Put the right man on the right job ?

หลายครั้งที่ผู้บริหารเกิดคำถามขึ้นในใจว่าการบริหารงานอย่างไรจึงจะประสบผลสำเร็จ จุดสำคัญที่จะช่วยให้การบริหารงานสำเร็จลุล่วงไปด้วยดีและลดการปัญหาต่างๆตาม คือ การบริหารคนให้เป็น " Put the right man on the right job" ซึ่งบทความนี้จะเป็นแนวทางในการวางแผนทรัพยากรย์ เพื่อจุดประกาย ความคิดกับผู้ที่จะกล่าวเข้าสู่การเป็นนักบริหารที่ดีในอนาคต

แลกเปลี่ยนความรู้โดย รศ.ดร.มานพ  คณะโต อาจารย์คณะแพทย์ศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

ส่งต่อความรู้โดย กาญจนา  นิ่มสุนทร นศ.ปรัชญาดุษฎีบัณฑิต สาขาพัฒนาสุขภาพชุมชน

        เป้าหมายสำคัญในการบริหารทรัพยาพรย์มนุษย์  ได้แก่ การจัดการทรัพยากรมนุษย์ Human Resource Planning การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ Staffing planning การจัดคนเข้าทำงาน  Training and Development การจ่ายค่าตอบแทน Compensation การรักษาความสัมพันธ์ Relationship Maintenance การควบคุมและประเมินการปฏิบัติงาน Performance Appraisal

        การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง การพิจารณา กำหนดความต้องการกำลังคนขององค์กรทั้งในด้านปริมาณและคุณลักษณะของกำลังคนตามแผนการดำเนินธุรกิจที่กำหนดไว้เพื่อนำไปเปรียบเทียบกับกำลังคนที่มีอยู่ขององค์กร ตัวอย่างเช่น กำลังคนที่มีอยู่มากกว่าความต้องากร : ต้องปรับลดคน  ปรับลดแบบค่อยเป็นค่อยไป : งดรับพนักงานใหม่  ปรับลดแบบฉับพลัน : การปลดคน/จัดโครงการเกษียณก่อนกำหนดกำลังคนที่อู่น้อยกว่าความต้องการ : ต้องปรับเพิ่มคน เลือกบุคคลที่เหมาะสมจากที่มีอยู่ในองค์กร : การโยกย้าย/เลื่อนตำแหน่ง รับบุคคลจากภายนอก : การจ้างพนักงานบางเวลา / การจ้างจากหน่วยงาน

       ยกตัวอย่าง  เวลาทั้งหมดที่ใช้การทำงาน Full  time Equivalent  > Best Quality พนักงานรับโทรศัพท์จะต้องวางสายแล้วใช้เวลาอีก 1 – 2  นาที ก่อนที่จะรับสายต่อไป  นำเวลาเหล่านั้นมาคูนเพิ่มกับจำนวนหนึ่งชั่วโมงจะรับลูกค้าได้กี่คน ดู Work  load / FTE

      กรณีฉุกเฉิน แพทย์จะตรวจคนไข้เพิ่มขึ้นประมาณ 10 คน ทำให้ต้องจ้างคนอื่นเข้ามาเพิ่มในช่วงเวลาดังกล่าว
ปริมาณงานที่จ้างเพิ่มกี่ FTE หรือจ้างเป็น Part time จึงจะคุ้มค่ามากกว่า

      ปัจจัยที่มีลกระทบความต้องการกำลังคนขององค์กร (Human Resource Demand) การเปลี่ยนแปลงองค์กร (Organization Change) การเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ (Strategy Change) การปรับโครงสร้างองค์กร (Organization
Restructuring) การลดขนาดองค์กร (Organizationchange)

      คุณลักษณะของกำลังคน Human resource Characteristic วิธีการทีใช้กำหนดคุณสมบัติกำลังคน คือ การวิเคราะห์งาน (Job analysis)

      การวิเคราะห์งาน หมายถึง การวิเคราะห์รายละเอียดของานในประเมินต่างๆไ ได้แก่ จุดมุ่งหมายของงานในแต่ละตำแหน่งขอบเขต ภาระหน้าที่ของแต่ละตำแหน่งงานเงือนไขในการปฏิบัติงาน ความสัมพันธ์ และการประสานงานกับตำแหน่งงานอื่นๆ คำบรรยายลักษณะงาน (Job Description)ข้อกำหนดตำแหน่งงาน (job Specification) การจัดคนเข้าทำงาน  (Staffing)ซึ่งจะต้องพิจารณาดังนี้ แหล่งภายนอก ข้อดี ข้อเสีย การคัดเลือก การทดสอบ สติปัญญา สายตา การได้ยิน ความเฉพาะทาง ทัศนคติ การควบคุมอารมณ์ บุคคลอ้างอิง อื่นๆ

     การฝึกอบรมและการพัฒนา (Training and Development) การสร้างแรงจูงใจให้กับผู้ร่วมงาน อบรมเฉพาะการประเมินความต้องการในการพัฒนาตนเอง พิจารณาความจำเป็นและความต้องการ/กำหนดวัตถุประสงค์การฝึกอบรมกำนหดเกณฑ์การวัดผลสำเร็จ การออกแบบและปฏิบัติการฝึกอบรม การบรรยาย การจำลองสถานการณ์ การฝึกปฏิบัติจริง ฝึกอบรมตามหลักสูตรต่างๆ ที่สถาบันการศึกษาจัดขึ้น เช่น Executive Development Program การประเมินผล

    หลักการจ่ายค่าตอบแทน (Compensation Principle) ความเสมอภาค (Equity) การจ่ายค่าตอบแทนที่เหมาะสมเกิดความพึงพอใจแก่พนักงาน ให้ภาระการใช้จ่ายด้านบุคลากรอยู่ในระดับที่เหมาะสม ดึงดูดให้ผู้มีความรู้ความสามารถสนใจเข้าทำงาน

     สรุป: หลักการดังกล่าวข้างต้นจะช่วยทำให้ท่านผู้บริหารหน้าใหม่จุดประกายความคิดในการเริ่มต้นการบริหารงานที่ดีและทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาให้ความเคารพและปฏิบัติตามแนวทางที่ดีขององค์กรโดยยึดหลักเอาใจเขาไปใส่ใจเราในสิ่งที่ควรจะเป็น เพียงเท่านี้ท่านก็จะประสบความสำเร็จในฐานะผู้บริหารงานที่ดีในอนาคต