เทคโนโลยีสารสนเทศกับการบริหารจัดการภายในองค์กร
เทคโนโลยีสารสนเทศกับการบริหารจัดการภายในองค์กร
 
บทนำ
                ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศ( International Technology ) หรือที่นิยมเรียกว่า IT เข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินชีวิตของมนุษย์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปัจจุบันองค์กรธุรกิจต่างๆมีการแข่งขันกันสูง ผู้ที่ได้รับข้อมูลข่าวสารเร็วหรือเข้าถึงข้อมูลได้เร็วกว่าคนอื่นเท่านั้นถึงจะเป็นผู้ชนะ นอกจากนี้เทคโนโลยีสารสนเทศ ยังมีบทบาทต่อการตัดสินใจของผู้บริหารได้รวดเร็วและถูกต้อง  
             พัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศ ได้สร้างความท้าทายแก่ผู้บริหารเป็นอย่างมาก เนื่องจากเทคโนโลยีสารสนเทศสร้างผลกระทบในเชิงลึกต่อวัฒนธรรมความคิด และรูปแบบในการแก้ปัญหาของบุคคล ซึ่งผู้บริหารในอนาคตต้องมีทักษะโดยเฉพาะความรู้ความใจในศักยภาพ และสามารถประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศได้อย่างถูกต้องและเกิด ประโยชน์แก่องค์กร ผู้บริหารต้องตัดสินใจเกี่ยวกับการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์กร ผู้บริหารต้องรับผิดชอบในการกำหนดกลยุทธ์การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน แต่ยังมีผู้บริหารบางส่วนยังขาดวิสัยทัศน์ในเรื่องเทคโนโลยีสารสนเทศ ผู้บริหารหลายคนยังติดอยู่กับระบบงานที่เชื่องช้า ไม่ยืดหยุ่นตลอดจนมีความคิดหรือกระบวนทัศน์( Paradigm) ที่ไม่เปลี่ยนแปลงไม่ยอมรับและกล้าต่อการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี แต่ก็คงไม่มีใครปฏิเสธที่ว่า เทคโนโลยีสารสนเทศมีอิทธิพลต่อการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาการของธุรกิจในอนาคต
              เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง เทคโนโลยีที่ประกอบขึ้นด้วย ระบบจัดเก็บและประมวลผลข้อมูล ระบบสื่อสารโทรคมนาคม และอุปกรณ์สนับสนุนการปฏิบัติงานด้านสารสนเทศที่มีการวางแผนจัดการและใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ                                                                          
 
 
 
 
     ความสำคัญของระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ
            ปัจจุบันมีการกล่าวถึงระบบสารสนเทศกันมาก ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานของภาคเอกชน หรือ ภาครัฐก็ตาม  การดำเนินงานเกือบทุกขั้นตอนจะต้องมีสารสนเทศเข้าไปเกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการบริหาร หรือการปฏิบัติงานก็ตาม เช่น ร้านค้าขายสินค้าก็จะมีการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าในแต่ละประเภท ,ข้อมูลลูกค้า ,ข้อมูลการขาย ,ฝ่ายบุคคลก็จะมีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคน เป็นต้น ตัวอย่างที่กล่าวมาเป็นข้อมูลที่จะนำมาใช้สร้างสารสนเทศ และสารสนเทศต่างๆเหล่านี้จะทำให้ผู้บริหารขององค์กร หรือ ผู้จัดการรู้ว่าการขายสินค้าเป็นอย่างไรบ้างในระยะเวลาที่ผ่านมา สินค้าประเภทไหนขายดี มีจำนวนสินค้าในร้านเท่าไหร่ จะต้องสั่งสินค้าเพิ่มเมื่อไหร่ หรือข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน ก็สามรถตรวจสอบได้ว่ามีพนักงานทั้งหมดเท่าไหร่  มีจำนวนขาดหรือเกินภาระงานที่มีอยู่ในปัจจุบัน หรือจะต้องรับเพิ่มอีกเท่าไหร่ เป็นต้น ที่กล่าวมาจึงเห็นได้ว่าสารสนเทศเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินงานขององค์กรในยุคปัจจุบัน
             สารสนเทศเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของทุกระดับในองค์กร ในระดับผู้ปฏิบัติงานจะใช้สารสนเทศ เช่น พนักงานขายต้องอาศัยสารสนเทศ เพื่อบอกรายละเอียดต่างๆเกี่ยวกับสินค้าจำนวนสินค้าที่มีอยู่ในสต๊อกสินค้า และราคาสินค้าให้กับลูกค้า พนักงานขายจะถือว่าใบสั่งสินค้าจากลูกค้าเป็นสารสนเทศของเขา ผู้จัดการฝ่ายขายจะใช้รายงานเกี่ยวกับการสั่งซื้อสินค้า หรือ สถิติ ของยอดขายสินค้าเป็นสารสนเทศ แต่ผู้บริหารระดับสูง จะใช้สารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ วางแผนการเนินงาน หรือใช้ในการแก้ปัญหาต่างๆที่เกิดขึ้น  ในหน่วยงานหนึ่งอาจมีข้อมูลที่จะต้องบันทึกมากมาย เช่น บัญชีรายรับ , รายจ่าย, รายการส่งสินค้า ,รายการรับซื้อสินค้า ,จำนวนพนักงาน ,สถิติการย้ายเข้า/ย้ายออก ,อัตราเงินเดือน,โบนัส , วันลาต่างๆ เป็นต้น จึงต้องมีการจัด เก็บข้อมูลเพื่อให้สามารถนำข้อมูลมาใช้ได้สะดวกรวดเร็วขึ้น  ทำให้ได้สารสนเทศที่เป็นระบบมากขึ้น สารสนเทศในองค์กร มีบทบาทที่สำคัญต้ององค์กรมากเพราะองค์กรมีความจำเป็นต้องแข่งขัน เพื่อให้ทันกับเวลา ตลอดจนเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานต่างๆให้องค์กรอยู่รอดได้ในสังคมปัจจุบันที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา
          ระบบสารสนเทศเป็นระบบที่ประกอบด้วยคน เครื่องคอมพิวเตอร์ และ อุปกรณ์ต่างๆ ที่ทำงานประสานกันเพื่อจัดทำสารสนเทศ สำหรับสนับสนุนการปฏิบัติงาน การจัดการและกระบวนการตัดสินใจของผู้บริหารขององค์กร ระบบสารสนเทศเป็นการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้ในการประมวลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ ในการนำไปใช้ปรับปรุงงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น หรือช่วยในการตัดสินใจ ถ้าเป็นระบบสารสนเทศที่ดีและทันสมัยจะสามารถจะสามารถจัดเตรียมรายงานได้ตามความต้องการและสามารถหาคำตอบให้แก่ผู้ตัดสินใจได้เหมือนๆกับรายงานเฉพาะเรื่อง ระบบสารสนเทศที่ดีนั้นจะต้องมีความเหมาะสมกับองค์กรซึ่งแต่ละองค์กรมีความต้องการสารสนเทศไม่เหมือนกัน ขึ้นอยู่กับเป้าหมายขององค์กรและขึ้นอยู่กับลักษณะการตัดสินใจของผู้บริหาร  ผู้บริหารมักจะได้รับสารสนเทศที่ไม่ตรงกับความต้องการ เช่น ได้รับสารสนเทศมากเกินไป สารสนเทศที่ไม่อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ สารสนเทศที่ไม่ได้รับในเวลาที่ต้องการ  สารสนเทศที่เหมาะสมในการนำไปใช้สนับสนุนการตัดสินใจ การจัดเตรียมสารสนเทศให้กับผู้ใช้จะเป็นรูปแบบใดนั้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้เป็นหลักจึงจะทำให้เกิดประโยชน์สูงสุด
              ประโยชน์ของระบบสารสนเทศ
  ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้รับความสนใจนำมาใช้งานในหลายลักษณะและเกือบทุกธุรกิจ โดยที่พัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศได้ส่งผลกระทบในวงกว้างไปทุกวงการทั้งภาคเอกชนและราชการ ระบบสารสนเทศช่วยสร้างประโยชน์ต่อการดำเนินงานขององค์กรได้ดังนี้
1. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและทันต่อ
เหตุการณ์เนื่องจากข้อมูลถูกจัดเก็บและบริหารอย่างเป็นระบบ ทำให้ผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วในรูปแบบที่เหมาะสมและสามารถนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ทันต่อความต้องการ
2. ช่วยในการกำหนดเป้าหมายกลยุทธ์และการวางแผนปฏิบัติการ โดยผู้บริหาร
สามารถนำข้อมูลที่ได้จากระบบสารสนเทศมาช่วยในการวางแผนและกำหนดเป้าหมายในการดำเนินงานเนื่องจากสารสนเทศถูกรวบรวมและจัดการอย่างเป็นระบบ ทำให้มีประวัติของข้อมูลอย่างต่อเนื่อง สามารถที่จะบ่งชี้แนวโน้มของการดำเนินงานว่าน่าจะเป็นไปในลักษณะใด
       3. ช่วยในการตรวจสอบการดำเนินงาน เมื่อแผนงานถูกนำไปปฏิบัติในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ผู้ควบคุมจะต้องตรวจสอบผลการดำเนินงานโดยนำข้อมูลบางส่วนมาประมวลผลเพื่อประกอบการประเมิน สารสนเทศที่ได้จะแสดงให้เห็นผลการดำเนินงานว่าสอดคล้องกับเป้าหมายที่ต้องการเพียงไร
      4. ช่วยในการศึกษาและวิเคราะห์สาเหตูของปัญหา ผู้บริหารสามรถใช้ระบบสารสนเทศประกอบการศึกษาและการค้นหาสาเหตุ หรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการดำเนินงาน ถ้าการดำเนินงานไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ โดยอาจจะเรียกข้อมูลเพิ่มเติมออกมาจากระบบ เพื่อให้ทราบว่าความผิดพลาดในการปฏิบัติงานเกิดขึ้นจากสาเหตุใด หรือจัดรูปแบบสารสนเทศในการวิเคราะห์ปัญหาใหม่
      5. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น เพื่อหาวิธีควบคุม ปรับปรุงและแก้ไขปัญหา สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลจะช่วยให้ผู้บริหารวิเคราะห์ว่าการดำเนินงานในแต่ละทางเลือกจะช่วยแก้ไขหรือควบคุมปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างไร ธุรกิจต้องทำอย่างไรเพื่อปรับเปลี่ยนหรือพัฒนาให้การดำเนินงานเป็นไปตามแผนงานหรือเป้าหมาย
    6. ช่วยลดค่าใช้จ่าย ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ธุรกิจลดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่ายในการทำงานลง เนื่องจากระบบสารสนเทศสามารถรับภาระงานที่ต้องใช้แรงงานจำนวนมาก ตลอดจนช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน ส่งผลให้ธุรกิจสามารถลดจำนวนคนและระยะเวลาในการประสานงานให้น้อยลง โดยผลงานที่ออกมาอาจเท่าหรือดีกว่าเดิม ซึ่งจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและศักยภาพในการแข่งขันของธุรกิจ
               จากที่กล่าวมาจะเห็นได้ว่าระบบสารสนเทศมีความสำคัญในการบริหารจัดการภายในองค์กร เพราะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งในปัจจุบันสิ่งแวดล้อมโลกมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาและมีการแข่งขันทางธุรกิจสูงองค์กรที่มีระบบการบริหารงานที่มีประสิทธิภาพและเข้าถึงข้อมูลได้เร็วเท่านั้นถึงจะอยู่รอดได้ในปัจจุบันดังนั้นผู้บริหารขององค์กรนับว่าเป็นผู้ที่มีบทบาทในการที่จะพัฒนาระบบสารสนเทศของตนเองให้มีความทันสมัยและนำมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพเพราะปัจจุบันการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในวงการธุรกิจก็เพื่อลดต้นทุนการผลิต สนับสนุนการตัดสินใจในการบริหารงานและใช้ในการแข่งขันทางธุรกิจ เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์ในด้านต่างๆสำหรับองค์กร นอกจากนี้ยังสร้างความแข็งแกร่งทางด้านธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตสินค้าและบริการ เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันนำไปสู่เศรษฐกิจยุคใหม่ต่อไปในอนาคต