เมื่อวันที่ 14 มิถุนายน 2549 ศึกษานิเทศก์ เราพากันทำ KM เป็นครั้งที่ 3 วันนั้น เราพูดคุยกัน เรื่อง “สาระความรู้จากแบบ ปพ.” โดย รองจันทบูรณ์ เขตการ รับบทเป็น คุณอำนวย มีศึกษานิเทศก์เข้าร่วมวงแลกเปลี่ยนพูดคุยรวม 10 คน โดยศน.จรีพร สามารถ ศน.ที่รับผิดชอบเรื่องงานวัดประเมินผล และคุณอุบล วงษ์ทับแก้ว จากกลุ่มส่งเสริมการจัดการศึกษา เป็นคุณกิจที่ทำหน้าที่ เพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist) ไปด้วยในตัว

          ประเด็นที่ได้จากการพูดคุยในวันนั้น เป็นความรู้ที่แต่ละคนมีในเรื่องของ แบบ ปพ.หรือที่เรียกเต็ม ๆ ว่า “เอกสารประเมินผลตามหลักสูตรการศึกษาขั้นพื้นฐาน” ซึ่งแต่ละคน อาจจะเรียกได้ว่า “รู้แต่ไม่ค่อยมั่นใจว่ารู้จริง หรือรู้ทั้งหมด” และสงสัยว่า ยังมีอะไรอีกไหมที่เรายังไม่รู้เกี่ยวกับ แบบ ปพ. ถ้าเรารู้แล้วจะได้มีความมั่นใจในการไปพูดคุยกับโรงเรียน หรือแนะนำครูที่มีปัญหาในการใช้ได้

          ภายหลังการแลกเปลี่ยนพอจะสรุปได้ว่า จากการที่ใช้หลักสูตรการศึกษาขั้นพื้นฐาน พ.ศ. 2544 กระทรวงศึกษาธิการ มอบให้โรงเรียนมีหน้าที่ดำเนินการวัดและประเมินผลการศึกษาภายในโรงเรียนเอง ดังนั้นเอกสารหลักฐานการศึกษาที่โรงเรียนต้องมี ได้แก่

          ส่วนที่ 1 เรียกว่า เอกสารควบคุม คือ แบบ ปพ.1-3 โรงเรียนต้องทำเรื่องขออนุญาต จัดซื้อมาที่ สพท. (ร.ร.ในสพท.สพ.2 ไปดำเนินการที่ศูนย์ประสานราชการอำเภอได้)

          ส่วนที่ 2 เรียกว่า เอกสารที่โรงเรียนต้องดำเนินการเอง คือ แบบ ปพ. 4-9
                 1) แบบ ปพ.1 คือ ระเบียนแสดงผลการเรียน 
                 2) แบบ ปพ.2 คือ ใบประกาศนียบัตร
                 3) แบบ ปพ.3 คือแบบรายงานผู้สำเร็จการศึกษา
                     เป็นเอกสารสำคัญที่ต้องเก็บรักษาไว้ในที่ปลอดภัยห้ามทำลาย เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบวุฒิการศึกษาของผู้เรียน
                             - ช่วงชั้นที่ 3และช่วงชั้นที่ 4 โรงเรียนจัดทำ 3 ชุด เก็บไว้ที่โรงเรียน, เขตพื้นที่การศึกษา และสพฐ. อย่างละ 1 ชุด ทั้งนี้สถานศึกษาต้องส่งเอกสารให้เขตพื้นที่การศึกษา 2 ชุดเพื่อ ตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่ง สพฐ.
                             - สำหรับช่วงชั้นที่ 1 – 2 ทำเพียงชุดเดียวเก็บไว้ที่โรงเรียนเท่านั้น
                             - กรณีที่กรอกข้อมูลผิด ให้แก้ไขข้อมูลด้วยปากกาสีแดง พร้อมลงลายมือชื่อผู้อนุมัติด้วยปากกาสีดำ/น้ำเงิน
                             - เมื่อกรอกข้อมูลในแบบรายงานครบแล้วให้ขีดเส้นด้วยปากกาสีแดงกลางช่องในบรรทัดต่อมาเพื่อแสดงว่า หมดข้อมูลแล้ว พร้อมลงลายมือชื่อกำกับ ป้องกันการเพิ่มชื่อในภายหลัง
                             - ผลการประเมินการอ่าน คิดวิเคราะห์และเขียน ให้ลงผลประเมิน คือ ดีเยี่ยม ดี ผ่านเกณฑ์การประเมิน 
                             - ผลการประเมินคุณลักษณะอันพึงประสงค์ ให้ลงผลประเมิน คือ ดีเยี่ยม ดี ผ่านเกณฑ์การประเมิน (ดูแนวโน้มพัฒนาการ)
                             - ช่องกิจกรรมพัฒนาผู้เรียน ให้ลงตัวเลขหน่วยที่จัดให้เรียน และหน่วยที่ได้ เช่น 12.0/12.0 ข้อสังเกต การประเมินการอ่าน คิดวิเคราะห์และเขียน โดยทำการประเมินสะสมหลาย ๆ ครั้ง แล้วสรุปสุดท้ายของภาค/ปี ซึ่งสามารถบูรณาการกับการประเมินในวิชาอื่นๆ ได้ เช่นบูรณาการกับวิชาภาษาไทย คณิตศาสตร์ หรืออาจประเมิน ต่างหากโดยสร้างแบบประเมินขึ้นใหม่
                  4) แบบ ปพ.4 คือ แบบแสดงผลการแสดงลักษณะอันพึงประสงค์ สถานศึกษาเป็นผู้กำหนดคุณลักษณะอันพึงประสงค์ และเกณฑ์ที่กำหนด มี 3 ระดับ คือ ดีเยี่ยม ดี ผ่านเกณฑ์การประเมิน 
                  5) แบบ ปพ.5 คือ แบบบันทึกผลการพัฒนาคุณภาพผู้เรียน บันทึกผลการเรียนเป็นรายวิชา
                  6) แบบ ปพ.6 คือ แบบรายงานการพัฒนาคุณภาพผู้เรียนรายบุคคล บันทึกและรายงานพัฒนาการและผลการเรียนรู้ ให้ผู้ปกครองทราบ ควรรายงานภาคเรียนละ 1 ครั้ง 
                  7) แบบ ปพ.7 คือ ใบรับรองผลการศึกษา รับรองผลการเรียนกรณีไม่สำเร็จการศึกษา
                  8) แบบ ปพ.8 คือ ระเบียนสะสม มีข้อมูลเกี่ยวกับนักเรียนทุกด้าน เป็นประโยชน์กับการแนะแนว ส่งต่อให้ใช้ตลอด 12 ปี มีข้อมูลเกี่ยวกับนักเรียนเปลี่ยนแปลงให้บันทึกและลงวันที่กำกับไว้ด้วย          
                 9) แบบ ปพ.9 คือ สมุดบันทึกผลการเรียนรู้ ใช้เป็นหลักฐานการศึกษา ใช้เป็นข้อมูลในการเทียบโอน และใช้เพื่อ สื่อสารให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ (จำเป็นมากสำหรับนักเรียนย้ายโรงเรียนเนื่องจากต้องนำไปเทียบหน่วยกิต)
                          - เป็นหน้าที่โรงเรียนที่รับย้ายต้องนำผลการเรียนมาเทียบโอนให้นักเรียน เวลานักเรียนย้ายโรงเรียน ให้ออกเอกสาร ปพ.1,4,6,8,9 ให้นักเรียนนำไปให้โรงเรียนใหม่

          การจบช่วงชั้นของนักเรียน ให้โรงเรียนออกเอกสารหลักฐานการศึกษาให้นักเรียน ดังนี้ 
                 1) ปพ.1 ช่วงชั้นที่ 1 ทำแต่ไม่ต้องแจกนักเรียน
                 2) ปพ.2 ใบประกาศนียบัตร ปพ.2 : บ หมายถึง จบการศึกษาภาคบังคับ ปพ.2 : พ หมายถึง จบการศึกษา ขั้นพื้นฐาน (ป.6 ไม่ต้องจัดทำให้นักเรียน) จัดทำเฉพาะช่วงชั้นที่ 3 และช่วงชั้นที่ 4 ในกรณีที่นักเรียนทำ ปพ.2 หายมาขอใหม่โรงเรียนออกใบแทนให้ตามแบบที่กระทรวงกำหนด
                 3) ปพ. 4 ( ถ้าจบช่วงชั้นและศึกษาต่อที่อื่น/ย้ายโรงเรียน)
                 4) ปพ.6

          ข้อสังเกตเพิ่มเติม
                           - การกรอกตัวเลขในแบบ ปพ. จะใช้เลขไทยหรืออารบิคก็ได้แต่ให้เหมือนกันทั้งฉบับ
                           - การออกปพ.1 ให้กับนักเรียน จะไม่ให้ตัวจริงไป ต้องถ่ายสำเนา 2 ฉบับ ให้นักเรียน 1 ฉบับ เก็บไว้ที่ ร.ร. 1 ฉบับ ผู้บริหาร ร.ร.คนปัจจุบันลงนามในใบถ่ายสำเนา
                           - ปพ.3 ต้องทำจากเอกสารจริงทั้ง 3 ชุด (จะทำชุดเดียวแล้วถ่ายเอกสารไม่ได้)
                           - การออกเอกสาร ปพ. อื่น ๆ ให้ตัวจริง

          KM ของพวกเราในครั้งหน้า จะเชิญตัวแทนของผู้บริหาร ร.ร. และ ตัวแทนคุณครูจาก ร.ร. ทั้งที่มีปัญหา และไม่มีปัญหาในการใช้ ปพ.มาร่วมพูดคุยกับพวกเราด้วย...เชิญชวนให้ติดตามการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของพวกเราต่อไปนะคะ