Project Charter ธรรมนูญการบริหารโครงการที่ละเลยไม่ได้

อาจารย์ จิรพร สุเมธีประสิทธิ์

[email protected]

เครื่องมือที่จะช่วยในการบริหารความเสี่ยงของงานโครงการอาจจะมีมากมาย แต่เครื่องมือหลักที่ถือว่าเป็นเสมือนธรรมนูญการบริหารโครงการ คือ Project Charter

Project Charter คือ เนื้อหาสาระสำคัญที่บ่งบอกวัตถุประสงค์ของการดำเนินโครงการ ที่ประกอบด้วยเป้าประสงค์ของโครงการ บทบาทและความรับผิดชอบของโครงการตามขอบเขตที่กำหนด ส่วนที่อยู่นอกโครงการ และอำนาจความรับผิดชอบในการกำกับโครงการและในการบริหารงานโครงการ

สำหรับโครงการที่จะมีการดำเนินการในอนาคต และใช้ในการบันทึกเป็นแฟ้มข้อมูลโครงการ เพื่อรวบรวมไว้ในระบบงานโครงการและใช้ในการสืบค้นกันต่อไป ซึ่งมีส่วนช่วยให้การบริหารโครงการเป็นไปอย่างเป็นระบบ มีบรรทัดฐาน และมีรูปแบบเดียวกัน จนสามารถเทียบเคียงกันได้

นอกจากนั้น Project Charter ยังเป็นเอกสารภาพองค์รวมอย่างสั้น ที่นำเสนอความต้องการในการดำเนินโครงการ เพื่อเสนอขอความเห็นชอบในการดำเนินโครงการ จึงเป็นเอกสารก่อนอนุมัติ (Pre-Approved) และเมื่อได้รับอนุมัติแล้ว ก็ใช้เป็นกระบวนการบริหารงานโครงการด้วย

1.บทบาทของ Project Charter

Project Charter มีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินโครงการหลายประการ ได้แก่

  • การประมาณเนื้อหาที่ทำให้เกิดความเข้าใจในเหตุผลของการที่ต้องกำหนดโครงการขึ้นมาขออนุมัติดำเนินการ
  • การสรุปวัตถุประสงค์และข้อจำกัดของโครงการ
  • การอธิบายถึงแนวทางในการจัดการกับปัญหาและฝ่าฟันข้อจำกัดที่มีผลต่อศักยภาพและสมรรถนะของโครงการ
  • การระบุ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำคัญของโครงการ

2.ประโยขน์ของการจัดทำ Project Charter ที่เกิดกับกระบวนการบริหารโครงการ

  • ช่วยในการปรับปรุงและนำทางโครงการไปสู่ความสัมพันธ์ที่ดีกับกลุ่มเป้าหมาย
  • Project Charter เป็นเครื่องมือในการปรับปรุงกระบวนการบริหารโครงการ
  • เป็นช่องทางการสื่อสารระหว่างส่วนกลางกับส่วนของพื้นที่ให้เกิดความเข้าใจที่ดีต่อกัน
  • เป็นกรอบแนวทางในการกำหนดกิจกรรมการสนับสนุนของผู้บริหารระดับสูงในฐานะของ Project Sponsors จึงทำให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจในบทบาทของตนเอง
  • นำโครงการสู่การเทียบเคียงกับแนวปฏิบัติที่ดี หรือ Best Practices

3.องค์ประกอบของ Project Charter ที่ดี

จากการที่กิจการนำเอา Project Charter มาใช้เป็นเครื่องมืออย่างหนึ่งของการวางแผนโครงการให้เกิดโครงการที่มีความชัดเจน และสอดรับกับโอกาสทางธุรกิจที่เปิดกว้างอยู่ จึงต้องมั่นใจว่ามี องค์ประกอบที่ครบถ้วนและครอบคลุม ได้แก่

  • การระบุชื่อโครงการที่สะท้อนภาพในองค์รวม
  • กรอบเวลา วันที่เริ่มต้นและวันสิ้นสุดโครงการ
  • บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมในโครงการ
  • วัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการ
  • เหตุผลที่กิจการจำเป็นต้องมีโครงการนี้และอาจจะหมายถึง Business Case
  • การระบุและอธิบายรายละเอียดของปัญหาและโอกาสที่มีอยู่
  • ผลตอบแทนที่คาดว่าจะได้รับจากโครงการ
  • ผลลัพธ์ที่คาดหมายว่าจะเป็นผลประกอบการของกิจการ
  • ประมาณการวันที่จะบรรลุวัตถุประสงค์
  • บทบาทและความรับผิดชอบของผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ
  • ทรัพยากรที่จำเป็นต้องจัดสรรให้เพื่อรองรับวัตถุประสงค์ของโครงการ
  • อุปสรรค และความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานโครงการ
  • แผนสื่อสาร ซักซ้อมความเข้าใจ แจ้งความเปลี่ยนแปลงของโครงการ

4.สิ่งที่ควรจะระบุไว้ใน Business Case

ประเด็นของ Business Case มีความสำคัญต่อการวางแผน Project Charter เพราะจะระบุให้เกิดความเข้าใจว่า การดำเนินโครงการมีประโยชน์อย่างไร

ประโยชน์ที่เกิดจากโครงการต้องระบุให้ครอบคลุมชัดเจนว่า มิใช่ประโยขน์ทางการเงิน หรือประโยชน์ที่เป็นตัวเงินเท่านั้น ซึ่งเป็นรายรับหรือการประหยัดต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายของกิจการ แต่ควรจะแสดงให้เห็นชัดเจนว่า กลุ่มเป้าหมายได้อะไร เกิดประโยชน์อย่างไรต่อสังคมโดจรวม ผลพลอยได้ที่อาจจะเกิดกับกลุ่มนอกกลุ่มเป้าหมาย

ดังนั้น Business Case ที่ดีจึงควรจะมีลักษณะที่สำคัญ คือ

  • ทำให้เห็นชัดถึงเหตุผลและความจำเป็นในการที่ต้องดำเนินโครงการ
  • ประโยชน์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้นจากการดำเนินโครงการ ที่คาดว่าจะปรากฎในปัจจุบัน และอนาคต
  • ผลที่จะเกิด หรือความเสียหาย หรือความสูญเสีย หากไม่ได้ดำเนินโครงการนี้
  • ปัจจัยที่ควรจะพิจารณา รวมไว้ในการดำเนินโครงการ ที่สอดรับกับเป้าประสงค์ทางธุรกิจ

5. ขอบเขตของการดำเนินโครงการ

โครงการไม่อาจจะดำเนินการได้ทุกเรื่อง เพื่อป้องกันความเข้าใจผิด จึงควรกำหนดขอบเขตของโครงการให้ชัดเจนแต่แรก โดยพิจารณาจากประเด็นต่อไปนี้

  • ประเด็นที่เป็นขอบเขตที่โครงการจะดำเนินการและประเด็นที่อยู่นอกขอบเขต
  • กิจกรรมย่อย ภารกิจที่แต่ละทีมต้องดำเนินการเป็นการเฉพาะเจาะจง เพื่อให้ครบถ้วน กรณีที่ขอบเขตขแงโครงการกว้างขวาง และ Man hour ที่เกี่ยวข้อง
  • กิจกรรมตั้งต้นและกิจกรรมสุดท้ายของแต่ละทีมย่อย
  • ตัวชี้วัด ผลงานที่แต่ละทีมย่อยต้องส่งมอบ
  • ทรัพยากร สินทรัพย์ อุปกรณ์ เครื่องมือในการดำเนินโครงการ
  • ข้อจำกัดที่แต่ละทีมอาจจะเผชิญหน้าในระหว่างการดำเนินการ
  • ข้อจำกัดด้านเวลา

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน การบริหารความเสี่ยง มูลค่ากิจการ



ความเห็น (0)