เวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของสมาชิกเครือข่าย UKM ครั้งที่ ๓/๒๕๔๘
เวทีเสวนาแลกเปลี่ยนเปลี่ยนเรียนรู้ของสมาชิกเครือข่ายการจัดการความรู้ระหว่างมหาวิทยาลัย (UKM) ครั้งที่ ๓/๒๕๔๘ จัดขึ้นระหว่างวันที่ ๑-๓ กันยายน ๒๕๔๘ ณ โรงแรมเจริญธานีปริ้นเซส จังหวัดขอนแก่น ซึ่งสมาชิก UKM ประกอบด้วย ๕ มหาวิทยาลัย คือ มหาวิทยาลัยมหิดล, มหาวิทยาลัยสงขลา นครินทร์, มหาวิทยาลัยมหาสารคาม, มหาวิทยาลัยนเรศวร และมหาวิทยาลัยขอนแก่น ซึ่งเป็นเจ้าภาพการจัดงานในครั้งนี้ และยังมีมหาวิทยาลัยราชภัฏมหาสารคาม แจ้งความจำนงที่จะสมัครเข้าเป็นสมาชิก UKM ด้วย ซึ่งตามข้อตกลงของ UKM กำหนดไว้ว่า มหาวิทยาลัยที่ต้องการเข้าร่วมเป็นสมาชิกใหม่ จะต้องเข้าร่วมสังเกตการณ์ในการจัดกิจกรรม UKM ก่อนที่จะตัดสินใจสมัครเข้าร่วม ดังนั้น ในครั้งนี้ มหาวิทยาลัยราชภัฏมหาสารคาม จึงเป็นพียงผู้สังเกตการณ์
เวทีเสวนา UKM ในครั้งนี้ เป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเรื่อง “การแลกเปลี่ยนเรียนรู้การบริหารงาน ด้านการเงิน-การคลัง, พัสดุ และการบริหารงานบุคคล” โดยมีผู้เข้าร่วมงานเสวนาทั้งสิ้น ๙๔ คน ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อให้บุคลากรของสมาชิกเครือข่ายทั้งที่เป็นผู้มีส่วนในการปฏิบัติงานโดยตรง และส่วนของผู้ใช้ (User) ได้มีโอกาสแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ประสบการณ์ มุมมอง ปัญหา อุปสรรค อันอาจจะนำไปสู่การเสนอแนวทางปฏิบัติเพื่อแก้ไขปัญหาข้อขัดข้องต่างๆ เป็นตัวอย่างให้มหาวิทยาลัยที่เป็นสมาชิกเครือข่ายได้นำไปประยุกต์ใช้ต่อไป
โดยกิจกรรมในวันแรก เป็นการประชุมร่วมกันระหว่างทีมงานเจ้าภาพในการจัดงาน, คณะผู้บริหาร UKM ทั้ง ๕ มหาวิทยาลัย และ ๑ มหาวิทยาลัยผู้สังเกตการณ์ รวมทั้งตัวแทนจาก สคส. เพื่อเตรียมงาน เตรียมความพร้อม และประชุมปรึกษาหารือในเรื่องการบริหารจัดการเครือข่ายจัดการความรู้ระหว่างมหาวิทยาลัย ซึ่งได้มีการทบทวนบทบาท, วัตถุประสงค์, การดำเนินการ, การประสานงาน และการบริหารจัดการร่วมกัน โดยผลการประชุมสรุปได้ว่า วันที่ ๒ ระหว่างที่มีการเสวนาในห้องประชุมใหญ่นั้น ทีมบริหาร UKM จะใช้ห้องประชุมเล็กเพื่อประชุมระดมความคิดในประเด็นต่างๆ ดังนี้ ๑. Revise ชื่อเครือข่ายและวัตถุประสงค์หลัก ๒. Revise วิธีการดำเนินการที่จะเกิดผล แต่ออกแรงน้อย ๓. IT Tools ๔. กำหนด KPI หรือ Self-Assessment Criteria
สำหรับกระบวนการเสวนาเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในห้องประชุมใหญ่ในวันที่ ๒ เริ่มแรกได้มีการแบ่งกลุ่มเป็น ๕ กลุ่มย่อย เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้โดยผ่านการเล่าเรื่องที่เกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานที่ภาคภูมิใจ ใน ๓ ด้าน คือ ด้านการเงิน-การคลัง จำนวน ๒ กลุ่ม, ด้านพัสดุ จำนวน ๑ กลุ่ม และด้านการบริหารงานบุคคล จำนวน ๒ กลุ่ม โดยให้แต่ละคนเขียนประเด็นของเรื่องเล่าลงบัตรคำ คนละ ๒-๓ ประเด็น เพื่อแลกเปลี่ยนในกลุ่ม หลังจากนั้น ให้แต่ละกลุ่มช่วยกันคิดว่า จากเรื่องเล่าที่สมาชิกของกลุ่มย่อยเล่ามานั้น มีเรื่องอะไรบ้าง และแต่ละเรื่องเล่ามีประเด็นแนวปฏิบัติ ที่ดีอย่างไรบ้าง ( How to / Best Practice ) พร้อมทั้งให้ช่วยกันเลือกเรื่องเล่าที่ดีที่สุด หรือเรื่องเล่าที่มีแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดของกลุ่มย่อยออกมากลุ่มละ ๑ เรื่อง เพื่อนำเสนอให้กลุ่มใหญ่ฟัง ต่อจากนั้น ให้แต่ละกลุ่มย่อยช่วยกันคิดระดมสมองแลกเปลี่ยนเรียนรู้และกำหนด Passion Plan ของเรื่องเล่าที่ดีที่สุดของกลุ่มร่วมกัน แล้วจึงมานำเสนอในที่ประชุมกลุ่มใหญ่ต่อไป
โดยบรรยากาศของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ จากที่ได้สังเกตการณ์ พบว่า ช่วงของการเล่าเรื่องแต่ละคนจะเล่าได้ค่อนข้างดี ซึ่งวิธีการนำบัตรคำมาใช้เพื่อเขียนประเด็นที่จะเล่าเรื่องก่อนทำให้แต่ละคนสามารถเล่าเรื่องได้ดีมากขึ้น แต่คุณลิขิตประจำกลุ่มของทุกกลุ่ม ไม่ได้จดบันทึกเรื่องเล่าเหล่านั้นไว้เลย และที่สำคัญอีกประเด็นหนึ่ง คือ มีการนำคำว่า How to หรือแนวปฏิบัติที่ดีมาใช้ในช่วงของการสกัดขุมความรู้จากเรื่องเล่า ทำให้ผู้เข้าร่วม เข้าใจความหมายของการสกัดขุมความรู้ออกมาจากเรื่องเล่าได้ดี แต่คำหรือประโยคที่แต่ละกลุ่มใช้ในการสกัดขุมความรู้ ยังเป็นการสรุปประเด็นใหญ่ๆ ทำให้ช่วงของการนำเสนอ จึงเป็นการนำเสนอเฉพาะประเด็นความรู้ใหญ่ๆ มากกว่าความรู้ที่เป็น Tacit Knowledge แต่ “คุณกิจ” ทั้ง ๕ กลุ่ม ต่างรู้สึกดีใจที่ได้มีโอกาสมาพูดคุยแลกเปลี่ยนกับผู้ที่ทำงานในหน้าที่การงานใกล้เคียงกันตนเอง แต่คนละมหาวิทยาลัยเท่านั้น ทำให้การพูดคุยแลกเปลี่ยนมีบรรยากาศของความเข้าใจและชื่นชมยินดีร่วมกัน เป็นการพูดคุยแลกเปลี่ยนประสบการณ์ของคนที่เรียกได้ว่า อยู่ในอาชีพเดียวกัน ทำให้เข้าใจหัวอกเดียวกันได้เป็นอย่างดี มีบางคนพูดออกมาเลยว่า “เป็นการประชุมที่ดีมาก รู้สึกสนุก ไม่เครียด ได้มีโอกาสแลกเปลี่ยนเรียนรู้ลักษณะงานในสิ่งที่ตรงหรือใกล้เคียงกับการทำงานของตนเองได้ดีมาก รวมทั้งได้เรียนรู้วิธีการหรือเทคนิคการทำงานแบบใหม่ๆ ซึ่งสามารถนำไปปรับใช้ได้”
สำหรับในวันที่ ๓ ได้มีการให้ตัวแทนของแต่ละมหาวิทยาลัย นำเสนอผลการดำเนินการ KM กับการบริหารงานวิจัย ซึ่งเป็นผลต่อเนื่องจากการประชุม UKM ครั้งที่ ๒ ที่จังหวัดพิษณุโลก ว่าแต่ละมหาวิทยาลัย ได้ดำเนินการหรือมีความคืบหน้าอย่างไรในด้านการบริหารจัดการงานวิจัย และสุดท้ายเป็นการนำเสนอผลการประชุมกลุ่มของทีมบริหาร UKM ซึ่งได้แบ่งออกเป็น ๒ กลุ่มย่อย คือ กลุ่มบริหารเครือข่ายการจัดการความรู้ระหว่างมหาวิทยาลัย และ กลุ่ม IT ซึ่งสามารถสรุปได้ดังนี้ คือ ในส่วน IT จะมีการจัดทำ Homepage ชื่อ thaiukm.org เพื่อใช้เป็นคลังความรู้และ Link ระหว่างมหาวิทยาลัย โดยจะเปิดใช้ได้ในวันที่ ๑ ตุลาคม ๒๕๔๘ นี้ และในระยะแรก อาจารย์วิภัทร ศรุติพรหม จากมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ จะเป็นผู้ดำเนินการดูแลบริหารจัดการให้ พร้อมทั้งจะมีการจัดทำ Mailing List สำหรับการติดต่อระหว่างกันได้ง่ายขึ้นด้วย โดยขอให้ฝ่าย IT ของแต่ละมหาวิทยาลัยรับผิดชอบในการดำเนินการหรือการประชาสัมพันธ์ Homepage ให้บุคลากรของมหาวิทยาลัยได้รับทราบต่อไป
ส่วนผลการประชุมของทีมบริหาร UKM สรุปได้ดังนี้ คือ เครือข่าย UKM ต้องมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้โดยใช้ IT และ Blog เป็นส่วนใหญ่ และสำหรับการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในระดับมหาวิทยาลัย จะเน้นการแลกเปลี่ยนของกลุ่มสายสนับสนุนมากขึ้น และต้องมีการประชาสัมพันธ์หรือเชิญชวนให้สายอาจารย์หรือผู้บริหารเข้ามามีส่วนร่วมในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกันให้มากขึ้นด้วย และสำหรับในส่วนของการประเมินโครงการ UKM จะมีวิธีการประเมินโดยทีมประสานงานเครือข่ายจะไประดมความคิดกำหนด TOR ของ External Evaluation ร่วมกัน โดย สคส. จะสนับสนุน เฟ้นหาผู้เชี่ยวชาญมาทำ Empowerment Evaluation สำหรับเดินคู่ขนานไปกับการดำเนินการจัดการความรู้เพื่อพัฒนาคน, พัฒนางาน, พัฒนาองค์กรของแต่ละมหาวิทยาลัย
และการประเมินตนเองของเครือข่าย UKM
สำหรับการประชุมครั้งต่อไป ของเครือข่าย UKM จะจัดขึ้นในวันที่ ๖-๗ มกราคม ๒๕๔๙ ณ จังหวัดมหาสารคาม ซึ่งจะเป็นความร่วมมือและเป็นเจ้าภาพร่วมกันของมหาวิทยาลัยในจังหวัดมหาสารคาม คือ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม และมหาวิทยาลัยราชภัฏมหาสารคาม โดยมีการกำหนดหัวข้อในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเรื่อง “แนวทางในการบูรณาการ ระบบคุณภาพ”
และสุดท้าย เป็นการ AAR หรือ After Action Review แต่เนื่องจากเวลาค่อนข้างจำกัด ไม่สามารถที่จะ AAR ได้ทุกคน จึงได้มีการเลือกตัวแทนมหาวิทยาลัยละ ๑-๒ คน เพื่อมา AAR แทน ส่วนคนอื่นๆ ได้ขอให้ AAR ทาง Blog ต่อไป
ข้อสังเกตเพิ่มเติมที่ได้จากการเข้าร่วมประชุม UKM ๓ ในครั้งนี้ คือ เครือข่าย UKM เริ่มจับทิศทางและวัตถุประสงค์หลักของโครงการ UKM ได้ชัดเจนมากขึ้น และสมาชิกแต่ละมหาวิทยาลัย รู้สึกว่า เครือข่ายหรือโครงการ UKM นี้ เป็นของสมาชิกทุกคน ไม่ใช่ของ สคส. โดย สคส. เข้าไปยุ่งเกี่ยวหรือครอบงำน้อยมาก สคส. ทำหน้าที่เป็นเพียงผู้สนับสนุนส่งเสริมมากกว่า แต่สิ่งที่ผู้เขียนอยากเห็นมากที่สุด คือ การที่แต่ละมหาวิทยาลัยมีการดำเนินการจัดการจัดความรู้ แบบบูรณาการให้เป็นเนื้อเดียวกับงานประจำ ทั้งภายในมหาวิทยาลัย และการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ข้ามหน่วยงาน และข้ามมหาวิทยาลัย โดยใช้เครื่องมือ IT ให้เป็นประโยชน์มากที่สุด เพื่อบรรลุสู่เป้าหมายร่วมกัน คือ เกิดการพัฒนาการทำงานที่ดี มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น
