CONSAL XVI @Thailand: สิ่งที่ได้เรียนรู้จากการทำงานอาสาสมัคร

ผู้เขียนทำงานในวิชาชีพสารสนเทศมากว่า 27 ปี แต่ก็ไม่เคยมีโอกาสได้เข้าร่วมกิจกรรมคอนซาลทั้งในและต่างประเทศเลย จนประเทศไทยหมุนเวียนเป็นเจ้าภาพอีกครั้ง ในปี 2558 (2015) จึงได้ติดต่อขอเป็นอาสาสมัครคอนซาล (CONSAL volunteer) กับคณะกรรมการสมาคมห้องสมุดแห่งประเทศไทยและทีมงานหอสมุดแห่งชาติซึ่งเป็นองค์กรหลักในการจัดการประชุมครั้งนี้ (แม้ในปีนี้จะมีโอกาสได้เข้าร่วมประชุมในฐานะผู้เข้าร่วมประชุม (participant) ) โดยได้รับมอบหมายให้ช่วยทำงานเป็นอาสาสมัคร ร่วมกับคณะกรรมการฝ่ายพิธีการและปฏิคม และช่วยงานฝ่ายวิชาการโดยเป็นผู้อ่านและประเมินบทความที่จะนำเสนอในการประชุม ( article peer review) รวมทั้งเป็นผู้ปฏิบัติงานในคณะทำงานกองบรรณาธิการการจัดทำเอกสารการประชุมคอนซาล

ก่อนที่จะเล่าถึงสิ่งที่ได้เรียนรู้ ขอเล่าถึงประวัติความเป็นมาของการประชุมคอนซาล และข้อมูลการประชุมคอนซาล ครั้งที่ 16 สภาบรรณารักษ์แห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ (Congress of Southeast Asian Librarians-CONSAL) ก่อตั้งเมื่อปี 2513 วัตถุประสงค์ก็เพื่อให้เกิดความร่วมมือและเกิดพัฒนาระหว่างห้องสมุดของประเทศสมาชิก 10 ประเทศ ได้แก่ บรูไนดารุสซาราม พม่า กัมพูชา อินโดนีเชีย ลาว มาเลเซีย ฟิลิปปินส์ สิงค์โปร์ เวียดนาม และไทย การจัดการประชุมสภาบรรณารักษ์แห่งภูมิภาคเอเซียตะวันออกเฉียงใต้ หรือ ที่เรียกสั้นๆ ว่า การประชุมคอนซาล จัดให้มีขึ้นทุกๆ 3 ปี โดยประเทศสมาชิกหมุนเวียนเป็นเจ้าภาพ และหอสมุดแห่งชาติของประเทศเจ้าภาพมีบทบาทหลักในการจัดให้มีการประชุมคณะกรรมการบริหารเพื่อหารือและเตรียมการประชุมใหญ่ โดยมีการจัดการประชุมอย่างต่อเนื่องนับตั้งแต่ก่อตั้งมาแล้ว 15 ครั้ง และครั้งนี้ เป็นการประชุมใหญ่ครั้งที่ 16 และประเทศไทยเป็นเจ้าภาพโดยมีหอสมุดแห่งชาติร่วมกับสมาคมห้องสมุดแห่งประเทศไทยเป็นแม่งาน จัดขึ้นระหว่างวันที่ 10-13 มิถุนายน 2558 ที่ศูนย์นิทรรศการและการประชุมแสดงสินค้า หรือ ไบเทค บางนา (BITEC) ประเทศไทย ทั้งนี้ประเทศไทยเคยเป็นเจ้าภาพจัดการประชุมมาแล้ว 2 ครั้งเมื่อปี 2521 และ 2536 และครั้งนี้นับเป็นครั้งที่ 3

การประชุมคอนซาล ครั้งที่ 16 มีชื่อเรียกอย่างเป็นทางการว่า การประชุมสภาบรรณารักษ์แห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ ครั้งที่ 16 (The 16th Congress of Southeast Asian Librarians meeting and general Conference -CONSALXVI) จัดขึ้นภายใต้หัวข้อ ASEAN Aspirations: Libraries for sustainable Advancement ความมุ่งหวังอาเซียน: ห้องสมุดเพื่อความก้าวหน้าที่ยั่งยืน มีผู้เข้าร่วมประชุมกว่า 800 คนและมีการนำเสนอเอกสารวิชาการประมาณ 90 papers ตลอด 4 วัน มีกิจกรรมที่เกิดขึ้นดังนี้

วันแรก เป็นวันลงทะเบียน ชำระเงิน รับใบเสร็จ (receipt) รับป้ายชื่อและเอกสาร (badge and documents) เอกสารที่ได้รับประกอบด้วย 1) ข้อมูลโปรแกรม (program) เป็นตารางรายละเอียดการประชุม 2) ทำเนียบนาม (Directory) เป็นข้อมูล คณะกรรมการบริหาร ( CONSAL XVI Executive Board )รายชื่อ keynote speakers , ผู้นำเสนอ (speakers), รายชื่อรางวัลบรรณารักษ์ดีเด่น (outstanding librarian Awards ) ระดับเหรียญทองและเหรียญเงิน จำนวน 5 รางวัล จำแนกเป็น เหรียญทอง (Gold Prize ) จำนวน 1 รางวัล และ เหรียญเงิน (Silver Prize ) จำนวน 4 รางวัล ซึ่งผู้ที่ได้รับรางวัลเหรียญทอง คือ ศาสตราจารย์ ดร. ชุติมา สัจจานันท์ จากมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรมาธิราช ส่วนเหรียญเงิน เป็นของบรรรษรักษ์จากประเทศมาเลเซีย เวียดนาม อินโดนีเชีย และฟิลิปปินส์ 3) รายการเอกสารที่นำเสนอ (List of Papers) ประกอบด้วย รายการเอกสารวิชาการที่นำเสนอในห้องประชุมวิชาการ (parallel session) จำนวน 89 รายการ แต่ละรายการระบุผู้นำเสนอ ชื่อเรื่อง ประเทศ ห้องประชุม เวลา และบทคัดย่อ และ รายการโปสเตอร์ (Poster session) และ 4) ซีดีข้อมูลฉบับเต็มเอกสารวิชาการที่นำเสนอในการประชุม

อนึ่ง สำหรับค่าลงทะเบียน สำหรับคนไทย ประมาณ 3,000 บาท (กรณีลงทะเบียนหน้างาน หรือ ที่เรียกว่า on- site Registration จะเพิ่มเป็น 3,500 บาท ส่วนชาวต่างประเทศ ประมาณ 13,000 บาท ราคานี้รวมโปรแกรมการท่องเที่ยว เยี่ยมชม (Library and Cultural Visit) ซึ่งจะจัดในวันสุดท้ายของกิจกรรม

วันที่สองเป็นพิธีเปิด ที่เรียกว่า Opening Ceremony โดยสมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี เสด็จพระราชดำเนินเป็นองค์ประธานในพิธีเปิด จากนั้นเป็นการประชุมใหญ่/การบรรยายใหญ่ ที่เรียกว่า Plenary sessions ซึ่งจะมี Chair ทำหน้าที่ประธานในห้องประชุม ซึ่งคือ รศ. ดร. พิมพ์รำไพ เปรมสมิทธิ์ คณะอักษรศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย มีการกล่าวปาฐกถา ( key note speaker) โดยประธาน IFLA ผู้อำนวยการหอสมุดแห่งชาติออสเตรเลีย และอธิบดีกรมอาเซียนของไทย จากนั้นเป็นการรายงานที่เรียกว่า invited papers ของผู้ที่ได้รับเชิญให้เป็นผู้แทนประเทศสมาชิก (Speakers of ASEAN Countries) จำนวน 10 คน ผู้แทนขึ้นเวทีรายงานครั้งละ 5 คน โดยผู้แทนของประเทศไทย คือ รศ. ดร. กลุธิดา ท้วมสุข คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

ช่วงเย็น มีการเลี้ยงรับรองผู้เข้าร่วมประชุม ( Gala Dinner) แบบ Thai night สไตล์งานวัด โดยกรุงเทพมหานครเป็นเจ้าภาพ พร้อมแจกเสื้อลายดอกให้ผู้เข้าร่วมงานเลี้ยงรับรองได้สวมใส่เพื่อเข้ากับบรรยากาศภายในงาน

วันที่สาม เป็นการประชุมทางวิชาการในแบบที่เรียกว่า Parallel sessions โดยมีหัวข้อการประชุม 6 หัวข้อ ใน 6 ห้อง ดังนี้ All about ASEAN , Corporate Social Responsibility (CSR) , Library Education and Training, Role of Library Consolidation towards Library Development, Ethics and Standards and Library in ASEAN Reading Society and Conservation and Preservation ผู้เข้าร่วมการประชุมสามารถเลือกเข้าฟังตามความสนใจ

บ่ายวันศุกร์ เป็นพิธีปิด ที่เรียกว่า Closing Ceremony มีการประกาศและมอบรางวัล บรรณารักษ์ดีเด่น (CONSALXVI Outstanding Librarian Award) การแสดงนาฏศิลป์ไทย (Thai Traditional Performance) การแสดงของประเทศพม่าซึ่งเป็นประเทศเจ้าภาพ พิธีส่งมอบธงคอนซาลให้แก่ประเทศเจ้าภาพ (Flag ceremony for the next host) ซึ่งจะจัดขึ้นในปี 2018 ต่อด้วยงานเลี้ยงอำลา (farewell Dinner ) และการแสดงจากประเทศไทย

วันที่สี่ เป็นวันสุดท้ายของการประชุม การจัดกิจกรรมทัศนศึกษาและเยี่ยมชมแหล่งภูมิปัญญาและวัฒนธรรม ( Library and Cultural Visit) จำนวน 11 แห่ง มีทั้งการเยี่ยมชมแบบครึ่งวัน ( Half Day Cultural Visit) ได้แก่ วัดพระแก้ว วัดโพธิ์ หอสมุดแห่งชาติ วัดสระเกศ ย่านกุฎีจีน ล่องเรือท่าช้างวังหน้า เยาวราช และตลาดบางรัก และการเยี่ยมชมแบบเต็มวัน ( Full Day Cultural Visit) ได้แก่ พระราชวังบางปะอิน ตลาดน้ำดำเนินสะดวก ตลาดน้ำอัมพวา ย่านบางรัก พิพิธภัณฑ์ชาวบางกอก ล่องเรือตลิ่งชัน โดยผู้เข้าร่วมประชุมที่ต้องการไปทัศนศึกษาต้องไปจองที่จุดลงทะเบียนทัวร์ (Tour Registration)

สิ่งที่ได้เรียนรู้

ลักษณะของการจัดการประชุมในระดับสากลหรือนานาชาติ ลักษณะของการประชุม ประกอบด้วย การประชุมใหญ่ (Plenary sessions) การประชุมทางวิชาการแบบคู่ขนาน(Parallel sessions) การนำเสนอโปสเตอร์ (Poster sessions) Library and Cultural Visit รวมทั้งการจัดแสดงวัสดุห้องสมุด การนำเสนอผลิตภัณฑ์จากร้านค้า (Exhibition of library material, audio visual and electronic equipment, computer)

รูปแบบของการประชุม ประกอบด้วยการประชุม แบบ Plenary Sessions และ Parallel sessions โดย Plenary sessions เป็นการประชุมใหญ่/การบรรยายใหญ่ มี Chair ทำหน้าที่ประธานในห้องประชุม ส่วน Parallel sessions เป็นการประชุมแบบคู่ขนาน แบ่งการประชุมออกเป็นหัวข้อ (topic) นำเสนอในห้องประชุมขนาดจุ 50 ที่นั่ง แต่ละห้องมี chair ประธาน และ พิธีกร (Master of Ceremony) โดยให้ให้ผู้นำเสนอ ที่เรียกว่า speaker นำเสนอ paper คนละประมาณ 15 นาทีโดยให้ขึ้นเวทีพร้อมกันครั้งละ 3-4 คน จากนั้นเป็นการอภิปราย ถามตอบ (Discussion Q & A) และพิธีมอบประกาศนียบัตรและของที่ระลึก (Awarding Certificate and Souvenirs) และการบริการเครื่องฟังภาษา (receiver) ซึ่งการประชุมครั้งนี้จะมีการแปลให้เฉพาะการนำเสนอเอกสารห้องประชุมใหญ่เท่านั้น

การปฏิบัติงานเป็นผู้อ่านและประเมินบทความภาษาอังกฤษ และการทำงานในคณะทำงานในกองบรรณาธิการ เป็นงานจิตอาสาที่ไม่มีค่าตอบแทนที่ท้าทายความสามารถและต้องใช้เวลา ทั้งในการอ่านเนื้อหาบทความก่อนให้คำแนะนำและประเมิน และตรวจสอบความถูกต้องของแหล่งที่มาของเอกสารที่นำมาอ้างอิง การให้ข้อเสนอแนะ หรือ comment ด้วยภาษาอังกฤษที่สั้น กระชับ และตรงประเด็น ทุกอย่างเป็นสิ่งใหม่ที่ได้เรียนรู้จากการลงมือปฏิบัติจริง

การปฏิบัติงานเป็นอาสาสมัครช่วยงานฝ่ายพิธีการและปฏิคม ได้รู้และเข้าใจภาพรวมของการทำงานอาสาสมัครจากการเข้าร่วมฟังการปฐมนิเทศจากคณะกรรมการ โดยมีพี่เลี้ยงที่เรียกว่า Grand volunteer เป็นผู้คอยสนับสนุน ร่วมแก้ปัญหาระหว่างการทำงาน เรียนรู้ถึงวิธีการถ่ายทอดองค์ความรู้ของงานจากหน้าทีมที่ใช้ใช้ถ้อยคำ สำนวนภาษาที่ฟังแล้วทำให้อาสามสมัครเข้าใจและพร้อมทำงานด้วยใจเนื่องจากงานอาสาสมัครเป็นงานที่ไม่มีค่าตอบแทน มีเฉพาะค่าอาหารที่จ่ายให้แต่ละวันเท่านั้น ได้เรียนรู้ผ่านการปฏิบัติงานจริง ทั้งการประชุมในห้องบรรยายใหญ่ และการประชุมในห้องประชุมวิชาการ โดยเฉพาะในห้องประชุมวิชาการที่ต้องปฏิบัติงานท่ามกลางสถานการณ์และปัญหาที่ต้องแก้เฉพาะหน้า ณ หน้างาน โดยงานบางอย่างไม่ได้รับทราบตั้งแต่ต้นว่าต้องมีหน้าที่ เช่น การช่วยบันทึกคำถาม คำตอบ จากการประชุมเพื่อเก็บเป็นข้อมูลจากการประชุมทั้งหมดในแต่ละ session แม้ว่าจะมีการจัดเตรียมเครื่องบันทึกเสียงไว้แล้ว (ซึ่งเป็นงานที่ยากเพราะไม่สามารถฟังคำถามและคำตอบที่เป็นภาษาอังกฤษได้อย่างเข้าใจ ต้องหาวิธีการแก้ปัญหาด้วยตนเอง ) วิธีการให้สัญญาณแก่ผู้นำเสนอบนเวทีเมื่อถึงกำหนดเวลา โดยผู้นำเสนอจะมีเวลานำเสนอคนละ 15 นาทีเท่านั้น

การได้เรียนรู้การทำงานของคณะกรรมการจัดงานฝ่ายต่างๆ เพื่อให้งานประชุมซึ่งเป็นการจัดการประชุมในระดับสากลที่ต้องใช้ภาษาอังกฤษในการสื่อสาร แม้ว่าประเทศไทยจะเคยเป็นเจ้าภาพจัดการประชุมCONSAL มาแล้วถึงสองครั้งก็ตาม แต่ทุกคนก็ต้องเรียนรู้ไปพร้อมๆ กัน การทำงานร่วมกับอาจารย์ บรรณารักษ์อาวุโสและเพื่อนร่วมวิชาชีพต่างสถาบัน ได้เรียนรู้แนวคิด วิธีการคิด การหาทางแก้ปัญหาท่ามกลางสถานการณ์ที่แตกต่าง ได้รู้จักและได้เพื่อนใหม่ๆ ในวิชาชีพที่เป็นทั้งเพื่อนเก่าที่ได้มาพบปะอีกครั้งเพื่อนและพี่ที่เพิ่งได้พบและทำงานร่วมกันในทีมอาสาสมัครและคณะทำงานฝ่ายอื่น สิ่งเหล่านี้อาจจะไม่ได้รับหากเราเป็นผู้เข้าร่วมประชุม และสำคัญเหนือสิ่งอื่นใดได้เป็นส่วนหนึ่งของความร่วมแรงร่วมใจ ไม่แบ่งเขาเรา เพื่อจุดหมายเดียวกันคือการทำให้การประชุมคอนซาลสำเร็จเสร็จสิ้นด้วยดีในฐานะเจ้าบ้านที่ดี ...และเพื่อวิชาชีพและเพื่อประเทศไทย

การได้เรียนรู้คำศัพท์ภาษาอังกฤษและภาษาไทยต่างๆที่ต้องใช้ในการปฏิบัติงานในห้องประชุม ป้ายชื่อของผู้เข้าร่วมงานแต่ละตำแหน่ง เช่น ผู้เข้าร่วมการประชุม เรียกว่า participant (ไม่ใช้คำว่า delegate) คำว่า EB หมายถึง คณะกรรมการบริหาร หรือ Executive Board เรียกสั้นๆ ว่า EB ผู้ออกร้านแสดงสินค้าเรียว่า Exhibitor เป็นต้น คำศัพท์ที่ใช้ในการทำหน้าที่คอยอำนวยความสะดวก /หาที่นั่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมในห้อง ซึ่งจะนำมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ดังนี้

Congress of Southeast Asian Librarians- CONSAL	สภาบรรณารักษ์แห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ หรือ คอนซาล
Participant	ผู้เข้าร่วมประชุม
badge and documents)	ป้ายชื่อและเอกสาร
CONSAL XVI Executive Board )	คณะกรรมการบริหาร
keynote speakers	ปาฐกถา
speakers	ผู้นำเสนองาน
(outstanding librarian Awards )	รางวัลบรรณารักษ์ดีเด่น
Poster session	การนำเสนอด้วยโปสเตอร์
on- site Registration	ลงทะเบียนหน้างาน
Opening Ceremony	พิธีเปิด
Plenary sessions	การประชุมใหญ่/การบรรยายใหญ่
invited papers	รายงานของผู้ที่ได้รับเชิญให้เป็นผู้แทนประเทศสมาชิก
Gala Dinner	งานเลี้ยงรับรองผู้เข้าร่วมประชุม
Parallel sessions	เป็นการประชุมแบบคู่ขนาน แบ่งการประชุมออกเป็นหัวข้อ (topic) นำเสนอในห้องประชุม แต่ละห้องมี chair ประธาน และ พิธีกร (Master of Ceremony)
Closing Ceremony	พิธีปิด
Thai Traditional Performance	การแสดงนาฏศิลป์ไทย
(Flag ceremony for the next host)	พิธีส่งมอบธงคอนซาลให้แก่ประเทศเจ้าภาพ
Library and Cultural Visit	การทัศนศึกษาและเยี่ยมชมแหล่งภูมิปัญญาและวัฒนธรรม
receiver	หูฟัง (แปลภาษา)
Snack-bar	อาหารว่าง
Honorary	สมาชิกกิตติมศักดิ์
Organizing committee	คณะกรรมการจัดงาน
Professional Program Committee	คณะกรรมการวิชาการ
Exhibition committee	คณะกรรมการนิทรรศการ
Recreation and Cultural Performance	คณะกรรมการการจัดการแสดงและวัฒนธรรม
Fund Raising committee	คณะกรรมการระดมทุน
Venue and Facilities	คณะกรรมการสถานที่และสิ่งอำนวยความสะดวก

นอกจากนี้ ได้เรียนรู้ถึงธรรมเนียม ประเพณีการประชุมในระดับสากลที่ต้องแต่งกายด้วยการสวมกระโปรง(skirt ) หรือชุดแต่งกายประจำชาติ /ผ้าประจำชาติ (National costumes) เป็นต้น