การรายงานในระบบสารสนเทศที่จำเป็นต่อการพัฒนาการศึกษา
ระบบสารสนเทศ หมายถึง กลุ่มขององค์ประกอบที่มีความสัมพันธ์กันซึ่งทำการรวบรวมประมวลผล,เก็บรักษา และ กระจายสารสนเทศออกไป เพื่อสนับสนุน การควบคุม, การวิเคราะห์, การตัดสินใจ และการวางแผนที่เกิดขึ้นภายในองค์กร กิจกรรมที่เกิดขึ้นในระบบสารสนเทศ ได้แก่ การนำเข้า,การประมวลผล และการนำออก โดยการนำเข้าจะรับและรวบรวมข้อมูลดิบภายในองค์กร หรือ จากสภาพแวดล้อมภายนอก การประมวลผลจะเปลี่ยนข้อมูลดิบ ไปอยู่ในรูปแบบที่มีความหมาย หรือเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน และการนำออก จะนำเอาสารสนเทศที่ได้นั้นไปยังผู้ใช้ หรือ ไปยังกิจกรรมที่ใช้งานสารสนเทศนั้น ๆ นอกจากนี้ระบบสารสนเทศยังต้องการสิ่งป้อนกลับ (Feedback) เป็นสิ่งออกที่ย้อมกลับไปยังตำแหน่งที่เหมาะสมของระบบเพื่อช่วยในการประเมิน และแก้ไข ขั้นตอนนำเข้า หรือประมวลผลสารสนเทศที่จำเป็นต่อการพัฒนาการศึกษามีดังนี้
ระบบสารสนเทศพื้นฐานของสถานศึกษาเป็นการนำเสนอข้อมูลสารสนเทศพื้นฐานทางการศึกษา ของสถานศึกษา ซึ่งสามารถสืบค้นได้ตามหมวดหมู่ เพื่อให้ผู้บริหาร ผู้เกี่ยวข้องใช้ประโยชน์ในการพิจารณาวางแผนพัฒนา ปรับปรุงการจัดการศึกษาของโรงเรียน เขตพื้นที่การศึกษาให้มีประสิทธิภาพ ได้แก่ข้อมูลสถานศึกษา เป็นข้อมูลทั่วไปของสถานศึกษา เช่น ประวัติการก่อตั้ง ข้อมูลอาคารเรียน อาคารประกอบ ข้อมูลสภาพภูมิประเทศข้อมูลชุมชน รายได้ผู้ปกครอง ภูมิปัญญาท้องถิ่นเกียรติประวัติ ของโรงเรียน จุดเด่น จุดด้อย สภาพเศรษฐกิจการเมือง สังคม ความต้องการของชุมชน ปฏิทินปฏิบัติงานของสถานศึกษา ระบบเอกสารที่จำเป็นในสถานศึกษา ข้อมูลนักเรียน ข้อมูลเกี่ยวกับเขตบริการ ข้อมูลเกี่ยวกับสำมะโนนักเรียน
ข้อมูลเกี่ยวกับการบริการนักเรียนขาดแคลน เช่น เสื้อผ้า เครื่องเขียน แบบเรียน อาหารกลางวัน ข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนและประเภทการบริการด้านสุขภาพอนามัย ข้อมูลเกี่ยวกับการบริการแนะแนวข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมเสริมหลักสูตรและพัฒนาเยาวชนข้อมูลเกี่ยวกับทุนการศึกษา ข้อมูลเกี่ยวกับโครงการเสริมความเสมอภาคในโอกาสทางการศึกษา
สถิติการมาเรียนของนักเรียน จำนวนและอัตราซ้ำชั้นของนักเรียนจำนวนและอัตราการออกกลางคันของนักเรียน การจัดกิจกรรมชุมนุมของนักเรียน ข้อมูลบุคลากร เป็นข้อมูลเกี่ยวกับ ข้อมูลรายละเอียดใน ก.พ.7 และแฟ้มประวัติข้าราชการ ลูกจ้างประจำ,ชั่วคราว
ข้อมูลเกี่ยวกับคุณลักษณะเชิงคุณภาพทางการศึกษา เช่นวุฒิการศึกษา ความถนัด ความสามารถพิเศษ สถานที่พักอาศัย การเดินทาง การศึกษา และ ประสบการณ์
สถานภาพครอบครัว ภูมิลำเนาเดิม ระดับชั้น เงินเดือน อายุราชการ ความดีความชอบ เครื่องราชอิสริยาภรณ์ ประวัติทางวินัย การประชุม การลาของบุคลากร การพัฒนาตนเองของบุคลากร การเผยแพร่และแสดงผลงานของบุคลากร ข้อมูลอาคารสถานที่ เช่น จำนวนอาคารเรียนและอาคารประกอบ รูปแบบ ขนาด อายุ งบประมาณการก่อสร้าง สภาพของอาคาร ครุภัณฑ์โรงเรียนจำนวนห้องเรียน พื้นที่โรงเรียนและพื้นที่ใช้ประโยชน์
สภาพพื้นที่ กรรมสิทธิ์ที่ดิน อัตราพื้นที่กับนักเรียน ข้อมูลด้านสาธารณูปโภค บริเวณข้างเคียงกับโรงเรียน นอกจากนี้ระบบสารสนเทศพื้นฐานของสถานศึกษา จะประกอบด้วยข้อมูลและสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับ ภาพรวมของสถานศึกษา สภาพเศรษฐกิจ การเมืองสังคม ความต้องการของชุมชน สภาพการบริหารและการจัดการตามโครงสร้างและภารกิจ เช่น ปฏิทินการปฏิบัติงานของสถานศึกษา กิจกรรมประจําวันของสถานศึกษา ระบบเอกสารที่จําเป็นในสถานศึกษา ในการทําระบบสารสนเทศพื้นฐานของสถานศึกษา ถ้าระบบข้อมูลสารสนเทศไม่ครบถ้วน ไม่ชัด ไม่ถูกต้อง ไม่รู้ความต้องการของชุมชน ก็จะไม่สามารถที่จะหาสิ่งต่างๆเพื่อมาใช้ในการพัฒนาโรงเรียนได้
ระบบสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับผู้เรียน เป็นระบบสารสนเทศที่รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้เรียนทั้งหมด เช่น ผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนของผู้เรียน คุณลักษณะที่พึงประสงค์ของผู้เรียน ผลงานและการแสดงออกของผู้เรียน รูปแบบการเรียนรู้ของผู้เรียน เป็นต้น
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารวิชาการ เป็น ผลการพัฒนากิจกรรม เช่น การจัดกิจกรรมพัฒนาผู้เรียน/กิจกรรมแนะแนว การวิจัยในชั้นเรียน สถิตินักเรียน สถิติครู สถิติห้องเรียน เป็นต้น
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ เป็นระบบสารสนเทศที่ต้องมีการประมวลผลรวม มีการเปรียบเทียบข้อมูลอย่างถูกต้องและทันสมัยจึงมีความหมายต่อการจัดการและการบริหารงานอย่างเต็มที่และมีประสิทธิภาพ โดยมีตัวอย่างรายงานของระบบสารสนเทศ เช่น สภาพการบริหารและการจัดการ ความสอดคล้องระหว่างวิสัยทัศน์ ภารกิจและเป้าหมายการพัฒนา สภาพและบรรยากาศการเรียนรู้ ทรัพยากรและสิ่งอำนวยความสะดวก การพัฒนาวิชาชีพ ความสัมพันธ์ระหว่างสถานศึกษากับผู้ปกครองและชุมชน อัตราส่วนระหว่างจำนวนนักเรียนต่อครู อัตราส่วนระหว่างจำนวนนักเรียนต่อห้อง และอื่น ๆ เช่น ยอดงบประมาณแผ่นดินตามหมวดเงินงบประมาณและแผนงานวงเงินงบประมาณในปีที่ผ่านมา เงินนอกงบประมาณจำนวนและแหล่งเงิน เงินรายได้สถานศึกษา ทรัพย์สินของโรงเรียน จำนวนหนังสือเข้า-ออก รับ-ส่ง ระบบระเบียนและสถิติต่าง ๆ ที่จัดทำในโรงเรียน งานบัญชีประเภทต่าง ๆ แบบฟอร์มที่ใช้ จำแนกตามประเภทต่าง ๆ เงินสวัสดิการ จำแนกตามประเภท/จำนวน วัสดุอุปกรณ์และแหล่งบริจาคจำนวน/มวลค่า ข้อมูลเกี่ยวกับงานสารบรรณ ข้อมูลเกี่ยวกับทะเบียนพัสดุ/ครุภัณฑ์และการเงิน ข้อมูลการอยู่เวรยามรักษาการณ์ จำนวนชั่วโมงผู้บริหารสถานศึกษาไปราชการ ข้อมูลเอกสารเกี่ยวกับนิเทศ เยี่ยมเยียน เป็นต้น
การนำระบบสารสนเทศไปใช้ในการพัฒนาการศึกษา
ระบบสารสนเทศในองค์กรหรือระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ มีวัตถุประสงค์เพื่อจัดการสารสนเทศต่าง ๆ เพื่อประโยชน์ในการบริหารจัดการองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมเพิ่มความสามารถในการแข่งขันขององค์กรในยุคโลกาภิวัตน์ที่เกิดกระแสความเปลี่ยนแปลงในด้านต่างๆ ทั้งเศรษฐกิจ การเมือง และสังคมอย่างรวดเร็ว ดังนั้นองค์กรต่าง ๆ ต่างเล็งเห็นถึงความจำเป็นของระบบสารสนเทศเพื่อรองรับการดำเนินงานในด้านต่าง ๆ (มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช 2549 : 25) ในส่วนของสถานศึกษา การมีสารสนเทศที่เป็นระบบ ก็มีความจำเป็นและมีความสำคัญต่อการพัฒนาคุณภาพสถานศึกษาเช่นเดียวกัน โดยเฉพาะความสำคัญของการจัดการสารสนเทศอย่างมีระบบ ทำให้สามารถมีข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาคุณภาพการศึกษาด้านต่าง ๆ จะช่วยให้สถานศึกษาสามารถดำเนินงานพัฒนาคุณภาพได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นการสร้างความมั่นใจที่ตั้งอยู่บนรากฐานของหลักวิชา หลักฐานข้อเท็จจริงที่สามารถตรวจสอบได้ มีกระบวนการวิเคราะห์และประมวลผลที่เป็นวิทยาศาสตร์ หลักตรรกและความสมเหตุสมผล เพราะสารสนเทศทั้งหลายนั้นนอกจากจะใช้ในการวางแผนการดำเนินงานและประกอบการตัดสินใจแล้ว ยังนำไปสู่การพัฒนาแนวความคิด และสร้างทางเลือกใหม่ๆ ในการดำเนินการต่างๆ โดยระบบสารสนเทศที่จำเป็นต่อการพัฒนาคุณภาพสถานศึกษา ดังนั้นจึงสรุปได้ว่า เทคโนโลยีสารสนเทศจะช่วยลดอัตราการเสี่ยงความผิดพลาด ทำให้การตัดสินใจของผู้เกี่ยวข้องมีความสมเหตุสมผล และมีความเป็นไปได้ รวมทั้งทำให้มองเห็นโอกาสในการพัฒนาองค์กรให้ก้าวหน้าก่อนซึ่งย่อมได้เปรียบคู่แข่ง
