ในช่วงนี้เป็นการเริ่มต้นของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ "เส้นทางสู่ความสำเร็จ : ประสบการณ์การทำงาน KM" ของวิทยากร 6 ท่าน ค่ะ มี พญ.นันทา อ่วมกุล ที่ปรึกษา KM กรมอนามัย เป็นผู้ดำเนินการอภิปราย

ช่วงแลกเปลี่ยนเรียนรู้ "เส้นทางสู่ความสำเร็จ : ประสบการณ์การทำงาน KM"

ขอเริ่มที่ประสบการณ์คุณเอื้อ ผอ.กองคลัง คุณดาริณี นาคะประทีป ท่านได้เล่าถึงประสบการณ์ 3 ปี ของการทำ KM ว่า

คุณดาริณี นาคะประทีป ผอ.กองคลัง กรมอนามัยเมื่อปี 2547 เมื่อได้รับทราบเรื่อง KM จาก อ.หมอสมศักดิ์ และก็คิดว่า เราจะทำกันอย่างไร เพราะว่าเราก็ไม่ค่อยชำนาญในเรื่องลักษณะนี้ ประกอบกับ คุณหมอนันทาได้นำทีมเข้ามาประเมินกองคลัง ว่าตอนนั้นเราอยู่ในลักษณะอย่างไร โดยให้คะแนนกันเอง คุณหมอนันทาเสนอว่าไม่ต้องให้เยอะ เพราะเราจะได้รู้ว่า เราอยู่ในระดับไหนกันจริงๆ จึงได้เป็นคะแนน 0, 1 ในหลายๆ เรื่อง ต่อจากนั้นเราก็เลยเกิดรู้สึกว่า ที่ประเมินไปนั้นทำให้เราทราบสถานการณ์ว่าเป็นอย่างไร แล้วก็เป็นภาคบังคับด้วยว่า เราต้องทำงานส่ง กพร. ก็เลยกลัวว่า ถ้าเราทำไม่เป็น เราก็จะไม่มีงานส่ง

เราจึงคิดเริ่มทำกัน ... ในปี 2548 โดยเริ่มทำระบบควบคุมภายในกองคลังก่อน โดยที่ท่านรองฯ โสภณให้เราทำเพื่อเป็นการควบคุมขั้นตอนการทำงาน และได้นำเอาระเบียบอื่นๆ เข้ามาจับด้วย ในปีนี้ เรากำหนดหัวปลา คือ "ระบบการจัดการควบคุมภายในของกองคลัง"

ตอนแรกนี้ ... เราก็ทำแบบไม่มีประสบการณ์ อาศัยว่า ระบบควบคุมภายในของกองคลัง มันเป็นทุกๆ ขั้นตอนของกองคลังที่เราทำ เพราะฉะนั้นในทุกๆ ขั้นตอนที่เราทำ เจ้าหน้าที่ทุกคนต้องมานั่งคุยกัน แชร์กัน ว่า ในขั้นตอนที่เราทำนี้ มันจะทำให้ได้ดียังไง ทำให้มีประสิทธิภาพได้ยังไง ตอนแรกๆ เป็นการคุยกันเฉยๆ ไม่ได้มีการจดบันทึก ในการคุยกันแต่ละครั้ง ก็เลยไม่ค่อยมีข้อมูลอะไรเก็บไว้ แต่ก็พยายามทำมาจนสำเร็จ และตอนจบเราก็รวบรวมเป็น คู่มือระบบควบคุมภายในของกองคลัง และนำใส่ไว้ในเวปเพื่อการเผยแพร่ ... ก็เป็นการจบในเรื่องของระบบควบคุมภายใน

ในตอนแรกนี้ เรายังไม่มีการบันทึกอะไร ... และในขณะเดียวกัน เราก็ตั้งคณะกรรมการ KM ของกองฯ มี จนท. หลายคน และมีคุณพรรณีเป็น CKO และมีน้องๆ อีกหลายคนเป็นทีมช่วยกันทำ

พอมาเริ่มปี 2549 เราดำเนินการต่อ ... ในงานนี้แต่เดิมปี 2548 เรามีการเปลี่ยนเรื่องของการเงินการคลัง มาเป็น electronic แรกๆ ก็ไม่เข้าใจกันหรอกว่า จะต้องทำกันอย่างไร เป็นความยุ่งยาก มีการประชุมกลุ่มกันทุกวัน เพื่อแก้ปัญหาการทำงานทางด้าน GFMIS ว่าจะแยกระบบไหนอย่างไร ... พอปี 2549 เราก็เอาเรื่องนี้มาเป็นเป้าหมายการทำ KM โดยเลือกหัวปลา คือ "การพัฒนาการบริหารงานคลังและพัสดุ ในระบบ GFMIS"

ในปีนี้คุณหมอสมศักดิ์ คุณหมอนันทา และทีม ได้มาดูงาน KM ที่กองคลัง ได้ข้อเสนอแนะว่า ที่ผ่านมาเราทำ KM และมีการสรุปบทเรียนเอาไว้เฉยๆ แต่ว่าเรายังขาดการแลกเปลี่ยนไปบ้าง

ปีนี้เรามีการจัดประชุมปฏิบัติการ ในด้านพัฒนางานคลังตั้งแต่อยู่ในระบบ GFMIS ในการประชุมนั้นเราก็เลยจัดให้มีเวทีการ ลปรร. โดยที่เราให้น้องของกองคลังที่ทำงานในด้านนี้ และประสบผลสำเร็จมาเล่าให้ฟัง และให้หน่วยงานอื่นที่เข้ามาประชุมด้วย เช่น จากกองสุขาภิบาลชุมชนฯ, ศูนย์อนามัยที่ 4, ที่ 7 เขาก็มาเล่าถึงวิธีการเบิกจ่ายว่า เขาทำยังไง ถึงทำได้เร็ว และถูกต้อง เพราะว่าในบางเรื่อง กองคลังเองก็ยังต้องเปิดตำรามาตลอด เพราะว่าเป็นเรื่องใหม่ พอหลังจากการ ลปรร. แล้ว เราก็เอาข้อมูลที่เราได้นั้น มาทำเป็นคู่มือการพัฒนาระบบการเงิน การคลัง การพัสดุ ในระบบ GFMIS ในขณะเดียวกัน เราก็ให้น้องๆ ทุกคนฝึกทำก่อน พร้อมๆ กับที่ท่านรองโสภณให้เราทำ portfolio เขาก็จะเริ่มหัดทำ แรกๆ ก็ไม่รู้ว่าจะเขียนอะไร ก็เลยบอกว่า ที่เขาคุยกันที่มีปัญหาอะไรนี่ละ ก็เอามาเขียน เอามาโน้ตใน Portfolio และให้เพิ่มด้วยว่า เขาได้ประโยชน์อะไรจากการทำ portfolio รวมทั้งวิธีการแก้ไขปัญหา ซึ่งก็เป็นประโยชน์ด้วยว่า พอมีเจ้าหน้าที่มาใหม่ หรือว่าเราไม่อยู่ ไปทำงาน ตจว. ก็ทำให้เจ้าหน้าที่ที่อยู่ข้างเคียงก็สามารถที่จะทำแทนได้ โดยที่อาจจะต้องไปดูจาก portfolio ไม่ต้องเสียเวลามาใหม่ และเราก็ได้รวบรวมเป็นข้อมูลในระบบควบคุมภายใน ใส่ไว้ในเวปไซต์ด้วย รวมทั้งการทำกระดานสนทนา มีการถาม-ตอบปัญหา

ช่วงที่ทำมีปัญหาระหว่างการทำงานมาหลายๆ เรื่อง อาทิเช่น

  1. ตอนที่ทำ KM กันแรกๆ มีน้องๆ อีกหลายคนเขายังไม่ได้เข้ามารับรู้ ก็มีวันหนึ่ง ไปเจอน้องคนหนึ่งข้างนอก (เป็นลูกจ้าง) เขาก็ถามว่า ผอ. คะ KM แปลว่าอะไร เราก็นึกขึ้นได้ว่า อ้อ ตายละ นี่ขนาดน้องของเราบางคนก็ยังไม่รู้เลยว่า KM คืออะไร เราก็เลยอธิบาย นี่ก็อาจเป็นเพราะว่า คณะทำงานทำ KM กันในวงแคบ ... พอหลังจากนั้นเราก็เลยรวมกลุ่มเข้ามา เพื่อที่จะได้คุยให้เขาฟังว่า KM คืออะไร เขาก็ได้รับทราบกัน
  2. อีกครั้งเมื่อตอนที่ สป. มาดูงาน ในฐานของกองคลังเราก็เล่าเรื่อง ว่าเราประสบความสำเร็จในเรื่องอะไร ตอนเล่า ก็ลืมไปว่า คนที่มาเขาก็ไม่ได้มาจากกองคลัง เขาก็ฟังเราพูด เขาก็ทำหน้างงๆ เราก็เลยพูดกันว่า ต้องมีการแปลไทยเป็นไทยแล้วนะ เวลาที่มีใครมา ลปรร. กับเรา เพราะว่า เรากองคลังฟังศัพท์เรื่องนี้ เราก็ไม่งง แต่พอคนอื่นที่เขามาแลกเปลี่ยนกับเรา เขาก็ทำหน้างงๆ เราก็เลยมีการปรับปรุง
  3. ในเรื่องการจดบันทึก ก็มีการฝึก Note taker ขึ้นมา และก็คิดว่า เขาก็ทำงานได้ในระดับหนึ่ง

ผอ.ดาริณี นาคะประทีป และ นพ.สมศักดิ์ ชุณหรัศมิ์ตอนนี้ เราก็มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันเอง เช่น งานพัสดุ เป็นการศึกษา เรื่อง การจัดซื้อจัดจ้างแบบ E-Auction เนื่องจากยังไม่ค่อยรู้เรื่องข้อมูลพวกนี้ จึงให้คุณเปี๊ยกเล่า และให้ฝ่ายอื่นมาฟัง เรื่อง วิธีการจัดสรรงบประมาณแบบใหม่ สมัยก่อนก็ต้องใช้เวลาเป็นอาทิตย์ ตอนหลังเราเองทำเรื่องของการลดขั้นตอนของกองคลัง และเป็นการบ้านส่ง กพร. เราก็ลดขั้นตอน จาก 29 วัน เราทำงานได้เหลือ 16 วัน

สำหรับ ผอ.ดาริณี แล้ว ถือว่า ท่านเป็นคุณเอื้อที่เอื้อต่อการทำงาน KM ของกองคลังอย่างทุ่มเททั้งตัว และใจทีเดียวละค่ะ