How to Prepare Application Report

การจัดเตรียมรายงาน
How to Prepare Application Report

พันเอก มารวย ส่งทานินทร์

[email protected]

4 เมษายน 2558

บทความเรื่อง การจัดเตรียมรายงาน (How to Prepare Application Report) นำมาจากบทความเรื่อง How To Prepare An Excellence Award Application ประพันธ์โดย Glenn W. Bodinson

ผู้ที่สนใจเอกสารแบบ PowerPoint (PDF file) สามารถ Download ได้ที่ http://www.slideshare.net/maruay/how-to-prepare-application-report

ทำไมคุณถึงใช้เวลามากในการทำงาน เพื่อรางวัลคุณภาพแห่งชาติ?

• "ถ้าคุณไม่ได้ใช้เวลาในการพัฒนาส่งมอบผลิตภัณฑ์ และบริการ ที่ลูกค้าต้องการ ...
• ถ้าคุณไม่ได้ใช้เวลาในการพัฒนาพนักงาน และตอบสนองความต้องการของพวกเขา ...
• ถ้าคุณไม่ได้ใช้เวลาในการปรับปรุงการผลิต และการทำกำไร ...
• คุณควรใช้เวลาของคุณทำอะไร?

"Harry Hertz ผู้อำนวยการโครงการรางวัล Baldrige กล่าวว่า

• "แม้ว่าคุณไม่ได้คาดหวังที่จะชนะรางวัล Baldrige การส่งรายงานก็มีประโยชน์ เพราะผู้สมัครทุกองค์กรจะได้รับรายงานเสนอแนะที่มีรายละเอียด จากการประเมินโดยผู้เชี่ยวชาญภายนอก ที่ผ่านการฝึกอบรมพิเศษ และได้รับการยอมรับ ""
• ความพยายามอาจแตกต่างกันไป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมายในการส่งรายงานของคุณว่าคืออะไร การได้รับข้อเสนอแนะ การได้รับเยี่ยมชมสถานที่ หรือการเป็นผู้ที่ได้รับรางวัล

รายงานที่เขียนได้ดี

• จะเป็นการง่ายขึ้นสำหรับผู้ตรวจประเมิน ในการให้คะแนนที่องค์กรของคุณมีสิทธิควรจะได้ และการได้ 50 คะแนนเพิ่มขึ้น สามารถสร้างความแตกต่าง ในการได้รับหรือไม่ได้รับการเยี่ยมชมสถานที่
• และในระหว่างการเยี่ยมชมสถานที่ การเขียนได้ดี จะช่วยให้การประเมินที่มุ่งเน้นการระบุจุดแข็งและโอกาสพัฒนาที่แท้จริงขององค์กร ทำได้ตรงประเด็น มากกว่าการพยายามที่จะคิดว่า ที่เขียนไว้ในรายงานของคุณนั้น หมายถึงอะไรกันแน่

เริ่มอย่างไรดี?

• เคล็ดลับคือ การมีคน กระบวนการ และผลลัพธ์ที่ดี รวมถึงความสามารถบอกเล่าได้ว่า มันดีอย่างไร
• การเขียนรายงาน ต้องการกระบวนการและแผนงานที่ดี (รูปที่ 1)

22 ขั้นตอนการโครงการการเขียนรายงาน (22 Steps Application Project Plan)

1. กำหนดเป้าหมายของโครงการ คะแนนเป้าหมาย และขอบเขต

• โค้ชที่มีประสบการณ์ มักจะแนะนำให้ตั้งเป้าหมายขั้นต่ำคือ บรรลุการเยี่ยมชมสถานที่ (site visit) และเพื่อให้แน่ใจในการเข้าเยี่ยมชมสถานที่ เป้าหมายคะแนนคือ 70-85% สำหรับแต่ละหัวข้อ (Item)
• เหตุผลแรกคือ ภาษาการให้คะแนนอธิบาย แนวทาง วิธีการปฏิบัติ การเรียนรู้ และบูรณาการ (approach, deployment, learning and integration) ที่ง่ายต่อการทำความเข้าใจสำหรับหมวดที่หนึ่งถึงหก ส่วนหมวดที่เจ็ด (ผลลัพธ์ทางธุรกิจ) เป็นการประเมิน ระดับปัจจุบัน แนวโน้ม การเปรียบเทียบ และบูรณาการ (level of performance, trends, comparisons and integration) กับสิ่งสำคัญที่สุดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ
• เหตุผลที่สองสำหรับการกำหนดเป้าหมายคือ มันจะช่วยเพิ่มโอกาสในการเยี่ยมชมสถานที่ แม้ว่าคุณจะพลาดเป้าหมาย การได้ 60% หรือ 65% สำหรับแต่ละหัวข้อ ทำให้ยังคงอยู่ในช่วงบวก 600 คะแนนที่จำเป็น

2. กำหนดบทบาทผู้มีความสำคัญ และระบุความจำเป็นของทรัพยากร

• ในขณะที่บางองค์กรแต่งตั้งบุคคลหนึ่งเดียวเพื่อเตรียมรายงาน แต่ส่วนใหญ่พบว่า การใช้ทีมเป็นวิธีที่ดีที่สุด
• ควรจะมีผู้นำโครงการหนึ่งคน และทีมงานของการเขียนรายงานที่กำหนดบทบาทไว้อย่างชัดเจนเช่น ผู้ตรวจแก้ไข ผู้ออกแบบศิลปะ ผู้สร้างตาราง และผู้ทำสำเนา
• หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดคือ กำหนดความรับผิดชอบของผู้นำอาวุโสในแต่ละหมวดของกระบวนการ และผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้อง

3. แผนงานโครงการที่สมบูรณ์ด้วยระยะเวลา

• การจัดเตรียมรายงาน เป็นโครงการที่สำคัญ และต้องการการวางแผนงานโครงการ
• ตัวอย่างของการวางแผนงานโครงการของผู้ที่ได้รับรางวัล
• ในตารางนี้มีหลายวงของการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง (plan-do-study-act) ที่สร้างขึ้นสำหรับการเขียนรายงาน เพื่อสมัครเข้ารับรางวัลคุณภาพแห่งชาติ

4. ให้ความรู้แก่ผู้บริหารระดับอาวุโส ในเรื่องเกณฑ์และแนวทางการให้คะแนน

• ผู้บริหารต้องเข้าใจเกณฑ์และแนวทางการให้คะแนน
• วัตถุประสงค์การเรียนรู้รวมถึง การเข้าใจภาษา เข้าใจวิธีการตรวจประเมิน และกระบวนการการตัดสิน
• นอกจากนี้ ผู้บริหารที่สำคัญ ควรเข้าใจความสัมพันธ์ของแนวทางการให้คะแนนกับสิ่งที่ใช้ในการได้คะแนนเป้าหมายอย่างถูกต้อง และแนวทางการตอบสนองต่อคำถามกระบวนการและผลลัพธ์ในเกณฑ์

5. ระบุประเด็นหลักและจุดแข็ง

• กรรมการตัดสิน จะขอให้ผู้ตรวจประเมินระบุประเด็นหลักขององค์กร และจุดแข็งที่ตัดขวางระหว่างหมวดของเกณฑ์
• มันเป็นการดีที่สุด ถ้าคุณสามารถระบุสิ่งเหล่านี้อย่างชัดเจนในรายงานของคุณ ต่อคำถามดังต่อไปนี้:
  • เราทำอะไรได้ดีที่สุด?
  • อะไรคือสิ่งที่เรามีความภูมิใจมากที่สุด?
  • หากองค์กรของเราได้รับรางวัล จุดเด่นสองหน้ากระดาษจะมีอะไรบ้าง?
  • สิ่งที่เป็นความคิดริเริ่มและการวางแผนที่สำคัญ ที่ผ่านมาเมื่อเร็ว ๆ นี้ และในปัจจุบันคืออะไร?
  • รางวัลได้ที่เราได้รับมีอะไรบ้าง?

6. จัดทำโครงร่างองค์กร

• โครงร่างองค์กร (organizational profile) เป็นการสื่อสารกับผู้ตรวจประเมินและกรรมการตัดสิน ในสิ่งที่สำคัญที่สุดในองค์กรของคุณ
• แม้ว่าส่วนนี้จะไม่ได้คะแนน แต่ว่าเป็นสิ่งสำคัญ ให้จัดทำอย่างรอบคอบ
• โครงร่างองค์กร ควรได้รับการแก้ไขอีกครั้ง หลังจากทำรายงานอย่างสมบูรณ์ เพื่อให้แน่ใจว่า มีบูรณาการกับจุดแข็งจากขั้นตอนที่ห้า
• สำหรับองค์กรที่เริ่มต้น การจัดเตรียมโครงร่างองค์กร เป็นวิธีที่ดีในการประเมินตนเอง คุณสามารถเรียนรู้จากการทำรายงานในขั้นนี้

7. สร้างกระบวนการสนับสนุน

• เริ่มต้นกระบวนการที่สำคัญคือ จัดสรรหน้ากระดาษในแต่ละหมวด
• ให้กำหนดสไตล์ และรูปแบบไว้ล่วงหน้า
• มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะมีกระบวนการในการจัดเก็บ ช่องว่างที่พบในเอกสาร (documenting gaps) ช่องว่างนี้เกิดขึ้นเมื่อคุณไม่มีคำตอบสำหรับคำถามของเกณฑ์
• นอกจากนี้ คุณควรสร้างกระบวนการที่จะให้มั่นใจในความสามารถของเครื่องพิมพ์ กำหนดตารางเวลาและระยะเวลาสำหรับการพิมพ์ เนื้อหาที่ครอบคลุมและหน้าปก และวิธีการรวมเล่มของรายงาน

8. ดำเนินการประชุมเชิงปฏิบัติการ

• การประชุมเชิงปฏิบัติการ ให้จัดกิจกรรมได้ตั้งแต่ครึ่งวันถึงสองวัน เพื่อการระดมความคิด
• เริ่มต้นด้วยสิ่งที่เกณฑ์ถาม และลงท้ายด้วยความสำเร็จของการจัดทำแผนปฏิบัติการ ที่มีรายละเอียด และมีการบอกเล่าเรื่องราวโดยทีมงานแต่ละหมวด

9. รวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม

• หนึ่งในผลลัพธ์ของการประชุมเชิงปฏิบัติคือ มีการระบุข้อมูลเพิ่มเติมและรวมถึงข้อมูลใด ๆ ก็ตาม ที่จำเป็นสำหรับการเตรียมความพร้อมของการเขียนรายงาน

10. สร้างตารางและแผนภูมิ

• ผู้สมัครที่เริ่มต้นการเขียนรายงานการสมัคร อาจมีปัญหาในการตอบคำถามของเกณฑ์ เพราะพวกเขาพยายามอธิบายกระบวนการที่ซับซ้อน และหลงไปในรายละเอียด
• ควรเริ่มต้นด้วย ภาพที่เป็นระบบของกระบวนการ จะทำให้เขียนรายงานได้ง่ายขึ้น
• นอกจากนี้ ตารางและแผนภูมิ (Tables and charts) ยังสามารถใช้ประโยชน์ในการถ่ายทอดข้อมูลจำนวนมากในพื้นที่ที่จำกัด ทำให้ผู้ตรวจประเมินทำงานง่ายขึ้น คะแนนของคุณจึงเพิ่มขึ้น

11. จัดทำและส่งแบบฟอร์มการขอสิทธิสมัครก่อนกำหนดเวลา

• รายละเอียดรูปแบบการขอสิทธิ มีอยู่ในเว็บไซต์
• ไม่ต้องรอจนกว่าจะถึงเส้นตาย รีบส่งเอกสารการรับรองสิทธิของคุณ ทันทีที่คุณตัดสินใจที่จะสมัคร

12. เขียนและเทียบคะแนนที่ 70-85% สำหรับกระบวนการและผลลัพธ์ที่แข็งแกร่งที่สุดของคุณ

• เลือกหมวดกระบวนการ (เกณฑ์หมวดหนึ่งถึงหก) และหัวข้อผลลัพธ์ (7.1-7.5) ที่แข็งแกร่งที่สุดของคุณ
• ประเมินและเทียบโดยใช้เกณฑ์ และแนวทางการให้คะแนนที่เป้าหมาย 70-85%
• มีโค้ชให้คะแนน และให้ข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงคะแนนของคุณ จากนั้นให้ใช้การเรียนรู้นี้ กับทุกหมวดและผลลัพธ์
• การเรียนรู้วิธีการเขียนให้อยู่ในระดับที่ 70-85% ก่อน เพื่อหลีกเลี่ยงการทำรายงานใหม่ ที่ต้องใช้เวลานาน

13. เขียนร่างแรกอย่างรวดเร็ว

• เขียนรายงานร่างแรกของคุณอย่างรวดเร็ว โดยใช้รายละเอียด แผนภาพ และข้อมูลเพิ่มเติมที่ได้มาใหม่
• จะช่วยให้คุณเห็นรายงานทั้งหมดเป็นครั้งแรก

14. ตรวจสอบและแก้ไขช่องว่างของเอกสาร สำหรับร่างแรก

• ทีมงานเขียนรายงานและโค้ชของคุณ ทบทวนร่างแรก
• ปรับปรุงเอกสารที่จำเป็น ในการแก้ไขรายงาน และช่องว่างใด ๆ ที่จะต้องมีการปิด เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กร

15. แก้ไขร่างแรกเป็นร่างที่สอง

• ทีมแต่ละหมวด จะใช้ข้อเสนอแนะในการแก้ไข เพื่อเตรียมความพร้อมร่างที่สอง ซึ่งจะมีความสมบูรณ์แบบและบูรณาการที่ดีขึ้น
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ประเด็นหลักและจุดแข็งที่ระบุไว้ในขั้นตอนที่ห้า ได้รับการแก้ไข
• ให้แน่ใจว่า ทุกกระบวนการที่สำคัญมีการตั้งชื่อ รวมถึงรายละเอียดของการนำไปปฏิบัติ และวงรอบของการปรับปรุง
• ให้แน่ใจว่าผลลัพธ์ที่คาดหวัง มีแสดงในหมวดเจ็ด

16. ทบทวนร่างที่สอง

• ทบทวนร่างที่สอง เพื่อความชัดเจนและปรับปรุงคะแนน
• เติมเต็มช่องว่างใด ๆ ในเอกสาร
• เพิ่มสีสันบางอย่างที่จุดแข็งของคุณ
• เพื่อให้มั่นใจว่าได้รับการสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้บริหารระดับอาวุโส ได้รับรู้ถึงการทบทวน และให้ข้อเสนอแนะในการปรับปรุงร่างนี้

17. การแก้ไขขั้นสุดท้ายและพิสูจน์อักษร

• เป็นการแก้ไขขั้นสุดท้าย รวมถึงการแก้ไขเพิ่มเติมใด ๆ จากทีมงานตรวจสอบ
• ตรวจสอบการอ้างอิงข้ามทุกหัวข้ออย่างระมัดระวัง เพื่อความถูกต้อง
• ในขั้นตอนนี้ รายงานทั้งหมดควรได้รับการตรวจสอบ โดยผู้ที่มีทักษะในการอ่าน และเป็นการอ่านรายงานครั้งแรกของเขา

18. ผลิตรายงาน

• ข้อกำหนดของรายงานและส่วนประกอบรายงาน มีการอธิบายไว้ในใบสมัคร
• แนะนำให้มีคนดูแลขั้นตอนการพิมพ์ ตรวจสอบวัสดุที่เหมาะสม และมีการเรียงลำดับที่ถูกต้อง ก่อนที่จะทำสำเนาทั้งหมด
• นอกเหนือจากจำนวนสำเนาที่จำเป็นในการสมัครแล้ว คุณอาจจะต้องการสำเนาเพิ่มสำหรับบุคลากรที่สำคัญด้วย

19. ส่งรายงานสมัครก่อนกำหนด

• มีการกำหนดเวลาที่สำคัญ สำหรับการส่งรายงานในรูปแบบเอกสารที่เป็นกระดาษ
• หนทางที่ดีที่สุดคือ วางแผนที่จะส่ง หนึ่งสัปดาห์ก่อนกำหนด เพื่อเตรียมการไว้ หากมีเหตุการณ์ใด ๆ ที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น
• ใช้วิธีการจัดส่งที่ช่วยให้มีการติดตาม และมีหลักฐานในการรับเอกสาร

20. เริ่มต้นการเตรียมความพร้อม การเข้าเยี่ยมชมสถานที่

• ผู้สมัครส่วนใหญ่พบว่า มีประโยชน์มากในการเตรียมรายงานอย่างย่อที่ใช้ร่วมกันทั้งองค์กร และใช้โอกาสนี้มุ่งเน้นไปที่จุดแข็ง
• ถ้าคุณคิดว่า มีโอกาสที่คุณจะได้รับการเยี่ยมชมสถานที่ ให้ทีมเตรียมความพร้อมทันทีที่ส่งรายงาน
• ทีมสามารถทำแผนดำเนินการล่วงหน้า ดีกว่ารอจนคุณได้รับแจ้งเรื่องของการเข้าเยี่ยมชมสถานที่

21. ดำเนินโครงการปรับปรุงเพื่อปิดช่องว่าง

• รูปที่ 1 แสดงการปรับปรุงในขั้นตอนการเขียนรายงาน สองรอบ
• รอบแรก มาจากช่องว่างที่ระบุในระหว่างการเตรียมรายงาน
• รอบที่สอง มาจากโอกาสในการพัฒนาที่ระบุไว้ในรายงานข้อเสนอแนะของผู้ตรวจประเมิน
• ช่องว่างที่สำคัญอื่น ๆ นอกจากนี้ ยังอาจใส่ลงในขั้นตอนการวางแผนเชิงกลยุทธ์ของคุณ

22. การประเมินผลและปรับปรุงรายงานและกระบวนการ

• วิธีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องอย่างเป็นระบบ (systematic approach to continual improvement) คือการปฏิบัติที่ดีที่สุด

การปฏิบัติที่เป็นเลิศ (Best Practices)

• องค์กรสามารถบรรลุความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่ได้ เมื่อพวกเขาใช้วิธีการที่ดีที่สุด ในการเตรียมความพร้อมการเขียนรายงานเพื่อขอรับรางวัล
• การเลือกคำว่า "การเตรียมความพร้อม (preparing) " มากกว่า "การเขียน (writing) " เพราะความลับของรายงานที่ดี อยู่ที่การวางแผนและการเตรียมการ ซึ่งจะทำให้การเขียนมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลมากขึ้น

บทเรียนที่ได้รับและข้อแนะนำการปฏิบัติที่ดีที่สุด

• ไม่เพียงแต่จะใช้เพื่อขอรับรางวัลคุณภาพแห่งชาติ (TQA) แต่ยังใช้ได้กับรางวัลอื่น ๆ เช่นกัน (PMQA, SEPA, HA, EdPEx etc.) เพราะหลักการและกระบวนการเตรียมรายงานจะใช้เหมือนกัน

รายงานข้อเสนอแนะที่ได้รับ

• การได้รับความคิดเห็นว่า "ไม่ชัดเจนว่า ... " ทำให้น่าผิดหวัง ซึ่งสามารถป้องกันได้โดยการทำต่อไปนี้:
  • เรียนรู้วิธีการตอบสนองในกระบวนการและผลลัพธ์อย่างมีประสิทธิผล ด้วยการศึกษาแนวทางการตอบสนองเกณฑ์อย่างรอบคอบ
  • สำหรับกระบวนการ อธิบายขั้นตอนสำคัญที่แสดงให้เห็นกระบวนการที่เป็นระบบ แสดงการนำไปปฏิบัติ แสดงหลักฐานของการเรียนรู้ และบูรณาการ
  • มุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ที่สำคัญที่สุด โดยใช้กราฟและตาราง แสดงระดับของประสิทธิภาพ แนวโน้ม ใช้การเปรียบเทียบหรือมาตรฐาน ที่แสดงให้เห็นถึงความเป็นเลิศของคุณ
  • บูรณาการข้อความอธิบายผลลัพธ์ ที่มีความสำคัญในหมวดเจ็ดและวิธีการที่ทำให้ประสบความสำเร็จ

ผลดีที่เกิดขึ้น

• การจัดเตรียมรายงาน เป็นการลงทุนที่มีคุณค่า ของเวลาและความพยายาม
• ผลตอบแทนคือ มีการสื่อสารที่ดีขึ้น ในขณะที่ทีมข้ามสายงานได้เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับธุรกิจทั้งหมด
• การปิดช่องว่างที่ระบุได้ในระหว่างขั้นตอนการเขียนรายงาน จะช่วยยกผลการดำเนินงานขององค์กรของคุณไปอีกระดับ
• การเตรียมความพร้อมสำหรับการเข้าเยี่ยมชมสถานที่ จะเพิ่มความคมชัดขององค์กร ในการมุ่งเน้นความสอดคล้อง และการนำไปปฏิบัติ

ลงมือทำ

• หากคุณยังไม่พร้อมที่จะเขียนรายงาน วิธีการง่ายที่จะเริ่มใช้ประโยชน์จากกรอบ และเกณฑ์ คือ ลงมือทำ (Do it)
• การใช้พลังของการมุ่งสู่ความเป็นเลิศ จะเป็นประโยชน์มหาศาลสำหรับองค์กรของคุณ

ก้าวข้ามข้อขัดข้อง (Overcoming Objections)

ผมไม่ทราบว่าจะเริ่มต้นอย่างไรดี

• มีทรัพยากรต่างๆ ที่จะช่วยให้คุณเรียนรู้เพิ่มเติม เกี่ยวกับขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เป็นเลิศ
• ขั้นแรก ให้ไปที่เว็บไซต์รางวัลคุณภาพแห่งชาติ สำหรับสำเนาของเกณฑ์ และคู่มือการประเมินตนเอง
• คุณสามารถเริ่มต้นด้วยแนวคิดและค่านิยมหลักที่เรียบง่าย แต่มีประสิทธิภาพในการระบุจุดแข็ง และโอกาสในการพัฒนา
• นอกจากนี้ คุณยังอาจต้องการที่จะเรียนรู้วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด จากผู้ได้รับรางวัล โดยการเข้าร่วมการประชุมรางวัลสู่ความเป็นเลิศ

ขอให้ฉันเขียนรายงาน รู้สึกเหมือนขอให้ฉันกระโดดสูง 7 ฟุต

• การเริ่มต้นในระดับมลรัฐ (ในสหรัฐอเมริกา) จะได้รับประสบการณ์ที่มีคุณค่า
• เพราะในบางระดับ อาจใช้รายงานเพียง 10 หรือ 15 หน้า
• David Branch ผู้เคยได้รับรางวัลระดับชาติกล่าวว่า "เราได้รับประโยชน์จากการเข้าร่วมรางวัลระดับมลรัฐ เพราะใช้จำนวนหน้าน้อยกว่า มันเป็นบันไดที่ดี เพื่อใช้ในการสมัครขอรับรางวัลคุณภาพระดับชาติต่อไป "

ฉันไม่ต้องการจะยื่นใบสมัคร จนกว่าเชื่อว่าเราจะได้รับรางวัล

• Xerox พบ 512 ช่องว่างที่สำคัญในการทำรายงานในปีแรก ก่อนที่จะกลายเป็นผู้รับรางวัลระดับชาติ
• Raymond Marlow ซีอีโอของ Marlow Industries Inc. ซึ่งได้รับรางวัลประเภทธุรกิจขนาดเล็กในปี ค.ศ. 1991 กล่าวว่า "สิ่งที่แย่ที่สุดเกี่ยวกับการได้เป็นผู้รับรางวัลในปีแรกที่สมัครก็คือ คุณพลาดการปรับแต่งประจำปี (the annual cycles of refinement) จากการได้เป็นผู้สมัครในหลาย ๆ ปี "

เราไม่รู้กระบวนการต่างๆ ว่าต้องทำอย่างไร

• หลายองค์กรตัดสินใจจ้างโค้ชผู้เชี่ยวชาญ เพื่อประสิทธิผลมากที่สุด
• Diane Bosworth ผู้ช่วยผู้จัดการของ Jenks (โรงเรียนของรัฐ) กล่าวว่า "เราจ้างผู้ที่รู้และโค้ช สำหรับสำหรับบางสิ่งบางอย่าง ที่เป็นการปรับปรุง และผลลัพธ์ที่สำคัญ"
• การมีโค้ชที่ถูกต้อง จะช่วยให้คุณสามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสในการพัฒนาในช่วงต้น มุ่งเน้นเนื้อหาที่ถูกต้อง ให้ความมั่นใจในการเขียนรายงานที่มีประสิทธิผล ขับเคลื่อนองค์กรโดยใช้วัฒนธรรมมุ่งสู่ความเป็นเลิศ และการได้รับรางวัลคือเป้าหมาย

สรุปโดยย่อ

• แม้ว่าคุณไม่ได้คาดหวังว่าจะได้รับรางวัล การส่งรายงานก็มีประโยชน์มาก
• การพัฒนาโครงการ การเขียนรายงาน ควรได้รับการสนับสนุนจากผู้นำระดับสูง
• การเขียนรายงานที่เป็นมิตรกับผู้ตรวจประเมิน ทำให้คุณได้รับคะแนนที่คุณสมควรได้รับ

******************************************

เป็นผู้ตรวจประเมินรางวัลคุณภาพแห่งชาติ

• วิธีการหนึ่ง ที่เป็นการเริ่มต้นในการมุ่งสู่ความเป็นเลิศคือ การเป็นผู้ตรวจประเมินรางวัลคุณภาพแห่งชาติ (award examiner)
• หลายองค์กรมีผู้นำสำคัญของพวกเขาเป็นผู้ตรวจประเมินรางวัลคุณภาพแห่งชาติ และได้เรียนรู้สิ่งที่ทีมงานตรวจประเมินมองหา
• การเป็นผู้ตรวจประเมิน ทำให้มีความเข้าใจเกณฑ์และแนวทางการให้คะแนนอย่างล้ำลึก
• ตามที่ JoAnn Brumit ซีอีโอของ Karlee ที่ได้รับรางวัลของ Texas และ Baldrige กล่าวว่า "การฝึกอบรมผู้นำในฐานะผู้ตรวจประเมิน เป็นการพัฒนาภาวะผู้นำที่ฟรีและดีที่สุด นอกจากนี้ พวกเขาค้นพบการปฏิบัติที่ดีที่สุด และนำมาใช้ในบริษัทของเรา "