ความจำเป็นในการทำแผนอัตรากำลัง

ความจำเป็นในการทำแผนอัตรากำลัง

1.  การวางแผนอัตรากำลัง  เพื่อแก้ปัญหาเรื่องการกำหนดตำแหน่งและการปรับระดับตำแหน่ง ต้องดำเนินการในภาพรวมทั้งหน่วยงาน เน้นถึงโครงสร้าง วัตถุประสงค์และขอบเขตหน้าที่ของหน่วยงาน ให้สอดคล้องกับนโยบาย โครงการ และแผนงานของหน่วยงาน โดยกำหนดเป็นแผนอัตรากำลังล่วงหน้า 3/5 ปี

2.  ต้องมีแผนกำลังคนให้สอดคล้องกับแผนพัฒนากรุงเทพมหานคร และแผนงบประมาณ (แผนงบแบบ PPB : Planning Programming Budgeting) การกำหนดอัตรากำลังคนต้องสอดคล้องกับแผนงาน โครงการ แผนงบประมาณ  ในลักษณะแผนแบบผสมผสาน (integration) (แผนงาน+แผนเงิน+แผนกำลังคน)

3.  การทบทวนตรวจสอบหน้าที่ความรับผิดชอบ (Post Audit) การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่ง (Position Description) และการเกลี่ยงานและเกลี่ยคน (Redeployment)  เพื่อป้องกันปัญหาหน้าที่ซ้ำซ้อน  คนล้นงาน และกำลังคนไม่เพียงพอของหน่วยงาน

4.  เพื่อแก้ปัญหาในการบริหารงานบุคคลที่จะต้องปรับปรุงแก้ไขทั้งระบบไปพร้อม ๆ กัน ทั้งหน้าที่ของหน่วยงาน โครงการ ระบบงาน การกำหนดตำแหน่ง และการปรับระดับตำแหน่ง

วัตถุประสงค์ของการจัดทำแผนอัตรากำลัง

1.  การปรับปรุงหน้าที่ความรับผิดชอบ เป็นการกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของส่วนราชการให้ชัดเจนไม่ซ้ำซ้อนทั้งในหน่วยงานและระหว่างหน่วยงาน เพื่อให้รู้ว่าช่วงเวลาในช่วงเวลาหนึ่ง หน่วยงานมีบทบาทหน้าที่อย่างไร

2.  การปรับปรุงส่วนราชการและการจัดระบบงาน  โดยพิจารณาว่าส่วนราชการเดิมเหมาะสามหรือไม่ มีปัญหาอุปสรรคอะไร ระบบงานถูกต้องเหมาะสมหรือควรปรับปรุงอะไรบ้าง

3.  ตรวจสอบการกำหนดตำแหน่งและการใช้คน (Post Audit)  เป็นการตรวจสอบทั้งจำนวน  ระดับและสายงาน เพื่อดูว่าการมอบหมายหน้าที่งานเป็นไปตามที่ ก.ก. กำหนดหรือไม่ มีการใช้คนไม่ตรงกับตำแหน่งที่ ก.ก. กำหนดบ้างไหม

4.  การกำหนดกรอบอัตรากำลัง  พิจารณาว่าในระยะเวลาข้างหน้า (3 / 5ปี) หน่วยงานมีโครงการหรือแผนงานเรื่องใด ต้องใช้คนเท่าไร ระดับใดบ้าง ให้สอดคล้องกับมาตรการจำกัดกำลังคนภาครัฐ

5.  ปรับปรุงหลักเกณฑ์และมาตรฐานการวิเคราะห์ตำแหน่ง  โดยให้แต่ล่ะส่วนราชการซึ่งเป็นผู้ที่มีความเข้าใจในหน้าที่การงานดี มีส่วนร่วมในการกำหนดหลักเกณฑ์ จะช่วยให้กระบวนการกำหนดตำแหน่งมีประสิทธิภาพและได้มาตรฐานเหมาะกับส่วนราชการนั้นๆ

6.  การจัดทำรายละเอียดหน้าที่ความรับผิดชอบ (Job Description)  เพื่อใช้เป็นหลักฐานว่าตำแหน่งใดมีหน้าที่การงานอะไรบ้าง  ทำให้สะดวกในการพิจารณาวิเคราะห์ตำแหน่ง การตรวจสอบการกำหนดตำแห่ง และเป็นคู่มือในการมอบหมายงานด้วย

7.  สร้างความก้าวหน้าในสายอาชีพต่าง ๆ   เป็นการศึกษาว่าในแต่ละสายงานมีปัญหาอะไร จะแก้ปัญหาด้วยวิธีใดเพื่อให้ทุกสายงานมีทางก้าวหน้าได้ตามความเหมาะสม

8.  สร้างและรักษานักวิชาการไว้ในระบบราชการ  มีการนำหลักเกณฑ์การกำหนดตำแหน่งโดยพิจารณาผลงานทางวิชาการ สร้างความก้าวหน้าในสายงาน  โดยใช้หลักเกณฑ์เช่นเดียวกับการกำหนดตำแหน่ง ศ. ในมหาวิทยาลัย

                -  ต้องเป็นผู้เชี่ยวชาย/ชำนาญการ ใช้ความรู้อย่างลึกซึ้งและกว้างขวาง มีประสบการณืและระยะเวลาปฏิบัติงานต่อเนื่องกัน

                -  ปฏิบัติงานโดยอิสระเป็น ปฏิบัติงานด้วยตนเองมากกว่า 80 %

                -  ลักษณะงานเป็นการวิเคราะห์วิจัยทางวิชาการระดับสูง/ถ่ายทอดคามรู้/พัฒนาการทางด้านวิชาการ

                -  กำหนดขึ้นตามความจำเป็นอย่างยิ่งเพื่อประโยชน์ทางราชการ

                -  กำหนดหน้าที่ไว้อย่างแน่นอนเป็นรายตำแหน่ง

                -  มีระบบการเข้าสู่ตำแหน่ง ระบบการเลื่อนตำแหน่ง การยุบเลิกและถ่ายเท เป็นตำแหน่งที่กำหนดเป็นการเฉพาะตัว ประเมินผลงานเป็นระยะ ๆ

                -  มีระบบการติดตามผลงาน หากไม่สามารถปฏิบัติได้ ต้องมีการโยกย้ายหรือยุบเลิกตำแหน่ง

                -  การวัดผลงานใช้คณะคณะกรรมการผู้ทรงคุณวุฒิพิจารณาจากผลงานย้อนหลัง

9.  การปรับปรุงหน่วยงานการเจ้าหน้าที่ เป็นสิ่งที่ต้องทำควบคู่กับการวางแผนอัตรากำลัง  ซึ่งหน่วยงานการเจ้าหน้าที่จะต้องเป็นผู้รับช่วงงานและดูแลให้เป็นไปตามแผนอัตรากำลัง โดยต้อง

                -  ตรวจสอบระบบการบริหารงานบุคคลมีอะไรต้องทำบ้าง มีปัญหาอย่างไร และต้องปรับปรุงอะไร

                -  ปรับปรุงระบบการบริหารงานบุคคลทั้งงานประจำและงานวิชาการ

                -  ต้องมีบุคลากรที่เข้มแข็ง มีความรู้ ความเข้าใจเรื่องการบริหารงานบุคคลเป็นอย่างดี

เนื้อหาข้างต้นนี้ เป็นการอ่านสรุปจากเอกสารที่พี่สาวคนดีให้มาอ่านเตรียมสอบเปลี่ยนระดับของผม คิดว่า อ่านแล้วสรุปแล้วเข้าใจแบบนี้ น่าจะได้นำความรู้และความเข้าใจมาเผื่อแผ่นไว้บ้าง แต่ก็จนปัญญาที่จะอ้างอิงถึงแหล่งที่มา ด้วยเหตุว่า เอกสารนี้มิได้ระบุ ผู้เขียน ปีที่พิมพ์ หรืออะไรอื่นใดเลย น่าจะมาจากการอ่านสรุปอีกทีนึงเช่นกันนะ 

แต่ยังไม่จบแค่นี้จะครับ ยังมีต่ออีก 1 ตอนแต่คงเป็นบันทึกหน้านะครับ...