IT กับการพัฒนา

ไม่ยากหรอก

Knowledge Management

องค์กรกับการใช้เอกสารสิ่งพิมพ์

            การดำเนินการภายในสำนักงานประกอบด้วยข้อมูลข่าวสาร เอกสาร สิ่งพิมพ์จำนวนมาก ทุกๆ วัน บนโต๊ะทำงานของทุกคน มีกระดาษที่เป็นเอกสารเข้าออกอยู่ตลอดเวลา สิ่งพิมพ์ หรือกระดาษเอกสารเหล่านั้น ได้รับการคัดลอก ถ่ายสำเนา หรือดำเนินการส่งต่อระหว่างกัน ลองนึกดูว่า ภายในองค์กรหนึ่งๆ มีเรื่องที่จะเวียนให้ทราบวันละกี่เรื่อง แต่ละเรื่องต้องได้รับการสำเนาและส่งกระจายออกไป หลายต่อหลายเรื่อง เมื่อรับทราบแล้วก็โยนทิ้งไป เอกสารบางชิ้นต้องนำเก็บรวบรวมไว้เป็นหมวดหมู่ เป็นแฟ้ม เพื่อการอ้างอิงหรือใช้งานในวันข้างหน้า

            เห็นได้ชัดว่า เอกสารหลายชิ้นมีต้นกำเนิดมาจากเวิร์ดโปรเซสเชอร์ หรือาการจัดพิมพ์ครั้งแรกก็ใช้คอมพิวเตอร์ ใช้โปรแกรมป้อนข้อมูลเอกสาร หรือรายงานจากการพิมพ์จากคอมพิวเตอร์ ดังนั้น อาจกล่าวได้ว่า เอกสารเกือบทุกชิ้นเคยเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาก่อน ทำไมเราไม่จัดการกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านั้นตั้งแต่เริ่มต้น

            การสร้างสิ่งแวดล้อมที่ลดการใช้กระดาษเป็นเป้าหมายที่สำคัญของธุรกิจโดยเฉพาะในยุคอิเล็กทรอนิกส์ สิ่งที่ต้องการคือประสิทธิภาพการดำเนินงาน ความรวดเร็ว เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ ไฟล์ข้อมูล ข้อความเวิร์ดโปรเซสเซอร์ อีเมล์ รูปภาพ เสียง หรือระบบมัลติมีเดีย ฯลฯ สามารถส่งผ่านในช่องสื่อสารได้อย่างรวดเร็ว การเดินทางของคลื่นสัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ ใช้ความเร็วเท่ากับแสง การจัดส่งอีเมล์และข้อความบนเครือข่าย มีต้นทุนโดยรวม ถูกกว่าวิธีการอื่น ดังนั้น จึงมีผู้นิยมใช้งานบนเครือข่ายจำนวนมาก

            การส่งเอกสารผ่านเว็บทำให้ลดการประกาศแจ้งความ และไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษ ด้วยกลไกของเครือข่ายอินทราเน็ตในองค์กร ทำให้การส่งเอกสารระหว่างกันทำได้ง่าย การส่งหนังสือเวียน เพื่อทราบ สามารถทำได้ด้วยการประกาศไว้บนเว็บที่เป็นเว็บเฉพาะกิจ ผู้เรียกเข้าจะต้องมีรหัสผ่านหรือมีการตรวจสอบ

            นอกจากหนังสือเวียนทั่วไปแล้ว ยังสามารถส่งหนังสือเชิญประชุม การนัดหมาย การกำหนดการ การส่งรายงานการประชุมเพื่อตรวจแก้ไข หรือรับทราบ การทำงานร่วมกันบนพื้นฐานการใช้เอกสารร่วมกัน เป้าหมายเหล่านี้ล้วนแล้วแต่สามารถทำได้ และลดการใช้กระดาษได้ทั้งสิ้น

            ด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว ปัจจุบันยังสามารถดำเนินการจัดการเอกสารแบบรูปภาพ (document image) กล่าวคือ ถ้ามีเอกสารสิ่งพิมพ์จากภายนอกเข้ามาในองค์การ เอกสารชิ้นที่เป็นการะดาษ เราสามารถสแกนเป็นรูปภาพ แล้วจัดส่งเวียนภายในองค์กรแบบรูปภาพได้

            การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำได้สะดวกขึ้น เพราะการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมาก โดยการเขียนลงบนแผ่นซีดี แผ่นซีดีหนึ่งแผ่นสามารถเก็บเอกสารได้เป็นจำนวนมาก อีกทั้งระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยังลดการใช้ตู้เอกสารที่กินเนื้อที่ และสิ้นเปลืองการดูแลรักษา

            จุดเด่นของการสร้างสิ่งแวดล้อมที่ไร้กระดาษอีกประการหนึ่งคือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำให้สถานที่ทำงานสะอาด และเป็นระเบียบมากขึ้น ไม่จำเป็นต้องมีสิ่งรกตาปรากฏให้เห็น

            เมื่อเอกสารสิ่งพิมพ์เก็บในรูปดิจิตอล จึงทำให้มีข้อเด่นอีกประการคือ การเรียกค้น ทั้งนี้เพราะระบบการค้นหาข้อมูลข่าวสาร Search Engine ในปัจจุบัน สามารถเรียกค้นได้ทุกคำที่เก็บไว้

            ระบบสำนักงานที่ลดการใช้กระดาษจึงน่าจะเป็นเป้าหมายที่สำคัญขององค์กรที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายใน ลดค่าใช้จ่ายโดยรวม สร้างความสะดวกในการทำงาน สร้างสิ่งแวดล้อมที่ดีให้กับสังคม และยังสร้างความก้าวหน้าให้กับประเทศชาติ

            เป็นปัญหาสำคัญที่จะก้าวเข้าสู่ระบบสิ่งแวดล้อมไร้กระดาษอยู่ที่ตัวบุคลากร ซึ่งจะต้องได้รับการดำเนินการอย่างจริงจัง สร้างความเข้าใจและเตรียมการให้ทุกคนในองค์กรตระหนักและหันมาใช้กระดาษแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้มากขึ้น พร้อมลดการะดาษจริงลง

การจัดการเอกสารสิ่งพิมพ์

            ความเจริญรุ่งเรืองและการพัฒนาเกิดขึ้นจากการสั่งสมความรอบรู้ และนำความรู้นั้นมาใช้ให้เกิดประโยชน์ ความรู้จึงเป็นหัวใจที่สำคัญของการพัฒนา เราแสวงหาความรู้ใหม่ๆ มีการค้นคว้า วิจัยเพื่อให้ได้รู้ และนำสิ่งที่รู้มาจัดเก็บและเผยแพร่ ถ้าความรู้นั้นอยู่กับผู้ใดผู้หนึ่ง สั่งสมไว้เป็นจำนวนมาก เราก็เรียกว่า ผู้เชี่ยวชาญ การสั่งสมไว้กับบุคคลเป็นจุดอ่อนอย่างหนึ่ง กล่าวคือ ถ้าสูญสิ้นบุคคลนั้น ความรู้นั้นก็สูญสิ้นไปด้วย ดังนั้นจึงมีการบันทึกเรื่องราว และสิ่งที่เป็นความรู้ไว้เป็นเอกสารเพื่อให้คนรุ่นหลังได้มีโอกาสศึกษาเรียนรู้ได้

            เราต้องยอมรับกันว่า แหล่งความรู้มีมากมายมหาศาล และกระจายอยู่ทั่วโลก ดังที่มีบางท่านกล่าวว่า ความรู้มีอยู่ทั่วไปกลางอากาศ อยู่ที่ว่าเราจะสามารถคว้ามันมาได้อย่างไร  เราเรียกขุมความรู้นี้ว่า World Knowledge ความรู้ใหม่ก็เกิดขึ้นทุกวัน จนทุกวันนี้เรามีสิ่งที่ส่งกระจายความรู้ การสร้าง การบันทึก และนำไปใช้ ทำได้ง่าย และกว้างขวางมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในยุคอิเล็กทรอนิกส์ปัจจุบัน

            ภายในองค์กรเต็มไปด้วยเอกสาร โดยเฉพาะในสถาบันการศึกษา ซึ่งเป็นแหล่งสร้างความรู้ มีงานวิจัย งานค้นคว้า งานรวบรวม งานเก็บสะสม การเรียกค้น การใช้งานต่างๆ ความจำเป็นเหล่านี้มีบทบาทและสร้างความสำคัญในสถาบันการศึกษา และองค์กรอย่างมาก ความรอบรู้ที่เกิดขึ้น เมื่อรวมกันตามแนวคิดของอิเล็กทรอนิกส์ อาจรวบรวมขึ้นใช้ประโยชน์ได้ง่าย สร้างคุณค่าให้กับองค์กรได้อย่างมากมายมหาศาล

            แหล่งการสะสมรวบความรู้ที่ต้องการจัดการ ประกอบด้วย

            งานเอกสารเวิร์ดโปรเซสเซอร์ สิ่งพิมพ์เอกสาร เป็นงานที่มีการสร้างขึ้นทุกวัน และนับวันยิ่งสร้างขึ้นมาก และใช้งานกันตลอดเวลา งานนี้มีบทบาทสำคัญ เพราะเกี่ยวโยงกับการทำงานรายวัน

            งาน e-Book,  e-Library   ปัจจุบันมีการจัดการเอกสารสิ่งพิมพ์ในรูปหนังสืออิเล็กทรอนิกส์ รูปแบบหนังสืออิเล็กทรอนิกส์มีหลายรูปแบบตั้งแต่การเก็บเอกสารแบบ Acrobat  แบบ e-Book และ XML  รวมทั้งการจัดเก็บเอกสารแบบรูปภาพ หรือการสแกนดิจิตอลไลบรารี จึงเป็นทางหนึ่งที่จะให้บริการได้อย่างเต็มที่

            ระบบฐานข้อมูล ข้อมูลข่าวสารทั้งที่เป็นข้อมูลดำเนินการ เช่น ฐานข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากร สถานที่ การเงิน การบริการ ตลอดจนงานข้อมูลเกี่ยวกับนักศึกษา งานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับวิชาการ งานวิจัย งานเอกสารสิ่งพิมพ์ เช่น วิทยานิพนธ์

            เว็บ  การเก็บข้อมูลจำนวนมากอีกวิธีหนึ่งคือ การเก็บไว้ในเว็บเซิร์ฟเวอร์ การเก็บข้อมูลด้วยเว็บทำได้ง่าย รวดเร็ว และยังสามารถเก็บข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ ทั้งมัลติมีเดีย และข้อมูลที่ไม่มีรูปแบบ (unformatted)

            อีเมล์ เอฟทีพี (FTP) ข้อมูลเป็นไฟล์ ทรัพยากรโปรแกรมคอมพิวเตอร์  เป็นแหล่งเก็บข้อมูลทั้งที่เป็นข้อมูลอีเมล์ส่วนตัว อีเมล์ของหน่วยงาน ขององค์กร การสร้าง FTP เซิร์ฟเวอร์เพื่อเก็บข้อมูลจำนวนมาก การจัดการข้อมูลที่เป็นแฟ้มไว้ใช้งานร่วมกัน

            บุคลากร  ทรัพยากรความรู้ ความชำนาญเฉพาะตัวบุคคล เป็นเรื่องที่สำคัญ การสั่งสมความรู้ในตัวบุคคลมีมาก ทำอย่างไรจึงจะให้บุคคลสามารถเชื่อมโยงเข้าสู่เครือข่ายและแลกเปลี่ยนความรู้ เช่น ถ้ามีความต้องการที่จะรับรู้เรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ  ก็สามารถติดต่อแลกเปลี่ยนความรู้กันได้

            ความท้าทายในเรื่องการบริหารและการจัดการความรอบรู้จึงเป็นเรื่องสำคัญของทุกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นมหาวิทยาลัย องค์กรธุรกิจเอกชน หรือหน่วยงานต่างๆ ทั้งนี้เพราะสภาพการทำงานต่อจากนี้ จะเกี่ยวข้องกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ ระบบเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์และการประยุกต์ใช้งานต่างๆ การดำเนินการภายในองค์กร จึงต้องให้ความสำคัญที่จะจัดการความรู้ในองค์กร

            หน่วยวิจัยหลายแห่งได้พยากรณ์ให้เห็นว่า คอมพิวเตอร์จะมีพัฒนาการที่เร็วมาก จนมีขีดความสามารถในการจัดเก็บขนาดความจุถึงมากกว่าเทอราไบต์  (TB :Terabyte)  หรือมากกว่า 1000 จิกะไบต์ภายในเครื่องแบบใช้งานคนเดียวได้ในเวลาอีกไม่กี่ปีนี้ ประจวบกับสื่ออิเล็กทรอนิกส์แบบต่างๆ เช่น ซีดี ดีวีดี ก็มีแนวโน้มของการใช้เก็บข้อมูลข่าวสารเพิ่มมากขึ้น จากสภาพการใช้ข้อมูลข่าวสารที่มากขึ้นนี่เอง ทำให้นักพัฒนาระบบไอทีได้เร่งพยายามหาหนทางในการจัดการความรอบรู้ทั้งภายในระดับบุคคล ระดับองค์กร หรือแม้แต่ระดับ World Knowledge

            การดำเนินการและจัดการข้อมูล เป็นหน้าที่ของหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในประเทศไทยที่จะต้องให้บริการ โดยเฉพาะหน่วยงานทางการศึกษา หน่วยงานวิจัย หน่วยงานกระทรวงเกษตร หน่วยงานเหล่านี้มีหน้าที่โดยตรงในการเผยแพร่ผลงานทางด้านนี้อยู่แล้ว เครือข่ายข้อมูลข่าวสารจำเป็นต้องได้รับการดำเนินการโดยเน้นปัจจัยการผลิตข้อมูลที่สำคัญดังนี้

            ผลิตข้อมูลได้เร็ว  ทั้งนี้เพราะปัจจุบันอายุของข้อมูลมีอายุสั้นลงมาก โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทมีการเปลี่ยนแปลงเร็วมาก เปลี่ยนแปลงกับเวลาตลอดไป จำเป็นต้องมีการปรับปรุงข้อมูลตลอดเวลา

            ผลิตข้อมูลได้มาก  ทั้งนี้เพราะข้อมูลข่าวสารมีมากมาย และจำเป็นอย่างยิ่งต่อการรับรู้เพื่อการแข่งขัน

            ผลิตได้ในต้นทุนต่ำ  ในอดีตการสร้างข้อมูลในรูปเอกสรสิ่งพิมพ์ วีดิทัศน์ ตลอดจนการผลิตรายการเผยแพร่ ใช้เงินลงทุนสูง ปัจจุบันสื่อทางด้านคอมพิวเตอร์มีคุณภาพดี เป็นสื่อสองทิศทาง แต่ต้นทุนการผลิตต่ำกว่ามาก

            มีประโยชน์และตรงกับความต้องการ ใช้ง่าย  ข้อมูลที่จะต้องตอบสนองความต้องการของผู้ใช้โดยเฉพาะงานการเกษตร ซึ่งมีความต้องการข้อมูลหลากหลายและกว้าง แต่ละท้องที่ ชุมชน มีความต้องการใช้ข้อมูลแตกต่างกัน

            มีการโต้ตอบและตอบสนองได้รวดเร็ว  ข้อมูลสื่อใหม่ที่อยู่ในรูปคอมพิวเตอร์ มีลักษณะการโต้ตอบแบบสองทิศทางได้ ทั้งรูปแบบออนไลน์ และแบบอะซิงโครนัส (แบบให้บริการตลอด ๒๔ ชั่วโมง) การโต้ตอบเหล่านี้ทำให้รูปแบบการบริการข้อมูลข่าวสารทางด้านการเกษตรเปลี่ยนแปลงไป สภาพของศูนย์ข้อมูลจะมีลักษณะเป็น Call Center มากขึ้น เกษตรกรสามารถสอบถามข้อมูลแบบออนไลน์ หรือรอรับคำตอบได้

            การสร้างเครือข่ายข้อมูลข่าวสาร จึงเป็นเรื่องที่มีความสำคัญต่อการพัฒนาการทางด้านการเกษตรของไทยในอนาคต

อนาคตการใช้งานความรอบรู้

            เป็นที่แน่นอนว่า ความรอบรู้จะมีบทบาทที่สำคัญในยุคของการแข่งขัน การดำเนินกิจกรรมทุกอย่างคงหนีไม่พ้นในเรื่องข้อมูลสารสนเทศ และการใช้ประโยชน์จากข้อมูลข่าวสารในมุมของความรู้ การจัดการความรู้และการนำความรู้มาใช้ให้เกิดประโยชน์ จึงเป็นเรื่องที่จะมีการกล่าวถึงกันมากในยุคต่อไปนี้

[ปภังกร]

• เป็นบันทึกที่มีแนวคิดและรายละเอียดดีเยี่ยมมาก ๆ ครับ
• นอกจากบันทึกว่าด้วยความรอบรู้แล้ว ยังแสดงได้ถึงความรอบรู้ของผู้เขียนได้อย่างยิ่งเลยครับ
• ขอขอบพระคุณที่มีบันทึกดี ๆ แบบนี้มาให้กันเสมอครับ
• ขอพลังแห่งความรู้จงสถิตกับท่านตลอดไปครับ