ความจำเป็นในการทำแผนอัตรากำลัง (2)

ประโยชน์ของการทำแผนอัตรากำลัง

ประโยชน์ต่อผู้บริหารของหน่วยงาน

                1.  ผู้บริหารสามารถทำแผนงาน แผนคน แผนเงิน ในแผนเดียวกัน

                2.  ผู้บริหารสามารถทำแผนหมุนเวียนกำลังคนในส่วนที่เกิน/ขาด ทำให้เกิดการใช้คนอย่างมีประสิทธิภาพ

                3.  ผู้บริหารสามรถเตรียมคนที่มีความชำนาญ/เชี่ยวชาญ เพื่อวางเส้นทางความก้าวหน้าให้กับข้าราชการได้อย่างเหมาะสม

ประโยชน์ต่อหน่วยงานการเจ้าหน้าที่

                1.  สามารถวิเคราะห์อัตรากำลังได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำขึ้น และมีประสิทธิภาพ

                2.  ประหยัดเวลา คน ค่าใช้จ่าย และทรัพยากรในการดำเนินการด้านการวิเคราะห์อัตรากำลัง

ประโยชน์ต่อข้าราชการ

                1.  ข้าราชการไม่ต้องวิ่งเต้นเสนอผลงานเพื่อขอปรับระดับตำแหน่งทุกปี

                2.  เห็นเส้นทางความก้าวหน้าของตำแหน่งได้อย่างชัดเจน

                3.  หมดปัญหาความกังวลในการเตรียมตัวเข้าสู่ตำแหน่ง

                4.  ประหยัดเวลาการทำผลงานและเพิ่มเวลาการปฏิบัติหน้าที่ให้ราชการมากขึ้น

สิ่งที่ควรคำนึงและข้อควรระวังในการกำหนดอัตรากำลัง

สิ่งที่ควรคำนึงในการกำหนดแผนอัตรากำลัง

                1.  การศึกษารายละเอียดวิเคราะห์และพิจารณาต้องทำในรูปของคณะกรรมการระหว่างหน่วย  สำนักงาน ก.ก. และ กกจ.  และให้เข้าถึงเจ้าหน้าที่ให้มากที่สุด

                2.  การสำรวจข้อมูล ต้องให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องที่สุดจากแต่ละหน่วยงานต้องไม่ปิดบัง หรือจ้องจับผิดกัน

                3.  รู้ถึงขอบเขตการปรับปรุงส่วนราชการว่าจะทำได้แค่ไหน

                4.  กำหนดหน้าที่/ภารงานให้ชัดเจน อย่าให้มีการซ้ำซ้อนกัน

ข้อควรระวังในการจัดทำแผนอัตรากำลัง

ก.  ด้านการเตรียมตัวของผู้วิเคราะห์

                1.  ผู้วิเคราะห์ต้องมีความรู้ในหลักวิชาที่เกี่ยวของในการวิเคราะห์แผนอัตรากำลัง เช่น หลักการกำหนดตำแหน่ง  หลักการบริหารงานบุคคล  หลักการแบ่งส่วนราชการ  หลักการทำมาตรฐานงาน ฯ

                2.  ผู้วิเคราะห์ต้องมีข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับหน่วยงานที่จะเข้าไปจัดอัตรากำลัง โดยศึกษาจากเอกสาร ถามจากเจ้าหน้าที่ที่ปฏิบัติงาน หรือผู้บริหารหน่วยงาน

                3.  ต้องศึกษาล่วงหน้าและวางกรอบการวิเคราะห์ในเรื่องต่าง ๆ และกำหนดวัตถุประสงค์การจัดทำแผนอัตรากำลัง จัดทำข้อมูลอย่างเป็นระบบ

                4.  ต้องยึดถือประโยชน์ของทางราชการเป็นหลักสำคัญ  ในการจัดทำแผนอัตรากำลัง

ข.  การตั้งคณะทำงานการการติดต่อประสานงานกับหน่วยงาน

                1. คณะทำงานจะมี  2  ระดับ  คือ  ระดับ  Working Group  เป็นผู้ลงมือทำงานร่วมกับหน่วยงานในการเก็บข้อมูล วิเคราะห์และนำเสนอต่อ  Reviewing Group  ซึ่งจะให้ความเห็นชอบในสิ่งที่เสนอมา

                2.  มีการประสานงานกับหน่วยงานอย่างเป็นขั้นตอนและเป็นระบบ

                3.  เมื่อผลการศึกษากระทบเรื่องใด ต้องหยั่งเสียงผู้เกี่ยวข้องและหาวิธีการแจ้งและแก้ปัญหาร่วมกัน

ค.  การมองปัญหาและวิธีการวิเคราะห์ของเจ้าหน้าที่

                1.  ผู้วิเคราะห์ต้องมองภาพรวมของหน่วยงานทั้งหมด ต้องดูถึงระบบบริหารภายในหน่วยงาน ระบบการบริหารงานบุคคล ดูว่ามีปัญหาอะไร จะแก้อย่างไร

                2.  ผู้วิเคราะห์ต้องเข้าใจแผนงานของหน่วยงาน

                3.  ต้องให้ความสนใจกับการคำนวณหามาตรฐานการทำงานในแต่ละงาน

                4.  ต้องคำนึงระบบงานด้วยว่าจะปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพดีกว่าเดิมได้อย่างไร