24 ไม้เด็ดของผู้บริหาร

วิธีการบริหารจัดการที่ดีคือ ทำงานร่วมกันกับบุคลากร ถ้าพวกเขาทำงานได้ดี เราก็ดูดี

24 ไม้เด็ดของผู้บริหาร

How to Be a Great Coach

พันเอก มารวย ส่งทานินทร์

[email protected]

1 พฤศจิกายน 2557

การเป็นผู้บริหารที่ดี บางครั้งต้องมีลูกเล่นลูกชนตามสมควร หนังสือ How to Be a Great Coach: 24 Lessons for Turning on the Productivity of EVERY Employee โดย Marshall J. Cook ตีพิมพ์โดย McGraw-Hill, Inc. ในปี ค.ศ. 2008 มีข้อแนะนำ 24 ข้อ ที่เป็นประโยชน์สำหรับผู้บริหาร ในการบริหารจัดการให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

ผู้ที่สนใจเอกสารแบบ PowerPoint (PDF file) ที่มีรูปประกอบ สามารถ download ได้ที่ http://www.slideshare.net/maruay/how-to-be-a-great-coach-31690234

หนังสือเล่มนี้อ่านง่าย และมีภาพการ์ตูนประกอบที่ล้อเลียนแนวคิดในข้อนั้น ๆ ให้เป็นเชิงขบขัน แนวคิดหลักคือ แทนที่จะเป็นเจ้านาย แต่ให้ผู้บริหารทำตัวเป็นโค้ช หรือผู้ฝึกสอน มีดังนี้

1.เป็นเจ้านาย เป็นผู้ฝึกสอน (Be a boss Be a coach) งานของผู้บริหารคือการทำให้ผลผลิตบรรลุเป้าหมาย โดยการฝึกสอนผู้ร่วมงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ไม่ใช่คอยแก้ไขความผิดพลาด หาข้อผิด หรือดุด่าลูกน้อง

การเป็นนายกับผู้ฝึกสอนแตกต่างกันคือ นาย - พูด ผู้ฝึกสอน – ฟัง, นาย - แก้ปัญหา ผู้ฝึกสอน – ป้องกันปัญหา, นาย - ออกคำสั่ง ผู้ฝึกสอน – ท้าทายความสามารถ, นาย - สั่งอย่างเดียว ผู้ฝึกสอน – ทำงานร่วมกัน, และ นาย - ดุด่า ผู้ฝึกสอน – ร่วมรับผิดชอบ

การเป็นผู้ฝึกสอนที่ดีต้องคิดบวก ขยันขันแข็ง คอยช่วยเหลือ ให้ความไว้วางใจ เคารพสิทธิผู้อื่น และมีความอดทน ไม่ใช่ว่าจะต้องทำตัวเป็นเพื่อนสนิทกับลูกน้อง ผู้บริหารยังคงเป็นนายอยู่ แต่เป็นวิธีการบริหารโดยใช้มุมมองใหม่

มีกุญแจสำคัญ 3 ประการ คือ ความรับผิดชอบ แม้มีการมอบหมายงานไปแล้วตนเองยังคงต้องรับผิดชอบอยู่ การยืนยัน มองหาผลลัพธ์ไม่ใช่ข้อแก้ตัว ต้องยึดมั่นว่าใช่คือใช่ ไม่ใช่ก็คือไม่ใช่ ทำงานร่วมกัน เป็นการทำงานร่วมอุดมการณ์กัน เราดูดีได้เมื่อพวกเขาทำงานได้ดี

2.ออกคำสั่ง ใช้แรงจูงใจ (Force them Motivate them) มีแรงจูงใจ 3 ประการที่ทำให้บุคลากรอยากทำงานคือ 1.) ต้องการความสำเร็จ คือ มีความเชี่ยวชาญในทักษะใหม่ ๆ การก้าวหน้าสู่อีกระดับ 2.) ต้องการเรียนรู้ การถูกประเมิน การลงโทษ หรือการให้รางวัล บางทีอาจเป็นข้อเสียมากกว่าข้อดี เป็นหน้าที่ของผู้บริหารในการสร้างสิ่งแวดล้อมที่กระตุ้นการเรียนรู้ และ 3.) ต้องการมีส่วนร่วม มอบหมายงานที่มีความหมาย ให้ทรัพยากรที่ทำให้งานประสบความสำเร็จได้ และอธิบายว่างานนั้นอยู่ในส่วนใดของภาพใหญ่

มีเทคนิค 3 ประการ คือ มอบหมายงานความรับผิดชอบและทรัพยากรที่จำเป็น โดยกำหนดเป้าหมายให้ มอบหมายงานที่เหมาะสมกับทักษะของบุคคล และ เน้นกระบวนการเช่นเดียวกับผลผลิต โดยการสอนงานให้เพื่อเขาจะได้เกิดความชำนาญในการทำงาน

3.ตัดสินใจเอ ถามความคิดเห็นก่อน (Make your own decisions Ask for their opinions) หน้าที่ของผู้บริหารที่สำคัญคือการตัดสินใจ แต่ก็ใช่ว่าใช้การตัดสินใจโดยไม่ต้องฟังความคิดเห็นจากคนอื่น การฟังความคิดเห็นผู้อื่นก่อนตัดสินใจมีข้อดี 3 ประการคือ 1.) แสดงออกถึงความเคารพสิทธิผู้อื่น 2.) แสดงว่าเราไม่มีคำตอบในทุกเรื่อง และ 3.) ได้รับข้อมูลที่มีค่าเพิ่มเติมทำให้ตัดสินใจได้ดีขึ้น

"คุณคิดในเรื่องนี้อย่างไร ?" เป็นคำถามสำคัญที่ใช้ถามผู้ร่วมงาน จากนั้นตั้งใจฟัง ไม่จำเป็นต้องเห็นด้วยทั้งหมด แต่ให้พยายามเข้าใจสิ่งที่พวกเขาเสนอ อย่ามุ่งเน้นเรื่องส่วนตัว เพราะการแสดงความคิดเห็นต่อเจ้านายต้องอาศัยความกล้าหาญระดับหนึ่ง และถ้าหากการตัดสินใจที่มีผลกระทบต่อบุคลากร ให้ถามพวกเขาก่อนตัดสินใจทุกครั้ง เพราะจะได้รับความเชื่อถือ ความไว้วางใจ และทำให้ตัดสินใจได้ดีขึ้น

4.ทำให้สมบูรณ์แบบ ยอมรับความผิดพลาด (Achieve perfection Admit your mistakes) มัลคอล์ม ฟอร์บส (Malcolm Forbes) นักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จกล่าวว่า "ความผิดพลาดคือความสำเร็จถ้าเราได้เรียนรู้จากมัน" ทุกคนมีโอกาสผิดพลาดได้ แต่จะได้ประโยชน์อะไรที่มานั่งเป็นทุกข์

ดูอย่างโทมัส อัลวา เอดิสัน ผู้ค้นพบหลอดไฟฟ้า ที่กว่าจะประสบผลสำเร็จ เขาได้ทดลองหลายร้อยครั้งในการหาวัสดุมาทำไส้หลอดไฟ จนกระทั่งพบว่า ทังสเตนเป็นวัสดุที่ใช้ทำไส้หลอดไฟฟ้าได้ เมื่อถูกถามว่าเหตุใดเขาจึงจึงทนต่อความล้มเหลวครั้งแล้วครั้งเล่าได้ เขากลับตอบว่า เขาได้เรียนรู้ว่าวัสดุนั้น ๆ ไม่สามารถนำมาใช้เป็นไส้หลอดไฟฟ้าได้

มี 3 ขั้นตอนในการเรียนรู้จากความผิดพลาด คือ ยอมรับ การปกปิดความผิดพลาดไม่ก่อผลดี อาจทำให้สถานการณ์แย่ลงก็ได้ แก้ไขปัญหา เท่าที่ทำได้ และ เรียนรู้จากมัน ว่าเป็นเพราะเป้าหมายไม่สมเหตุผล การวางแผนหรือการดำเนินการไม่ดีพอ ควรแก้ไขแล้วก้าวต่อไป หรือเริ่มใหม่อีกครั้ง

5.ปกป้องความเป็นส่วนตัว เข้าถึงง่าย (Protect your privacy Be accessible) ประตูของคุณควรเปิดตลอดเวลาใช่หรือไม่ คำตอบคือไม่ใช่ เราควรมีเวลาส่วนตัวที่ไม่ต้องการถูกรบกวนบ้าง เช่น การรับโทรศัพท์ อีเมล์ ทำธุระส่วนตัว ทุก ๆ เช้า เป็นต้น ส่วนเวลาที่เหลือเป็นเวลาที่ดีในการให้ลูกน้องได้เข้าพบปะพูดคุยตัวต่อตัวแบบไม่เป็นทางการ

จากผลสำรวจพบว่าพนักงานกล่าวว่ามีแนวคิดดี ๆ ในการทำงานให้ดีขึ้น แต่มีเพียงจำนวนน้อยที่พนักงานคิดว่านายมีความสนใจ การที่ประกาศว่าประตูห้องเปิดเสมอไม่ว่าเรื่องใดก็ยินดีรับฟังนั้น ต้องทำให้เป็นจริง โดยเฉพาะเสียงบ่นจากพนักงานก็มีส่วนสำคัญ

มี 3 วิธีในการปฏิบัติ คือ ฟังอย่างตั้งใจ แม้จะรีบเพียงใด ยอมเสียสละฟังสักหนึ่งนาทีก็ยังดีกว่าปฏิเสธ ถามคำถาม ในกรณีที่ไม่เข้าใจ เพื่อความชัดเจนยิ่งขึ้น เพราะเราไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญในทุกเรื่อง และ ยินดีรับฟังทั้งข่าวดีและข่าวร้าย ถ้านายยินดีฟังแต่คำเยินยอ ก็จะได้รับฟังสิ่งนั้นอย่างเดียว

6.ต้องอธิบายให้เข้าใจ เป็นนักฟังที่ดี (Talk the talk Be a good listener) เราเข้าอบรมเรื่องการสื่อสาร วิธีการพูด แต่หลงลืมการฟัง การฟังที่ดีเป็นเครื่องมือของการเป็นผู้ฝึกสอน เมื่อฟัง ให้มองไปที่สายตาของผู้พูด เพราะเป็นการให้ความสนใจและให้ความจริงใจ ทำให้สามารถดักจับข่าวสารและความรู้สึกของผู้พูดได้ ฟังให้ครบถ้วนก่อนตอบ ต้องมีความอดทนต่อความรู้สึกอยากขัดจังหวะ เพราะคิดว่าตนเองรู้ว่าเขาจะพูดอะไร และอย่าหลงลืมการรับรู้เรื่องอารมณ์ที่เขาแสดงออก ให้บอกไปเลย เช่น ดูคุณจะรู้สึกโมโหมากในเรื่องนี้นะ ลองเล่าให้ฟังหน่อยว่าเรื่องราวเป็นมาอย่างไร

มี 3 วิธีการในการฟังที่ดี คือ การรับรู้ การที่จะเข้าใจได้ ต้องได้ยินก่อนอย่าเพิ่งคาดเดา การสะท้อน โดยพยายามรวบรวมสิ่งที่ได้ฟังให้เป็นเหตุผล หรือถามคำถามเพิ่มถ้าจำเป็น และ ปรับคำพูด โดยใช้ภาษาของเรา ที่เราเข้าใจ ถามผู้พูดว่า เราเข้าใจได้ถูกต้องหรือไม่

7.มีคำตอบทุกเรื่อง ตั้งคำถามที่ดี (Have all the answers Ask good questions) การตั้งคำถามที่ดีเป็นส่วนหนึ่งของการฟังที่ดี ลักษณะของคำถามที่ดีคือ สั้น เข้าใจง่าย ชัดเจน ตรงประเด็น และเกี่ยวเนื่องกัน อีกประการที่สำคัญคือ ควรเป็นคำถามปลายเปิดเพื่อฟังความคิดเห็น และไม่ใช่คำถามที่ชี้นำ คำถามปลายปิดว่าใช่หรือไม่ใช่ ใช้เพื่อการยืนยัน

มีแนวคิด 3 ประการในการตั้งคำถามที่ดี คือ ให้เวลาในการตัดสินใจ ใช้ความเงียบ ไม่ควรเร่งรีบ รอครั้งหน้าก็ได้ บอกผลกระทบ ว่าเรื่องนี้เกี่ยวข้องกับงานที่เขาทำอย่างไร เงียบและตั้งใจฟัง พูดมาเพียงพอแล้ว

8.คำบ่นเป็นเรื่องที่น่ารำคาญ ยินดีฟังคำบ่น (Stifle gripes Welcome complaints)ไม่มีใครชอบถูกวิจารณ์ เสียงบ่นทำให้เรามีปัญหา กระนั้นก็ตามควรยินดีรับฟังคำบ่นจากบุคลากร และกล่าวขอบคุณอย่างจริงใจ ก่อนอื่นอย่าเพิ่งตั้งแง่ว่าเขาจะมาบ่น ให้เริ่มด้วยคำถามว่า มีปัญหาอะไรหรือ แล้วรับฟังจนได้ประเด็นเพื่อทำการแก้ไข

มีข้อแนะนำ 3 ประการ คือ ใช้ท่าทางที่เป็นมิตร โดยปล่อยมือข้างลำตัว อย่ากอดอก ฟัง อย่าเพิ่งปริปากหรือโต้เถียง และ ให้รางวัลทันที คือการตั้งใจฟังและพยายามช่วยแก้ปัญหาให้

9.การบรรยายแบบฝูงชน ฝึกสอนตัวต่อตัว (Lecture the masses Coach one-on-one) การฝึกสอนที่ดีควรเป็นแบบตัวต่อตัว มีองค์ประกอบ 3 ประการคือ 1.) มีจุดประสงค์ที่แน่ชัด ว่าต้องการบรรลุอะไร 2.) มีกติกา ว่าใช้เวลากี่นาทีหรือเท่าใดแน่ ในการพูดคุยครั้งนี้และเป็นเรื่องที่เป็นทางการ และ 3.) มีสมาธิ อย่าวอกแวก ระหว่างพูดคุย ไม่ควรรับโทรศัพท์ ดูคอมพิวเตอร์ หรือดูเอกสารบนโต๊ะที่ไม่เกี่ยวข้อง

มีข้อแนะนำเพิ่มเติม 3 ประการ คือ ระบุประเด็นให้ชัดเจน คือมีความเข้าใจเรื่องตรงกัน ทำทีละเรื่อง อย่าจับปลาสองมือ และ อยู่กับปัจจุบัน อย่าอ้างอิงกับเรื่องราวหรือบุคคลในอดีต

10.ใช้ศัพท์แสงภาษาเทพ ใช้ภาษาธรรมดา (Use that big vocabulary Watch your language) ใช้ภาษาเป็นสะพานไม่ใช่สิ่งขวางกั้น การพูดโดยตรงไม่ต้องใช้ศัพท์ที่พิสดารทำให้ลดช่องว่างการสื่อสารได้

มีข้อแนะนำ 3 ประการในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสูง คือ ใช้สิ่งที่เขารู้อธิบายสิ่งที่เขายังไม่รู้ ตัวอย่างเช่นใช้กีฬาในการอุปมาอุปมัย หลีกเลี่ยงผู้ที่เหนื่อยล้า และ อย่าอ้างสิ่งศักดิ์สิทธิ์

11.ทำให้เหมือนกัน แตกต่างก็ดีเหมือนกัน (Coach for conformity Celebrate the differences) ในการทำงานควรเน้นที่ผลลัพธ์ บอกทิศทาง และเป้าหมาย จากนั้นให้มีความไว้ใจ เพราะเราไม่สามารถควบคุมได้ตลอดเวลา และไม่ควรควบคุมด้วย เพราะเมื่อปล่อยการควบคุมทุกอย่างก็จะกลับเป็นแบบเดิมอีก

มีคำขวัญ 3 ข้อที่แนะนำ คือ ถ้ามันไม่เสียไม่ต้องซ่อม ถ้ามันเสียให้พวกเขาซ่อม และ ถ้าพวกเขาซ่อมไม่ได้ช่วยเขาซ่อม

12.องค์กรขาดฉันไม่ได้ การมอบอำนาจ (Make yourself indispensable Empower independent employees) ถ้าคิดว่าองค์กรขาดเราไม่ได้แล้วเป็นการบริหารจัดการที่ไม่ถูกต้องนัก การใช้คำถามว่า "เรื่องนี้ คุณคิดว่าจะจัดการอย่างไรดี?" เป็นคำถามที่สำคัญที่สุดที่ควรถามพนักงาน จากนั้นเขยิบมาด้านข้างแล้วให้พวกเขาดำเนินการต่อไป

มี 3 สิ่งที่ดีเกิดขึ้น คือ 1.) เป็นการแสดงถึงความเคารพ 2.) แสดงว่าเราไม่ได้รู้ทุกเรื่อง และ 3.) เป็นการเปิดโอกาสให้พวกเขาแสดงความสามารถ เพราะคนที่อยู่หน้างานมีความรู้ความสามารถที่จะแก้ปัญหาได้ดีกว่าเรา แล้วเราจะได้รับการยอมรับนับถือเพิ่มขึ้น

13.สงวนท่าที กล้าตัดสินใจ (Reserve judgment Make the call) บางคนถือว่าการไม่ตัดสินใจคือการตัดสินใจ อาจจะใช้ได้ในบางสถานการณ์เท่านั้น การไม่ตัดสินใจอะไรเลยทำให้บทบาทผู้นำดูด้อยค่าลง ในการตัดสินใจ ให้พยายามหาข้อมูลจากผู้ร่วมงานในทุกขั้นตอนให้มากที่สุด ขั้นสุดท้ายการตัดสินใจอยู่ที่ผู้นำคนเดียว ต้องกล้าตัดสินใจ ไม่ต้องรอทุกอย่างพร้อมสรรพ ไม่ต้องมองกลับหลัง เมื่อถึงเวลาปรับเปลี่ยนจึงค่อยปรับเปลี่ยนตามสถานการณ์

มีข้อเสนอ 3 ข้อที่ช่วยในการตัดสินใจ คือ ไม่จำเป็นต้องรู้ทุกเรื่อง ให้พยายายามหาข่าวสารให้มากที่สุดแล้วตัดสินใจตามข้อมูลที่มี ไม่จำเป็นต้องแน่ใจก่อน ไม่ต้องรอให้ทุกเรื่องราวแน่นอนก่อนจึงตัดสินใจ บางทีความแน่นอนคือความไม่แน่นอน และ ไม่จำเป็นต้องถูกเสมอไป เพราะความกลัวตัดสินใจพลาด คือความกลัวอันดับแรกที่ทำให้ไม่ตัดสินใจ

14.เสนอทางแก้ทุกปัญหา แก้ปัญหาร่วมกัน (Provide all the answers Solve problems together) ในการแก้ปัญหาควรให้บุคลากรมีส่วนร่วมตั้งแต่ต้น แม้ต้องใช้เวลาบ้างก็ยังดีกว่าแก้ปัญหาไม่ได้ การให้บุคลากรมีส่วนร่วม ทำให้เขาเหล่านั้นเกิดความภูมิใจ รู้สึกเป็นเจ้าของกระบวนการ เพราะพวกเขาช่วยกันคิดขึ้นมา

มี 3 หนทางในการแก้ปัญหา คือ เสนอหนทางแก้ปัญหาทุกรูปแบบเท่าที่นึกได้แล้วจึงคัดวิธีที่ดีที่สุดมาหนึ่งวิธี ทำให้มีหนทางออกที่เลือกได้ แยกแนวทางแก้ปัญหาออกจากบุคคล เพราะเป็นเรื่องของแผนการไม่ใช่เรื่องส่วนตัว และ ถ้าวิธีแก้ปัญหานั้นจริงใจให้พิจารณาอย่างจริงจัง

15.อย่าเป็นตัวร้ายเลย บอกข่าวร้ายเป็นการส่วนตัว (Don't be the bad guy Delivery the bad news personally) ผู้บริหารทุกคนไม่อยากเป็นที่รังเกียจของบุคลากรโดยการบอกข่าวร้าย แต่ถ้าเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ก็อย่าทอดทิ้งเวลาให้เนิ่นนาน เพราะไม่เกิดผลดีอะไรขึ้นมา จะทำให้ดูว่าเป็นคนขลาด ให้เลือกเวลาและสถานที่ที่เหมาะสม และไม่มีใครรบกวน

มียุทธศาสตร์ 3 ประการ คือ นำเสนอเหตุผล ให้อธิบายว่าเป็นเพราะเหตุอันใด เช่น ทำงานต่ำกว่าเป้า ประพฤติไม่เหมาะสม กล่าวถึงการตัดสินใจไม่ใช่เบื้องหลังการตัดสินใจ จำกัดข่าวสารแค่เขาทำอะไร ไม่ใช่เขาเป็นคนอย่างไร หรือวิเคราะห์ว่าทำไมเขาจึงทำเช่นนั้น และ เสนอทางเลือก ถ้าไม่ใช่การไล่ออก ให้ถามทางเลือกให้เขาตัดสินใจ อย่าจบด้วยการไม่รู้ว่าจะต้องทำอะไรต่อไป

16.อย่าโมโหโทโส อย่าแสดงอาการโกรธ (Don't get mad Don't act out of anger) มีคำกล่าวว่า อย่าโมโหอย่างเดียวให้แก้แค้นด้วย เป็นคำกล่าวที่ผิด การที่ลูกน้องทำงานผิดพลาดแม้จะได้รับคำแนะนำอย่างละเอียดแล้วก็ตาม ก็ยังผิดพลาดอีก การที่เราโกรธแล้วด่าทอ ไม่เป็นผลดีกับเราไม่ว่าผลทางร่างกายที่อาจจะเกิดหัวใจวาย หรือเส้นเลือดในสมองแตก และสถานภาพของเราที่คนอื่นได้พบเห็นหรือได้ยินในตอนนั้น

มี 3 วิธีในการแก้ไขสถานการณ์ คือ พยายามสงบจิตใจ การนับหนึ่งถึงสิบ ช่วยผ่อนคลายได้ระดับหนึ่ง ออกไปจากที่นั้นก่อน ถ้ารับมือไม่ไหวให้เดินออกไปก่อน และ ทำในสิ่งที่ถูกต้อง แทนที่จะปล่อยอารมณ์ให้ระเบิด ให้คิดให้รอบคอบถึงข้อดีข้อเสียก่อน

17.จัดทำเป็นลายลักษณ์อักษร หลีกเลี่ยงกระดาษ (Put it in writing Avoid memo mania) อย่าสับสนกับสัญญา หรือการตัดสินใจสำคัญอย่างเป็นทางการ ที่ยังคงต้องใช้กระดาษอยู่เพื่อใช้เป็นแหล่งอ้างอิงในอนาคต เราแน่ใจได้อย่างไรว่าพนักงานจะอ่านข้อความ แล้วทำตามนั้น การจัดทำกระดาษข้อความเป็นการสิ้นเปลืองทรัพยากร เวลา สถานที่จัดเก็บ ก่อเกิดความสูญเปล่า

ลองหาวิธีอื่นอีกที่ใช้ทดแทนกระดาษได้ เช่น การใช้อีเมล์ ที่อาจเหมาะสมกว่ากระดาษในหลายสถานการณ์ กระดานอิเล็คโทรนิค ที่ช่วยให้พนักงานเข้าถึงได้เมื่อเขาต้องการ และ ลืมกระดาษได้เลย ในบางครั้งที่ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ออกมาก็ได้

18.ล้มเลิกการประชุม จัดการประชุมที่ดี (Abolish meetings Manage meetings) ผู้คนไม่ได้เบื่อการประชุม แต่เขาเบื่อการประชุมที่ไม่ได้เรื่องมากกว่า เพราะทำให้เสียเวลา ถ้ามาประชุมเพื่อฟังคำแถลงการณ์แล้วไซร้ ส่งหนังสือให้อ่านจะเร็วกว่า

การประชุมทุกคนรู้ว่าเป็นสิ่งจำเป็น เพราะทำให้เกิดการสมาคมกัน ทุกคนรับรู้เรื่องราวพร้อมกันดีกว่าฟังจากข่าวลือ และการประชุมก่อเกิดปฏิสัมพันธ์ มีการถามคำถาม ถกเถียง แก้ปัญหา และเกิดฉันทามติ ทุกคนอยากได้การประชุมที่มีประสิทธิภาพ

มี 3 แนวทางข้อเสนอแนะ คือ ประชุมเท่าที่จำเป็น อะไรที่ไม่จำเป็นใช้วิธีอื่น เช่น อีเมล์ หนังสือบันทึกข้อความ หรือประกาศบนเว็บไซต์ วางแผนการประชุมอย่างดี ลำดับหัวข้อให้ดี และจัดสิ่งแวดล้อมให้เหมาะสมกับการถกแถลง และ แจกวาระและหัวข้อให้ศึกษาล่วงหน้า แล้วให้มานำเสนอความเห็นในที่ประชุม

19.คาดหวังว่าพวกเขาคงรู้ สอนงานพวกเขา (Expect them to know Train them) การจะสอนงานได้เราต้องเป็นงานนั้นก่อน พยายามเรียนรู้งาน อ่านให้มาก เฝ้าสังเกต ถามผู้รู้ กรุณาทำการบ้านมาก่อน จากนั้นเตรียมการให้พร้อม จดในกระดาษแข็ง 3 คูณ 5 นิ้ว ทำให้เรียบง่าย ฝึกซ้อมก่อนสอนงานจริง เตรียมการสาธิตกับอุปกรณ์ที่ใช้ในการสอนงานจริง หลังจากนั้นถอยฉากออกมาเป็นผู้สังเกตการณ์แทน บุคลากรจะเรียนรู้ได้เมื่อพวกเขาทำได้โดยไม่มีเรา

มีข้อแนะนำ 3 ประการ คือ หลีกเลี่ยงตัวกวนสมาธิ ไม่ว่าโทรศัพท์ วิทยุตามตัว เคารพความมีสติปัญญาของบุคลากร ว่าเขาก็ฉลาดเช่นเดียวกับเรา อย่าพูดจาดูแคลน และ เสริมสร้างทักษะเพิ่มเติม เพื่อความก้าวหน้าขั้นต่อไป

20.ก่นด่าว่ากล่าว กล่าวในแง่บวก (Give them hell Stress the positive) การพูดเชิงบวกไม่ใช่ต้องการเอาใจบุคลากร แต่ต้องการประสิทธิภาพที่ดีขึ้น ยกตัวอย่างเช่น แทนที่จะถามว่า จะลงโทษผู้ที่ไม่มาเข้าประชุมอย่างไรดี? ควรถามว่า ทำอย่างไรการประชุมจึงจะดีขึ้น ทำให้ผู้คนอยากจะมาประชุมกัน? เป็นการสร้างสรรค์มากกว่าทำลายบรรยากาศ หรืออาจจะเริ่มว่า วัตถุประสงค์ของการประชุมประจำสัปดาห์คืออะไร?

มีสิ่งสำคัญ 3 ข้อที่ช่วยให้พูดในแง่บวก คือ ระวังคำขยายความ เช่น บ่อย ๆ เป็นประจำ หรือ ไม่เคย เพราะบ่งบอกการใช้อารมณ์ เช่น ไม่เคยมาทันเวลาเลย มาสายเป็นประจำ อย่ากล่าวคำที่ดูเสมือนจะเป็นบวก แต่กระทบกระเทียบ เช่น เรามาดูข้อดีของการตรงเวลากันเถอะ และ มองไปข้างหน้า อย่าฟื้นฝอยหาตะเข็บ

21.เงินซื้อได้ทุกอย่าง ให้รางวัลกับสิ่งที่เราต้องการให้มี (Money talk Reward what you want) ฟังดูง่าย ๆ แต่ผู้บริหารหลายคนกลับจัดการไม่เป็น ซึ่งอาจทำให้องค์กรแตกแยกด้วยซ้ำไป รางวัลนอกจากเป็นตัวเงิน ยังมีอีกหลายอย่าง เช่น ได้ลาโดยไม่ถือเป็นวันลา มีที่จอดรถส่วนตัว ที่ทำงานใกล้หน้าต่าง ตั๋วกีฬา ตั๋วคอนเสิร์ต เป็นต้น

การประกาศความดี พนักงานดีเด่นประจำเดือน ลงในหนังสือบริษัทประจำปี ก็ไม่ควรละเลย จากผลสำรวจ เงินไม่ใช่ลำดับต้นที่พนักงานต้องการ พวกเขาต้องการ การได้ทำงานที่พึงพอใจ มีโอกาสในการเรียนรู้ และความเป็นอิสระ

มีข้อเสนอ 3 ประการในการให้รางวัล คือ โยงรางวัลกับพฤติกรรม เช่น ขายได้ตามเป้าหรือเกินเป้า มีความยุติธรรม ห้ามนำเรื่องความชอบพอส่วนตัวมาเกี่ยวข้อง ทุกคนเข้าใจกติกา คือสื่อสารกติกาต่อสาธารณะให้ชัดเจน ทุกคนมีสิทธิแข่งขัน ผู้ชนะได้รางวัล ไม่ใช้สิทธิพวกมากลากไป

22.ชมมากเดี๋ยวเหลิง สะท้อนกลับเชิงบวก (Don't over praise Provide positive feedback) บุคลากรทำงานอย่างทุ่มเท แต่ได้รับการประเมินตามธรรมเนียมปีละครั้ง ไม่ก่อเกิดผลอะไรที่ดี ผู้บริหารควรพบปะผู้ร่วมงานและให้การสะท้อนกลับที่เป็นบวกบ่อย ๆ เช่น ชมว่าทำงานได้ดีทำให้สามารถทะลุเป้าหมายได้ หรือแม้ไม่ได้ตามเป้าแต่ชมว่าเรารู้ว่าเขาได้พยายามเต็มที่แล้ว และจะต้องกล่าวชมทันทีที่ทำงานสำเร็จ อย่าปล่อยให้เนิ่นนานไป

มีข้อแนะนำดี ๆ 3 ข้อ คือ ตระหนักถึงความเป็นบุคคล แม้เขาจะทำงานเป็นทีมแต่ให้ชมในฐานะที่เขามีส่วนช่วยเป็นการเฉพาะ ชมโดยระบุเป็นเรื่องเป็นราว ไม่ใช่ชมว่าทำได้ดี แต่ควรชมว่า เขาดำเนินการประชุมได้ดี อดทนฟังทุกแง่มุมของเรื่อง แล้วตัดสินใจได้ดี และ จริงใจ คือกล่าวความจริง ซื่อสัตย์ไม่เลื่อนลอย และเป็นตัวของตัวเองไม่เสแสร้ง

23.อย่าเป็นเพียงแค่เชียร์ เป็นทนายเพื่อลูกน้อง (Don't be just a cheer leader Advocate for your employees) การดุด่าลูกน้องเป็นเรื่องง่าย แต่การปกป้องลูกน้องเป็นเรื่องยาก แต่เรื่องยากนี่แหละที่จะได้ใจจากลูกน้อง เพราะเราดูดีเพราะพวกเขาทำงานได้ดี

มีข้อเสนอ 3 ประการให้คิด คือ อย่ารับแต่ดีคนเดียว เมื่อได้รับคำสรรเสริญหรือรางวัล หัวหน้าควรให้เกียรติกับลูกน้องทั้งทีม ถ้าขึ้นเวทีทั้งหมดได้ ให้เชิญทั้งหมดขึ้นรับเกียรติพร้อมกัน อย่าโยนชั่วให้คนอื่น ผู้ฝึกสอนกีฬาจะเถียงกับกรรมการแทนผู้เล่น หัวหน้าก็เช่นเดียวกัน ถ้าใครกล่าวหาลูกน้องในทีมต้องเป็นทนายแก้ต่างให้ก่อน แล้วค่อยไปจัดการในที่ส่วนตัวต่อไป และ ทำให้พวกเขาดูดี เราก็จะดูดีด้วย หากทำได้จะได้รับความจงรักภักดีและความไว้วางใจ

24. เริ่มอย่างถูกต้อง เริ่มเลย (Start right Just get started) ผู้บริหารไม่ควรเสียเวลามากมายในการเตรียมพร้อมทุกสิ่งทุกอย่างก่อนจะเริ่ม เช่น ต้องให้แน่ใจก่อน ต้องวิเคราะห์ให้เข้าใจถ่องแท้แน่นอนก่อน รอก่อน เป็นต้น ถ้าต้องการข่าวสารก็ให้หา แต่อย่าให้ทุกสิ่งทุกอย่างชะงักงัน วิธีที่ดีคือ เริ่มพร้อมกับบุคลากร ช่วยกันคิด ช่วยกันแก้ปัญหา ทำแผนการร่วมกัน ดีกว่าให้พวกเขามาช่วยในภายหลัง

มีข้อพิจารณา 3 ข้อ คือ อย่าวิเคราะห์เกินเลยความจำเป็น ให้ทดลองทำ และระดมความคิด อย่ารีบประเมินจนเกินไป บางครั้งงานบางอย่างต้องอาศัยเวลา และ อย่าหยุด จนกว่าจะสำเร็จ

สรุป วิธีการบริหารจัดการที่ดีคือ ทำงานร่วมกันกับบุคลากร ถ้าพวกเขาทำงานได้ดี เราก็ดูดี ทั้ง 24 ข้อดังที่ได้กล่าวมา เป็นแนวทางที่แนะนำให้ใช้ปฏิบัติเพื่อให้ผลผลิตขององค์กรบรรลุตามเป้าประสงค์ ในคราวต่อไป เมื่อก้าวเข้าสู่ที่ทำงาน ขอให้มีความตั้งใจที่จะเป็นผู้บริหารที่ดี ในการขับเคลื่อนตนเองและผู้ร่วมงาน สู่ความสำเร็จยิ่ง ๆ ขึ้นไป

***************************************************

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน leadership



ความเห็น (1)

เขียนเมื่อ 

ขออนุญาต นำไปปรับใช้ครับท่านอาจารย์ หมอ มารวย