สรุปบทเรียนการจัดการความรู้ของสำนักงานป้องกันควบคุมโรคที่ 5 จังหวัดนครราชสีมา ปีงบประมาณ 2557

ความเป็นมา

ด้วยกรมควบคุมโรค ได้กำหนดให้หน่วยงานใช้แนวคิดหรือนำเครื่องมือการจัดการความรู้มาประยุกต์ใช้ในโครงการ เพื่อพัฒนางานให้ดีขึ้น พัฒนาคนให้มีความรู้ความสามารถในการปฏิบัติงานมากยิ่งขึ้น โดยเน้นกิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ หรือการถ่ายทอดความรู้เป็นหลักสำคัญ ตามบทบาทหน้าที่ของกลุ่มพัฒนาองค์กร ในการพัฒนาระบบการจัดการความรู้ของหน่วยงาน (KM: Knowledge Management) โดยกรมควบคุมโรคได้กำหนดเป็นตัวชี้วัดตามคำรับรองการปฏิบัติราชการ มิติที่ 4 ด้านการพัฒนาองค์กร ตัวชี้วัดที่ 9 ระดับความสำเร็จของการจัดการความรู้ของหน่วยงาน แบ่งเกณฑ์การให้คะแนนเป็น 4 ขั้นตอน ซึ่งหน่วยงานมีการนำแนวคิดหรือนำเครื่องมือการจัดการความรู้มาประยุกต์ใช้ในการดำเนินงาน ตามระดับความสำเร็จของตัวชี้วัดที่กำหนดต่อไป

วัตถุประสงค์

เพื่อให้หน่วยงานใช้แนวคิดหรือนำเครื่องมือการจัดการความรู้มาประยุกต์ใช้ในการดำเนินงาน

ผลผลิต

มีโครงสร้างความรู้หน่วยงาน (Knowledge Structure) และสรุปผลการถอดบทเรียน เพื่อจัดเก็บเป็นคลังความรู้ของหน่วยงาน

เป้าหมาย

สำนักงานป้องกันควบคุมโรคที่ 5 จังหวัดนครราชสีมา เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) และองค์กรที่มีสมรรถนะสูง

ผลการดำเนินงาน

สำนักงานป้องกันควบคุมโรคที่ 5 จังหวัดนครราชสีมา ได้จัดทำโครงการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการองค์กร และบุคลากรสำนักงานป้องกันควบคุมโรคที่ 5 จังหวัดนครราชสีมา ปี 2557 ให้มีขีดสมรรถนะสูงได้มาตรฐานสากล สอดคล้องตามยุทธศาสตร์ที่ 6 การพัฒนาคุณภาพระบบบริหารจัดการองค์กรและบุคลากรให้มีขีดสมรรถนะสูงได้มาตรฐานสากล โดยมีการดำเนินงานโครงการตามเกณฑ์คุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ (7 หมวด) คือ

หมวด 1 การนำองค์กร

หมวด 2 การวางแผนเชิงยุทธศาสตร์

หมวด 3 การให้ความสำคัญกับผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

หมวด 4 การวัด การวิเคราะห์และการจัดการความรู้

หมวด 5 การมุ่งเน้นทรัพยากรบุคคล

หมวด 6 การจัดการกระบวนการ

หมวด 7 ผลลัพธ์การดำเนินการ

โดยในหมวดที่ 4 การวัด การวิเคราะห์และการจัดการความรู้ ได้กำหนดกิจกรรมการจัดการความรู้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน มีวัตถุประสงค์หลักคือ เพื่อพัฒนาระบบการจัดการความรู้ของหน่วยงาน ซึ่งกำหนดผลผลิตของกิจกรรมคือ มีการดำเนินการตามแผนการจัดการความรู้อย่างน้อย 3 เรื่อง ซึ่งมีกิจกรรมการดำเนินงาน ได้แก่

1. แลกเปลี่ยนเรียนรู้การดำเนินงาน KM
2. ระบุหัวข้อองค์ความรู้, คัดเลือกความรู้เร่งด่วน, จัดทำแผน KM, จัดเก็บ/ถ่ายทอดความรู้
3. พัฒนาเว็บไซต์ สคร.5 และระบบฐานข้อมูล
4. การพัฒนาบุคลากรเพื่อเข้าสู่อาเซียน
5. สนับสนุนการศึกษาดูงานและแลกเปลี่ยนเรียนรู้ภายนอกหน่วยงาน
6. การจัดการความรู้เร่งด่วนที่ต้องดำเนินการของหน่วยงาน
7. ตลาดนัดความรู้ของบุคลากร สคร.5
8. ศึกษาดูงานการดำเนินงานบริหารจัดการภาครัฐ

ในการดำเนินงานด้านการจัดการความรู้ ตามตัวชี้วัดที่ 9 ระดับความสำเร็จของการจัดการความรู้ของหน่วยงาน (4 ขั้นตอน) มีการใช้แนวคิดหรือนำเครื่องมือการจัดการความรู้มาประยุกต์ใช้ในการดำเนินงาน ซึ่งมีขั้นตอนการดำเนินงานดังนี้

1. ขั้นตอนที่ 1 แต่งตั้งคณะทำงานการจัดการความรู้ (KM Team) สคร.5 เพื่อดำเนินงานตามแนวทางการจัดการความรู้ของกรมควบคุมโรค ตามคำสั่ง สคร.5 ที่ 133/2557 ลงวันที่ 18 พฤศจิกายน 2556 โดยท่านผู้อำนวยการสคร.5 เป็นประธาน (CKO) รองผู้อำนวยการสคร.5 เป็นรองประธาน หัวหน้ากลุ่มพัฒนาองค์กรเป็นหัวหน้า KM Team และคณะทำงานจากทุกกลุ่มงาน รวม 26 คน จัดส่งสำนักจัดการความรู้ เมื่อวันที่ 20 ธันวาคม 2556

2. ขั้นตอนที่ 2 ประชุมคณะทำงานการจัดการความรู้ เมื่อวันที่ 17 ธันวาคม 2556 เพื่อทบทวนและคัดเลือกหัวข้อความรู้สำคัญของหน่วยงานที่ต้องดำเนินการเร่งด่วน ตามที่ระบุในโครงสร้างความรู้หน่วยงาน (Knowledge Structure) จำนวน 22 เรื่อง ตามแบบฟอร์มที่ 1 การระบุองค์ความรู้สำคัญของหน่วยงาน และคัดเลือกหัวข้อความรู้ ตามแบบฟอร์มที่ 2 หัวข้อความรู้เร่งด่วนที่ต้องดำเนินการ เพื่อกำหนดเป็นโจทย์ในการจัดการความรู้ และจัดทำแผนปฏิบัติการของหัวข้อความรู้ที่คัดเลือกไว้อย่างน้อย 3 เรื่อง ตามแบบฟอร์มที่ 3 แผนการจัดการความรู้ (KM Action Plan) ได้แก่

(1)การพัฒนาระบบคุณภาพมาตรฐานทางห้องปฏิบัติการ

(2)การพัฒนาระบบบริหารคลังเวชภัณฑ์ยาตอบโต้ภาวะฉุกเฉิน

(3)การพัฒนาบุคลากรเพื่อเข้าสู่อาเซียน

เสนอผู้อำนวยการสคร.5 (CKO) และส่งสำนักจัดการความรู้ เมื่อวันที่ 20 ธันวาคม 2556

3. ขั้นตอนที่ 3 คณะทำงานการจัดการความรู้ได้ดำเนินการตามแผนการจัดการความรู้ 3 เรื่อง โดยนำแนวคิดหรือเครื่องมือการจัดการความรู้มาประยุกต์ใช้ เน้นกิจกรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และการถ่ายทอดความรู้จากผู้รู้ให้กับกลุ่มเป้าหมาย (ในองค์กร) ที่ต้องเรียนรู้


มีการรายงานความก้าวหน้าการดำเนินงานตามแผนจัดการความรู้ทั้ง 3 เรื่อง เสนอผู้อำนวยการ สคร.5 (CKO) และส่งสำนักจัดการความรู้ รอบ 6 เดือน เมื่อวันที่ 17 มีนาคม 2557 และรอบ 9 เดือน เมื่อวันที่ 18 มิถุนายน 2557 มีการสรุปผลการถอดบทเรียนการจัดการความรู้ทั้ง 3 เรื่อง ได้แก่ 1) การพัฒนาระบบคุณภาพมาตรฐานทางห้องปฏิบัติการ 2) การพัฒนาระบบบริหารคลังเวชภัณฑ์ยาตอบโต้ภาวะฉุกเฉิน 3) การพัฒนาบุคลากรเพื่อเข้าสู่อาเซียน เสนอผู้อำนวยการ สคร.5 (CKO) และส่งสำนักจัดการความรู้ เมื่อวันที่ 25 สิงหาคม 2557 เพื่อลงในตลาดนัดออนไลน์ที่เว็บไซต์ของสำนักจัดการความรู้ และมีการเผยแพร่สรุปบทเรียนในเว็บไซต์ สคร.5 ( http://www.dpck5.com/) หัวข้อ "การจัดการความรู้"

4. ขั้นตอนที่ 4 สรุปบทเรียนโครงการจัดการความรู้ เสนอผู้อำนวยการ สคร.๕ (CKO) และส่งสำนักจัดการความรู้ เมื่อวันที่ 25 สิงหาคม 2557 เพื่อลงในตลาดนัดออนไลน์ที่เว็บไซต์ของสำนักจัดการความรู้

มีการจัดทำบทสรุปผู้บริหาร เสนอผู้อำนวยการ สคร.5 (CKO) และรายงานผลการปฏิบัติราชการตามหน่วยงาน (คำรับรองฯ) ในระบบ Estimates SM รอบ 3 เดือน เมื่อวันที่ 25 มกราคม 2557 รอบ 6 เดือน เมื่อวันที่ 15 มีนาคม 2557 รอบ 9 เดือน เมื่อวันที่ 18 มิถุนายน 2557 และรอบ 12 เดือน เมื่อวันที่ 18สิงหาคม 2557

จุดแข็งในการปฏิบัติงาน

1.ผู้บริหารของกรมควบคุมโรค และ สคร.5 มีนโยบายในการจัดการความรู้ที่ชัดเจน ขับเคลื่อนด้วยผู้บริหาร มีการสื่อสารให้บุคลากรทราบหลายช่องทางอย่างต่อเนื่อง (การประชุม, หนังสือแจ้งเวียน, Website, Facebook, Line Group) สนับสนุนงบประมาณ กำกับติดตามในการประชุมผู้บริหารทุก 2 เดือน และแก้ไขปัญหาอุปสรรค

2.ผู้บริหารมีการสื่อสารสร้างความเข้าใจ Share Vision เพื่อนำไปปฏิบัติ และสร้างจิตสำนึก นำมาปรับระบบการทำงาน มีการถ่ายระดับตัวชี้วัดสู่กลุ่มงาน (MOU) และบุคคล (PMS) ในกลุ่มที่รับผิดชอบหลัก เพื่อเชื่อมโยงจัดสรรสิ่งจูงใจที่สอดคล้องกับผลสัมฤทธิ์ และการชื่นชมในเวทีประชุมผู้บริหาร

3.มีทีมงาน ได้แก่ คณะทำงานการจัดการความรู้ (KM Team) ทุกหมวด และ KM Team ในกลุ่มงาน ที่นำแนวคิดและเครื่องมือการจัดการความรู้ไปใช้ดำเนินงานในกลุ่มงาน และ KM Team หลักที่ดำเนินงานตามแผนการจัดการความรู้ 3 เรื่องของหน่วยงาน

4.มีการติดตามการดำเนินงานในการประชุมผู้บริหาร ทุก 2 เดือน จากการรายงานในระบบ Estimates รอบ 6, 9, 12 เดือน และนำมาใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานตามข้อตกลงการปฏิบัติราชการของกลุ่มงาน (MOU) ของกลุ่มที่รับผิดชอบหลัก

จุดอ่อนปัญหา/อุปสรรคที่พบ

1.การมีส่วนร่วมของบุคลากรในการระบุองค์ความรู้สำคัญของหน่วยงาน ต้องใช้การสื่อสารหลายช่องทางและใช้ระยะเวลานาน เนื่องจากมีภารกิจอื่น และการคัดเลือกหัวข้อความรู้โดยเลือกจากกลุ่มงานที่มีตัวชี้วัดจำนวนน้อยเป็นเหตุผลหลัก เนื่องจากกลุ่มงานอื่นมีตัวชี้วัดจำนวนมากอยู่แล้ว

2.การเสริมสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้ สร้างวินัยการเรียนรู้ บรรยากาศการเรียนรู้ (ในกลุ่มงานและการทำงานปกติ) การหมั่นเรียนรู้ ทบทวน หาเวลาพัฒนา พร้อมรับการเปลี่ยนแปลง การนำแนวคิดหรือเครื่องมือการจัดการความรู้มาประยุกต์ใช้ในการดำเนินงานของกลุ่มงาน ยังมีน้อยอยู่ เนื่องจากยังไม่ค่อยเกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในกลุ่มงาน และไม่ค่อยมีการจัดทำบทสรุปการเรียนรู้หรือถอดบทเรียน เนื่องจากยังขาดทักษะในการสรุปบทเรียน และต้องใช้เวลา/ขั้นตอนในการสรุปบทเรียนมาก ในการดำเนินงานจัดการความรู้ของหน่วยงาน KM Team จึงร่วมดำเนินงานตามแผนการจัดการความรู้ 3 เรื่องของหน่วยงานเท่านั้น

สิ่งที่ได้เรียนรู้ในการปฏิบัติงาน

1.การพัฒนาตน พัฒนาทีม ในการนำแนวคิดหรือเครื่องมือการจัดการความรู้มาประยุกต์ใช้ในการดำเนินงานของกลุ่มงาน ร่วมกับชมรม IT โดยใช้โปรแกรมด้าน IT มาช่วยในการดำเนินงาน

2.การสื่อสารผ่าน Social network การประสานงาน สร้างสัมพันธภาพ ความยืดหยุ่นในการดำเนินงานทุกด้าน รวมทั้งการให้ความร่วมมือและสนับสนุนการดำเนินงานด้านต่างๆ เช่น ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ การขอสนับสนุนงบประมาณ

ความรู้ใหม่หรือนวัตกรรมที่เกิดขึ้น

1.การสื่อสารผ่าน Social network ได้แก่ Line กลุ่มผู้บริหาร และ Facebook โดย Hashtag (#) หรือติด Tag (@) ผู้อำนวยการ รองผู้อำนวยการ และหัวหน้ากลุ่ม ทำให้เกิดการกระตุ้น แรงเสริมในการดำเนินงาน และเป็นช่องทางในการติดตามผลการดำเนินงาน

2.การถ่ายระดับตัวชี้วัดมิติด้านการพัฒนาองค์กรลงสู่กลุ่มงาน (Supporter) อย่างละเอียด เป็นขั้นตอน และกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจน โดยกำหนดเป็นข้อตกลงการปฏิบัติราชการของกลุ่มงาน (MOU) และสามารถนำไปถ่ายระดับลงสู่บุคคล (PMS และผลงานเด่น) ได้ชัดเจน รวมทั้งนำไปใช้ในการติดตามการดำเนินงาน และเชื่อมโยงกับการประเมินผลการปฏิบัติราชการของกลุ่มงานและบุคคลได้

3.แผนการพัฒนาบุคลากรเพื่อเข้าสู่อาเซียน สอดคล้องตามแผนยุทธศาสตร์การพัฒนาข้าราชการกรมควบคุมโรค พ.ศ. 2557-2561 ที่มีกิจกรรมการเรียนรู้วัฒนธรรมอาเซียน/ประเทศที่เกี่ยวข้องในบริบทของกรมควบคุมโรคที่เกี่ยวข้องกับโรคและภัยสุขภาพ และพัฒนาทักษะด้านภาษาต่างประเทศที่ชัดเจนและเป็นรูปธรรม ได้แก่ การนำเสนอภาษาอังกฤษในการประชุมผู้บริหาร สื่อ/มุมอาเซียนในห้องสมุด เว็บไซต์สคร.5 ภาษาอังกฤษ Facebook ASEAN Club และรายการเสียงตามสาย

4.การจัดเวลาและกิจกรรมชมรมทุกบ่ายวันศุกร์ ได้แก่ชมรมกีฬา สร้างสุขภาพ IT สถิติ ร้องเพลง นันทนาการ คหกรรม และเศรษฐกิจพอเพียง ตามความสนใจและพัฒนาความรู้/กระบวนการทำงาน

สิ่งที่ดีอยู่แล้วและควรทำต่อไป

1.การปฏิบัติงานตามภารกิจที่ได้รับมอบหมาย โดยมีเงื่อนไขของความสำเร็จคือ การถ่ายทอดนโยบาย การสื่อสารทุกระดับหลากหลายช่องทาง การจัดโครงสร้างการดำเนินงาน ระบบและกลไกการดำเนินงานที่ชัดเจน และการประสานงานกับทีมงานด้านต่างๆ เป็นไปด้วยดี รวมทั้งระบบสนับสนุนการดำเนินงานต่างๆ

2.การสื่อสารและการสร้างทีมงานที่มีความพร้อมและตามความสมัครใจ ในรูปแบบคณะทำงาน (KM Team) ชุมชนนักปฏิบัติ (CoPs) ชมรม (Club) กลุ่ม Gen Y และมีการพัฒนาศักยภาพของทีมงาน ภายใต้ความยืดหยุ่นของกระบวนการทำงานที่ปรับเปลี่ยนไป (Reform and AEC) สามารถยืนยันผลการปฏิบัติงานได้จากผลการปฏิบัติราชการ (ตัวชี้วัด) ข้อมูลผลสำรวจการพัฒนาองค์กร (ด้านการพัฒนาบุคลากร ด้านสารสนเทศ และด้านวัฒนธรรมองค์กร) และการประเมินผลภาคราชการแบบบูรณาการ (GES) ด้านการพัฒนาองค์กรของกรมควบคุมโรค

3.เครือข่ายการพัฒนาองค์กรสคร.5, 6, 7 ที่มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้การดำเนินงานหลายช่องทาง ได้แก่ การประชุม โทรศัพท์ Facebook Line รวมทั้งการสื่อสารประสานงานกับส่วนกลางทันทีเมื่อเกิดความไม่ชัดเจนหรือเกิดปัญหาในการดำเนินงาน

สิ่งที่ต้องปรับปรุงพัฒนาต่อไป

1.การเสริมสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้ สร้างบรรยากาศการเรียนรู้ในกลุ่มงาน/การทำงานปกติ เพื่อให้นำแนวคิดหรือเครื่องมือการจัดการความรู้มาประยุกต์ใช้ในการดำเนินงานของกลุ่มงาน การใช้โปรแกรมด้านการจัดการความรู้ การจัดการความคิด และการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ผ่านช่องทางต่างๆ การกำหนดเป็นตัวชี้วัดของบุคลากรในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ในชมรม Facebook การเข้าร่วมเวทีวิชาการ ได้แก่ War room, Show & Share เป็นต้น

2.การพัฒนาทักษะบุคลากรในการสรุปบทเรียน/ถอดบทเรียน เนื่องจากมีการเปลี่ยนแปลงผู้รับผิดชอบ และพัฒนาศักยภาพของ KM Team รวมทั้งบุคลากรที่จำเป็นต้องใช้ในการปฏิบัติงาน

3.การพัฒนาบุคลากรเพื่อเข้าสู่อาเซียนทั้งด้านวัฒนธรรมและภาษาที่จำเป็นต้องใช้ ได้แก่ ASEAN Club การสร้างสภาพแวดล้อมองค์กร ได้แก่ จัดหาหนังสือ/สื่อความรู้ในห้องสมุด ASEAN Way วันสื่อสารภาษาอังกฤษ และสร้างเงื่อนไขการใช้ภาษาในการสื่อสารในองค์กร เช่น กำหนดเป็นตัวชี้วัดของบุคลากรในการเข้าร่วมกิจกรรม ASEAN Club เรียนรู้ผ่าน e-Learning การสื่อสารภาษาอังกฤษในการประชุมกลุ่ม เข้าร่วมการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมประชุมจากต่างชาติ ร่วมจัดรายการเสียงตามสาย การแลกเปลี่ยนใน Facebook ASEAN Club หรือเผยแพร่ข้อมูลในเว็บไซต์สคร.5

4.ประเมินกลไกการจัดการความรู้และวิธีการที่เหมาะสมกับบริบทของสคร.5 (ข้อเสนอแนะของกรมควบคุมโรคจากการนิเทศงานสคร.5) โดยสรุปผลการถอดบทเรียนการจัดการความรู้ทั้ง 3 เรื่อง สรุปบทเรียนโครงการการจัดการความรู้และใช้แบบประเมินเพื่อรวบรวมข้อมูล

5.วางแผนประเมินการใช้หนังสือ สื่อภาษาอังกฤษ และกิจกรรมต่างๆ ในการพัฒนาบุคลากรเพื่อเข้าสู่ AEC (ข้อเสนอแนะของกรมควบคุมโรคจากการนิเทศงานสคร.5)

6.วางแผนการจัดการความรู้ในปี 2558 โดยจัดทำ/ทบทวน Knowledge Map ตามจุดเน้น 5 ปี การระบุผู้รู้ ผู้เรียนรู้ เพื่อบันทึกความรู้ของผู้รู้ วิธีการถ่ายทอดความรู้จากผู้รู้/ผู้เชี่ยวชาญ/ผู้ใกล้เกษียณ สู่ผู้ปฏิบัติ และวิธีการพัฒนาผู้เรียนรู้ที่เหมาะสม

สิ่งที่ต้องการ/คาดหวังให้องค์กรทำในอนาคตเกี่ยวกับการจัดการความรู้
1. จัดทำ Knowledge Map ตามจุดเน้น 5 ปี ที่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ พันธกิจของหน่วยงาน และการระบุผู้รู้/ผู้เชี่ยวชาญ ผู้เรียนรู้ วิธีการเรียนรู้ในหน่วยงาน
2. การจัดทำบันทึกความรู้ผู้รู้/ผู้เชี่ยวชาญ/ผู้ใกล้เกษียณ
3. การสร้าง Best Practices ของหน่วยงานที่ชัดเจนและเป็นระบบ
4. การประเมินมาตรฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
5. ส่งเสริมให้มีการใช้งานข้อมูล การนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ และแลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่มากขึ้น
6. การเชื่อมโยงข้อมูลโรคและสุขภาพ พื้นที่เขตบริการสุขภาพที่ 9
7. พัฒนาความสามารถเชิงสมรรถนะด้านสารสนเทศ (IT)

สำนักงานป้องกันควบคุมโรคที่ 5 จังหวัดนครราชสีมา จะนำข้อมูลสรุปบทเรียนการดำเนินงาน และการประเมินตนเองด้านการจัดการความรู้ ไปวางแผนการพัฒนาปรับปรุงด้านการจัดการความรู้ของหน่วยงานในปีงบประมาณ 2558 เพื่อนำไปสู่องค์กรแห่งการเรียนรู้และองค์กรที่มีสมรรถนะสูงต่อไป


บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน Nannaphat



ความเห็น (0)