เอกสารพิธีการส่งออก (& เนำเข้า) - Export Documentation

              ธุรกิจส่งออก สำเร็จได้ รวยเร็จ หาซื้อได้ที่ซีเอ็ดบุคส์ทุกสาขา

               -------------------------------------------------------

เรื่องสำคัญอีกเรื่องหนึ่งนอกจากการพัฒนาสินค้า การแสวงหาตลาด การเจรจา การควบคุมการผลิต หรือกระบวนการต่างๆตั้งแต่เริ่มต้น จนสามารถส่งสินค้าให้ลูกค้าได้นั้น หนึ่งในกระบวนการสำคัญในนั้นจะมีเรื่องการจัดทำเอกสารส่งออกด้วย ซึงได้อธิบายไปแล้วบางส่วนในหัวข้อความรู้เรื่องการขนส่ง (Shipping) ก่อนหน้า แต่ในที่นี้จะว่าด้วยเรื่องเอกสารอย่างเดียวโดยสังเขป เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ชัดเจนขึ้น

หากเปรียบเทียบกับการค้าขายในประเทศแล้ว ขั้นตอนนี้คือการจัดทำใบแจ้งหนี้เพื่อส่งให้ลูกค้าทำการชำระหนี้ หรือจ่ายค่าสินค้านั่นเอง แต่หลายท่านน่าจะทราบแล้วว่าขั้นตอนและวิธีการจัดทำสำหรับส่วนการส่งสินค้าออกนั้น เอกสารจะยุ่งยากและมีเยอะประเภทมากว่าขั้นตอนของการค้าภายในประเทศ และหากจัดทำผิดแล้วก็จะนำมาซึ่งความล่าช้าในการได้รับการชำระค่าสินค้า และหากเป็นการชำระโดย L/C (Letter of Credit) แล้ว การจัดทำเอกสารผิดจะมีการถูกปรับด้วย โดยค่าปรับจะอยู่เป็นเงื่อนไขหนึ่งของ L/C แล้วขั้นตอนและเอกสารต่างๆที่ต้องจัดทำนั้นมีอะไรบ้าง ? จากที่เคยได้กล่าวถึงบางส่วนไปบ้างแล้วที่เนื่องเกี่ยวด้วยเรื่องของคุณภาพ เรื่องการเจรจาการค้า ก็จะเป็นเอกสารเสริมเช่นใบรับรองการตรวจสอบคุณภาพ(Test Certificate) โดยห้องปฏิบัติการทางวิทยาศาสตร์ (Lab) ไม่ว่าทดสอบเพื่อดูปริมาณสารพิษไม่เกินกำหนด ทดสอบความคงทนต่อสภาพบางอย่างเช่นต่อการใช้สำหรับไมโครเวฟ ทดสอบการต้านแรงดึงที่ทำการทดสอบกับการเย็บยึดกระดุมกับตัวเสื้อ และการทดสอบต่างอีกเป็นพันๆ ชนิดที่ครอบคลุมไปในสินค้าต่างชนิดกัน เป็นต้น

ความจริงจะเรียกว่าเอกสารเสริมคงไม่ถูกต้องนัก เพราะเอกสารทุกใบที่ต้องใช้ (ภายหลังที่สรุปข้อตกลงระหว่างกัน) หากขาดไปก็จะส่งผลเหมือนกันหมดคือความล่าช้าในการได้รับชำระเงิน แล้วเราก็ต้องไปจัดหามาให้ครบถ้วนอยู่ดี แต่ที่เรียกว่าเอกสารเสริมในเบื้องต้นเนื่องจาก แต่ละสินค้านั้นใช่ว่าจะต้องมีใบรับรองคุณภาพการตรวจจาก Lab เหมือนกันเสมอไป หรือเรียกได้ว่า ชุดของเอกสารของสินค้าแต่ละชนิด สำหรับลูกค้าแต่ละราย หรือแม้กระทั่งการส่งไปในประเทศที่ต่างกันอาจไม่เหมือนกันนั่นเอง จะมีบางเอกสารที่ผู้เขียนจะเรียกว่าชุดเอกสารหลักเท่านั้นที่จะเหมือนกัน ไม่ว่าสินค้าชนิดใด สำหรับลูกค้าทุกราย หรือแม้กระทั่งการส่งไปในประเทศไหนก็ตามเอกสารเหล่านี้จำเป็นต้องมีเหมือนกันหมดคือ...

1. Invoice (หรือ Commercial Invoice) ย่อ INV. คือใบแจ้งหนี้ ที่ต้องแจกแจงรายละเอียดสินค้า จำนวน และราคาโดยต้องระบุ term ที่ซื้อขายว่าเป็นราคา FOB, C&F หรือ CIF ตามที่ได้อธิบายเรื่อง term ต่างๆในเรื่องความรู้เรื่องการขนส่งสินค้า

2. Packing List ย่อ P/L คือเอกสารที่แจกแจงรายละเอียดสินค้า จำนวนบรรจุต่อกล่องใน กล่องนอก (Export Carton) ต้องมีรายละเอียดของนำหนักสินค้าอย่างเดียว (NET WEIGHT) และนำหนักที่รวมบรรจุภัณฑ์และ Export Carton เข้าไปด้วย (GROSS WEIGHT) ขนาด D x L x H (กว้าง(ลึก) x ยาว x สูง) มีระบุจำนวนหีบห่อ การกำหนดเลขลำดับ (Carton No) ระบุ Shipping Mark (ตราที่พิมพ์ข้างหีบห่อ) และในการระบุรายละเอียด Shipping Mark นี้อาจมีการระบุตราอื่นๆที่ต้องการเช่น Barcode และตราสัญลักษณ์กระดาษ Recycle หรือ ข้อควรระวังอื่น (Warning) เช่นทิศทางการตั้งกล่องต้องวางด้านไหนขึ้นบน ต้องระวังไม่ให้เปียกน้ำ วางซ้อนได้ไม่เกิน 10 ชั้น เหล่านี้เป็นต้นตามข้อตกลงเช่นกัน

3. B/L (Bill of Lading) สำหรับการส่งทางเรือ หรือ AWB. (Air Waybill) หากเป็นการจัดส่งทางแอร์คาร์โก้

ส่วนเอกสารอื่นๆ ที่จะเสริมเข้ามาซึ่งขึ้นอยู่กับข้อตกลงระหว่างการเจรจาการค้า (ที่พอสรุปแล้วรายละเอียดเหล่านี้จะถูกระบุใน L/C ด้วยว่าเอกสารที่ต้องการมีอะไรบ้าง) ก็อย่างเช่น
1. ใบรับรองการตรวจสอบคุณภาพโดยห้องปฏิบัติการทางวิทยาศาสตร์ (Lab) - Test Certificate ส่วนนี้จะเป็นการทดสอบด้านคุณสมบัติของวัตถุดิบภายใน

2. ใบรับรองแหล่งผลิต (Country of Origin Certificate) หรือเรียก Form A

3. ใบรับรองการตรวจมาตรฐานสินค้าด้านกายภาพ (Inspection Certificate) ส่วนนี้จะเป็นการตรวจสอบด้านคุณภาพสินค้าภายนอก

ทั้งนี้ขั้นตอนการดำเนินการก็คือ
1. สักประมาณ 2-3 อาทิตย์ก่อนสินค้าพร้อมส่ง ก็ต้องทำการจองระวางเรือ หรือระวางเครื่องบินเพื่อกันพื้นที่การขนส่ง ขั้นตอนนี้เอกสาร

2 ตัวแรกต้องเสร็จคือ Inv. และ P/L โดย P/L นั้นอาจไม่จำเป็นต้องเป็นฉบับถูกต้องสุดท้ายจริงๆก็ได้ แต่ต้องเป็นตัวที่จะสามารถระบุจำนวนสินค้า จำนวนหีบห่อ ขนาด กว้าง x ย x ส ปริมาณ ปริมาตรลูกบาศก์เมตร -Cubic meter (ขนาดระวางรวมของเนื้อที่ที่ต้องการ) ได้ใกล้เคียงถูกต้องที่สุด เพื่อส่งให้ forwarding agent ในการจองหรือกันพื้นที่ให้เรา ทั้งนี้เราต้องระบุด้วยว่าจะสามารถส่งสินค้าตามรายการเหล่านั้นได้วันไหน เนื่องจากกำนดการการเดินเรือ และเครื่องบินออกนั้นจะตายตัว ซึ่งเราสามารถขอตารางการการเดินทางเหล่านี้เพื่อการวางแผนล่วงหน้าได้

3. พอถึงกำหนดการส่งสินค้าจริง เอกสารในข้อ 1 ต้องเป็นตัวจริงที่ถุกต้องแล้วเท่านั้น และในส่วนเอกสารสริมต่างๆก็ต้องดำเนินการขอมาให้พร้อม ซึ่งบางตัวที่ต้องใช้เวลาดำเนินการเช่น Test Certificate ที่ต้องส่งสินค้าไปทดสอบตามเวลาที่กำหนดว่าผลทดสอบจะสามารถออกมาได้กี่วัน ก็ต้องทำการวางแผนให้ตารางทุกอย่างสอดคล้องกันหมดว่าต้องดำเนินการเมื่อไหร่ หรือเอกสารทางราชการบางอย่างที่อาจต้องใช้เวลาเช่นกัน ทั้งหมดให้เจ้าหน้าที่ฝ่าย shipping ขององค์กรเราเอง หรือจะเป็นการจัดจ้างเจ้าหน้าที่ out source จากบรรดาบริษัทรับดำเนินการ ขั้นตอนนี้ภาษาผู้ส่งออกเรียก การดำเนินพิธีการขาออกซึ่งต้องไปดำเนินการที่กรมศุลการกร

4. ทางฝ่ายการจัดส่งสินค้านั้น ก็แล้วแต่ปริมาณการส่งออกและการนัดแนะตกลงว่าจะเป็นการ "ลากตู้" ที่ทาง Forwarding Agent ส่งตู้ container มาที่โรงงาน หรือเราจัดส่งสินค้าไปบรรจุที่ท่าโหลดสินค้า ท่าโหลดสินค้าจะกระจายตัวบริเวณขอบกรุงเทพส่วนใหญ่จะอยู่ในพื้นที่ลาดกระบังบ้าง และบางนาบ้าง ที่หลังการโหลดเข้าตู้ container เสร็จเขาก็จะทำการลากไปโหลดขึ้นเรือ สำหรับส่วนการขนส่งทางเรือ ส่วนการขนส่งทางเครื่องบินดังที่เคยกล่าวว่าเนื่องจากอัตราค่าขนส่งนั้นแพงกว่ามาก ปริมาณสินค้าที่จะส่งก็จะน้อยกว่า การจัดส่งสินค้าไปท่าอากาศยานก็แล้วแต่จะนัดแนะกับ forwarding เช่นกัน พอหลังจากนั้นทางเรือเราก็จะได้เอกสาร B/L ทางอากาศเราก็จะได้เอกสาร AWB.

เอกสารทั้งหมดฝ่ายเจ้าหน้าที่เอกสารต้องรวบรวม เพื่อส่งทำการขายตั๋วกับทางธนาคาร (Bank Negotiation) ของเราที่ให้ลูกค้าเปิด L/C มาไว้แล้วนั้น อย่างที่ระบุไว้ว่าเอกสารทุกอย่างเราต้องทำให้ถูกต้องไม่ว่าจะเป็นชุดหลัก หรือเอกสารชุดเสริมตามข้อตกลง เพื่อหลีกเลี่ยงการทำเอกสารผิดพลาด (Discrepancy) ที่จะมีการปรับค่าทำเนียมนั่นเอง
ซึ่งท่าเรือของไทยเองก็จะมีอยู่ 2 ที่คือท่าเรือคลองเตย และแหลมฉบัง ส่วนท่าอากาศยานก็จะสามารถจัดส่งได้ตามท่าอากาศยานที่เป็นนานาชาติ ที่ไม่จำเป็นต้องเป็นสุวรรณภูมิ หรือดอนเมืองเท่านั้น อาจเป็นเชียงใหม่ก็ได้ ก็แล้วแต่สายการบินที่เราใช้จะมีสถานี หรือกำหนดการบินจะออกจากที่ไหนอยู่ที่ไหนนั่นเอง

5. ในขณะที่สินค้าทำการส่งขึ้นเรือแล้ว (On Board) ฝ่ายเอกสารขณะดำเนินการขายตั่๋วกับธนาคารเรานั้น อีกด้านหนึ่งต้องจัดส่งเอกสารทั้งหมดอีกชุดให้ลูกค้าด้วย เมื่อลูกค้าทำการตรวจแล้วไม่ได้ทำการคัดค้านการจ่ายเงินขั้นตอนการขายตั๋วฝั่งเราก็จะเรียบร้อย ในทางด้านฝั่งลูกค้านั้นก็จะนำเอกสารทั้งหมดที่ได้รอทำการดำเนินพิธีการขาเข้าทางฝั่งของเขา เพื่อเป็นการนำสินค้าออกจากท่าเรือฝั่งปลายทาง จะทำการจัดส่งโกดังสินค้าหรือร้านค้าก็ขึ้นอยู่กับขั้นตอนของลูกค้าแต่ละรายเองขั้นตอนในส่วนการดำเนินการด้านเอกสารส่งออกก็ถือเป็นการสิ้นสุด

ทั้งนี้หากเราได้สิทธิพิเศษใดๆเช่นการขอคืนภาษี 19 ทวิ มุมน้ำเงิน ก็ยังจะต้องมีการดำเนินการต่อ หรือหากเป็นสิทธิพิเศษในกรณีที่โรงงานเราตั้งอยู่ในเขตที่ได้รับการส่งเสริมด้านภาษีนำเข้าวัตถุดิบเป็น "0" หรือ ฺคลังสินค้าทัณฑ์บน - Bonded warehouse ต้องดำเนินการช่วงก่อนนำสินค้าลงเรือแล้ว ซึ่งเอกสารส่วนนี้ก็จะเป็นส่วนแยกออกต่างหากจากส่วนที่ได้กล่าวไปแล้วที่ต้องนำเอา INV และ P/L มาประกอบในการดำเนินการเสมอ

ดังนั้นเจ้าหน้าที่ฝ่าย shipping ต้องเป็นผู้ที่ต้องมีความรู้ความชำนาญการ สามารถประสานงานกับ forwarding agent สามารถดำเนินพิธีการขาออก สามารถติดต่อหน่วยงานเกี่ยวข้องของภายนอกองค์กรต่างๆ ทั้งยังต้องประสานงานกับฝ่ายขายและผู้บริหารระหว่างดำเนินกระบวนการต่างๆเหล่านี้

เราเองฐานะผู้ประกอบการก็มีความจำเป็นต้องรู้ขั้นตอน รู้จักกระบวนการต่างๆเหล่านี้ แต่อาจไม่ต้องปฏิบัติการด้วยตนเอง รายละเอียดที่ย่อยลงไปยังมีอีกบางส่วนที่ไม่ได้กล่าวในที่นี้ ผู้ประกอบการต้องสามารถตรวจสอบเอกสารได้ดีพอสมควรว่าถูก ไม่ครบถ้วน หรือผิด เพราะเจ้าหน้าที่อาจมีการจัดทำตกหล่นบ้าง เนื่องจากไม่ได้เป็นผู้เจรจาการค้ากับลูกค้าโดยตรง เจ้าหน้าที่ฝ่าย Shipping จะอ่านจากข้อกำหนดใน L/C และการบอกล่าวจากฝ่ายขายเท่านั้น เราเองจึงต้องตรวจสอบในส่วนนี้ด้วยเพื่อป้องกันความผิดพลาดใดๆ เพราะอย่างที่กล่าวมันจะทำให้เราได้รับเงินค่าสินค้าช้ำ หรือมีค่าปรับเกิดขึ้นนั่นเอง

ส่วนการนำเข้าสินค้า (Importing) ก็จะกลับกัน หากเราเป็นผู้ซื้อก็จะเป็นผู้ที่ต้องเปิด L/C และรอรับเอกสารการส่งออกจากทางผู้ขายสินค้าให้เราในต่างประเทศ รอสินค้ามาถึง แล้วก็ดำเนินพิธีการขาเข้าเพื่อนำสินค้าออกมาเพื่อการจัดจำหน่ายต่อไป

ทั้งนี้หากท่านยังไม่คล่องในฐานะผู้ประกอบการรายใหม่ ที่ปรึกษาที่ดีก็คือฝ่ายเอกสารส่งออกของธนาคารนั่นเอง และธนาคารเหล่านี้นอกจากเป็นที่ปรึกษาให้ผู้ประกอบการแล้ว บางที่เขาก็จะจัดอบรมความรู้ด้านนี้อยู่เรื่อยๆ ท่านสามารถส่งเจ้าหน้าที่ของท่าน หรือเข้าร่วมการอบรมด้วยตัวท่านเองได้ หรือหากท่านใช้เจ้าหน้าที่ Shipping - Out source ส่วนใหญ่ก็จะมีความชำนาญสามารถตอบข้อสงสัย หรือทางกระทรวงพาณิชย์ กรมส่งเสริมการส่งออกก็จะมีการจัดอบรมอยู่ด้วย ซึ่งนอกจากอบรมกระบวนการดำเนินการปกติ ทางกรมอาจมีการอบรมด้านสิทธิประโยชน์ทางการค้าจากข้อตกลงทางการค้าใหม่ๆ ที่ทำร่วมกันกับประเทศคู่ค้าต่างๆมาชี้แจงให้ด้วย พร้อมเป็นที่ปรึกษาให้ท่านได้เช่นกันค่ะ หลังจากที่ได้ทำการค้าส่งออกไปสักระยะ ท่านก็จะคล่องตัวมากขึ้นๆ

ถึงจะดูจุกจิกแต่อย่าเพิ่งคิดว่าเป็นเรื่องยุ่งยากนะคะ ทุกอย่างต้องมีการเริ่มต้น เริ่มต้นลงมือทำ จากนั้นก็จะเริ่มสะสมความชำนาญขึ้นไปเรื่อยๆ ขอให้ทุกท่านโชคดีค่ะ