เลขานุการคณะ ทำอะไรบ้าง

เมื่อหลายวันก่อน เพื่อนเล่าให้ฟังว่ามีคนสงสัยว่า "เลขานุการคณะทำอะไรบ้าง" เพื่อนตอบไปว่าหน้าที่จะแตกต่างกันในแต่ละคณะ เพราะหลายคณะที่เลขานุการคณะต้องไปทำงานที่พร่องในส่วนของบางงานที่ต้องไปเติมให้เต็ม 

  • ได้รับคำบอกเล่าว่า คณะทันตแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น หัวหน้างานมีศักษภาพสูง ทำงานได้เองโดยไม่ต้องการการกำกับก็ได้อยู่แล้ว
  •  
  • พอได้ฟัง ตนเองก็คิดใหญ่เลย เอ้าแล้วเลขานุการคณะทำอะไรบ้างเนี่ย
  •  
  • สำหรับคณะทันตแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น เท่าที่เป็นอยู่ในช่วงที่ตนเองเป็นเลขานุการคณะฯอยู่นั้น ก็น่าจะประมาณ หน้าที่อย่างนี้
  • คือ

  • (๑)     บริหารกิจการของสำนักงานคณะทันตแพทยศาสตร์ มหาวิทยาลัยให้เป็นไปตามกฎหมาย กฎ ระเบียบและข้อบังคับของทางราชการและของคณะฯและมหาวิทยาลัย รวมทั้งนโยบายและวัตถุประสงค์ของคณะฯและมหาวิทยาลัยขอนแก่น

    (๒)  ควบคุมดูแลบุคลากร การเงิน การพัสดุ สถานที่ และทรัพย์สินอื่นของคณะทันตแพทยศาสตร์ให้เป็นไปตามกฎหมาย ระเบียบ และข้อบังคับของทางราชการและของราชการ

    (๓)   จัดทำแผนพัฒนามหาวิทยาลัย และปฏิบัติตามนโยบายและแผนงานรวมทั้งติดตามประเมินผลการดำเนินงานด้านต่างๆ ของสำนักงานคณบดี คณะทันตแพทยศาสตร์

    (๔)   รักษาระเบียบวินัย จรรยาบรรณ และมรรยาทแห่งวิชาชีพของข้าราชพลเรือนมหาวิทยาลัย และส่งเสริมกิจการนักศึกษา

    (๕)   ดำเนินการตามแผนปฏิบัติงานของคณะทันตแพทยศาสตร์ /แผนปฏิบัติงานสำนักงานคณบดีและโรงพยาบาลทันตกรรม และงบประมาณประจำปี ตลอดจนรายงานประจำปีเกี่ยวกับกิจการด้านต่างๆ ของคณะฯต่อมหาวิทยาลัยและสภามหาวิทยาลัย

    (๖)     เป็นผู้แทนของสำนักงานคณบดี คณะทันตแพทยศาสตร์ในกิจการทั่วไปและที่มหาวิทยาลัยหรือหน่วยงานภายนอกจัดขึ้นและที่ได้รับมอบหมายจากคณบดีหรือรองคณบดี

                      (๗)   ปฏิบัติหน้าที่อื่นตามระเบียบและข้อบังคับของมหาวิทยาลัย หรือตามที่คณบดีหรือรองคณบดีมอบหมาย

งานในหน้าที่ที่ต้องกำกับ ดูแล งานคลังและพัสดุ และงานบริหารและธุรการ ที่ต้องพยายามกำกับไม่ให้เกิดความเสี่ยงในการปฏิบัติงานเกิดขึ้นได้ ซึ่งมีรายละเอียดมากมาย ซึ่งสำหรับคณะที่มีงบประมาณระดับหนึ่งที่ทำให้เกิดการจัดซื้อจัดจ้างและการขออนุมัติใช้และเบิกจ่ายงบประมาณมากพอสมควร  (เซ็นแฟ้มกันมือหงิก)

งานเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคลที่หัวหน้างานหรือหัวหน้าหน่วยที่ขอปรึกษาเมื่อเกิดปัญหาการบริหารงานบุคคลในงานและหน่วย 

และอีกสิ่งที่เพิ่งนึกออก คือ งานที่ต้องทำอย่างเป็นความลับทั้งหลาย ที่จะไปบอกใครก็ไม่ได้ว่า ฉันทำงานนี้อยู่ คนที่จะรู้เห็นก็จะมีคณบดี ท่านรองคณบดี ที่ได้รับการมอบหมายให้กำกับดูแลเรื่องนั้นๆ  ซึ่งคงไม่สามารถไปประกาศได้ว่าทำอะไรอยู่ 

และงานที่เป็นเลขานุการคณะกรรมการที่เลขานุการคณะเป็นกรรมการอยู่ภายในคณะฯ

งานที่มหาวิทยาลัยขอนแก่นแต่งตั้งให้เลขานุการคณะทั้งหลายเป็นกรรมการ ซึ่งหลังๆมีมากขึ้น คงเป็นเพราะมหาวิทยาลัยเห็นว่าเลขานุการคณะเป็นตำแหน่งที่อยู่ในแท่งผู้บริหาร 

และสำหรับมหาวิทยาลัยขอนแก่น อัตรานี้ขึ้นกับมหาวิทยาลัย โดยปฏิบัติหน้าที่ในแต่ละคณะ เรื่องนี้ คิดเอาเองว่าคงคล้ายๆ หน่วยราชการอื่นที่เค้าทำแบบนั้นได้ 

 

นอกจากนี้ ยังมีงานที่ส่วนกลาง คือ สำนักงานอธิการบดีมอบหมายลงมาและหัวหน้างาน/หน่วยงานเห็นว่าเป็นงานใหม่ ไม่ใช่งานในหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเองในช่วงแรกที่คณะฯต้องรับมาทำแบบปฏิเสธไม่ได้ ซึ่งหลังๆมานี้ มีงานเหล่านี้เพิ่มขึ้น

  • เมื่อตนเองเกษียณอายุราชการก่อนกำหนด โดยคำสั่งออกมาวันที่ ๓ กันยายน ๒๕๕๕ จึงถือได้ว่าค่อนข้างต้องเตรียมการให้มีเลขานุการคณะคนใหม่ที่คณะมองว่าเหมาะสมและไม่ทำให้งานในคณะเสียหาย
  •  
  • คณบดีจึงมีดำริที่จะปรึกษาคณะกรรมการประจำคณะ
  •  
  • คณะกรรมการประจำคณะ
  •  
  • เนื่องจาก คณะกรรมการประจำคณะเห็นว่า ตนเองน่าจะได้ช่วยฝึกเหล่าบรรดาหัวหน้างานของคณะ
  •  
  • จึงให้แต่งตั้งหัวหน้างานมาเป็นรักษาราชการแทนเลขานุการคณะไปก่อนในเบื้องต้น
  •  
  • จึงเห็นควรให้แต่งตั้งตนเองเป็นที่ปรึกษาไปก่อน เพราะช่วยฝึก พัฒนาหัวหน้างานให้เป็นแบบ on the job trainning ซึ่งตนเองก็ยินดี 
  •