Tacit.. ของคนเดินเอกสาร มน.
ประเด็นเชื่อมโยง ในงาน UKM3/2549 ทีมมน.10 ท่าน (รวมพขร.) มีอยู่ 3 ท่านที่สนุกกับการถ่ายภาพ คือ ท่านอาจารย์วิบูลย์, beeman และอ.หนึ่ง (รุจโรจน์) ในวันศุกร์ เราถ่ายภาพกันทั้งวัน จน memory หมดพร้อมๆ กัน ตอนดู Philharmonic Orchestra
พอตอนมาทำ AAR+BAR คืนวันศุกร์ อ.หนึ่งซึ่งนำคอมพิวเตอร์ Notebook มาเพียงคนเดียวแล้วนำเครื่องอ่าน memory มาด้วย (เครื่องมือ หรือ Tool พร้อม) ได้มาดูดข้อมูลของ 3 ท่านเก็บไว้ในเครื่อง และว่าจะ write ให้ในวันรุ่งขึ้น (แค่แผนปฏิบัติ แต่ไม่ได้ทำ)
ผ่านมาถึงวันจันทร์ผมต้องการภาพประกอบบันทึก โทรหาอาจารย์หนึ่ง ซึ่งก็รับว่า จะเขียนในทันทีและจะฝากไว้กับคุณสุนิสา (หอสมุด) ให้อาจารย์มารับได้
ผมก็วุ่นวายอยู่กับการเขียนบันทึก ไปรับแผ่น VCD บันทึกภาพ (3 กล้อง) จากคุณสุนิสา (ตอนบ่ายแก่ๆ) ก็ทราบว่า ส่งมาให้ตอนเช้าเป็นคิวแรก แล้วผมก็กลับมาดูที่ตู้รับเอกสารของผม ปรากฏว่า มีแผ่น VCD นอนอยู่เรียบร้อย เขียนที่หน้าแผ่นว่า "UKM Mahidol 13-15 ก.ค.49" แต่จ่าหน้าว่า "ส่ง อ. beeman" ผมสงสัยว่า จ่าหน้าแบบนี้ส่งถึงได้อย่างไร คนในคณะเขาจะรู้ไหมว่า beeman คือใคร
ประเด็นวิเคราะห์ ผมก็คิดแบบ AAR ว่า มาเร็วกว่าคาด จึงลองทบทวนเรื่องการเดินเอกสารในมน.นะครับ คิดแบบย้อนรอย (อิทัปปัจยตา)
- ถามคุณแต๋ม (ฝ่ายสารบรรณภาควิชาฯ) ว่า แผ่น CD นี้มาได้อย่างไร ทราบคำตอบว่า คุณแต๋มเห็นมันอยู่ในช่องเอกสารของภาควิชา (ที่แยกโดยเจ้าหน้าที่ของคณะวิทยาศาสตร์)
- คนที่แยกเอกสารของคณะวิทยาศาสตร์ ได้รับเอกสารจากคนเดินหนังสือของคณะวิทยาศาสตร์
- คนเดินหนังสือของคณะวิทยาศาสตร์ ได้รับเอกสารมาจากคนเดินหนังสือหอสมุด
- คนเดินหนังสือหอสมุด ได้รับเอกสารมาจากคุณสุนิสา
- คุณสุนิสาได้เอกสารมาจากอ.หนึ่ง
จากประสบการณ์ของผมเรื่องการเดินเอกสาร วันหนึ่งที่มน. จะมีการเดินเอกสารวันละ 2 ครั้ง ผมจำเวลาไม่ได้แล้ว แต่สมมุติว่า มีการเดินเอกสารในช่วงเช้า เวลา 10.00 น. และเวลาบ่าย เวลา 15.00 น.
พอได้เวลา เจ้าหน้าที่เดินเอกสาร จากคณะ สำนัก ฯลฯ ก็จะมารวมตัวกันบริเวณที่เรียกว่า "ที่รวมกลุ่มคนเดินเอกสาร" ซึ่งอยู่ที่ตึกมิ่งขวัญ (สำนักงานอธิการบดี) บริเวณนี้ก็จะเป็นสภากาแฟ (ที่ไม่มีกาแฟให้ทาน) มีการคุยแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (ลปรร.) เรื่องการเดินหนังสือของแต่ละคณะ เป็น Tacit เลยก็ว่าได้
เจ้าแผ่น CD นี่ไม่ได้ระบุคณะ ดังนั้น ระหว่างแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างคณะ สำนัก ต่างๆ บริเวณนี้ เจ้าแผ่น CD นี่ถูกส่งให้ไปกับคนเดินเอกสารคณะวิทย์ฯ (จากคนเดินเอกสารสำนักหอสมุด)
แล้วเจ้าแผ่น CD นี้ ก็มาที่คณะก่อนเที่ยง ก่อนจะถูกแยกไปอยู่ทีตะกร้าของภาควิชาชีววิทยาและคุณแต๋มไปรับมาใส่ในช่องจดหมายของ beeman
จุดที่เป็นประเด็นของความสำเร็จ (เอกสารถึงมือผู้รับ) คือ ระหว่างทางเดินของเจ้า CD แผ่นนี้ ถูกส่งมา Keyword คือ อ. beeman คือใคร จะต้องถูกรู้โดยคนที่เกี่ยวข้องทุกคน เอกสารจึงมาได้ถูกทางครับ
นี่แหละครับคือ Tacit Knowledge หรือ เคล็ดลับของคนเดินเอกสารมน.ครับ (มีสภากาแฟพูดคุยเรื่องความรู้ในการเดินเอกสารที่เป็นภาคปฏิบัติล้วนๆ)
ความเห็น (7)
เป็น Tacti ที่ยอดเยี่ยมมาก ๆ เลยครับ.
ถ้าผู้บริหารหรือผู้กำหนดแผนงานได้รู้คงมีประโยชน์มาก ๆ เลยครับ
- ผมรู้จักคนเดินหนังสือคนหนึ่ง ระหว่างทางที่ผมเดินผ่านพวกเขา เขาก็จะทักผม
- พอผมมีเวลาก็จะไปพูดคุยด้วย และได้สอบถามถึงวิธีการเดินหนังสือ พวกเขาจึงเล่าให้ฟัง ผมก็เก็บเป็นความรู้เอาไว้ พอวันหนึ่งต้องการใช้ ผมก็หยิบยกมาเป็นเรื่องเล่าได้ครับ
- ผมเข้าไปอ่านประวัติของ คุณปภังกร แล้ว น่าสนใจมาก
- วันหน้าหากมีโอกาส คงได้พูดคุยเรื่องการเข้าไปช่วยงานชาวบ้านในการเชื่อมโยงความสำเร็จของที่แห่งหนึ่งไปยังที่อีกแห่งหนึ่งครับ (OTOP)
- ผมได้ทำงานแบบนี้มาระดับหนึ่ง และความลับที่ไม่มีในประวัติของผม คือ ผมจบบริหารธุรกิจด้วยครับ
- ถอดบทเรียนความรู้ได้ดีมากๆ เลยครับ
- ตอนก่อนจะจ่าหน้า ผมคิดด้วยความรวดเร็วว่า แผ่นนี้ของ BEEMAN แล้วมือก็เขียนไปโดยความรวดเร็ว แบบอัติโนมัติ แต่พอเขียนเสร็จก็นึกอยู่เหมือนกัน ว่าเจ้าหน้าที่เค้าจะรู้ไหม หรือเขียนว่า อ.สมลักษณ์ดี แต่ก็คิดว่าอาจารย์จะมารับเอง
- ตอนที่บอกอาจารย์ว่าจะเขียนรูปลงซีดีให้นั้น ในใจก็นึกเสียใจอยู่ว่า เราเอาแต่ความสะดวกของเราผู้เดียว เขียนแผ่นเสร็จบอกให้อาจารย์มาติดต่อรับที่สำนักงานเลขาฯ สำนักหอสมุด เพราะคิดว่าตัวเองไม่ค่อยอยู่นิ่ง ไปโน่นมานี่อยู่ตลอดวัน ก็เลยคิดแต่เพียงว่าฝากไว้ที่สำนักงานเลขาจะสะดวกกว่า ไม่ได้นึกว่าควรจะส่งไปถึงมืออาจารย์จะสะดวกกว่า
- ตอนเขียนแผ่นเสร็จก็ให้เจ้าหน้าที่ขึ้นมารับ และไม่ได้สั่งอะไร แต่ผมว่าความเป็นมืออาชีพของผู้ประสานงาน และคนเดินหนังสือของทั้งสองหน่วยงาน อ้อ น่าจะเป็น 3 เพราะส่งไปงาน QA ด้วย ที่ช่วยกู้หน้าให้ผมโดยส่งซีดีไปถึงมืออาจารย์ทั้งสองท่าน ตอนที่ตูนโทรมาผมแอบยิ้มอยู่ในใจว่าโชคดีจังที่เรามีมืออาชีพอยู่ในสำนักหอสมุดครับ
- ข้อคิดเห็นของอ.หนึ่ง ช่วยเติมเต็มได้ดีมากเลยครับ
- บันทึกนี้เขียนเป็นกำลังใจให้ผู้ที่ปิดทองหลังพระ คือคนเดินหนังสือ และผุ้ประสานงานต่างๆ ครับ
- งานจะสำเร็จได้ต้องอาศัยบุคลากรที่มีคุณภาพเหล่านี้แหละครับ
- ให้กำลังใจซึ่งกันและกัน งานจะสำเร็จได้ครับ
ขอรับรองว่าบุคลากรของสำนักหอสมุดทุกคนรู้จักbeeman ค่ะ สำหรับเจ้าหน้าที่เดินหนังสือของสำนักหอสมุด ชื่อคุณวราภรณ์ วงศ์จำปา พวกเราเรียกกันว่าพี่ตุ้ม ใครมีอะไรส่งไปหน่วยงานไหนวางไว้ที่โต๊ะเค้าได้เลยค่ะ ใครจะให้ไปรับเอกสารอะไรที่ไหนเขียนจดหมายน้อยวางไว้บนโต๊ะได้เลยค่ะ รับรองว่าสำเร็จตามจุดประสงค์ทุกประการ พี่ตุ้มเป็นขวัญใจของคนหอสมุดเช่นกันค่ะ
- ขอบคุณ คุณสุนิสาอีกคนที่มาช่วยเติมเต็มครับ
- ค่อยๆ เฉลยทีละประเด็น ทำให้เห็นการทำงานที่เป็นระบบซ่อนอยู่ครับ
- Beeman at NU ดังมาก ๆ ครับ ไม่ใช่แค่ใน NU เท่านั้นนะครับ.....อิอิ