่ คุณจะได้เรียนรู้ว่า ความไม่พอใจที่เกิดใต้พื้นผิวมีมากเท่าใด และมีงานที่ยังทำไม่ลุล่วงมีแค่ไหนในระหว่างวัน

ข้อที่ 2. ตีความข้อมูลร่วมกัน

• ขั้นตอนต่อไปที่สำคัญคือ ต้องรวมตัวกันเป็นทีม เพื่อแยกแยะความคิดเห็นของทุกคน และวิเคราะห์สิ่งที่ทำแล้วได้ผลและสิ่งที่ไม่ใช่
• ต้องเป็นการอภิปรายแบบเปิดเผยเกี่ยวกับการสำรวจหรือการสัมภาษณ์ โดยไม่มีการตัดสินว่าถูกหรือผิด ผู้สนับสนุนที่เป็นกลางสามารถช่วยให้การสนทนาเป็นไปอย่างสร้างสรรค์
• อย่างไรก็ตาม การมอบอำนาจการตีความข้อมูลให้กับที่ปรึกษาภายนอก หรือแม้กระทั่งกลุ่มย่อยของทีม อาจทำลายความสำเร็จได้
• คุณต้องการการมีส่วนร่วมและการวิเคราะห์จากสมาชิกทุกคนในทีม เพื่อสร้างความเข้าใจอย่างกว้างขวาง และซื้อใจสำหรับขั้นตอนที่เหลือ

ข้อที่ 3. ยอมรับร่วมกัน ถึงกับเป้าหมายที่เกี่ยวข้องกับตัวบุคคล

• การที่บุคคลได้รับประโยชน์จากความคิดริเริ่มของกลุ่ม จะเป็นแรงจูงใจที่ยิ่งใหญ่
• ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำหนดเวลาที่กำหนดไว้ในแต่ละสัปดาห์ สำหรับคนที่จะมุ่งเน้นไปที่การทำงานที่เป็นอิสระ ไม่ว่าจะเป็นในสำนักงานหรือที่บ้าน การให้ความยืดหยุ่นและเสรีภาพดังกล่าว เป็นการให้ความสำคัญกับตารางเวลาของพวกเขา พร้อมกับสร้างแรงจูงใจ ที่จะทำให้การดำเนินการประชุมเป็นไปได้
• การประกาศช่วงเวลาที่ปราศจากการประชุม ยังบังคับให้ทั้งกลุ่มประเมินผลการประชุมที่กำหนดไว้ตามปกติในช่วงเวลาดังกล่าว และเพื่อสอบถามว่า ใครที่ต้องการเข้าร่วมประชุมจริงๆ
• เพื่อให้มั่นใจว่ามีการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เหมาะสม สมาชิกในทีมต้องหาแนวทางเพื่อให้ทุกคนได้มีการรับรู้เป็นปัจจุบัน
• การทำเช่นนี้ นอกจากทำให้ทุกคนมีเวลาส่วนตัวตามที่ต้องการ ยังส่งผลให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และมีความคล่องตัวในกลุ่มมากขึ้น
• นอกจากนี้ ผู้คนยังมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งในการทำงานของเพื่อนร่วมงาน ซึ่งนำไปสู่การบูรณาการการนำเสนอที่ดีขึ้นสำหรับลูกค้า

ข้อที่ 4. ตั้งค่าเป้าหมายและติดตามความคืบหน้า

• เช่นเดียวกับความพยายามในการเปลี่ยนแปลงใด ๆ สิ่งสำคัญคือต้องมีการประเมินและอภิปรายความคืบหน้า ที่เป็นรูปธรรมและวัดผลได้ตลอดเวลา
• การชนะขนาดเล็กในบางสิ่งบางอย่าง สมควรที่จะเฉลิมฉลอง และการสูญเสียขนาดเล็ก เป็นโอกาสในการเรียนรู้และการแก้ไข
• จากตัวอย่างนี้คือ ผู้เข้าร่วมประชุมมักใช้โทรศัพท์หรือแล็ปท็อป ทำให้ขาดสมาธิระหว่างการประชุม ทำให้ผู้ที่พูดต้องพูดซ้ำบ่อย ๆ การประชุมจึงใช้เวลานาน และมีประสิทธิภาพน้อยลง
• เพื่อช่วยแก้ไขปัญหาเหล่านี้ ทีมงานตัดสินใจในเป้าหมายที่ง่ายและสามารถติดตามได้คือ ไม่อนุญาตให้มีการใช้เทคโนโลยีภายนอกในการประชุม
• หลังจากที่ริเริ่มแล้ว การแจ้งเตือนแบบเป็นมิตร ("No tech, man!") เป็นสิ่งที่จำเป็น แต่เมื่อเวลาผ่านไป บรรทัดฐานใหม่ได้รับการยอมรับ แม้แต่ผู้จัดการก็เตือนตนได้เอง เมื่อเขาเกิดสัญชาตญาณในการตรวจสอบโทรศัพท์ของเขา
• ทีมงานเริ่มเห็นประโยชน์ของการทดสอบนี้ การประชุมเริ่มมีประสิทธิภาพมากขึ้น และคนก็มีส่วนร่วมมากขึ้น
• ชัยชนะเล็ก ๆ นี้ เปิดประตูสู่การกำหนดบรรทัดฐานใหม่ ๆ เช่น การจัดเตรียมเอกสารทุกอย่างให้พร้อมก่อนเวลา จัดประชุมให้สั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และในที่สุด ก็จะมีการแก้ไขเวลาการประชุม เพื่อให้ตรงกับตารางเวลาของสมาชิกในทีม

ข้อที่ 5. การทบทวนเป็นกลุ่มอย่างสม่ำเสมอ

• สุดท้ายนี้ เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ที่จะต้องมีการเปิดเผยเกี่ยวกับความรู้สึกของผู้คน เกี่ยวกับการประชุมที่พวกเขาเข้าร่วมอย่างสม่ำเสมอ และเปิดเผยเกี่ยวกับกระบวนการทำงานของพวกเขาให้มากขึ้น
• ความไม่พอใจ และความสิ้นหวัง เป็นสัญญาณที่ผู้คนกำลังถอยกลับเข้าไปในรูปแบบที่ไม่ดี
• นอกจากนี้ การเปลี่ยนแปลงรูปแบบและพฤติกรรมต้องใช้เวลา  การสนับสนุนต้องให้ความสนใจอย่างต่อเนื่อง
• แนะนำให้มีการตรวจสอบโดยสรุปรายสัปดาห์ เป็นเวลาสองถึงสามเดือน จนกว่าบรรทัดฐาน กระบวนการ และทัศนคติใหม่ ๆ มีความคงที่ หลังจากนั้นควรทำทุกสัปดาห์เว้นสัปดาห์
• โดยไม่คำนึงถึงความถี่ของการตรวจสอบ ควรมีเวทีที่เป็นโครงสร้างเป็นประจำ เพื่อให้บุคคลสามารถแสดงความไม่พอใจ และปัญหาที่เกิดขึ้น รวมทั้งวิธีการปรับปรุงการทำงานร่วมกัน

การสนับสนุนของผู้นำ

• สำหรับขั้นตอนทั้งหมดนี้ การสนับสนุนของผู้นำเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก็ไม่จำเป็นต้องมาจากผู้บริหารเพียงอย่างเดียว
• กลุ่มสามารถเปลี่ยนแปลงแนวทางในการประชุมเองได้ ตราบเท่าที่หัวหน้าทีมมีอำนาจในการกระตุ้นให้คนอื่น ๆ สามารถยกประเด็น กล้าเสี่ยง กล้าทำผิดพลาด และค้นพบวิธีใหม่ในการทำงานร่วมกัน
• เหตุการณ์นี้อาจเกิดขึ้นได้ แม้ว่ากลุ่มจะมีส่วนเกี่ยวข้องกับกลุ่มอื่น ๆ ในองค์กร

สรุป

• การประชุมไม่ใช่กับดัก สามารถเปลี่ยนแปลงได้
• กระบวนการห้าขั้นตอนนี้ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพ การสื่อสาร และการทำงานร่วมกันของทีมงาน แทบจะไม่ต้องพูดถึงความพึงพอใจในการทำงาน และความสมดุลของการทำงาน/ชีวิต
• สุดท้ายนี้ การประชุมที่ดีขึ้น ส่งผลให้การทำงานที่ดีขึ้น

****************************************