การบริหารโครงการ

                                                          Project Management

                                                                                                                     บรรยาย : รศ.ดร.มานพ คณะโต

                                                                  ภาควิชาเวชศาสตร์ชุมชน คณะแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

                  การบริหารโครงการ ในมุมเชิงระบบ เป็นการสังเคราะห์โครงการจากเงื่อนไขและข้อตกลงเบื้องต้นต่างๆ ที่จะทำให้โครงการดำเนินไปได้ด้วยการทบทวนหลักฐานทางวิชาการและความเห็นของผู้เกี่ยวข้อง ส่วนมุมมองเชิงกลยุทธ์ เป็นการวิเคราะห์โครงการจากความเห็นของผู้ปฏิบัติงาน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และผู้รับประโยชน์ และในมุมของความเป็นเหตุเป็นผล คือ การวิเคราะห์โครงการจากรอบแนวคิดของผู้เขียนโครงการ เปรียบเทียบกับการทบทวนแนวคิดเชิงทฤษฎีและผลการวิจัยที่เกี่ยวข้อง

                 การเขียนโครงการควรมีรูปแบบความเชื่อมโยงที่เป็นเหตุเป็นผลกัน(logic model) ซึ่งเป็นกระบวนการสำคัญที่ ผู้บริหารควรมีส่วนเกี่ยวข้อง และไม่ควรปล่อยผู้ปฏิบัติดำเนินการตามลำพัง ซึ่งการดำเนินงานดังกล่าว ไม่ควรมีศัพท์เทคนิคมากหรือรวบรัด และควรทำอย่างสม่ำเสมอจนเป็นวัฒนธรรมองค์กร

                 ขั้นตอนการสร้าง logic Model ที่ดี จะต้องเก็บรวบรวมข้อมูลสารสนเทศที่เกี่ยวข้องได้แก่ ผู้เกี่ยวข้อง ผู้รับผิดชอบ   ผู้มีส่วนได้เสียและรับประโยชน์จากโครงการ แล้วสร้างคณะทำงานย่อยในการดำเนินงาน อธิบายสถานการณ์ที่โครงการจะเข้าไปแก้ไข โดยพิจารณาเหตุผลความจำเป็นของโครงการ ระบุกิจกรรมสำคัญที่โครงการจะเข้าไปจัดการแก้ไขปัญหา ที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ โดยใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายและแตกข้อย่อยให้เห็นชัดเจน วิเคราะห์ส่วนประกอบและบริบทที่จะมีผลกระทบต่อโครงการ หรือหน่วยงานที่เข้าร่วมโครงการอันจะมีผลต่อการดำเนินโครงการ พิจารณาส่วนที่ตกหล่นซึ่งอาจมีผลกระทบต่อโครงการ และคาดประมาณผลที่จะเกิดขึ้น หลังจากนั้นจึงจัดทำตารางตัวแบบโครงการที่ระบุวัตถุประสงค์ เป้าหมาย กิจกรรมที่เป็นเหตุเป็นผลกันในส่วนหลักๆ 5-7 กิจกรรม แล้วจึงสร้างตัวแบบโครงการที่ประกอบด้วยรายละเอียดย่อยๆที่แตกต่างกันแต่ละระดับและกลุ่มกิจกรรม กำหนดตัวชี้วัดโครงการและกิจกรรมให้ชัดเจน และตรวจสอบยืนยัน ซึ่งปัญหาที่พบบ่อย เช่น โครงการลงทุนสูงเกินไปไม่คุ้มค่า การดำเนินโครงการอยู่ในมุมมองแคบๆขาดการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนเกี่ยวของ และกิจกรรมมีรายละเอียดมาก ซึ่งอาจแก้ปัญหาโดยการทำเป็นโครงการคู่ขนาน เป็นต้น

                แนวคิดพื้นฐานสำคัญในการสร้างตัวแบบ คือ ความสอดคล้องของการกำหนดปัจจัยนำเข้า ผลได้ กิจกรรมดำเนินการ กับวัตถุประสงค์และเป้าหมายหลัก โดยมีเนื้อหาสำคัญที่ต้องระบุให้ชัดเจน ในแนวราบ 4 ส่วนสำคัญ คือ คำบรรยายสรุป ดัชนีชี้วัดหรือตัวบ่งชี้ วิธีการพิสูจน์ และเงื่อนไขความสำเร็จ

                 หลังจากดำเนินโครงการแล้ว ขั้นต่อไปคือ การวิเคราะห์โครงการ ซึ่งมีหลากหลายวิธี เช่น การใช้กแบบจำลอง CIPPซึ่งประกอบด้วย การวิเคราะห์บริบท ปัจจัยนำเข้า กระบวนการ และผลผลิต ว่าสอดคล้องเหมาะสมหรือไม่อย่างไร อะไรคืออุปสรรคสำคัญ โดยแบ่งกระบวนการวิเคราะห์เป็น 8 ส่วน คือ  วัตถุดิบหรือทรัพยากรที่นำเข้า กิจกรรมดำเนินการ ความพร้อมในการดำเนินโครงการ รายละเอียดกิจกรรม ผลได้ที่เกิดขึ้นทันทีหลังเสร็จสิ้นกิจกรรม ผลที่ตามมาหลังโครงการเสร็จสิ้น ผลลัพธ์ตามวัตถุประสงค์ของโครงการ และบริบทระดับมหภาคตลอดการดำเนินโครงการ นอกจากนี้ยังควรมีการวิเคราะห์โครงข่ายงานว่า กิจกรรมแต่ละขั้นตอนส่งผลต่อสอดรับกับการดำเนินกิจกรรมต่อไปหรือไม่อย่างไร

                  สิ่งที่ต้องคำนึงถึง นอกเหนือจากการวิเคราะห์โครงการ ได้แก่ โครงสร้างองค์กร บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบทรัพยากร งบประมาณ กรควบคุมและประเมินทั้งด้านคุณภาพและปริมาณ อีกทั้งข้อแตกต่างระหว่างโครงการที่มีผลต่อการประเมินผล อาทิ พื้นที่โครงการ ขนาด ระยะเวลา ความชัดเจน ความซ้ำซ้อน ช่วงเวลา และความคิดริเริ่มของผู้ดำเนินโครงการด้วย

                                                                                                                                                 อลิสา/สรุป