กลยุทธ์การบริหารโครงการ
ก่อนอื่นผู้รับผิดชอบโครงการหรือผู้จัดการโครงการจะต้องทำความเข้าใจในองค์ความรู้เกี่ยวกับโครงการเสียก่อนว่าโครงการเป็นลักษณะอย่างไรและมีองค์ประกอบใดเข้ามาเกี่ยวข้องบ้าง เมื่อกล่าวถึงโครงการ (Project) มักจะหมายถึงกิจกรรมที่ไม่ใช่ส่วนที่เป็นงานประจำและเป็นกิจกรรมที่มีจุดประสงค์ที่ชัดเจนในการดำเนินการ ซึ่งกิจกรรมดังกล่าวจะต้องสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ขององค์กร การบริหารโครงการจึงเป็นกระบวนการที่เกี่ยวกับการวางแผน การนำแผนไปสู่การปฏิบัติ การตรวจสอบควบคุมและการปรับปรุงพัฒนา ซึ่งเป็นการสร้างความสมดุลภายใต้เงื่อนไขสามประการ คือ เวลา (Time) งบประมาณ (Budget) และคุณภาพ (Quality) เพื่อให้เกิดความสำเร็จอย่างใดอย่างหนึ่งตามความต้องการขององค์กร
การบริหารโครงการ (Project Management) โดยทั่วไปจะมีกระบวนการที่เกี่ยวข้องอยู่ 5 ขั้นตอน เริ่มจากการกำหนดโครงการ การวางแผน การนำแผนไปสู่การปฏิบัติ การสิ้นสุดและการประเมินโครงการ ซึ่งมีรายละเอียด ดังต่อไปนี้
1. การกำหนดโครงการ (Defining the Project)
ก่อนดำเนินโครงการใดๆจะต้องทราบความชัดเจนในขอบเขต (Scope) ของโครงการ ซึ่งจะต้องกำหนดแน่นอนเป็นลายลักษณ์อักษร โดยทั่วไปจะเรียกว่า “Terms of Reference, TOR” หรือ “Project Brief” การกำหนดรายละเอียดเบื้องต้นจะแสดงถึงเจตนารมณ์ของโครงการ การใช้ทรัพยากรต่างๆและข้อจำกัดที่ควรระมัดระวัง นอกจากนั้นการกำหนดโครงการจะทำให้ทราบถึงเจ้าของโครงการ ผู้สนับสนุนและผู้รับผิดชอบในโครงการดังกล่าว
2. การวางแผนโครงการ (Project Planning)
เมื่อทราบขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการ ก็จะนำไปสู่การวางแผนได้ การวางแผนจะต้องคำนึงถึงเงื่อนเวลาและงบประมาณเป็นสำคัญ การกำหนดตารางเวลา (Schedule) และลำดับความสำคัญของงาน (Sequence) จะช่วยให้การบริหารโครงการมีความชัดเจนขึ้น ปัจจัยเสี่ยงต่างๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของโครงการ เช่น สภาพภูมิอากาศ ภัยธรรมชาติ การเคลื่อนย้ายแรงงานและการเปลี่ยนแปลงต่างๆจะต้องนำมาพิจารณาประกอบการวางแผนโครงการ
3. การนำแผนไปสู่การปฏิบัติ (Implementing the Project)
เป็นจุดเริ่มต้นของโครงการที่เปลี่ยนจากการคิดการวางแผนไปสู่การปฏิบัติจริง ผู้จัดการโครงการจะต้องยึดแบบแผนที่กำหนดเป็นเครื่องนำทางในการดำเนินงานให้เป็นไปด้วยความราบรื่นและมีประสิทธิภาพ แต่บางครั้งแผนซึ่งได้ถูกกำหนดในเบื้องต้นอาจถูกปรับเปลี่ยนตามความจำเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์จริงที่เกิดขึ้นภายหลังได้
4. การสิ้นสุดโครงการ (Completing the Project)
การปิดโครงการเป็นจุดมุ่งหมายสุดท้ายของการบริหารโครงการ การส่งมอบโครงการให้แก่ลูกค้าไม่เพียงแต่ส่งมอบทางกายภาพเท่านั้น การฝึกอบรมให้แก่ผู้ใช้ประโยชน์จากโครงการ จึงมีความจำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งโครงการที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีสมัยใหม่ บางครั้งการส่งมอบโครงการอาจเกิดความคาดเคลื่อนไม่ตรงตามความคาดหวังของลูกค้า กรณีลักษณะนี้การกำหนดโครงการและการวางแผนที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งการสื่อสารที่ดีและการกำหนดรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษรจะช่วยลดความขัดแย้งกับลูกค้าได้ สิ่งสำคัญที่สุดต้องไม่ลืมว่าการปิดโครงการคือ การสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า
5. การประเมินโครงการ (Evaluating the Project)
โดยทั่วไปการประเมินโครงการจะกระทำเมื่อสิ้นสุดโครงการ แต่บางครั้งก็อาจทำการประเมินได้ในระหว่างดำเนินโครงการ ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของการประเมิน ที่สำคัญผู้ประเมินโครงการจะต้องกำหนดจุดประสงค์ให้ชัดเจนก่อนทำการประเมิน การออกแบบและวางแผนที่ดีจะช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการประเมิน ซึ่งการประเมินจะเกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่างๆ เช่น การเก็บข้อมูล การวิเคราะห์และการรายงานผล เป็นต้น
กระบวนการทั้งห้าขั้นตอน เป็นกลยุทธ์นำไปสู่ความสำเร็จในการบริหารโครงการ โดยอาศัยการบริหารจัดการที่เหมาะสม เพื่อให้เกิดความพึงพอใจใน 3 มิติดังกล่าวคือ เวลา (Time) งบประมาณ (Budget) และคุณภาพ (Quality) ซึ่งถือเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารโครงการ ดังนั้น การส่งมอบโครงการด้วยความพึงพอใจของลูกค้า จึงเป็นกลยุทธ์สำคัญในการสร้างความได้เปรียบเชิงแข่งขัน ซึ่งจะช่วยส่งเสริมให้องค์การประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้ต่อไป
ความเห็น (2)
เยี่ยมเลยค่ะ ขออนุญาติเอาไปใช้ในการแสดงความคิดเห็นของการสัมมนาน่ะค่ะ
ไมตรี สุนทรวรรณ
ยินดีครับ