ยุทธศาสตร์นักจัดการความรู้ : ๕. โครงสร้างของยุทธศาสตร์ และการพัฒนายุทธศาสตร์แบบมีส่วนร่วม

บันทึกชุด “ยุทธศาสตร์นักจัดการความรู้” นี้ ถอดความจากหนังสือชื่อ Designing a Successful KM Strategy : A Guide for the Knowledge Management Professionals เขียนโดย Stephanie Barnes and Nick Milton ที่ปรึกษา KM มากประสบการณ์

บันทึกตอนที่ ๕ ได้จากการตีความบทที่ 5. Strategy Structure and Strategy Input

สรุปได้ว่า เอกสารยุทธศาสตร์ KM มี ๑๑ ส่วน เริ่มจากหลักการและความจำเป็น ที่จะต้องเขียนจากการมีส่วนร่วมของบุคคลสำคัญขององค์กร ซึ่งได้ข้อมูลความเห็นจากการสัมภาษณ์ และการประชุมปฏิบัติการ

เอกสารยุทธศาสตร์ควรประกอบด้วย ๑๑ ส่วนดังต่อไปนี้

• หลักการ
• จุดเน้นสำหรับองค์กร
• วิสัยทัศน์ KM ขององค์กร
• ความรู้ที่ต้องเน้น
• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• โครงสร้าง KM
• การจัดการสารสนเทศ
• การจัดการการเปลี่ยนแปลง
• ความเชื่อมโยงกับธุรกิจ
• โครงการทดลอง
• ขั้นตอนต่อไป

หลักการสำคัญคือ ผู้จัดการ KM ควรเขียนเอกสารนี้เองให้น้อยที่สุด เช่นหัวข้อที่ ๑ และ ๖, ๗ นอกนั้นต้องปรึกษาบุคคลที่เกี่ยวข้อง ตัวบุคคลที่เลือกมาร่วมคิด/เขียน และวิธีจัดกระบวนการเพื่อให้ บุคคลสำคัญในองค์กรร่วมเป็นเจ้าของเอกสารยุทธศาสตร์ มีความสำคัญยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หัวหน้าหน่วยปฏิบัติการ หัวหน้าหน่วยภารกิจ (เช่นฝ่ายวิศวกรรม, ฝ่ายขาย, ฝ่ายการตลาด) หัวหน้าหน่วยสนับสนุน (เช่น ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์, ฝ่ายไอที)

ต้องเก็บข้อมูลสำหรับนำมาเขียนเอกสารยุทธศาสตร์ โดยวิธีเก็บข้อมูลอาจโดยการสัมภาษณ์ และ/หรือ การประชุมปฏิบัติการ

วิธีสัมภาษณ์

ทำรายชื่อผู้อาวุโสจำนวนหนึ่ง ที่ต้องการไปสัมภาษณ์ แจ้งให้ทราบว่า ขอเวลาคุยสัก ๑ - ๒ ชั่วโมง ในประเด็นต่อไปนี้

• วิสัยทัศน์ KM ของท่านผู้นั้น

• KM มีประโยชน์มากที่สุดต่อองค์กร ณ ที่ใด

• คิดว่าความรู้ด้านใดที่มีคุณค่าที่สุดต่อองค์กร

• คิดว่าใครบ้างเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ที่ควรเข้าร่วมคิดและทำกิจกรรม KM

• ควรทำโครงการทดลองใช้ KM ในหน่วยงานใด

แล้วสังเคราะห์ข้อมูล จัดทำเอกสารยุทธศาสตร์ โดยต้องไม่ลืมมีเอกสารสื่อสารกับท่านเหล่านี้ ในภายหลัง เช่นมีจดหมายขอบคุณและส่งเอกสารยุทธศาสตร์ไปให้ หรือเชิญมาร่วมประชุมปฏิบัติการ

วิธีประชุมปฏิบัติการ

หากสามารถเชิญให้ผู้บริหารระดับสูงในองค์กร ใช้เวลามากหน่อย ในกิจกรรมประชุมปฏิบัติการ ก็จะยิ่งช่วยให้ได้แนวความคิดที่กว้างและลึกของท่าน เกี่ยวกับ KM ซึ่งผมมีความเห็นส่วนตัวว่า การมีปฏิสัมพันธ์กันจะก่อให้เกิด interactive ideas เจาะลึกความเชื่อหรือคุณค่าลึกๆ ของท่านผู้นั้น ซึ่งจะไม่ได้หรือได้ยากจากการสัมภาษณ์

การประชุมนี้จะใช้เวลามากแค่ไหนขึ้นกับขนาดขององค์กร ความกว้างขวางของ KM Program ที่มุ่งหวังจะเริ่ม และระดับของการสนับสนุนอย่างจริงจังที่ต้องการ หนังสทอให้ตัวอย่างการประชุมปฏิบัติการใน ๓ สถานการณ์

การประชุม ปฏิบัติการ ๑ วัน สำหรับองค์กรขนาดเล็ก

ผู้เข้าประชุมประกอบด้วยหัวหน้าแผนก ๒ คน, ผู้อำนวยการฝ่าย ไอที, ผู้อำนวยการฝ่าย R&D, ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการ, หัวหน้าแผนกวางแผน, หัวหน้าแผนกพัฒนาธุรกิจ

มีกำหนดการดังต่อไปนี้

10.00 - 11.30 น. Introduction, models, definitions, case history มีเป้าหมายเพื่อ อภิปรายทำความเข้าใจ KM ร่วมกัน ทำความเข้าใจแนวคิดและทางเลือก และทำความเข้าใจร่วมกันว่า KM Model ขององค์กรควรเป็นอย่างไร

11.30 - 12.30 น. Key knowledge areas มีเป้าหมายเพื่อทำความเข้าใจความรู้สำคัญที่จะช่วยให้องค์กรบรรเป้าหมาย

12.30 น. อาหารเที่ยง

13.00 น. Business benefit มีเป้าหมายเพื่อร่วมกันทำ mapping ว่า KM จะช่วยเพิ่มคุณค่าแก่ธุรกิจได้อย่างไรบ้าง

14.30 น. Stakeholder analysis มีเป้าหมายเพื่อช่วยกันออกความเห็นเรื่องวิธีดำเนินการ KM ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำคัญมีกลุ่มใดและใครบ้าง เวลาที่เหมาะสมที่จะเชิญแต่ละคนเข้าร่วม คือช่วงเวลาใด

16.00 น. Pilot options ระดมความคิดกันว่าการเริ่มกิจกรรม KM ในเรื่องใด ในหน่วยงานใด จึงจะให้เห็นผลสำเร็จอย่างรวดเร็ว (quick win)

16.30 น. เลิกประชุม

การประชุมสำหรับ ๑ หน่วยในองค์กร

ในกรณีที่จะเริ่ม KM ในหน่วยเดียวก่อน ข้อมูลที่เก็บสำหรับเขียนยุทธศาสตร์ KM ก็เหมือนกัน แต่ความกว้างขวางครอบคลุม และการใช้เวลาในการประชุมปฏิบัติการ น้อยลง โดยสัมภาษณ์ผู้บริหารระดับสูง และจัดประชุมปฏิบัติการผู้บริหารระดับล่าง และเข้าหน้าที่ระดับปฏิบัติการ โดยมีตัวอย่างกำหนดการดังนี้

30 นาที Introduction เพื่อทบทวนหลักการ KM และคุณค่าต่อหน่วยงาน

2 ชั่วโมง Questions and Discussions เพื่อทำความชัดเจนร่วมกันเรื่อง

• วัตถุประสงค์เชิงยุทธศาสตร์

• กระบวนการและกิจกรรมที่จะได้รับการสนับสนุนจาก KM

• การไหลของสารสนเทศ

• การใช้ความรู้

• กิจกรรมเกี่ยวกับวงจรชีวิต (life cycle) ของความรู้

10 นาที ขั้นตอนต่อไป

การประชุม 2 1/2 วัน ที่ดำเนินการจริงที่บริษัท Ecopetrol

ผู้เข้าร่วมประชุมได้แก่ president, ผู้บริหารระดับสูง ๒๐๐ คนแรก, ผู้เชี่ยวชาญที่เป็นที่ปรึกษาภายนอก ๒ คน, และผู้แทนจากองค์กรภายนอก

โดยมีกำหนดการดังต่อไปนี้

วันแรก Knowledge Management Principles เริ่มด้วยการนำเสนอของผู้เชี่ยวชาญและคนนอก ๑๕ นาที ตามด้วยการประชุมกลุ่มย่อย เพื่อนำเอาความรู้จากประสบการณ์ภายนอกมาสู่กลุ่ม

วันที่สอง ครึ่งเช้า Critical Knowledge Areas ประชุมด้วยเทคนิค Knowledge Cafe เพื่อตอบคำถามว่า ความรู้สำคัญที่บริษัทต้องการ แต่บริษัทยังไม่มี คืออะไรบ้าง

วันที่สอง ครึ่งบ่าย Potential pilots and other actions ใช้เทคนิค Open Space นำประเด็นจาก Knowledge Space มาช่วยกันคิด ว่าควรมีโครงการทดลองเพื่อเริ่มต้น และกิจกรรมอื่นๆ อย่างไรบ้าง

วันที่สาม ครึ่งเช้า Summary and Action plan สรุปสาระของการเสวนาในสองวันแรก นำสู่ข้อสรุปว่าจะดำเนินการในเบื้องต้นอย่างไร

สรุปและขั้นตอนต่อไป

เมื่อเข้าใจข้อมูลขององค์กร จากบุคคลสำคัญขององค์กร และเข้าใจโครงสร้างของเอกสารยุทธศาสตร์ KM แล้ว ก็ถึงคราวเขียนตอนที่ว่าด้วยความจำเป็นของ KM ต่อธุรกิจขององค์กร ซึ่งจะกล่าวถึงในตอนต่อไป

วิจารณ์ พานิช

๒๔ ส.ค. ๕๘

บนรถแท็กซี่ไปสนามบินสุวรรณภูมิ