เก็บเกี่ยวผลประโยชน์ จากบันทึกการปฏิบัติงานของสี่ดรุณี

ข้อมูลถูกต้อง แม่นยำ ต่อเนื่อง....แบบนี้ชัวร์ค่ะ!

การเริ่มต้นทำงานในเดือนใหม่ มีธรรมเนียมปฏิบัติของพวกเราชาวแล็บ โดยเฉพาะกลุ่ม สี่ดรุณีจากบันทึกที่พี่เม่ยได้เคยเล่าไว้แล้วเมื่อหลายเดือนที่ผ่านมา คือเราต้องทบทวนว่างานในเดือนที่ผ่านมา มีงานอะไรค้างอยู่บ้าง มีสิ่งใดที่ต้องทำต่อหรือติดตามต่อเนื่องบ้าง และ มีวัตถุดิบ (คือสต็อคน้ำยา อุปกรณ์อื่นๆที่ต้องใช้ร่วมกัน) ที่จะต้องใช้ในการปฏิบัติงานในเดือนใหม่เพียงพอหรือไม่

พี่เม่ยก็ต้องปฏิบัติตามธรรมเนียมนี้เช่นเดียวกันค่ะ  ทำงานทดสอบพาหะธาลัสซีเมียด้วยเครื่องอัตโนมัติ...ก็ต้องก้มๆเงยๆดูสต็อคน้ำยาทุกตัวว่า เพียงพอไหม  ตัวไหนขาด ตัวไหนเกิน จะได้วางแผนจัดหาให้มีปริมาณที่เหมาะสมกันไว้ด้วย

อ้าว! ทำไมน้ำยา “bufferA” ขาดอีกสองขวดแล้ว จำได้ว่าเมื่อหลายเดือนก่อนก็ขาดไปสองขวด เราก็ติดต่อกับผู้แทนให้จัดหามาเสริมให้แล้วนี่นา   มีสองสมมุติฐานเกิดขึ้นในใจพี่เม่ยทันทีค่ะ

1. เราใช้น้ำยาตัวนี้ สิ้นเปลือง ไปหรืออย่างไร หามาเพิ่มแล้วก็ยังไม่พอใช้? หรือว่า.....
2. ทางผู้แทนไม่ได้จัดส่ง สองขวด ที่ว่านี้มาให้ ตั้งหลายเดือนแล้ว

ไม่ยากค่ะ กลับไปทบทวนจากบันทึกการปฏิบัติงานที่เราตกลงร่วมกันไว้ว่า เราจะเขียนทุกอย่างลงในสมุดนี้ค่ะ  ก็พบว่า....

มีการบันทึกไว้ถึง 3 ครั้ง ว่าได้มีการทวงถามกับผู้แทนแล้ว  รับปากว่าจะจัดการส่งมาให้ แล้วก็เงียบหายไป  ทุกบันทึกลงวันที่เวลาไว้ชัดเจน ว่าติดต่อกับใครได้ผลอย่างไร  และยังไม่มีบันทึกของการได้รับน้ำยาสองขวดนั้นเลย   แบบนี้พี่เม่ยก็แสดงว่าสมมติฐานข้อสองเป็นคำตอบที่ถูกต้อง

หลักฐานอยู่ในมือชัดเจนอย่างนี้   พี่เม่ยไม่ตามไม่ได้เสียแล้ว จึงต่อสายหาน้องผู้แทนฝ่ายขายทันที.....เริ่มต้นด้วยการทักทายกันแบบมิตรภาพ  พี่เม่ยก็แจ้ง(ข้อหา)ให้น้องผู้แทนทราบว่า "พี่ยังไม่ได้รับน้ำยา bufferA สองขวดที่เราเคยได้คุยกันไว้แล้ว เมื่อหลายเดือนก่อนเลยนะ"

ตามสไตล์ของผู้ขายค่ะ ก็คือต้องบอกว่าได้จัดการทุกอย่างเรียบร้อยแล้วไว้ก่อน  แล้วถามกลับมาว่า "พี่เม่ยยังไม่ได้รับอีกหรือคะ  ส่งมาให้แล้วนี่คะ? หรือมีน้องคนอื่นรับไว้แล้ว แต่ลืมบอกพี่เม่ยหรือเปล่าคะ?"

โห!..นี่ถ้าไม่มีการบันทึกไว้อย่างต่อเนื่อง  พี่เม่ยก็คงต้องอ้ำอึ้งแล้วกลับมาถามหากับน้องๆกันอีกหลายยก ว่ามีใครรับน้ำยานี้ไว้บ้างหรือยัง ... แต่นี่มีหลักฐานในมือชัดเจนนี่คะ จึงตอบกลับแบบไม่ลังเลว่า  "ยังไม่ได้รับเลยค่ะ นี่น้องๆเขาบันทึกไว้แล้วนะว่าทวงน้ำยากับคุณเมื่อวันที่......  แล้วก็วันที่....... แล้วก็วันที่....... สามรอบแล้วนะคะ"

น้องผู้แทนเงียบไปสักครู่ คราวนี้ขอเวลาติดต่อกลับบริษัทก่อนค่ะ  ครู่เดียวก็โทรกลับมาบอกว่า "หนูเช็คแล้วยังไม่ได้ส่งมาจริงๆด้วย เป็นความบกพร่องของหนูเองที่แจ้งบริษัทไปแล้วไม่ได้ติดตามว่าได้ดำเนินการหรือยัง  คราวนี้หนูจัดการเองเลยของจะถึงภายในสัปดาห์นี้ค่ะ พี่เม่ยรอได้ไหมคะ?"

พี่เม่ยนึกในใจว่ารอได้ค่ะ  ก็รอมาตั้งนานแล้วนี่ พี่เม่ยจึงกำชับ (โปรดสังเกตนะคะ เสียงเขียว!)ไปอีกครั้งหนึ่งว่า "นี่พี่จดบันทึกไว้แล้วนะว่า ตามเป็นครั้งที่สี่แล้วนะจ๊ะ......" นึกต่อในใจว่า ขออย่าให้มีครั้งที่ห้าเลยนะน้อง......

ดีจริงค่ะ การจดบันทึกเนี่ย....ช่วยให้เรามีข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ และต่อเนื่อง  ทำให้สามารถติดต่อประสานงานได้แบบมั่นใจมากขึ้น และเกิดผลสำเร็จได้ง่ายๆ โดยไม่ต้องมีการโต้แย้งกันยาวๆอีกแล้วค่ะ

ได้เก็บเกี่ยวผลประโยชน์จาก"บันทึกการปฏิบัติงานของสี่ดรุณี" อีกเรื่องหนึ่งแล้วค่ะ

[โอ๋-อโณ]

เป็นแนวปฏิบัติที่ยอดเยี่ยม เห็นผลประโยชน์ชัดเจนจริงๆค่ะ