EIS

13

EIS (Executive Information System)

EIS ย่อมาจาก executive information system แปลว่า ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหาร

หมายถึงการนำสารสนเทศหรือข้อมูลต่าง ๆ มาเก็บไว้ในรูปแบบที่ผู้บริหารมักจะต้องการใช้ และสามารถจะเรียกมาดู หรือใช้ได้สะดวก

ระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง (EIS) เป็นระบบข่าวสารที่มีความสำคัญต่อผู้บริหารองค์กรในเรื่องการพิจารณากำหนดนโยบาย วางแผนกลยุทธ์ขององค์กร ให้สามารถจัดการองค์กร ให้สามารถดำเนินการบรรลุเป้าหมายหรือแข่งขันกับองค์กรอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพการจัดทำระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง มิอาจจัดทำโดยเอกเทศได้โดยลำพัง จะต้องรอผลการพัฒนาระบบข้อมูล-ข่าวสารขั้นต้นอื่นๆ ขึ้นก่อน ข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานในระบบ TPS, MIS และ/หรือ DSS จะเป็นรากฐานที่สามารถนำมาสรุปประมวลผลกับข้อมูลภายนอก (ถ้าจำเป็น)เพื่อประกอบการตัดสินใจ บ่อยครั้งการพัฒนาระบบ EIS จากวิธีการข้างต้น มิอาจได้ข้อมูลภายในองค์กรอย่างครบถ้วน

ผู้บริหารกับการตัดสินใจ

เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าผู้บริหาร (Executive) เป็นบุคคลหรือคณะบุคคลที่มีความสำคัญต่อการดำรงอยู่และอนาคตขององค์การเนื่องจากผู้บริหารมีหน้าที่และความรับผิดชอบต่อการกำหนดทิศทางในอนาคตขององค์การผ่านการตัดสินใจในปัญหาหรือโอกาสสำคัญทางธุรกิจซึ่งการตัดสินใจของผู้บริหารโดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูง (Top Executive)จะมีผลไม่เพียงต่อการดำเนินงานในระยะสั้น แต้ครอบคลุมถึงความอยู่รอดความมั่นคง และความเจริญเติบโตขององค์การนอกจากนี้การตัดสินใจของผู้บริหารจะมีคุณลักษณะที่แตกต่างจากการตัดสินใจของบุคลากรอื่นขององค์การไม่ว่าผู้จัดการระดับกลาง หัวหน้างาน ตลอดจนพนักงานระดับปฏิบัติการเพราะผู้บริหารระดับสูงจะต้องปฏิบัติงานเกี่ยวข้องกับปัญหาหรือโอกาสทางธุรกิจที่มีความซับซ้อนหลากหลายและท้าทาย โดยเราสามารถจำแนกการตัดสินใจในการทำงานของผู้บริหารออกเป็น 4 ลักษณะต่อไปนี้

1. การตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ (Strategic Decision) เป็นการตัดสินใจที่เกี่ยวกับอนาคตขององค์การ ตั้งแต่การกำหนดวิสัยทัศน์ ทิศทางและภารกิจในการดำเนินธุรกิจเพื่อให้องค์การมีตำแหน่งเชิงกลยุทธ์และความได้เปรียบในการแข่งขันซึ่งจะเป็นผลต่อความมั่นคงและการเจริญเติบโตขององค์การโดยการกำหนดแผนกลยุทธ์จะเป็นแนวทางสำหรับการตัดสินใจในด้านสำคัญและแนวทางปฏิบัติสำหรับบุคลากรระดับต่างๆภายในองค์การ

2. การตัดสินใจทางยุทธวิธี (Tactical Decision)เป็นการตัดสินใจว่าองค์การจะทำอะไรที่ไหน เมื่อไร อย่างไรเพื่อให้สามารถบรรลุถึงภารกิจและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ในแผนกลยุทธ์แผนยุทธวิธีจะกำหนดยุทธวิธีการดำเนินงานเฉพาะเรื่องเพื่อสร้างเอกลักษณ์การดำเนินงานและความได้เปรียบต่อคู่แข่งขันอย่างไรก็ตามผู้บริหารจะไม่เจาะลึกถึงรายละเอียดในการปฏิบัติงานเพียงแต่มุ่งถึงการกำหนดแนวทางการดำเนินงานเพื่อให้บุคลากรในระดับต่อไปรับมาปฏิบัติให้บรรลุความสำเร็จตามที่ผู้บริหารกำหนดเอาไว

3. การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า (Fire-fighting) เป็นการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือวิกฤตที่เกิดขึ้นเฉพาะหน้าปัญหาลักษณะนี้เกิดขึ้นกระทันหันโดยผู้บริหารมิได้คาดการณ์ไว้บางครั้งผู้ผู้บริหารต้องตัดสินใจที่จะดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจต่อไปหรือยุติการดำเนินธุรกิจในส่วนใดส่วนหนึ่งหรือทั้งหมด เช่นบริษัทได้ถูกฟ้องร้องทางกฏหมายในระดับที่อาจต้องปิด กิจการผลิตภัณฑ์หรือบริการเกิดปัญหาในมุมกว้าง เป็นต้นหรือผู้บริหารต้องตัดสินใจแก้ปัญหาในกรณีที่ปัจจัยที่สำคัญที่มีผลต่อการดำเนินธุรกิจได้รับความเสียหายอย่างหนักหรือเปลี่ยนแปลงอย่างรุนแรงเช่น การนัดหยุดงาน ภัยธรรมชาติอย่างรุนแรง หรือความผันผวนของระบบเศรษฐกิจ

4. การควบคุม (Control) เป็นหน้าที่สำคัญทางการจัดการ (Management Functions) ที่ผู้บริหารต้องตรวจสอบและควบคุมการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชาให้เป็นตามความเหมาะสมและสอดคล้องกับแผนงานและสถานการณ์เนื่องจากการปฏิบัติงานอาจเบี่ยงเบนจากแผนงานที่กำหนดซึ่งผลมาจากการวางแผนที่คลาดเคลื่อน ข้อจำกัดของทรัพยากรบุคคลหรือทรัพยากรการดำเนินงานอื่น ตลอดจนความผันผวนของสถานการณ์ผู้บริหารต้องทำการตัดสินใจเกี่ยวกับผลการดำเนินงานของธุรกิจหลังจากที่องค์การได้เริ่มปฏิบัติงานตามแผนที่วางไว้ไประยะหนึ่งแล้วผู้บริหารย่อมมีความสนใจต้องการจะทราบว่าผลการดำเนินงานนั้นเป็นอย่างไรมีแนวโน้มว่าจะบรรลุความสำเร็จตามที่ต้องการหรือไม่หรือต้องปรับปรุงอย่างไรให้สอดคล้องกับสถานการณ์จริงดังนั้นผู้บริหารจะต้องมีการตรวจสอบข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติงานเป็นระยะๆแล้วนำมาทำการเปรียบเทียบกับแผนที่วางเอาไว้ เพื่อจะได้แก้ไขปรับปรุงหรือพัฒนาให้เหมาะสมกับเหตุการณ์ต่อไป


ผู้บริหารแต่ละคนจะมีสัดส่วนการตัดสินใจในแต่ละลักษณะแตกต่างกันตามงานของตนหรือสถานการณ์ของธุรกิจ แต่ลักษณะร่วมในการตัดสินใจของผู้บริหารที่เหมือนกันคือผู้บริหารที่มีศักยภาพภาพต้องสามารถตัดสินใจในปัญหาหรือวิกฤตการณ์ขององค์การได้อย่างมีประสิทธิภาพสามารถนำองค์การฝ่าวิกฤตและดำเนินไปสู่จุดม่งหมายที่ต้องการอย่างราบรื่น

ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง

ความหมาย ระบบข่าวสารคอมพิวเตอร์ที่จัดทำและบริการข่าวสาร ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ที่เป็นสารสนเทศในการบริหารชั้นสูง โดยสะดวก รวดเร็ว ทันเวลา ถูกต้อง โดยที่สารสนเทศเหล่านี้ จะเป็นสารสนเทศที่ล้วนเป็นข่าวสารที่มีผลกระทบเกี่ยวข้องโดยตรงต่อการบริหารและตัดสินใจให้สำเร็จและถูกต้อง ตรงทิศทางมากที่สุด

อนึ่งนอกจากข่าวสารที่เป็นปัจจัยสำคัญๆ ในการช่วยพิจารณาตัดสินใจแล้ว ระบบ EIS ยังจะมีคุณสมบัติหรือสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆ ประกอบด้วย เช่น

- พ่วงต่อระบบชำนาญการพิเศษ (Expert System) เพื่อช่วยวิเคราะห์ ตีความ เปรียบเทียบอดีต ทำนายอนาคตของข่าวสารขององค์กร

- ระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร หรือ การจัดการสำนักงานอัตโนมัติ ให้สามารถติดต่อแลกเปลี่ยนส่งข้อมูลระหว่างบุคคลต่างๆ ได้ การสืบค้น สรุปข้อมูลจากฐานข้อมูลกลาง

- อื่นๆ เช่น ปฏิทิน เครื่องคำนวณ การประชุมทางไกลฯ

ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร

นับตั้งแต่การพัฒนาและนำระบบคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ในการดำเนินงานทางธุรกิจการจัดการระบบสารสนเทศได้รับการยอมรับว่ามีความสำคัญต่อความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยสร้างความแข็งแกร่งเชิงกลยุทธ์โดยพัฒนาความสามารถในการแข่งขันให้กับองค์การเทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาประยุกต์ให้การปฏิบัติงานในระดับต่างๆขององค์การมีประสิทธิภาพสูงขึ้น เช่า การผลิต การขาย การตลาด การจัดการทางการเงินและทรัพยากรบุคคลประการสำคัญหลายองค์การได้ให้ความสนใจในการพัฒนาระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารเพื่อให้การตัดสินใจในปัญหาหรือโอกาสทางธุรกิจมีประสิทธิภาพสูงขึ้นซึ่งจะช่วยสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับองค์การ

เราสามารถกล่าวได้ว่า ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร ( Executive Information Systems ) หรือที่เรียกว่า EIS หมายถึงระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะ เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการ ทักษะและความสามารถในการเข้าถึงสารสนเทศสำหรับผู้บริหารเนื่องจากผู้บริหารเป็นกลุ่มบุคคลที่ต้องการข้อมูลที่มีลักษณะเฉพาะโดยเฉพาะด้านระยะเวลาในการเข้าถึงและทำความเข้าใจกับข้อมูลโดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงและการแข่งขันทางธุรกิจที่เกิดขึ้นและปรับตัวอย่างรวดเร็วในปัจจุบันได้สร้างแรงกดดันให้ผู้บริหารต้องตัดสินใจภายใต้ข้อจำกัดของทรัพยากรทางการจัดการระยะเวลา ข้อมูลและการดำเนินงานของคู่แข่งขันนอกจากนี้ผู้บริหารหลายคนยังมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศที่จำกัดโดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูงที่มีอายุมากและไม่มีโอกาสได้พัฒนาความรู้ ความเข้าใจและทักษะด้านการใช้งานสารสนเทศดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่จะต้องพัฒนาและออกแบบระบบสารสนเทศที่สามารถช่วยให้ผู้บริหารปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพระบบข้อมูลสำหรับผู้บริหารต้องมีพัฒนาการอย่างต่อเนื่องโดยมีระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารจะมีลักษณะของการใช้งานต่อไปนี้


บางครั้งเราอาจเรียก EIS ว่า "ระบบสนับสนุนผู้บริหาร ( Executive Support system ) หรือ EIS " เนื่องจาก EIS จะมีส่วนสำคัญในการสนับสนุนการปฏิบัติงานของผู้บริหาร แต่หนังสือเล่มนี้จะใช้คำว่าระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารเพียงคำเดียวเพื่อไม่ก่อให้เกิดความสับสนในการกล่าวถึงและการใช้งานนอกจากนี้เพื่อความสะดวกในการนำเสนอเราจะกล่าวถึงระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารว่า EIS

แหล่งข้อมูลสำหรับผู้บริหาร

คำกล่าวที่ว่า "ผู้ใดมีข้อมูล ผู้นั้นมีอำนาจ" นับว่าเป็นความจริงอยู่ไม่น้อยโดยเฉพาะต่อการแข่งขันในสังคมสารสนเทศที่แต่ละองค์การต้องสามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าและการพลวัตรของสิ่งแวดบ้อมอย่างถูกต้องและทันเวลาดังนั้นผู้บริหารจึงต้องการการตอบสนองของข้อมูลที่ รวดเร็ว ชัดเจน ทันสมัย สมบูรณ์ถูกต้องและเชื่อได้ เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาใช้เป็นเครื่องเชิงกลยุทธ์เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับองค์การโดยเทคโนโลยีสารสนเทศถูนำมาประยุกต์เพื่อให้การปฏิบัติงานและการตัดสินใจของผู้บริหารมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดการเข้าถึงแหล่งข้อมูลเป็นปัจจัยสำคัญในการจัดการสารเสนเทศให้มีความถูกต้อง ชัดเจนเข้าใจง่าย และรวดเร็ว โดดทั่วไปแล้วผู้บริหารจะได้รับข้อมูลจาก 3 แหล่งดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลที่ได้จากกระบวนการดำเนินงาน (Transaction Processing Data) เป็นข้อมูลที่แสดงผลการปฏิบัติงานขององค์การ หน่วยงาน หรือระบบที่สนใจข้อมูลจากการดำเนินงานช่วยสร้างความเข้าใจและสะท้อนปัญหาที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานที่ผ่านในอดีตโดยข้อมูลที่ได้จะเป็นประโยชน์ต่อการตรวจสอบ การควบคุมและการแก้ปัญหาการดำเนินงานโดยทั่วไปตลอดจนสามารถนำมาประกอบการวางแผนทั้งในระยะสั้นและระยะยาว

2. ข้อมูลจากภายในองค์การ (Internal Data) เป็นข้อมูลที่จัดทำขึ้นภายในองค์การเพื่อแสดงให้เห็นถึงเป้าหมายหรือผลการดำเนินงานของกิจกรรมและ/หรือโครงการในด้านต่าง ๆ ขององค์การได้แก่ งบประมาณ แผนรายจ่ายการคาดการณ์ยอดขายและรายได้ และแผนทางการเงิน เป็นต้นซึ่งข้อมูลส่วนใหญ่จะครอบคลุมช่วงเวลาตั้งแต่ 6 เดือนจนถึงหลายปีโดยข้อมูลจะแสดงอดีต ปัจจุบัน และทิศทางในอนาคตขององค์การเพื่อกำหนดแนวทางและจัดส่วนผสมของทรัพยากรในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ

3. ข้อมูลจากภายนอกองค์การ (External Data) ปัจจัยภายนอกมีผลกระทบต่อองค์การโดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบันที่การเปลี่ยนแปลงปัจจัยทางเศรษฐกิจการเมือง สังคม แลวิทยาการในประเทศหนึ่งจะมีเกี่ยวเนื่องไปทั่วโลกผู้บริหารระดับสูงมักใช้ข้อมูลที่มาจากแหล่งภายนอกมาประกอบในการตัดสินใจของผู้บริหารในด้านต่างๆ เช่น การวางแผนกลยุทธ์ การแก้ปัญหาเฉพาะหน้าหรือการตัดสินใจที่จะดำเนินธุรกิจหรือล้มเลิก เป็นต้น


แหล่งข้อมูลที่มีประสิทธิภาพจะเป็นประโยชน์ต่อการจัดการสารสนเทศขององค์การส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพในการบริหารงานขององค์การดังนั้นองค์การที่จะประสบความสำเร็จในอนาคตต้องสามารถจัดการข้อมูลให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการแข่งขันทางธุรกิจโดยเฉพาะข้อมูลสำหรับผู้บริหารที่ต้องตอบสนองต่อความต้องการอย่างถูกต้อง ชัดเจนรวดเร็ว และตามความต้องการตลอดจนสามารถปรับตัวเข้ากับรูปแบบของปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างเหมาะสม

ผู้บริหารกับเทคโนโลยีสารสนเทศ

ความรวดเร็วในการเข้าถึงและแพร่กระจายข้อมูลข่าวสารจากที่หนึ่งไปยังอีที่หนึ่งตลอดจนการกระจายโอกาสในการเข้าถึงข้อมูลขอคนหมู่มากส่งผลให้ผู้บริการองค์การทั้งภาครัฐบาลและภาคธุรกิจต้องสามารถทำการตัดสินใจทางเลือกของการแก้ปัญหาและโอกาสอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาประยุกต์ให้การดำเนินงานและปัญหาทางธุรกิจที่ซับซ้อนใหมีควมชัดเจนและเป็นรูปธรรมซึ่งจะช่วยลดความไม่แน่นอนและความผิดพลาดในการตัดสินใจลงแต่ความสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารระดับสูงกับเทคโนโลยีสารสนเทศยังมิได้เป็นความสัมพนธ์เชิงบวกทั้งด้านความเข้าใจทักษะ และทัศนคติที่มีต่อเทคโนโลยีสารสนเทศเท่านั้นแต่ยังส่งผลต่อการส่งเสริมการนำระบบสารสนเทศมาช่วยงานทางธุรกิจด้วยดังตัวอย่างจากผลการศึกษาต่อไปนี้ บริษัทที่ปรึกษา Andersen ( Andersen Consulting ) ในประเทศสหรัฐอเมริกา ซึ่งทำธุรกิจให้คำแนะนำด้านธุรกิจแก่องค์การอื่นได้ทำการศึกษาเกี่ยวกับการตื่นตัวของผู้บริหารระดับสูงในธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีต่อเทคโนโลยีสารสนเทศโดยทำการเก็บรวบรวมข้อมูลจากผู้บริหารกว่า 200 คน จากบริษัทที่มียอดขาย 250 ล้านถึง 2 หมื่นล้านเหรียญสหรัฐโดยกลุ่มผู้บริหารจะดำรงตำแหน่งในคณะผู้บริหารด้านการปฏิบัติการ ( Chief Operating Officers ) หรือ COOs และหัวหน้าคณะผู้บริหารด้านการเงิน (Chief Financial Officers ) หรือ CFOs ผลการศึกษาสรุปว่า ผู้บริหารระดับสูงกว่าร้อยละ 80 ใช้คอมพิวเตอร์ในงานประจำวันซึ่งนับเป็นข้อมูลที่ดีต่อพัฒนาการด้านสารสนเทศในสหรัฐอเมริกาเนื่องจากเป็นอัตราส่วนที่สูงกว่าในอดีตมากและน่าจะสูงกว่าอัตราส่วนในประเทศไทยโดยผู้บริหารส่วนใหญ่มีความรู้สึกว่าเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันขององค์การแต่ปัญหาสำคัญคือผู้บริหารกว่าครึ่งหลับมีความรู้สึกว่าระบบสารสนเทศในองค์การของตนยังให้ผลตอบแทนไม่คุ้มค่ากับเงินที่บริษัทลงทุนไปจากการศึกษาทำให้เราสามารถกล่าวได้ว่าผู้บริหารระดับสูงในประเทศสหรัฐอเมริกามีความรู้และนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ในการทำงานมากขึ้นแต่ภาพรวมของความเข้าใจและการใช้งานของระบบสารสนเทศของผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูงในประเทศไทยยังมิได้พัฒนาทักษะทางสารสนเทศสู่ระดับที่ต้องการและความเข้าใจอย่างแท้จริงในศักยภาพของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อการดำเนินธุรกิจดังนั้นผู้บริหารรุ่นใหม่ที่เติบโตขึ้นในช่วงเวลาของการตื่นตัวด้านคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศควรมีความเข้าใจและทักษะมากขึ้นโดยเฉพาผู้ที่เติบโตในยุคของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลในทางปฏิบัติผู้บริหารไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศแต่ผู้บริหารต้องเข้าใจถึงประโยชน์ของการนำสารสนเทศมาส่งเสริมศักยภาพในการดำเนินงานขององค์การซึ่งจะส่งผลให้องค์การสามารถดำเนินงานโดยไม่เสียเปรียบคู่แข่งขันนอกจากนี้การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศในการดำเนินงานของธุรกิจต้องได้รับความสำคัญและการสนับสนุนจากผู้บริหารมิเช่นนั้นพัฒนาการของระบบสารสนเทศจะไม่สามารถเกิดขึ้นในทิศทางที่เหมาะสมและเกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์การได้

ความสัมพันธ์ระหว่าง EIS กับ DSS

EIS ช่วยสนับสนุนให้ผู้บริหารสามารถทำความเข้าใจปัญหาอย่างชัดเจนและสามารถตัดสินใจเลือกแนวทางแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะเหตุการณ์วิกฤตที่มีผลกระทบต่อองค์การในระดับกว้าง เราจะเห็นได้ว่า EIS มีหลักการคล้ายกับ DSS ที่กล่าวถึงในบทที่ผ่านมา ดังนั้นการจำแนก EIS กับ DSS ต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างทั้งสองระบบ ดังต่อไปนี้

1. EIS ได้รับการออกแบบและพัฒนาขึ้นสำหรับจัดเตรียมสารสนเทศที่เหมาะสมในการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงขณะที่ DSS ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้จัดการระดับกลางหรือนักวิชาชีพ เช่น วิศวกร นักการตลาด และนักการเงิน เป็นต้น ให้มีประสิทธิภาพขึ้น

2. EIS ได้รับการออกแบบและพัฒนาให้ง่ายต่อการใช้งาน โดยมีตาราง รูปภาพ แบบจำลองและระบบสื่อผสมที่อธิบายข้อมูลอย่างชัดเจนและเป็นรูปธรรม ขณะที่ DSS จะให้ข้อมูลการตัดสินใจตามลักษณะของงานโดยผู้ใช้อาจต้องปรับแต่งข้อมูลที่ตนสนใจให้อยู่ในลักษณะที่เหมาะสมกับการใช้งาน

3. EIS ได้รับการออกแบบและพัฒนาให้สามารถนำสารสนเทศมาใช้งานโดยตรง ขณะที่ผู้ใช้ DSS อาจต้องนำสารสนเทศมาจัดการให้อยู่ในรูปแบบที่เหมาะสมกับการตัดสินใจหรือใช้เทคนิคในการประมวลผลข้อมูลบ้าง ดังนั้นผู้ใช้ DSS สมควรต้องมีทักษะด้านคอมพิวเตอร์และสารสนเทศในระดับที่สามารถใช้งานให้จัดการข้อมูลที่ต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ

EIS และ DSS ต่างถูกพัฒนาขึ้นเพื่อจัดการกับข้อมูลให้อยู่ในลักษณะที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้ใช้แต่ทั้งสองระบบจะมีความแตกต่างกันในระดับของการใช้งาน การนำเสนอข้อมูลและความยากง่ายในการใช้ โดยที่เราสามารถกล่าวได้ว่า EIS เป็น DSS ที่ถูกพัฒนาขึ้นเป็นพิเศษเพื่อตอบสนองความต้องการด้านสารสนเทศในการตัดสินใจแก้ปัญหาและการดำเนินงานของผู้บริหารที่ไม่ต้องการข้อมูลที่ละเอียดและมีความถูกต้องสมบูรณ์แต่สร้างความเข้าใจและให้ภาพรวมของระบบหรือปัญหาที่ผู้บริหารสนใจ โดย EIS อาจได้รับการออกแบบและพัฒนาจากฐานของ DSS เพื่อให้ผู้บริหารสามารถเรียนรู้ทำความเข้าใจ และใช้งานระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพตลอดจนคณะที่ปรึกษาและผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถจัดการข้อมูลที่เกี่ยวข้องใน DSS ถ้าผู้บริหารเกิดความต้องการข้อมูลมากกว่าที่ EIS ถูกพัฒนาขึ้น

ข้อดีและข้อจำกัดของ EIS

ในทางปฏิบัติไมมีระบบสารสนเทศใดที่มีความทันสมัยและสมบูรณ์อยู่ตลอดเวลาดังนั้นเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับ EIS เราจะกล่าวถึงข้อดีและข้อจำกัดของ EIS ดังต่อไปนี้


นอกจากข้อดีและข้อจำกัดของ EIS ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพต้องได้รับการตรวจสอบ ประเมินผลและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยเฉพาะ EIS เนื่องจากความต้องการสารสนเทศของผู้บริหารมีความละเอียดอ่อน ยือหยุ่นตรงตามความต้องการ และทันเวลา โดยเฉพาะ EIS จะเป็นระบบที่ต้องการในองค์การต่างๆมากขึ้นในอนาคต แม้ว่าในปัจจุบันการพัฒนาระบบจะต้องเสียค่าใช้จ่ายมากก็ตามแต่ถ้าได้รับการวางแผนและดำเนินงานอย่างรัดกุม EIS ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการตัดสินใจของผู้บริหารซึ่งจะสร้างประโยชน์ทั้งทางตรงและทางอ้อมแก่องค์การได้เป็นอย่างมากมิเช่นนั้นการใช้ EIS อาจจะก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายทั้งโดยทางตรงและทางอ้อมและการสูญเสียหรือการเสียเปล่าในการลงทุนขององค์การ

โครงสร้างของระบบ EIS

User / Role Matrix Model

ระบบ EIS รองรับให้สามารถใช้งานและร่วมกันทำงานได้หลายคน และหลายระดับตั้งแต่ผู้ปฎิบัติงานส่วนต่างๆ

ไปจนถึงผู้บริหารระดับสูง บนข้อมูลชุดเดียวกัน ซึ่งทำให้ข้อมูลมีความถูกต้อง แม่นยำ และสามารถเห็นทั้งภาพรวม

รวมทั้งรายละเอียดของแต่ละจุดได้ นอกจากนั้น ระบบ EIS สามารถที่จะกำหนดสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลและ

แก้ไขข้อมูลของผู้ใช้งานในแต่ละระดับได้ด้วย

รูปแบบข้อมูลในแต่ละจุด

ระบบรองรับให้สามารถเก็บข ้อมูลในลักษณะดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลท่ัวไป (Static Information) ในรูปแบบข้อความ หรือ ตัวเลข เช่น ชื่อ, ที่อยู่, เบอร์โทรศัพท์

2. รูปภาพ หรือ VDO

3. ข้อมูลสถติิ(Statistics&History) เช่น ยอดขาย หรือ จำนวนลูกค้า เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูล

หรือเรียกดูข้อมูล ตามเงื่อนไขที่ก ำหนด

4. ข้อมูลในรูปแบบที่กำหนดเอง (Customized Form Design)

5. URL Link เช่น CCTV, Measurement device

ตัวอย่างการใช้ระบบ EIS ในธุรกิจต่างๆ

ตัวอย่างที่ 1

บริษัทที่มีหน่วยงาน/ สาขา/ ผู้แทนหรือลูกค้ากระจายอยู่ทั่วพื้นที่ในประเทศไทย

- สามารถดูข้อมูลยอดขายในแต่ละพื้นที่(หรือหลายพื้นที่) ในช่วงเวลาต่างๆได้

- สามารถดูผล performance ของพนักงาน/หน่วยงานซึ่งประจายอยู่ในพื้นที่ต่างๆในช่วงเวลาต่างๆได้

- สามารถดูปริมาณสินค้าคงเหลือของแต่ละประเภทสินค้าในแต่ละพื้นที่(หรือหลายพื้นที่)

ณ. ช่วงเวลาต่างๆได้

- สามารถดูปัญหาที่เกิดขึ้นจากการใช้บริการของลูกค้าในพื้นที่และในช่วงเวลาต่างๆ

- สามารถดูปัญหาการขนส่งสินค้าในพื้นที่ต่างๆ ณ ช่วงเวลาที่ต้องการได้

- สามารถดูการกระจายตัวของลูกค้า เพื่อนำไปใช้ปรับกลยุทธ์ในการขยายฐานลูกค้าและพัฒนา

ผลิตภัณฑ์และบริการให้หมาะกับความต้องการของลูกค้าในแต่ละพื้นที่

ตัวอย่างที่ 2

บริษัทอสังหาริมทรัพย์(ขายโครงการบ้านเดี่ยว ทาวน์เฮาส์ และคอนโดมิเนียม)

- สามารถดูการกระจายตัวของโครงการบ้านและคอนโดในจังหวัดหรือบริเวณที่ต้องการ(รวมบริษัทคู่แข่ง)

- สามารถเลือกดูข้อมูลตามประเภทโครงการ/ ราคา/ บริษัทเจ้าของโครงการในช่วงเวลาต่างๆได้

- สามารถแสดงข้อมูลโครงการที่ลูกค้าสนใจได้ง่าย โดยอาจคลิกเลือกจากแผนที่ หรือ การค้นหา

โดยใส่ข้อมูลตำแหน่ง, ราคา หรือประเภทโครงการ

- สามารถดูข้อมูลการกระจายตัวของประชากรในแต่ละพื้นที่ ทำให้การวางแผนสร้างโครงการต่างๆ

เป็ นไปได้อย่างเหมาะสม

- สามารถดูข้อมูลพื้นที่น้ำาท่วมในแต่ละปี ได้ ซึ่งจะช่วยตัดสินใจในการเลือกพื้นที่เพื่อก่อสร้างโครงการต่างๆ

ตัวอย่างที่3

บริษัทประกันภัย/ ประกันชีวิต

- สามารถดูการกระจายตัวของลูกค้าที่ทำประกันภัยประเภทต่างๆ เพื่อใช้ในการบริหารความเสี่ยงของธุรกิจ

- สามารถดูขอบเขตพื้นที่ซึ่งเป็นบริเวณเสี่ยงต่อการเกิดโรคระบาด, ภัยแล้ง, น้ำท่วม หรือ ความไม่สงบ

เพื่อพิจารณาการอนุมัติค้ำขอทำประกันและอัตราเบี้ยประกันภัย/ ประกันชีวิต

- สามารถดูข้อมูลยอดขายของลูกค้าในบริเวณต่างๆ ณ ช่วงเวลาที่ก าหนด

สรุป

การดำเนินธุรกิจที่ซับซ้อนและทั้งความรุนแรงในการแข่งขันทำให้ผู้บริหารต้องสามารถตัดสินใจอย่างถูกต้อง รวดเร็วจึงต้องอาศัยสารสนเทศที่เหมาะสมดังที่มีผู้กล่าวว่า สารสนเทศ คืออำนาจทุกองค์การจึงต้องจัดหาและจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพแต่บุคลากรบางกลุ่มในองค์การจะมีความต้องการสารสนเทศที่เฉพาะเช่น ผู้บริหารจะมีความแตกต่างจากผู้ใช้ข้อมูลในระดับอื่นที่ต้องการข้อมูลที่ชัดเจนง่ายต่อการตัดสินใจ ไม่ต้องเสียเวลาประมวลผลอีก ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร หรือ EIS ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อจัดการสารสนเทศของผู้บริหารมีความต้องการข้อมูลที่มีความแตกต่างจากบุคลากรกลุ่มอื่นขององค์การโดยเฉพาะลักษณะของงานของผู้บริหารในปัจจุบันที่มีความสำคัญกับองค์การและมีระยะเวลาจำกัดในการตัดสินใจแก้ปัญหาเมื่อมีเหตุการณ์หนึ่งเกิดขึ้นซึ่งมีผลกระทบต่อองค์การปัจจุบันมีผู้เข้าใจผิดเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศโดยเฉพาะบุคคลที่เข้ารับการสัมมนาระยะสั้นหรือผู้ที่รับข้อมูลเกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างไม่สมบูรณ์โดยคิดว่าระบบสารสนเทศเป็นแก้วสารพัดนึกที่ผู้ใช้สามารถเรียกข้อมูลทุกประเภทโดยเฉพาะ EIS ประการสำคัญเนื่องจากผู้บริหารระดับสูงในหลายองค์การยังมีความเข้าใจที่ไม่สมบูรณ์ซึ่งทำให้เกิดความคาดหวังที่คลาดเคลื่อนจากความสามารถของระบบสารสนเทศซึ่งจะมีผลต่อความประทับใจ ความเชื่อมั่นและการสนับสนุนต่อการพัฒนาระบบในอนาคต

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน ระบบสารสนเทศ



ความเห็น (0)