ปัจจุบันนี้ในองค์กรแทบทุกแห่งคงจะใช้ email ในการติดต่อสื่อสาร บางแห่งใช้เป็นการสื่อสารหลักที่ถือว่าระดับ official เลยก็มี แต่บางทีการใช้ email ก็เป็นหายนะแห่งการสื่อสารภายในองค์กรได้เช่นกัน ตัวอย่างที่เคยพบมาก็คือการมี email ขยะเยอะมาก จนผู้รับเมลล์เบื่อที่จะเช็ค email จนบางครั้งมองผ่านๆ เห็นเรื่องสำคัญเป็นเรื่องขยะ ทำให้ระบบการใช้งาน email ขององค์กรเสียไปอย่างถาวร บางครั้งก็ใช้ email ผิดวิธี โดยการใช้เป็นเครื่องมือในการระบายออกทางความรู้สึก โจมตี หรือหลายครั้งก็ใช้ผิดในด้านเทคนิคโดยการตอบกลับอย่างพร่ำเพรื่อ ทุกปัญหานี้จะนำไปสู่การเลิกใช้การสื่อสารด้วย email ในที่สุด ทั้งๆ ที่เป็นการสื่อสารที่ดี สะดวก รวดเร็ว และสามารถแนบไฟล์ต่างๆ ได้ดี

เมื่อเห็นปัญหาเช่นนั้นแล้วทำอย่างไร จึงจะได้มี email ใช้อย่างสบายใจไม่ล่มไป

1. ตั้งชื่อหัวข้อ email ให้กระชับได้ใจความและเป็นความจริง 

   การตั้งชื่อ email นั้นสำคัญมากเปรียบเสมือนหน้าปกหนังสือที่สื่อให้คนอ่านเปิดอ่าน ในหลายองค์กรใช้วิธีการ mail ให้กับพนักงานทั้งองค์กรแต่ความจริงแล้วต้องการเพียงให้บางคนอ่านเท่านั้น เช่นนี้ควรจะตั้งชื่อ email ให้ระบุคนอ่านไปเลย คนที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องจะได้รู้ว่าไม่ใช่ email ของตน ในชื่อ email อาจจะมีคำกริยาบอกความต้องการของผู้ส่งเลยก็ได้ เช่น "เชิญเข้าร่วมอบรม" แทนที่จะเป็น "การอบรมเรื่อง ..... " เพราะจะทำให้ผู้รับรู้ว่าเป็นการเชิญชวน หรือ "ขอให้ส่งแผนการดำเนินการ" แทนที่จะตั้งชื่อเพียง "แผนการดำเนินการ"

2. ไม่ควรใช้คำบอกว่าเร่งด่วน ความสำคัญ พร่ำเพรื่อ เพราะใช้บ่อยๆ มันก็เร่งด่วน สำคัญ กันหมดทำให้มันไม่สำคัญไปในที่สุด

3. เลิกพฤติกรรม Reply All ในการตอบ email เฉพาะบุคคล 

    หลายครั้งที่ผู้ส่งเมลล์ส่งแบบกลุ่ม และผู้ได้รับต้องการสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม หรือแสดงความเห็นกลับ ควรใช้การ Reply เฉพาะคนเพราะจะทำให้เกิด email ขยะ และเป็นการรบกวนคนอื่นอีกด้วย

4. ไม่ใช้ถ้อยคำกระแนกระแหน ส่อเสียด 

    email ขององค์กรเป็นพื้นที่ที่ใช้สำหรับทำงาน ไม่ควรนำอารมณ์ส่วนตัวเข้ามาใช้ นอกจากจะรบกวนผู้อื่นแล้วยังเป็นการไม่ให้เกียรติ และแสดงถึงวุฒิภาวะที่ต่ำอีกด้วย

5. ส่งให้ถูกคน

    การใช้ email แบบมักง่ายส่งหว่านโปรยแต่ต้องการให้ผู้อ่านรับเพียงคนเดียว เป็นสาเหตุที่ทำให้เกิดการไม่เปิดอ่าน email ดังนั้นควรจะส่งให้ผู้ที่ต้องการให้รับเท่านั้นไม่หว่านโปรย

6. email ไม่ Real Time

    หากมีเรื่องเร่งด่วนควรใช้การโทรศัพท์ หรือเดินไปหา เพราะเราไม่รู้ว่า email ฉบับนั้นจะถึงผู้รับเมื่อไร

7. ตอบเมื่อได้รับข้อความ

   จะเป็นการดีมากหากผู้รับตอบกลับ email ว่าได้รับแล้ว ได้อ่านแล้ว เป็นการแสดงให้ผู้ส่งรู้ว่าได้รับสารแล้ว 

 

นอกจาก 7 ข้อดังกล่าวแล้ว การใช้ภาษาใน email ก็เป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะภาษาไทยที่จะมีน้ำเสียงอยู่ในภาษาได้ ก่อนจะส่งควรจะตรวจสอบให้ดีเสียก่อนว่าถ้อยคำที่ใช้อาจก็ให้เกิดความเข้าใจผิด หรือเข้าใจในแง่ลบได้หรือไม่อย่างไร

แต่ถ้าที่บ้านไม่เคร่งเรื่องมารยาทก็ไม่เป็นไร แต่อย่าลืมนะ ว่าเราไม่ได้อยู่ที่บ้าน