อาจารย์ จิรพร สุเมธีประสิทธิ์
เครื่องมือที่จะช่วยในการบริหารความเสี่ยงของงานโครงการอาจจะมีมากมาย แต่เครื่องมือหลักที่ถือว่าเป็นเสมือนธรรมนูญการบริหารโครงการ คือ Project Charter
Project Charter คือ เนื้อหาสาระสำคัญที่บ่งบอกวัตถุประสงค์ของการดำเนินโครงการ ที่ประกอบด้วยเป้าประสงค์ของโครงการ บทบาทและความรับผิดชอบของโครงการตามขอบเขตที่กำหนด ส่วนที่อยู่นอกโครงการ และอำนาจความรับผิดชอบในการกำกับโครงการและในการบริหารงานโครงการ
สำหรับโครงการที่จะมีการดำเนินการในอนาคต และใช้ในการบันทึกเป็นแฟ้มข้อมูลโครงการ เพื่อรวบรวมไว้ในระบบงานโครงการและใช้ในการสืบค้นกันต่อไป ซึ่งมีส่วนช่วยให้การบริหารโครงการเป็นไปอย่างเป็นระบบ มีบรรทัดฐาน และมีรูปแบบเดียวกัน จนสามารถเทียบเคียงกันได้
นอกจากนั้น Project Charter ยังเป็นเอกสารภาพองค์รวมอย่างสั้น ที่นำเสนอความต้องการในการดำเนินโครงการ เพื่อเสนอขอความเห็นชอบในการดำเนินโครงการ จึงเป็นเอกสารก่อนอนุมัติ (Pre-Approved) และเมื่อได้รับอนุมัติแล้ว ก็ใช้เป็นกระบวนการบริหารงานโครงการด้วย
1.บทบาทของ Project Charter
Project Charter มีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินโครงการหลายประการ ได้แก่
- การประมาณเนื้อหาที่ทำให้เกิดความเข้าใจในเหตุผลของการที่ต้องกำหนดโครงการขึ้นมาขออนุมัติดำเนินการ
- การสรุปวัตถุประสงค์และข้อจำกัดของโครงการ
- การอธิบายถึงแนวทางในการจัดการกับปัญหาและฝ่าฟันข้อจำกัดที่มีผลต่อศักยภาพและสมรรถนะของโครงการ
- การระบุ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำคัญของโครงการ
2.ประโยขน์ของการจัดทำ Project Charter ที่เกิดกับกระบวนการบริหารโครงการ
- ช่วยในการปรับปรุงและนำทางโครงการไปสู่ความสัมพันธ์ที่ดีกับกลุ่มเป้าหมาย
- Project Charter เป็นเครื่องมือในการปรับปรุงกระบวนการบริหารโครงการ
- เป็นช่องทางการสื่อสารระหว่างส่วนกลางกับส่วนของพื้นที่ให้เกิดความเข้าใจที่ดีต่อกัน
- เป็นกรอบแนวทางในการกำหนดกิจกรรมการสนับสนุนของผู้บริหารระดับสูงในฐานะของ Project Sponsors จึงทำให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจในบทบาทของตนเอง
- นำโครงการสู่การเทียบเคียงกับแนวปฏิบัติที่ดี หรือ Best Practices
3.องค์ประกอบของ Project Charter ที่ดี
จากการที่กิจการนำเอา Project Charter มาใช้เป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งของการวางแผนโครงการให้เกิดโครงการที่มีความชัดเจน และสอดรับกับโอกาสทางธุรกิจที่เปิดกว้างอยู่ จึงต้องมั่นใจว่ามี องค์ประกอบที่ครบถ้วนและครอบคลุม ได้แก่
- การระบุชื่อโครงการที่สะท้อนภาพในองค์รวม
- กรอบเวลา วันที่เริ่มต้นและวันสิ้นสุดโครงการ
- บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมในโครงการ
- วัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการ
- เหตุผลที่กิจการจำเป็นต้องมีโครงการนี้และอาจจะหมายถึง Business Case
- การระบุและอธิบายรายละเอียดของปัญหาและโอกาสที่มีอยู่
- ผลตอบแทนที่คาดว่าจะได้รับจากโครงการ
- ผลลัพธ์ที่คาดหมายว่าจะเป็นผลประกอบการของกิจการ
- ประมาณการวันที่จะบรรลุวัตถุประสงค์
- บทบาทและความรับผิดชอบของผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
- ทรัพยากรที่จำเป็นต้องจัดสรรให้เพื่อรองรับวัตถุประสงค์ของโครงการ
- อุปสรรค และความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานโครงการ
- แผนสื่อสาร ซักซ้อมความเข้าใจ แจ้งความเปลี่ยนแปลงของโครงการ
4.สิ่งที่ควรจะระบุไว้ใน Business Case
ประเด็นของ Business Case มีความสำคัญต่อการวางแผน Project Charter เพราะจะระบุให้เกิดความเข้าใจว่า การดำเนินโครงการมีประโยชน์อย่างไร
ประโยชน์ที่เกิดจากโครงการต้องระบุให้ครอบคลุมชัดเจนว่า มิใช่ประโยขน์ทางการเงิน หรือประโยชน์ที่เป็นตัวเงินเท่านั้น ซึ่งเป็นรายรับหรือการประหยัดต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายของกิจการ แต่ควรจะแสดงให้เห็นชัดเจนว่า กลุ่มเป้าหมายได้อะไร เกิดประโยชน์อย่างไรต่อสังคมโดจรวม ผลพลอยได้ที่อาจจะเกิดกับกลุ่มนอกกลุ่มเป้าหมาย
ดังนั้น Business Case ที่ดีจึงควรจะมีลักษณะที่สำคัญ คือ
- ทำให้เห็นชัดถึงเหตุผลและความจำเป็นในการที่ต้องดำเนินโครงการ
- ประโยชน์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นจากการดำเนินโครงการ ที่คาดว่าจะปรากฎในปัจจุบัน และอนาคต
- ผลที่จะเกิด หรือความเสียหาย หรือความสูญเสีย หากไม่ได้ดำเนินโครงการนี้
- ปัจจัยที่ควรจะพิจารณา รวมไว้ในการดำเนินโครงการ ที่สอดรับกับเป้าประสงค์ทางธุรกิจ
5. ขอบเขตของการดำเนินโครงการ
โครงการไม่อาจจะดำเนินการได้ทุกเรื่อง เพื่อป้องกันความเข้าใจผิด จึงควรกำหนดขอบเขตของโครงการให้ชัดเจนแต่แรก โดยพิจารณาจากประเด็นต่อไปนี้
- ประเด็นที่เป็นขอบเขตที่โครงการจะดำเนินการและประเด็นที่อยู่นอกขอบเขต
- กิจกรรมย่อย ภารกิจที่แต่ละทีมต้องดำเนินการเป็นการเฉพาะเจาะจง เพื่อให้ครบถ้วน กรณีที่ขอบเขตขแงโครงการกว้างขวาง และ Man hour ที่เกี่ยวข้อง
- กิจกรรมตั้งต้นและกิจกรรมสุดท้ายของแต่ละทีมย่อย
- ตัวชี้วัด ผลงานที่แต่ละทีมย่อยต้องส่งมอบ
- ทรัพยากร สินทรัพย์ อุปกรณ์ เครื่องมือในการดำเนินโครงการ
- ข้อจำกัดที่แต่ละทีมอาจจะเผชิญหน้าในระหว่างการดำเนินการ
- ข้อจำกัดด้านเวลา
